माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक जीयूआई-आधारित फ्रंट-एंड डेटाबेस ऐप है जो सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टूल्स और माइक्रोसॉफ्ट जेट डेटाबेस इंजन की शक्ति को एक नो-कोड और लो-कोड प्लेटफॉर्म में लाता है। इसलिए, एक्सेस में रिलेशनल डेटाबेस बनाना आसान है।
यह आलेख आपको टेम्पलेट का उपयोग करके डेस्कटॉप-आधारित एक्सेस डेटाबेस बनाने के सरल चरण दिखाएगा। यह आपके स्वयं के फॉर्म, टेबल, रिपोर्ट और अन्य ऑब्जेक्ट बनाकर स्क्रैच से एक्सेस डेटाबेस बनाने के चरणों की भी व्याख्या करेगा।
Microsoft Access में एक डेटाबेस बनाने के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करना
माइक्रोसॉफ्ट आपको कई उत्पादन-तैयार एक्सेस डेटाबेस टेम्पलेट्स तक पहुंच प्रदान करता है। आप बिना किसी संशोधन के इन टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं या ब्रांडिंग उद्देश्यों के लिए उन्हें थोड़ा सा वैयक्तिकृत कर सकते हैं।
एक एक्सेस डेटाबेस टेम्प्लेट उन सभी आवश्यक वस्तुओं के साथ आता है जिनकी एक कार्यात्मक डेटाबेस को आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप अपने द्वारा चुने गए किसी भी टेम्पलेट में टेबल, क्वेरी, मैक्रो, रिपोर्ट और फॉर्म पाएंगे।
आरंभ करने के लिए आप कोई भी डेटाबेस टेम्पलेट चुन सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट पहुंच डेटाबेस। यहां कैसे:
- अपने लैपटॉप या डेस्कटॉप पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस खोलें।
- आपको एक्सेस का होम स्क्रीन व्यू देखना चाहिए।
- पर क्लिक करें नया बाईं ओर के पैनल पर।
- आपको कई एक्सेस डेटाबेस टेम्प्लेट देखने चाहिए।
- ऑनलाइन टेम्प्लेट देखने के लिए खोज बॉक्स का उपयोग करें यदि आपको वह नहीं मिल रहा है जिसकी आप तलाश कर रहे हैं।
- टेम्प्लेट चुनने के बाद टेम्प्लेट ओवरव्यू विंडो खुल जाएगी।
- यहाँ, आप बदल सकते हैं फ़ाइल का नाम और फ़ाइल पथ।
- क्लिक बनाएं डेटाबेस बनाने के लिए। यह अपने आप खुल जाएगा।
- आप स्वागत स्क्रीन देखेंगे। पर क्लिक करें शुरू हो जाओ डेटाबेस का उपयोग करने के लिए।
- बाईं ओर का नेविगेशन फलक आपको सभी डेटाबेस ऑब्जेक्ट जैसे टेबल्स, क्वेरीज़, फॉर्म्स इत्यादि दिखाता है।
- आप पर क्लिक करके परियोजना कार्यों में प्रवेश करना शुरू कर सकते हैं नया कार्य कार्य सूची प्रपत्र के भीतर।
- आप पर डबल-क्लिक कर सकते हैं कार्य कच्चे डेटाबेस की समीक्षा करने के लिए बाईं ओर टेबल्स मेनू के नीचे।
- पर क्लिक करें बंद करें (एक्स) किसी भी खुले डेटाबेस ऑब्जेक्ट को बंद करने के लिए रिबन के नीचे ऊपरी-दाएँ कोने में बटन।
स्क्रैच से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस कैसे बनाएं
हालाँकि एक्सेस डेटाबेस टेम्प्लेट आपको कुछ समय बचाते हैं, लेकिन यह आपको डेटाबेस के कामकाज में गहराई तक जाने नहीं देता है। आपको अपने स्वयं के डेटा, तालिका, प्रपत्रों और अन्य भागों का उपयोग करके एक रिक्त एक्सेस फ़ाइल से एक डेटाबेस बनाने की आवश्यकता है। इसे डाउनलोड करें नमूना एक्सेस डेटाबेस अपना खुद का निर्माण शुरू करने के लिए।
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आप इन आसान चरणों का पालन करके अपना स्वयं का एक्सेस डेटाबेस बनाना शुरू कर सकते हैं:
- एक्सेस रिबन मेनू पर, पर क्लिक करें फ़ाइल टैब।
- आप देखेंगे खाली डेटाबेस विकल्प। उस पर क्लिक करें।
- में नाम और पथ बदलें खाली डेटाबेस अवलोकन खिड़की।
- पर क्लिक करें बनाएं खाली डेटाबेस बनाने और खोलने के लिए बटन।
खाली डेटाबेस नींव है। इसे एक कार्यात्मक डेटाबेस बनाने के लिए आपको डेटा और डेटाबेस भागों को जोड़ने की आवश्यकता है। निम्नलिखित अनुभाग एक्सेस के मूल डेटाबेस भागों को जोड़ने के चरण दिखाएंगे:
1. एक टेबल जोड़ें
खाली डेटाबेस स्वचालित रूप से एक तालिका जोड़ देगा, तालिका नंबर एक. डेटाशीट दृश्य में तालिका एक एक्सेल वर्कशीट जैसा दिखता है। हालांकि, एक्सेस कॉलम के लिए फ़ील्ड और पंक्तियों के लिए रिकॉर्ड शब्द का उपयोग करता है।
यदि आप अपने डेटाबेस में एक नई तालिका जोड़ना चाहते हैं:
- पर क्लिक करें बनाएं रिबन मेनू का टैब।
- आपको एप्लिकेशन, टेबल, क्वेरी, फॉर्म, रिपोर्ट और मैक्रो जैसे डेटाबेस भागों के छह खंड दिखाई देंगे।
- बस क्लिक करें टेबल निर्माण के लिए तालिका 2.
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2. टेबल्स में डेटा जोड़ना
हालांकि एक्सेस डेटाबेस एक्सेल के समान दिखता है, डेटा जोड़ना अलग है। तालिका में डेटा जोड़ने के लिए आपको जिन चरणों का प्रयास करना चाहिए, वे यहां दिए गए हैं:
- पहला फ़ील्ड आईडी के रूप में दिखाई देगा। इसका नाम बदलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें रिकॉर्ड आईडी.
- अब क्लिक करें जोड़ने के लिए क्लिक करें और डेटा प्रकार चुनें। डेटा प्रकार एक्सेस को यह जानने देता है कि आप उस फ़ील्ड में किस प्रकार के रिकॉर्ड संग्रहीत करेंगे।
- चुनना छोटा लेख प्रथम नाम, अंतिम नाम, पता आदि जैसे क्षेत्रों के लिए।
- फ़ील्ड और डेटा प्रकार तेज़ी से जोड़ने के लिए, पर क्लिक करें डिजाइन दृश्य निचले दाएं कोने में आइकन।
- आप जोड़ सकते हो कार्यक्षेत्र नाम तथा डाटा प्रकार कंधे से कंधा मिलाकर।
- अब, रिकॉर्ड जोड़ने का समय आ गया है। एक बार जब आप नीचे एक रिकॉर्ड जोड़ते हैं पहला नाम, एक्सेस असाइन करेगा प्राथमिक कुंजी 1 नीचे की सेल में रिकॉर्ड आईडी.
- प्राथमिक कुंजी प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए अद्वितीय होती है। एक्सेस इसका उपयोग टेबल संबंध बनाने के लिए करता है।
3. एक फॉर्म जोड़ें
फ़ॉर्म आपको और आपकी टीम के सदस्यों को तेज़ी से डेटा जोड़ने में मदद करते हैं। यह डेटा प्रविष्टि को भी आसान बनाता है। निम्नलिखित को दोहराएं एक फॉर्म बनाने के लिए कदम:
- प्रपत्र निर्माण के लिए एक डेटाबेस तालिका चुनें।
- पर क्लिक करें बनाएं रिबन मेनू पर टैब।
- पर क्लिक करें प्रपत्र.
- एक्सेस स्वचालित रूप से तालिका डेटा के आधार पर एक फॉर्म बनाएगा।
- प्रपत्र अन्य लिंक की गई तालिकाओं से डेटा भी दिखाएगा।
- पर क्लिक करें नया (रिक्त) रिकॉर्ड नए ग्राहक विवरण दर्ज करने के लिए फॉर्म के नीचे बटन।
- अब, यदि आप फ़ॉर्म को बंद करने का प्रयास करते हैं, तो एक्सेस आपको फ़ॉर्म को सहेजने और उसका नाम बदलने के लिए कहेगा।
4. एक प्रश्न जोड़ें और चलाएँ
क्वेरी चलाना और डेटा प्राप्त करना एक महत्वपूर्ण कार्य है जिसे आप अपने एक्सेस डेटाबेस में कर सकते हैं। आप इन चरणों को आजमाना चाह सकते हैं:
- से बनाएं रिबन मेनू पर टैब पर क्लिक करें प्रश्न डिजाइन.
- उन तालिकाओं पर डबल-क्लिक करें जिनसे आप प्रश्नों के माध्यम से डेटा प्राप्त करना चाहते हैं।
- प्रत्येक तालिका से उन फ़ील्ड्स पर डबल-क्लिक करें जिन्हें आप अपनी क्वेरी में शामिल करना चाहते हैं।
- आप विशिष्ट डेटा दिखाने के लिए प्रत्येक फ़ील्ड के लिए मानदंड भी जोड़ सकते हैं।
- के लिए मानदंड जोड़ें आदेश भरा एक बराबर चिह्न दर्ज करके (=) के बाद हां.
- डेटाबेस को डेटाशीट व्यू पर स्विच करने से क्वेरी निष्पादित होगी और भरे हुए ऑर्डर के लिए ग्राहक डेटा प्राप्त होगा।
5. एक रिपोर्ट जोड़ें
आप अपने एक्सेस डेटाबेस के लिए संरचित रिपोर्ट बना सकते हैं। लाइन के नीचे, रिपोर्ट परियोजना या कार्यप्रवाह के बारे में महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि प्रदान करती है। रिपोर्ट बनाने के सरल चरण:
- उस तालिका का चयन करें जिसके लिए आप एक रिपोर्ट बनाना चाहते हैं।
- पर क्लिक करें प्रतिवेदन से बनाएं रिबन मेनू का टैब।
- किसी फ़ील्ड पर राइट-क्लिक करें और चुनें कॉलम हटाएं किसी भी फ़ील्ड को हटाने के लिए।
- नीचे-दाएं कोने में, पर क्लिक करें मुद्रण पूर्वावलोकन अपनी रिपोर्ट की कल्पना करने के लिए।
- रिपोर्ट बंद करें, और एक्सेस आपको इसे सहेजने का विकल्प देगा।
शक्तिशाली डेटाबेस के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का प्रयोग करें
आप ऊपर बताए गए चरणों का पालन करके Microsoft Access पर पूरी तरह कार्यात्मक डेटाबेस बना सकते हैं। फिर क्लाइंट, प्रोजेक्ट डेटा, राजस्व डेटा, सामग्री इतिहास इत्यादि जैसे काम से संबंधित बहुत सारी चीज़ें प्रबंधित करने के लिए अपने डेटाबेस का उपयोग करें।
हालाँकि इसमें सीखने की अवस्था थोड़ी है, लेकिन आपके प्रयास निश्चित रूप से आपके लिए बेहतर अवसर लेकर आएंगे। आप एक व्यवस्थित डेटाबेस के साथ अपने कार्यप्रवाह में सुधार कर सकते हैं। या, आप प्रतिष्ठित तकनीकी कंपनियों में उच्च-भुगतान वाली नौकरी की तलाश में कौशल को अपने फिर से शुरू में डाल सकते हैं।
रिमोट वर्किंग के विचार के लिए कंपनियां अधिक खुली होती जा रही हैं। लेकिन कौन से तकनीकी व्यवसाय आपको कार्यालय के बाहर से काम करने की अनुमति देते हैं?
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तमाल MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं। प्रौद्योगिकी, वित्त और व्यवसाय में पर्याप्त अनुभव प्राप्त करने के बाद एक आईटी परामर्श कंपनी में अपनी पिछली नौकरी में प्रक्रिया, उन्होंने 3 साल पहले एक पूर्णकालिक पेशे के रूप में लेखन को अपनाया। उत्पादकता और नवीनतम तकनीकी समाचारों के बारे में नहीं लिखते हुए, उन्हें स्प्लिंटर सेल खेलना और नेटफ्लिक्स/प्राइम वीडियो देखना पसंद है।
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