क्या आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट गणनाओं के बजाय नखरे दिखा रही है? सामान्य त्रुटियों को हल करना सीखें और अपने फ़ार्मुलों को सर्वोत्तम बनाएं।

Microsoft Excel स्प्रेडशीट बनाने और बड़ी मात्रा में डेटा का विश्लेषण करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। हालाँकि, ऐसे समय होते हैं जब प्रोग्राम का उपयोग करना जटिल हो सकता है, और जब आपकी शीट में कुछ गलत हो जाता है, तो यह पता लगाना कठिन हो सकता है कि समस्या कहाँ है और इसे कैसे हल किया जाए।

क्या आपने अपना डेटा सही ढंग से टाइप किया? क्या आपके सूत्रों की गणना ठीक से हुई? क्या आपने कुछ ऐसा स्थानांतरित किया जो आपको नहीं करना चाहिए था? यहां कुछ समस्याएं हैं जो तब उत्पन्न हो सकती हैं जब आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट सही ढंग से प्रदर्शित नहीं हो रही हैं और आप उन्हें ठीक करने के लिए क्या कर सकते हैं।

1. अनुचित या ग़लत फ़ॉर्मूला संदर्भ

जैसे ही आप अपनी स्प्रैडशीट में काम करते हैं, आपको ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ सकता है जहां आपके सूत्र गणना परिणाम नहीं लौटा रहे हैं और #REF लौटा रहे हैं! इसके बजाय त्रुटि.

निर्देशी! त्रुटि दो परिस्थितियों में से एक में होती है। पहला तब होता है जब आप किसी सेल, पंक्ति या कॉलम को स्थानांतरित करते हैं या हटाते हैं, और यह एक ऐसी स्थिति बनाता है जहां सेल संदर्भ अब उस तरह से मौजूद नहीं है जैसा कि पहले था। #संदर्भ! कोशिका गतिविधियों के कारण होने वाली त्रुटियाँ व्यापक हैं, खासकर जब सीधे एकल कोशिकाओं का संदर्भ दिया जाता है।

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यदि आपके द्वारा किसी सेल को स्थानांतरित करने या बदलने के ठीक बाद त्रुटि सामने आती है, तो आप क्लिक कर सकते हैं पूर्ववत (या दबाएँ Ctrl + Z) और फिर से करना (या Ctrl+Y) अपने कदमों को वापस लेने और यह पता लगाने के लिए कि किस परिवर्तन के कारण त्रुटि उत्पन्न हुई। हालाँकि, यदि समस्या आपकी शीट में अधिक समय तक बनी रहती है, तो आपको संभवतः सूत्र को संपादित करने और सूत्र के तर्कों में सेल संदर्भों को सही करने की आवश्यकता होगी।

दूसरा सबसे आम उदाहरण #REF है! जब कोई लुकअप फ़ंक्शन (जैसे VLOOKUP, XLOOKUP, या INDEX) खोजे जा रहे सेल की निर्धारित सीमा के बाहर से सेल का अनुरोध करता है तो त्रुटि दिखाई देती है। उदाहरण के लिए, यदि आपने अपने INDEX फ़ंक्शन को दसवें कॉलम में कुछ ढूंढने के लिए कहा है, लेकिन आपकी लुकअप रेंज में केवल आठ कॉलम हैं, तो यह एक #REF लौटाएगा! गलती।

#REF के इस रूप को रोकने की कुंजी! त्रुटि यह सुनिश्चित करने के लिए है कि जो डेटा आप खोज रहे हैं वह उस सीमा के भीतर है जिसे आपने फ़ंक्शन के लिए परिभाषित किया है। आप या तो खोज मूल्य को सीमित करके या मूल्य को शामिल करने के लिए खोजे जा रहे क्षेत्र का दायरा बढ़ाकर ऐसा कर सकते हैं।

2. गलत फ़ंक्शन या रेंज नाम

एक्सेल में काम करते समय आपके सामने आने वाली एक और व्यापक समस्या किसी सूत्र या फ़ंक्शन को टाइप करना और फिर #NAME प्राप्त करना है? गलती।

नाम? त्रुटि तब होती है जब सूत्र के सिंटैक्स का कुछ हिस्सा गलत तरीके से टाइप किया जाता है - एक्सेल को सूत्र की गणना करने से रोकता है।

अक्सर, यह समस्या किसी फ़ंक्शन के नाम को गलत तरीके से दर्ज करने का परिणाम होती है (उदाहरण के लिए "XLOOKUP" के बजाय "XLOKUP" टाइप करना)। हालाँकि, यह वाक्यविन्यास विभाजकों (जैसे कोलन, अल्पविराम और उद्धरण चिह्न) और नामित श्रेणियों के साथ भी हो सकता है।

यह अपेक्षाकृत सरल निरीक्षण है, इसलिए इसे रोकना भी आसान है; यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांच करना उचित है कि आपने सूत्र सही ढंग से टाइप किया है, जिसमें वाक्यविन्यास की सही वर्तनी और उचित विराम चिह्न शामिल हैं।

यदि आपको #NAME मिले? त्रुटियाँ एक लगातार समस्या है, आप इसका उपयोग करने पर विचार करना चाह सकते हैं फ़ंक्शन सम्मिलित करें में सुविधा सूत्रों टैब. वहां, आप प्रत्येक फ़ंक्शन के लिए फॉर्मूला विज़ार्ड विंडो का उपयोग कर सकते हैं, जो आपको मार्गदर्शन करेगा फ़ंक्शन के विवरण के बारे में चिंता किए बिना तर्कों और श्रेणियों को परिभाषित करने की प्रक्रिया वाक्य - विन्यास।

3. शैलियाँ और फ़ॉर्मेटिंग जो आगे नहीं बढ़तीं

एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम करते समय, यह नज़रअंदाज करना आसान है कि आपका डेटा किस तरह से स्टाइल किया गया है और क्या यह एक समान है। क्या आपके पास एक शीट में डेटा की एक अच्छी दिखने वाली तालिका है, लेकिन जब आप एक सरणी सूत्र का उपयोग करें या ऐसा ही कुछ, आउटपुट अलग दिखता है?

जब आप एक सेल की सामग्री को दूसरे सेल में स्थानांतरित करने के लिए सूत्र या सेल संदर्भ का उपयोग कर रहे हैं, तो केवल डेटा ही साथ चलता है आप, न कि कोई शैलीगत स्वरूपण जो आपने मूल कोशिकाओं पर लागू किया हो, जैसे कि फ़ॉन्ट, रंग, या पृष्ठभूमि। आपको उन फ़ॉर्मेटिंग सेटिंग्स को नए सेल पर फिर से लागू करना होगा जहां आउटपुट स्थित है।

4. सारणी या अतिप्रवाह त्रुटियाँ

एक्सेल के भीतर कुछ सूत्रों, विशेष रूप से सरणी सूत्रों को ठीक से काम करने के लिए एक विशिष्ट मात्रा में स्थान की आवश्यकता होती है। यदि सूत्र में सही ढंग से कार्य करने के लिए पर्याप्त स्थान नहीं है, या यदि वह स्थान अन्य डेटा या स्प्रेडशीट के अंत से बाधित है, तो एक #SPILL! त्रुटि होती है। यह त्रुटि इंगित करती है कि स्प्रेडशीट के भीतर आसन्न कोशिकाओं पर फैलने के लिए सूत्र के लिए पर्याप्त जगह नहीं है।

यदि आपका सामना #स्पिल से होता है! त्रुटि, पहली चीज़ जो आपको प्रयास करनी चाहिए वह है सूत्र के रास्ते में आने वाली किसी भी दृश्य बाधा को दूर करना। यदि इससे समस्या का समाधान नहीं होता है, या त्रुटि का कोई स्पष्ट रूप से दिखाई देने वाला कारण नहीं है, तो कई अन्य समस्याएं हैं जिनकी आप तुरंत जांच कर सकते हैं।

मर्ज की गई कोशिकाएँ, अनुचित सूत्र निर्माण, या यहाँ तक कि एक सूत्र जो बहुत अधिक मान लौटाता है और आपके सिस्टम की मेमोरी की सीमा से अधिक हो जाता है, ये सभी परिणाम दे सकते हैं Excel में #SPILL त्रुटि.

5. लेखन त्रुटियां

कभी-कभी, एक्सेल में आपके डेटा का अनुचित तरीके से प्रदर्शित होना सबसे सरल समस्याओं में से एक का परिणाम होता है, एक समस्या जिसे नियमित रूप से अनदेखा कर दिया जाता है: आपने फॉर्मूला गलत टाइप कर दिया है। यह एक निराशाजनक भूल हो सकती है, लेकिन यह दोबारा जांचने लायक है कि आपके फॉर्मूले में कोई टाइपो त्रुटि तो नहीं है।

सुनिश्चित करें कि आपने सभी आवश्यक तर्क दर्ज कर दिए हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप एक साथ काम करने वाले कई मानदंडों से निपट रहे हों, जैसे कि कब IFS कथनों का उपयोग करना.

यदि आप एक जटिल कथन का निर्माण कर रहे हैं जो एकाधिक फ़ंक्शन या नेस्टेड सूत्रों का उपयोग करता है, तो सुनिश्चित करें कि विभाजक जैसे कोष्ठक, अल्पविराम और सभी उद्धरण चिह्नों को उचित रूप से रखा और बंद किया गया है, इसलिए कोई लटकता हुआ तर्क या तत्व नहीं हैं जो सूत्र में गलत स्थान पर हैं पदानुक्रम।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप फॉर्मूला सही ढंग से दर्ज कर रहे हैं और उसका उपयोग कर रहे हैं, आप फॉर्मूला बार में फ़ंक्शन के सिंटैक्स को पढ़ सकते हैं, फॉर्मूला विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं, या इसके साथ जांच कर सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट के एक्सेल फ़ंक्शन सहायता मार्गदर्शिकाएँ.

अपनी एक्सेल समस्याओं का तुरंत निवारण करें

कभी-कभी, छोटी गलतियाँ बहुत निराशा का कारण बन सकती हैं, खासकर जब आप एक्सेल में जटिल कार्यों, सूत्रों और गणनाओं को प्रबंधित करने का प्रयास कर रहे हों। लेकिन सरल समस्या निवारण चरणों को सीखने और उन्हें ध्यान में रखने से आपकी शीट में गड़बड़ी होने पर बेहतर प्रतिक्रिया देने में मदद मिलेगी और यहां तक ​​कि समस्याओं को पहली बार में ही रोका जा सकेगा।

आवश्यकतानुसार त्वरित सुधार करने का तरीका जानने से आपको अपने काम के माध्यम से उत्पादक और सशक्त बने रहने में मदद मिल सकती है।