कर्मचारियों को कंपनी डेटा चोरी करने से रोकने के 5 तरीके जब वे छोड़ देते हैं

एक बार जब एक कर्मचारी छोड़ने का फैसला करता है, तो बहुत कम कंपनियां उन्हें रहने के लिए मिल सकती हैं। हालांकि कर्मचारियों के लिए हरियाली चरागाहों की खोज करना सामान्य है, यह समझना महत्वपूर्ण है कि हर कर्मचारी का इरादा अच्छा नहीं होगा जब उसे जाने का समय हो।

वास्तव में, एक चीज जो हर जगह कंपनियों के लिए एक आम समस्या बनती जा रही है, वह है इस्तीफा देने वाले कर्मचारियों का डेटा चोरी करना। यदि आप सोच रहे हैं कि कर्मचारी डेटा चोरी को कैसे रोका जाए, तो यहाँ कुछ बातों पर विचार करना चाहिए।

1. निगरानी और डेटा सुरक्षा नीतियों के साथ सहमति पर जोर देना

आपकी कंपनी डेटा की सुरक्षा एक अभ्यास है जो कर्मचारी जीवन चक्र के प्रत्येक चरण में मौजूद होना चाहिए। हालांकि, कंपनी की सुरक्षा के लिए सभी आवश्यक प्रथाएं हमेशा सहमति में निहित होनी चाहिए।

अपनी कंपनी के साथ काम शुरू करने से पहले, कर्मचारियों को पहले से ही यह समझना चाहिए कि जब डेटा आता है तो क्या उम्मीदें हैं। उन्हें सुरक्षा की मात्रा को भी समझना चाहिए ताकि वे इसे बचाने के लिए सहमत हों।

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उनकी सहमति से, कंपनियां डेटा उल्लंघनों की पहचान करने के लिए निवारक और सक्रिय दोनों उपाय कर सकती हैं।

कंपनियों को भी संदिग्ध व्यवहार की रिपोर्ट करने के लिए टीमों को प्रोत्साहित करना चाहिए और उन्हें एवेन्यू को दिया जाना चाहिए ऐसा सुरक्षित रूप से और गुमनाम रूप से करें, खासकर जब यह उन टीमों के लिए आता है जिनके डेटा पूरे को प्रभावित कर सकते हैं कंपनी।

2. संस्थागत ज्ञान प्रबंधन स्थापित करें

जब बिक्री जैसी भूमिकाओं की बात आती है, तो कई कंपनियां एक विक्रेता के चले जाने के बाद अपने रिश्तों को खोने के साथ संघर्ष करती हैं। कई विक्रेता अपने खातों को अपनी नई कंपनियों के साथ लाने का प्रयास करेंगे, जिससे यह मूल्य होगा कि आपकी कंपनी रिश्ते में निवेश करने के लिए बेकार चली जाती है।

इसके अतिरिक्त, योजना बैठकों से रणनीति चुराने का कंपनियों पर कई प्रभाव पड़ता है।

इससे न केवल राजस्व में नुकसान हो सकता है, बल्कि इससे टीम का मनोबल भी गिर सकता है। एक अभियान के भीतर, क्रॉस-फ़ंक्शनल टीमें अक्सर ग्राहकों से संपर्क करने, पिचों का निर्माण करने, रिश्तों का प्रबंधन करने और बिक्री बंद करने के लिए एक साथ काम करती हैं। इसलिए जब कोई कंपनी डेटा उल्लंघनों के कारण ग्राहकों को प्रतियोगियों से हारती है, तो यह बहुत से लोगों के लिए निराशाजनक है।

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अपनी कंपनी को ग्राहकों के मूल्यवान नेटवर्क को खोने से बचाने के लिए, समीकरण के दो भाग हैं- संस्थागत ज्ञान डेटा को संग्रहीत करने की एक प्रणाली बनाना, और एक ग्राहक संबंध विकेंद्रीकृत करना स्वचालन के माध्यम से।

यदि आप पाते हैं कि आपकी टीम अपने वर्कफ़्लो में एक और कदम जोड़ने के लिए अभिभूत हैं, तो आप सॉफ़्टवेयर या विशेषज्ञों को सक्षम करने के लिए डेटा प्रबंधन के कुछ हिस्सों को आउटसोर्स कर सकते हैं। विभिन्न उपकरण पहले से ही उपलब्ध हैं जो रिश्तों को ट्रैक करते हैं और बिक्री पाइपलाइन के कुछ हिस्सों को स्वचालित करते हैं।

3. हाइटेन इंट्रूज़न डिटेक्शन सिस्टम

इससे पहले कि कोई कर्मचारी इस्तीफे के कारण होता है, कुछ गप्पी संकेत हैं जो प्रकट हो सकते हैं।

सबसे पहले, यह हो सकता है कि कर्मचारी लिंक्डइन पर अधिक बार या अन्य कंपनियों के कैरियर पोर्टल्स ब्राउज़ कर रहे हों। दूसरे, वे ईमेल के माध्यम से नौकरी के आवेदन भेजने के लिए कंपनी के वाई-फाई का उपयोग कर सकते हैं।

क्या आपको संदेह है कि विशिष्ट कंपनियां आपके डेटा को चुराने के इरादे से आपकी प्रतिभा को कम करने की कोशिश कर रही हैं, इन कंपनियों के लिए किसी भी पत्राचार की अधिसूचना तैयार करें। हालांकि इन सट्टा प्रयासों के बाद कोई तत्काल कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है, सुरक्षा टीमों को जोखिम वाले कर्मचारियों के लिए निगरानी बढ़ानी चाहिए।

क्या यह एक संदिग्ध फ़ाइल आकार डाउनलोड कर रहा है, एन्क्रिप्टेड मैसेजिंग प्लेटफॉर्म के माध्यम से पीडीएफ भेज रहा है, या भेज रहा है व्यक्तिगत खातों में असामान्य रूप से बड़े ईमेल, डेटा चोरी और कॉर्पोरेट जासूसी को स्पॉट करने के बहुत सारे तरीके हैं पहले से ही।

4. बाहर निकलें साक्षात्कार ले

बाहर निकलने के साक्षात्कार कर्मचारियों को छोड़ने के लिए किसी भी लाल झंडे की जांच करने का एक शानदार तरीका है और यहां तक ​​कि जो पीछे रह जाएंगे। एक कर्मचारी जहां अगले जा रहा है, उस पर नज़र रखने से किसी भी चोरी के डेटा की स्थिति में संभावित इरादे को मैप करने में मदद मिलेगी।

उदाहरण के लिए, एक समान भूमिका में एक प्रतियोगी के लिए काम करने के लिए जाने वाले कर्मचारी उन लोगों की तुलना में अधिक जोखिम वाले होंगे, जो एक असंबंधित उद्योग में एक अलग क्षमता में काम करेंगे। यदि किसी कर्मचारी को उच्च जोखिम माना जाता है, तो उन्हें काम पर अपने शेष कुछ हफ्तों और यहां तक ​​कि बाद के हफ्तों के लिए भी नजर रखी जानी चाहिए।

इसके अलावा, उन दीर्घकालिक कर्मचारियों के लिए, कई को इस्तीफे पर अपने अनुबंध की शर्तों को याद नहीं है। इन प्रासंगिक अनुबंधों में गोपनीयता समझौते, प्रतियोगिता खंड और डेटा से संबंधित अन्य शर्तें शामिल हैं।

एक एक्जिट इंटरव्यू के दौरान, कर्मचारियों को उन विशिष्ट शब्दों के बारे में याद दिलाएं, जो अभी भी कानूनी रूप से बंधे हुए हैं, भले ही वे आपके साथ काम नहीं कर रहे हों।

इसमें कंपनी के स्वामित्व वाली जानकारी का विलफुल वितरण शामिल होना चाहिए, साथ ही कंपनी से संबंधित डेटा का खुलासा करने, हटाने या वापस करने में विफल होना चाहिए। यह डेटा चोरी करने के संभावित इरादे वाले लोगों को हतोत्साहित करने का एक शानदार तरीका है, और उन लोगों के लिए एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है जो अपने रोजगार की शर्तों के बारे में भूल गए हैं।

5. ऑफ-बोर्डिंग प्रक्रिया

बाहर निकलने के साक्षात्कार के बाद, ऑफ-बोर्डिंग के दौरान डेटा हासिल करना अगला कदम है। कंपनी के उपकरणों को वापस करने और किसी भी प्रशासनिक पहुंच को रद्द करने के स्पष्ट अनुरोध के अलावा, सुरक्षा टीमों को डेटा भंडारण प्रथाओं पर एक नियमित साक्षात्कार भी करना चाहिए।

इस्तीफे के बाद के साक्षात्कार में उनके व्यक्तिगत डेटा सुरक्षा प्रथाओं के बारे में प्रश्न शामिल होने चाहिए। उदाहरण के लिए, कंपनी की फाइलों पर काम करते समय सार्वजनिक वाई-फाई पर काम करना, यह पूछना कि क्या उनके पास घर पर डेटा की कोई शेष हार्ड कॉपी है, या अपने डिवाइस को दोस्तों या परिवार के सदस्यों को उधार दे दिया है।

हालांकि यह मान लेना अच्छा नहीं है कि प्रत्येक दिवंगत कर्मचारी आपका डेटा चुराने का इरादा रखता है, यह मान लेना सुरक्षित है कि कई लोग इसके बारे में शिथिल होंगे। अनजाने में, इन कृत्यों को अभी भी दिवंगत कर्मचारी को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है और आपकी कंपनी के डेटा को अनावश्यक रूप से जोखिम में डाल सकता है।

बाहर निकलने वाले कर्मचारियों के साथ डेटा ब्रेक्स को रोकें

अच्छी सुरक्षा प्रथाओं को सिखाना हर कंपनी के लिए एक निवेश योग्य है। यहां तक ​​कि अगर कोई कर्मचारी केवल कुछ महीनों तक आपके साथ रहता है, तो डेटा प्रबंधन नीतियां और प्रक्रियाएं उस समय के भीतर कई संभावित मुद्दों को रोक सकती हैं।

हालांकि यह जानना शुरू करना असंभव है कि कौन से कर्मचारी भरोसेमंद हैं, जुए से बचना बहुत बेहतर है। प्रतियोगियों द्वारा लुभाए जाने या कंपनी के डेटा को चुराने की योजना के बावजूद, अभी भी चीजें गलत हैं। कुछ बाहर निकलने वाले कर्मचारी बस आलसी हो सकते हैं और डेटा ब्रीच का कारण बन सकते हैं।

चाहे वह दुर्भावनापूर्ण इरादे या शुद्ध अज्ञानता के माध्यम से हो, कंपनी डेटा की सुरक्षा एक प्रयास है। कर्मचारियों को नई कंपनियों और बेहतर-अनुकूल भूमिकाओं पर आगे बढ़ने का पूरा अधिकार है। हालांकि, आपकी कंपनी के डेटा को उनके साथ जाने की जरूरत नहीं है।

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