कुछ समय की छुट्टी चाहिए? यहां एक पेशेवर अवकाश अनुरोध ईमेल लिखने का तरीका बताया गया है जिसे मंजूरी मिल जाएगी।
छुट्टियों का समय स्वीकृत कराना कठिन है। लेकिन एक ठोस अवकाश अनुरोध ईमेल आपको कुछ आवश्यक अवकाश सुरक्षित करने में काफी मदद कर सकता है। एक पेशेवर अवकाश अनुरोध ईमेल के लिए आपको कंपनी की अवकाश नीति पर पहले से शोध करना आवश्यक है।
आपको छुट्टी की तारीखें, अपनी रणनीति और संपर्क के किसी भी माध्यमिक तरीके सहित सभी आवश्यक जानकारी भी लिखनी होगी। आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए टेम्प्लेट के साथ-साथ पेशेवर अवकाश अनुरोध ईमेल लिखने के लिए यहां एक विस्तृत मार्गदर्शिका दी गई है।
अवकाश अनुरोध ईमेल लिखने से पहले करने योग्य बातें
यहां कुछ चीजें हैं जो आपको अवकाश अनुरोध ईमेल लिखने से पहले करनी चाहिए:
कंपनी की अवकाश नीति पर शोध करें
विभिन्न कंपनियों की छुट्टियों के अनुरोधों से संबंधित अलग-अलग प्रक्रियाएँ और दिशानिर्देश हैं। यदि आप चाहते हैं कि आपका अवकाश अनुरोध स्वीकृत हो तो इन मानकों का अनुपालन आवश्यक है। इसलिए, आपको अपनी कंपनी की अवकाश नीति के बारे में पहले से ही शोध कर लेना चाहिए।
यह आपको बताएगा कि छुट्टियों के दिनों के लिए आवेदन करते समय आपको कितनी जल्दी नोटिस देने की आवश्यकता है। इससे आपको यह पता लगाने में भी मदद मिलेगी कि आप अपनी परिस्थितियों के आधार पर कितने छुट्टियों के दिनों के हकदार हैं।
अपने सहकर्मियों से परामर्श लें
छुट्टियों के लिए आवेदन करने से पहले अपने सहकर्मियों से बात करना बहुत महत्वपूर्ण है। वर्कफ़्लो में किसी भी संभावित बाधा को रोकने के लिए उन दिनों के दौरान उनकी उपलब्धता के बारे में बातचीत करें जब आप बाहर रहेंगे।
कंपनी की नीति और छुट्टियों के अनुरोधों के प्रति प्रबंधन के रवैये के बारे में बातचीत करना भी एक अच्छा विचार है। कौन जानता है, छुट्टियों के अनुरोधों का मसौदा तैयार करने का पिछला अनुभव रखने वाला कोई सहकर्मी आपको विजयी अपील लिखने में मदद कर सकता है।
इसे पहले से ही लापरवाही से उल्लेख करें
छुट्टी का अनुरोध करने वाली ईमेल भेजकर अपने बॉस को नज़रअंदाज करना अच्छा विचार नहीं है। इसलिए, पहले से ही उन्हें अपनी योजनाओं के बारे में लापरवाही से बताने पर विचार करें।
यह सीधा या अधिक सूक्ष्म हो सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके बॉस को कौन सी संचार शैली पसंद है। यदि आप जानना चाहते हैं तो अपने वरिष्ठ के बारे में ऐसी छोटी-छोटी बातें जानना आवश्यक है अपने बॉस के साथ अपने रिश्ते सुधारें.
छुट्टियों पर जाने की अपनी योजना का लापरवाही से उल्लेख करने से, आपके बॉस के पास वर्कफ़्लो को समायोजित करने का समय होगा। यदि आवश्यकता हुई तो वे आपकी अनुपस्थिति की भरपाई के लिए अतिरिक्त शिफ्ट भी निर्धारित करने में सक्षम होंगे।
व्यावसायिक अवकाश अनुरोध ईमेल कैसे लिखें
छुट्टियों के समय का अनुरोध करते हुए एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:
1. सही विषय पंक्ति से प्रारंभ करें
अपने ईमेल के लिए एक स्पष्ट और संक्षिप्त विषय पंक्ति चुनें। विषय पंक्ति का उद्देश्य आपके ईमेल के इरादे को समझना है, जो इस मामले में, छुट्टी के समय का अनुरोध करना है। तो, आप "छुट्टियों के दिनों के लिए अनुरोध" या "छुट्टी के दिनों के लिए अनुरोध" जैसी किसी चीज़ के साथ जा सकते हैं। इस तरह, आपके बॉस को एक नज़र में पता चल जाएगा कि आपका ईमेल किस बारे में है।
2. सीधे काम की बात पे आओ
अपने अवकाश अनुरोध ईमेल की पहली कुछ पंक्तियाँ लिखते समय आपको सीधे मुद्दे पर आना चाहिए। विनम्र तरीके से लिखें और अपने बॉस को बताएं कि आपको छुट्टियों के समय की ज़रूरत है।
हालाँकि आपको छुट्टी का अनुरोध करने के पीछे के कारणों का खुलासा करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आपका अपने बॉस के साथ घनिष्ठ संबंध है तो आप उन्हें लिख सकते हैं। लेकिन अगर आप अपने बॉस को केवल एक संक्षिप्त सूचना दे रहे हैं, तो अपनी परिस्थितियों का खुलासा करना एक अच्छा विचार होगा, भले ही आप अपने वरिष्ठ के कितने भी करीब क्यों न हों।
3. तारीखें मत भूलना
इसके बाद, आपको उन सटीक तिथियों को शामिल करना चाहिए जब आप काम से बाहर रहेंगे। यदि आपने विषय पंक्ति में अपनी छुट्टियों की तारीखों का उल्लेख किया है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांच करें कि वे ईमेल के मुख्य भाग में दी गई तारीखों से मेल खाती हैं। यदि आपकी कंपनी के पास पेड टाइम ऑफ पॉलिसी है, तो यह उल्लेख करना सुनिश्चित करें कि आप कितने घंटे की छुट्टी लेंगे।
4. अपनी रणनीति का विवरण दें
अपने ईमेल के रणनीति अनुभाग में, आप अपने बॉस को बताएंगे कि आपके दूर रहने के दौरान आपका काम कैसे संभाला जाएगा। आपको बताना चाहिए कि आप वर्तमान में किन परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं और इन परियोजनाओं में क्या जिम्मेदारियाँ शामिल हैं।
ईमेल का मसौदा तैयार करते समय उन सभी कार्यों को सूचीबद्ध करना एक अच्छा विचार है जिन पर आप काम कर रहे हैं। फिर, उल्लेख करें कि आप कौन से कार्य अपने अनुरोधित अवकाश से पहले पूरा कर सकते हैं और कौन से नहीं।
इसके अतिरिक्त, उन्हें बताएं कि आपकी अनुपस्थिति के दौरान आप उन्हें कौन से कार्य सौंपेंगे और उनकी समय सीमा क्या होगी। इस जानकारी में उस सहकर्मी या टीम का नाम और संपर्क विवरण शामिल होना चाहिए जो आपकी ज़िम्मेदारियाँ संभालेंगे।
छुट्टी से पहले काम से अलग होना एक अन्छा विचार है। लेकिन यदि आप चाहते हैं कि आपका संगठन आपकी छुट्टियों के दौरान आपसे संपर्क कर सके, तो संपर्क के अपने पसंदीदा तरीके के बारे में एक अनुभाग शामिल करने पर विचार करें।
उस समय की सूची बनाएं जिसके दौरान आप संपर्क के इस माध्यम पर उपलब्ध रहेंगे। यदि आप चाहें, तो आप एक आपातकालीन नंबर भी शामिल कर सकते हैं, यदि कंपनी को घंटों के दौरान संपर्क करने की आवश्यकता होती है जब आप संपर्क के अपने पसंदीदा मोड पर उपलब्ध नहीं होंगे।
6. किसी भी प्रश्न के लिए अपना धन्यवाद और खुलापन व्यक्त करें
अपने बॉस को यह बताकर ईमेल समाप्त करना सामान्य शिष्टाचार है कि आप किसी भी प्रश्न के लिए तैयार हैं। इसे सुविधाजनक बनाने के लिए, आप अपना पसंदीदा कार्य संपर्क, जैसे अपना कार्य ईमेल, जोड़ सकते हैं। आप अपने बॉस को यह भी बता सकते हैं कि ज़रूरत पड़ने पर आप आमने-सामने बातचीत के लिए तैयार हैं।
अवकाश अनुरोध ईमेल समाप्त करते समय, आपको अपना समय देने के लिए अपने बॉस को धन्यवाद देना न भूलें। एक सरल "धन्यवाद।" पर्याप्त होगा।
अवकाश अनुरोध ईमेल टेम्पलेट
अपनी अपील शुरू करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ अवकाश अनुरोध ईमेल टेम्पलेट दिए गए हैं:
टेम्पलेट 1:
विषय: [आपका नाम] अवकाश अनुरोध
प्रिय [बॉस का नाम],
आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पाता है।
मैं [दिनांक डालें] से [तारीख डालें] तक छुट्टियों के समय का अनुरोध करना चाहता हूं। मैं अनुरोधित अवकाश समय की आरंभिक तिथि से पहले अपनी सभी परियोजनाएं पूरी कर लूंगा। इसके अतिरिक्त, [सहकर्मी का नाम डालें] मेरी अनुपस्थिति के दौरान मेरा काम संभालने के लिए सहमत हो गया है।
मेरी छुट्टियों के दौरान आपातकालीन संपर्क के लिए, आप मुझे मेरे सेल फ़ोन नंबर [फ़ोन नंबर डालें] पर कॉल कर सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक मेरे कार्य ईमेल का उपयोग करके मुझसे संपर्क करें: [ईमेल पता डालें]।
अपना समय देने के लिए धन्यवाद।
[अप का नाम]
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टेम्पलेट 2:
विषय: [आपका नाम] अवकाश के समय का अनुरोध करने वाला ईमेल
प्रिय [बॉस का नाम],
दिन की बधाई!
मैं [तारीख डालें] से [तारीख डालें] तक छुट्टियों के समय का अनुरोध करने के लिए ईमेल कर रहा हूँ। मुझे इस समय छुट्टी चाहिए क्योंकि [कारण डालें]। मैंने अपनी लंबित परियोजनाएं और कार्य [सहकर्मी का नाम डालें] को सौंप दिया है, जो मेरी अनुपस्थिति के दौरान मेरी परियोजनाओं को संभालने के लिए सहमत हो गया है।
मेरी टीम मेरी छुट्टियों के दिनों में मेरे काम को कवर करने के लिए भी सहमत हो गई है। इस छुट्टी के दौरान मैं संपर्क के लिए उपलब्ध नहीं रहूँगा, लेकिन यदि आपको तत्काल मेरी आवश्यकता हो, तो आप मुझे [फ़ोन नंबर डालें] पर कॉल कर सकते हैं।
यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो आप मुझसे [ईमेल पता डालें] पर संपर्क कर सकते हैं।
अपना समय देने के लिए धन्यवाद।
[अप का नाम]
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टेम्पलेट 3:
विषय: [आपका नाम] [दिनांक] से [दिनांक] तक छुट्टी के समय का अनुरोध
प्रिय [बॉस का नाम],
आशा करता हूँ की आप सकुशल होंगे।
जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी, मैं [तारीख डालें] से [तारीख डालें] तक छुट्टी के समय का अनुरोध करना चाहूंगा। छुट्टियों से लौटने के बाद मैं अपने तय प्रोजेक्ट पूरे कर लूंगा। इस बीच, मेरी टीम मेरी अनुपस्थिति के दौरान मेरा काम संभालने के लिए सहमत हो गई है।
यदि मेरे अनुरोध के बारे में आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझे [ईमेल डालें] पर ईमेल करें। यदि मेरे दूर रहने के दौरान आपको मुझसे संपर्क करने की आवश्यकता है, तो आप मुझे मेरे सेल फ़ोन नंबर [फ़ोन नंबर डालें] पर कॉल कर सकते हैं।
अगले कुछ दिनों में आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा है।
अपना समय देने के लिए धन्यवाद।
[अप का नाम]
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छुट्टियों के समय का अनुरोध करना एक चुनौती नहीं होनी चाहिए
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका अवकाश अनुरोध स्वीकार कर लिया गया है, अपनी कंपनी की अवकाश नीति पर शोध करना सुनिश्चित करें। ईमेल लिखते समय इस बिंदु और विवरण पर ध्यान दें कि आपकी अनुपस्थिति में आपका काम कैसे संभाला जाएगा।
साथ ही, अपने बॉस को बताएं कि आपात स्थिति में वे आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं। अवकाश अनुरोध ईमेल भेजने से पहले अपने वरिष्ठों को सूचित करना भी एक अच्छा विचार है। इससे उन्हें नज़रअंदाज़ होने या गलती से ईमेल को नज़रअंदाज करने से रोका जा सकेगा।