प्रोफेशनल लुकिंग एक्सेल स्प्रेडशीट कैसे बनाएं

Microsoft Excel एक सामान्य सामान्य-उद्देश्य वाली स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। यह देखते हुए कि इसका उपयोग करना कितना आसान है, अधिक जटिल स्प्रैडशीट बनाते समय गलतियाँ होना स्वाभाविक है।

सबसे आम त्रुटियों में से कुछ में जटिल संबंध, छिपी हुई जानकारी, समझ से बाहर गणना, या सिर्फ सादे गलतियां शामिल हैं। लगातार अच्छी Microsoft Excel फ़ाइलों को बनाने और बनाए रखने के लिए, कुछ चीज़ें हैं जिन्हें आपको हमेशा ध्यान में रखना चाहिए।

एक अच्छा स्प्रेडशीट कैसे तैयार करें?

अपनी स्प्रेडशीट विकसित करने से पहले आपको सबसे पहले एक संगठनात्मक मानक चुनना होगा। यदि आप एक पेशेवर सेटिंग में काम करते हैं, तो यह संगठनात्मक मानक उन सभी उपयोगकर्ताओं के लिए चरण निर्धारित करेगा जो आपकी स्प्रेडशीट का उपयोग / काम कर रहे हैं।

एक साझा मानक टीम के साथ आपके संचार को बेहतर बनाता है और विकास के समय को बचाएगा।

उस ने कहा, भविष्य में आपकी स्प्रेडशीट को ध्यान में रखते हुए बनाना महत्वपूर्ण है। आपको तैयार रहने की आवश्यकता है, क्योंकि आप निश्चित रूप से ऐसे उदाहरणों में आएंगे, जिनके बारे में आपको पता नहीं था कि आपने स्प्रेडशीट की स्थापना कब शुरू की थी।

भविष्य के परिवर्तनों को ध्यान में रखकर, आप अपनी कार्यपत्रक को अधिक टिकाऊ बना सकते हैं। बदले में इसका मतलब है कि आप प्रतिस्थापन कार्यपत्रक बनाने में कम समय बर्बाद करते हैं।

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मल्टीपल वर्कशीट का लाभ उठाएं

आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि कितने पेशेवर यह गलती करते हैं! Microsoft Excel कई कार्यपत्रक प्रदान करता है, और यह महत्वपूर्ण है कि आप उनका उपयोग करना सीखें। आपको विभिन्न कार्यपत्रकों पर अलग-अलग प्रकार के डेटा डालकर शुरू करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, आप बुनियादी जानकारी के लिए पहले दो वर्कशीट का उपयोग कर सकते हैं; निम्नलिखित वर्कशीट का उपयोग गणना के लिए किया जा सकता है, जबकि अंतिम शीट का उपयोग अक्सर परिणाम और ग्राफ़ के लिए किया जाता है।

बेशक, यह उस कार्य के प्रकार पर भी निर्भर करता है जो आप कर रहे हैं और आप किस चीज के साथ सबसे अधिक सहज हैं। ध्यान रखें कि जब आप उन्हें छांटने, सम्मिलित करने, या स्वरूपित करने का प्रयास करते हैं, तो प्रत्येक कार्यपत्रक में कई तालिकाएँ होने से बहुत सारी समस्याएं हो सकती हैं।

एक टीम के साथ काम करते समय, काम के विभिन्न हिस्सों के लिए समर्पित कई कार्यपत्रक होने से हर किसी के लिए यह समझना आसान हो जाएगा कि क्या हो रहा है।

सूचना प्रवाह का आयोजन

जानकारी ऊपर से नीचे दाईं ओर प्रवाहित होनी चाहिए, और आपको इस संरचना का पालन करने के लिए अपने कार्यपत्रकों को व्यवस्थित करना चाहिए। आपकी समयावधि आपके सभी कार्यपत्रकों के अनुरूप होनी चाहिए, क्योंकि इससे सभी को यह समझने में आसानी होगी कि स्प्रेडशीट कैसे काम करती है।

जब आप सूचना के प्रवाह का प्रबंधन कर रहे होते हैं, तो क्रिश-क्रॉस पैटर्न से बचें, क्योंकि वे पाठकों को विचलित करते हैं। उस नोट पर, आपको किसी भी प्रकार के परिपत्र संदर्भ से भी बचना चाहिए।

कॉलम और पंक्तियों को लेबल करना

यद्यपि बिना किसी लेबल के एक सरल स्प्रेडशीट आपके लिए (कार्यपत्रक निर्माता के रूप में) भ्रमित नहीं हो सकती है, अन्य उपयोगकर्ताओं को यह अधिक समस्याग्रस्त लग सकता है।

यही कारण है कि यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने कॉलम और पंक्तियों को सरल नामों से लेबल करना शुरू करें। सुनिश्चित करें कि आप लगातार एक ही प्रकार के डेटा के लिए समान नामों का उपयोग करते हैं।

सूत्र लिखने से क्या बचें?

यदि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में बहुत सारे सूत्र हैं, तो कुछ चीजें हैं जो आप कर सकते हैं ताकि यह बहुत अधिक पेशेवर दिख सके। सबसे पहले, किसी भी दोहराया गणना करने से बचें और केवल एक बार सूत्रों की गणना करें।

यदि आप किसी सूत्र की प्रतिलिपि बनाते हैं, तो आप त्रुटियाँ होने की संभावना बढ़ाते हैं। यह उल्लेख करने के लिए नहीं कि यदि आप एक सूत्र को बदलते हैं, तो आपके द्वारा पहले बनाया गया डुप्लिकेट नहीं बदला जाएगा। इससे बहुत सी भ्रामक त्रुटियाँ हो सकती हैं।

यदि आपको फिर से उसी सूत्र का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो पहले उदाहरण पर वापस जाना बेहतर है जहां आपको सूत्र का उपयोग करना था।

इसके अलावा, आपको फ़ार्मुलों में निश्चित संख्याओं का उपयोग करने से हमेशा बचना चाहिए। इसके बजाय, आपको निश्चित मूल्यों के लिए जो उपयोग करना चाहिए वह अलग इनपुट सेल है और गणना में इसका उपयोग करते समय इस सेल के संदर्भों को नियोजित करें।

अतिरिक्त चीजें आपको स्प्रेडशीट बनाते समय बचना चाहिए

Microsoft Excel का उपयोग करते समय बचने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक विकल्प है कोशिकाओं का विलय करो. यह शायद ही कभी एक अच्छा विचार है, और अधिक बार नहीं, यह सिर्फ सौंदर्यशास्त्र में सुधार करने के लिए उपयोग किया जाता है। अपनी तालिका कोशिकाओं को मर्ज करके, आपको संदर्भों और गणनाओं के साथ समस्याओं का अनुभव करने की अधिक संभावना होगी।

सबसे बड़ा जोखिमों में से एक है यदि आप एक विलय सेल के लिए एक संदर्भ बनाते हैं। मर्ज किए गए सेल को संदर्भित करते समय, सभी कोशिकाएं आपकी गणना का एक हिस्सा होंगी, जबकि उनमें से केवल एक ही वास्तव में सही होने वाला है।

एक और चीज जिससे आपको बचना चाहिए, वह है जानकारी को छुपाना, जैसे कि पंक्तियाँ, कॉलम और यहाँ तक कि वर्कशीट। यह केवल स्प्रेडशीट पर / उसके साथ काम करने के दौरान किसी महत्वपूर्ण चीज के गायब होने की संभावना को बढ़ा देगा।

अंत के लिए सौंदर्यशास्त्र को बचाओ

एक्सेल के स्टाइलिंग विकल्प व्यापक हैं, जो आपको कई मायनों में सेल मानों को अपनी पसंद को समायोजित करने में सक्षम बनाता है। आप विभिन्न सीमाओं, रंगों, थीमों और अन्य विशेषताओं को चुन सकते हैं।

आपकी स्प्रेडशीट का एक विशिष्ट डिज़ाइन होने की इच्छा के साथ कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन आमतौर पर, ऐसा करने से दर्शक के लिए सार जानकारी मिल जाएगी।

यदि आप अपनी स्प्रेडशीट को स्टाइल करने की योजना बना रहे हैं, तो कोशिश करें और इसे पूरे दस्तावेज़ के अनुरूप रखें। स्वरूपण की एक सुसंगत और सरल शैली पाठकों को आपकी स्प्रेडशीट को बहुत आसान समझने में मदद करेगी!

इसके अलावा, एक किंवदंती बनाना और अपने स्रोतों को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना भी महत्वपूर्ण है। आप आधिकारिक तौर पर एक्सेल में चार्ट लेजेंड को ठीक से बनाना सीख सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट वेबसाइट।

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अपने एक्सेल डॉक्यूमेंट को प्रोफेशनल बनाने का तरीका जानें

लगातार अच्छी एक्सेल फाइल बनाना और उसे बनाए रखना इतना मुश्किल नहीं है अगर आप बेसिक टिप्स और ट्रिक्स जानते हैं। अपने एक्सेल दस्तावेज़ को स्टाइल करने की इच्छा के साथ कुछ भी गलत नहीं है, लेकिन स्टाइल / सौंदर्यशास्त्र को अंत के लिए छोड़ने की कोशिश करें।

सबसे पहले, आपको एक स्पष्ट और संक्षिप्त स्प्रेडशीट बनाना चाहिए, शुरू से अंत तक। उसके बाद, आप अपने एक्सेल दस्तावेज़ में कुछ बढ़िया ट्यूनिंग जोड़ सकते हैं, लेकिन इसे सभी वर्कशीट में सरल और सुसंगत रखने का प्रयास करें!

एक्सेल में परिपत्र संदर्भों को कैसे ढूंढें और निकालें

यहां आपको Microsoft Excel में परिपत्र संदर्भों के बारे में जानने की आवश्यकता है और दिखाई देने पर उनके साथ कैसे व्यवहार करें।

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