यह इतना आसान है फिर भी इतना शक्तिशाली है।

डेटा के बड़े बैचों को संसाधित करते समय, कुछ एक्सेल फ़ंक्शन सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन के रूप में बहुमुखी होते हैं। दुर्भाग्य से, यह अक्सर सरल समस्याओं के कहीं अधिक जटिल समाधानों के पक्ष में अक्सर अनदेखी की जाती है।

स्थानापन्न कार्य डेटा को साफ करने, रिपोर्ट में विवरण जोड़ने और सरल रूप संचार बनाने का एक त्वरित और साफ तरीका है। इस फ़ंक्शन को माहिर करना और इसके उपयोग को समझना इसे बड़े डेटासेट के विश्लेषण के लिए एक अपूरणीय और उपयोग में आसान उपकरण बनाता है।

1. एक्सेल के स्थानापन्न समारोह के साथ प्रपत्र संचार बनाना

एक्सेल का सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन पूर्वनिर्मित पाठ के एक हिस्से पर पूर्वनिर्धारित मार्करों को जल्दी और आसानी से स्वैप करना आसान बनाता है। यह उपयोगकर्ताओं को प्रत्येक पुनरावृत्ति के साथ बदलने वाली जानकारी की अदला-बदली करते हुए आसानी से प्रपत्र संचार बनाने की अनुमति देता है।

आप एक स्प्रेडशीट पर एक सेल में एक टेम्पलेट रख सकते हैं, फिर एक अलग स्प्रेडशीट पर प्राप्तकर्ताओं की सूची दर्ज कर सकते हैं। अगला, प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए विवरण जोड़ने के लिए दूसरे सेल पर सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन को चेन करें।

ध्यान दें कि आप एक दूसरे के अंदर एक से अधिक स्थानापन्न कर सकते हैं:

=स्थानापन्न(स्थानापन्न(स्थानापन्न(स्थानापन्न(स्थानापन्न(स्थानापन्न(टेम्प्लेट!$ए$1, "{कार्डलास्टफोर}", F2), "{बिलिंगटोटल}", ई2), "{ कार्ड का प्रकार }", डी2), "{ अंतिम तिथि }", टेक्स्ट(C2, "मम्म्म डीडी, यय्या")), "{नाम}", बी 2), "{नाम}", ए2)

यदि आपके पास बहुत अधिक फ़ील्ड बदल रहे हैं, तो आप पूरे पत्र को पैराग्राफ में विभाजित कर सकते हैं और उन्हें एक बार में बदल सकते हैं। पंक्ति के अंतिम कक्ष में, इन सभी अनुच्छेदों को एक अक्षर में संयोजित करें।

ऑटो-जेनरेट किए गए ईमेल ग्राहकों की सूची तक जल्दी और आसानी से पहुंचने, वैयक्तिकृत विपणन पत्राचार बनाने, या अनुकूलित कवर पत्र उत्पन्न करने का एक शानदार तरीका है।

अत्यधिक जटिल स्थानापन्न सूत्रों से बचने के लिए आप लंबे संदेशों को अनुच्छेदों या एकल वाक्यों में विभाजित कर सकते हैं। आप अतिरिक्त अनुकूलन के लिए सशर्त का उपयोग भी कर सकते हैं, जैसे आप जिस प्रकार की नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसके आधार पर कवर लेटर पर कौशल की विभिन्न सूचियों में अदला-बदली करना।

2. रिपोर्ट जेनरेट करने के लिए एक्सेल के स्थानापन्न फ़ंक्शन का उपयोग करना

पूर्वनिर्मित क्षेत्रों में बुनियादी जानकारी डालने के लिए न केवल स्थानापन्न कार्य उपयोगी है, बल्कि यह पूर्व-निर्मित रिपोर्ट में जटिल गणनाओं को भी इंजेक्ट कर सकता है। इंजेक्शन लगाने की गणना आपको इसकी अनुमति देती है डैशबोर्ड बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग करें जो दृश्य जानकारी प्रदान करता है और डेटा के आधार पर अनुकूलित अवलोकन प्रदान करता है।

IF फ़ंक्शन जैसे टेक्स्ट और कंडीशंस के प्री-जेनरेट ब्लॉक के लिए SUBSTITUTE का संयोजन आपको अधिक विस्तृत रिपोर्ट बनाने की अनुमति देता है।

उपरोक्त उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि एक रिपोर्ट से कुछ जानकारी का उपयोग करके दो अलग-अलग पैराग्राफ बनाए जा रहे हैं। एक सशर्त कार्य तब निर्धारित कर सकता है कि रिपोर्ट के पाठकों को प्रदर्शित करने के लिए कौन से दो पैराग्राफ उपयुक्त हैं।

इस सूत्र का उपयोग करके पहला पैराग्राफ बनाया गया है:

= आईएफ (ए 2> बी 2, स्थानापन्न (टेम्पलेट्स!$ए$3, "{विकास प्रतिशत}", (राउंड (बी2 / ए2, 2) * 100) - 100 और "%"), स्थानापन्न (टेम्पलेट्स!$ए$4, "{गिरावट प्रतिशत}", 100 - (राउंड (A2 / B2, 2)) * 100 और "%"))

सशर्त के साथ कई श्रृंखलित स्थानापन्न कार्यों की जोड़ी बनाने से आपको अधिक व्यावहारिक डैशबोर्ड और रिपोर्ट डिजाइन करने में मदद मिल सकती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने पाठकों के लिए केवल सबसे अधिक प्रासंगिक जानकारी प्रस्तुत करते हैं, गणना सीधे स्थानापन्न कार्यों में भी की जा सकती है।

3. एक्सेल के स्थानापन्न फ़ंक्शन का उपयोग करके संग्रहण के लिए एक्सेल डेटा को स्वच्छ करना

जब लंबी अवधि के डेटा भंडारण की बात आती है, तो स्वच्छता के रूप में कुछ विचार उतने ही महत्वपूर्ण होते हैं। कचरा डेटा को प्रदूषित करने या डेटासेट को नुकसान पहुँचाने से बचाना भविष्य की उन त्रुटियों को रोकने के लिए आवश्यक है जिन्हें आप समझ नहीं सकते।

इसका मतलब यह हो सकता है कि किसी डेटासेट से अवैध वर्णों को साफ़ करने से लेकर यह सुनिश्चित करने के लिए कि आरक्षित कीवर्ड को कमांड के बजाय टेक्स्ट के रूप में माना जाए। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपको अपने डेटाबेस को सुरक्षित रखने के लिए क्या करना है SQL इंजेक्शन जैसे खतरे और आपका डेटा प्रयोग करने योग्य है, एक्सेल का सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन मदद कर सकता है।

उदाहरण के लिए, हम SQL डेटाबेस में प्रविष्टि के लिए सर्वेक्षण के लिए उपयोगकर्ता प्रतिक्रियाओं की एक सूची तैयार कर सकते हैं। अमान्य डेटा में विभिन्न प्रकार के अवैध वर्ण हो सकते हैं जो हटाए नहीं जाने पर आगे चलकर समस्याएं पैदा कर सकते हैं:

= स्थानापन्न (A2: A4, "'", '\'")

उपरोक्त कार्य भंडारण के लिए डेटा तैयार करने में एक सरल अभी तक आवश्यक कदम का प्रतिनिधित्व करता है। यह फ़ंक्शन एकल उद्धरण के लिए कॉलम B में प्रत्येक प्रतिक्रिया की जाँच करता है। यदि मौजूद है, तो चरित्र में पहले बैकस्लैश जोड़ा गया है। बैकस्लैश जोड़ने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आरक्षित वर्ण DB में डेटा डालने के लिए उपयोग की जाने वाली क्वेरी में हस्तक्षेप नहीं करेंगे।

यदि आपके द्वारा खोजे जा रहे वर्ण या स्ट्रिंग को पूरी तरह से हटाने की आवश्यकता है, तो स्थानापन्न फ़ंक्शन अभी भी उपयोगी है:

= स्थानापन्न (बी2:बी20, "$", "")

तीसरे तर्क के लिए एक खाली स्ट्रिंग का उपयोग करने से सेल से निर्दिष्ट वर्ण पूरी तरह से हट जाएंगे। सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन के साथ, आप अपने डेटा से संभावित रूप से हानिकारक पात्रों को पूरी तरह से साफ़ करने के लिए विशिष्ट टेक्स्ट को हटा सकते हैं।

4. एक्सेल के स्थानापन्न समारोह के साथ उचित डेटा स्वरूपण सुनिश्चित करना

डेटा एकत्र करते समय एक संभावित समस्या विकृत जानकारी प्राप्त करने की संभावना है। जब उपयोगकर्ता मुक्त-प्रतिक्रिया फ़ॉर्म में जानकारी दर्ज करते हैं, तो इससे गलत रिपोर्टिंग जानकारी हो सकती है। गलत डेटा एक सामान्य गलत वर्तनी के रूप में सरल या गलत प्रारूप लेने वाले समीकरण के रूप में जटिल हो सकता है।

गलत डेटा रिपोर्टिंग के कारण सरल त्रुटियों को दूर रखने के लिए एक्सेल का सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन सही तरीका है। किसी विशिष्ट स्रोत द्वारा उत्पादित परिणामों का विश्लेषण करते समय, ज्ञात अशुद्धियों को दूर करने से अधिक सटीक परिणाम प्राप्त करने में सहायता मिल सकती है:

= स्थानापन्न (A2, "कंपनीनाम इंक।", "कंपनी का नाम इंक।")

उपरोक्त उदाहरण दिखाता है कि कैसे एक सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन उत्पाद समीक्षाओं की सूची से एक साधारण टाइपो को हटा सकता है। एक सामान्य गलत वर्तनी को बदलने से यह सुनिश्चित हो सकता है कि बाद की तारीख में डेटा की जांच करते समय किसी ब्रांड या कंपनी का उल्लेख अनदेखा न हो।

ज्ञात संभावित त्रुटियों को सही जानकारी के साथ बदलने के लिए सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन का उपयोग करना पकड़ सकता है समस्या बनने से पहले आपके डेटासेट में समस्याएँ, यदि आप अपने डेटासेट का उपयोग करना चाहते हैं तो गलतियों से बचने में आपकी मदद करते हैं के लिए स्प्रेडशीट डेटा प्रोफाइलिंग भविष्य में।

एक्सेल का स्थानापन्न कार्य: सरल फिर भी कार्यात्मक

जबकि स्थानापन्न कार्य अपेक्षाकृत सरल हो सकता है, यह एक अत्यंत उपयोगी सूत्र है। पूर्वनिर्मित ब्लॉकों में पाठ को बदलना, रिपोर्ट तैयार करने में मदद करना, डेटा को साफ करना और डेटासेट से संभावित समस्या की जानकारी को हटाना बस सतह को खरोंच देता है।

स्थानापन्न के भीतर गणनाओं का उपयोग करना और उन्हें सशर्त सूत्रों के साथ जोड़ना इसकी क्षमताओं का विस्तार करने में मदद करता है। यह डैशबोर्ड और रिपोर्ट को विज़ुअल डेटा प्रस्तुत करने से लेकर जटिल ऑटो-जेनरेट किए गए विश्लेषण प्रदान करने तक बढ़ा सकता है।

इस फ़ंक्शन को अन्य फ़ार्मुलों और तकनीकों के साथ जोड़कर एक डैशबोर्ड प्रतिद्वंद्वी समर्पित डेटाबेस टूल बना सकते हैं। इसलिए, यदि आप एक डेटा विश्लेषक, इंजीनियर हैं, या बड़े पैमाने पर डेटा सेट के साथ काम करते हैं, तो एक्सेल के सबस्टिट्यूट फ़ंक्शन को जानना और समझना अनिवार्य है।