"मैंने आपसे कुछ नहीं सुना" कहने की तुलना में फॉलो-अप मांगने के 10 बेहतर तरीके

लोग अक्सर फॉलो-अप ईमेल की शुरुआत एक ही प्रारंभिक पंक्ति से करते हैं: "मैंने अभी तक आपसे नहीं सुना है।" हालाँकि यह सीधा-साधा है, फिर भी यह असभ्य भी प्रतीत होता है। कार्य ईमेल भेजते समय आपको एक मुखर लेकिन विनम्र लहजा व्यक्त करने के लिए अपने वाक्यांशों का चयन सावधानी से करना चाहिए।

प्राप्तकर्ताओं को संभवतः "मुझे अभी तक आपसे कोई संदेश नहीं मिला है" से शुरू होने वाले दर्जनों संदेश प्राप्त होंगे, इसलिए किसी अन्य प्रारंभिक पंक्ति का उपयोग करने का प्रयास करें। फ़ॉलो-अप मांगने के कुछ पेशेवर, कार्य-अनुकूल तरीके यहां दिए गए हैं।

1. "यदि आपके पास [पूर्व अनुरोध सम्मिलित करने का] मौका है तो बस अनुसरण करें"

"अगर आपको [अनुरोध] करने का मौका मिला है तो बस फॉलो करें" एक मामूली लेकिन सक्रिय अनुवर्ती संदेश है। यह निष्क्रिय-आक्रामक प्रतीत हुए बिना त्वरित प्रतिक्रियाओं को प्रोत्साहित करता है। प्राप्तकर्ता अपराध-बोध पैदा करने वाले उद्घाटनों की तुलना में पूर्व अनुरोधों के लिए कोमल संकेत और सूक्ष्म संदर्भ पसंद करते हैं।

इसके अलावा, इस पंक्ति का तात्पर्य है कि कोई भी विलंबित प्रतिक्रिया अनजाने में होती है। एक सहानुभूतिपूर्ण दृष्टिकोण संबंध बनाता है - यदि आप दूसरे पक्ष की स्थिति के प्रति विचार दिखाते हैं तो सकारात्मक प्रतिक्रिया उत्पन्न होने की अधिक संभावना है।

उदाहरण के तौर पर नीचे दिए गए ईमेल को लें. प्रेषक एक संक्षिप्त कॉल-टू-एक्शन (सीटीए) डालने से पहले एक विचारशील लेकिन सक्रिय प्रश्न पूछकर बिक्री-वाई टोन से बचता है।

2. "[कार्यक्रम या सभा] में आपको देखकर बहुत अच्छा लगा"

पंक्ति "आपको [कार्यक्रम या सभा] में देखकर बहुत अच्छा लगा" एक सुविधाजनक आइसब्रेकर है। यह स्थापित करता है कि आप पहले ही प्राप्तकर्ता से व्यक्तिगत रूप से मिल चुके हैं और साझा किए गए क्षणों को याद करते हैं। लोग अजनबियों के बजाय उन लोगों के ईमेल को प्राथमिकता देते हैं जिन्हें वे जानते हैं।

पिछली बातचीत का संदर्भ देने से आपको बिना बिक्री-वाई के किसी भी प्रस्ताव या पिच पर बहस करने में मदद मिलती है। अचानक सीटीए छोड़ने से पाठक केवल दूर हो जाएंगे। अनुकूल प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए, पेशेवर संबंध बनाएं और पहले दूसरे पक्ष का विश्वास अर्जित करें।

नेटवर्किंग केवल लिंक्डइन आमंत्रण भेजने से कहीं आगे तक जाती है। प्रभावी उपयोग करें कैरियर में उन्नति के लिए नेटवर्किंग युक्तियाँ, जैसे ऑनलाइन उपस्थिति बनाना और स्पष्ट उद्देश्यों को परिभाषित करना।

3. "बस इस संदेश को अपने इनबॉक्स में सबसे ऊपर भेज रहा हूँ"

एक हल्की-फुल्की लेकिन जरूरी शुरुआत के लिए कहें, "बस इस संदेश को अपने इनबॉक्स में सबसे ऊपर भेज रहा हूं"। यह आपको अधीर दिखाए बिना त्वरित प्रतिक्रिया के महत्व पर जोर देता है। प्राप्तकर्ता अपने व्यस्त इनबॉक्स के लिए आपके विचार की सराहना करेंगे।

इस लाइन का उपयोग करने से आपको संदेश दोबारा भेजने की परेशानी से भी छुटकारा मिलता है। बस यह सुनिश्चित करें कि आप सही थ्रेड का उत्तर दें ताकि प्राप्तकर्ता बातचीत के पिछले हिस्सों को तुरंत संदर्भित कर सकें।

4. “आपका इनबॉक्स अभी लोड होना चाहिए। क्या आप एक त्वरित कॉल पर [बात डालें] पर चर्चा करना पसंद करेंगे?"

अधिक जटिल विषयों पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए विशिष्ट कार्य योजनाओं की आवश्यकता होती है। केवल एक और संदेश भेजने के बजाय, सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक स्पष्ट, सीधा समाधान सुझाएं। मान लीजिए कि आप एक महत्वपूर्ण परियोजना पेश कर रहे हैं। आप यह कहकर प्रक्रिया को तेज़ कर सकते हैं, “आपका इनबॉक्स अभी लोड होना चाहिए। क्या आप त्वरित कॉल पर [मामले] पर चर्चा करना पसंद करेंगे?” यह प्रत्यक्ष और सक्रिय लेकिन सम्मानजनक है।

उपयोग मीटिंग शेड्यूलिंग ऐप्स अपनी कॉल का समय और तारीख तय करते समय कैलेंडली या रैली की तरह। वे अपॉइंटमेंट बुकिंग में अनावश्यक बार-बार आने वाले ईमेल को ख़त्म कर देते हैं।

5. "बस [कार्य सम्मिलित करें] के बारे में एक हल्का अनुस्मारक भेज रहा हूँ क्योंकि यह समय के प्रति संवेदनशील है"

यह कहकर बातचीत पर नियंत्रण रखें, "क्योंकि यह समय के प्रति संवेदनशील है इसलिए [कार्य] के बारे में एक हल्का अनुस्मारक भेज रहा हूँ।" यह एक आधिकारिक लेकिन सम्मानजनक शुरुआत है जो पाठक का ध्यान खींचती है। और स्थिति की तात्कालिकता को समझाकर, वे बेहतर ढंग से समझ पाएंगे कि आपने फ़ॉलो-अप क्यों भेजा है।

इस पंक्ति का प्रयोग संयम से करें—लगातार परेशान करने वाली और आपकी टीम का सूक्ष्म प्रबंधन उत्पादकता में बाधा डालता है.

6. "असुविधा के लिए खेद है, लेकिन [अनुरोध सम्मिलित करें]"

पंक्ति "असुविधा के लिए खेद है, लेकिन [अनुरोध]।" फॉलो-अप के लिए एक नम्र, विनम्र शुरुआत है। एहसान या सहायता मांगते समय इसका उपयोग करें। यदि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल पर केवल अनुरोधों की बौछार कर देते हैं, तो वे आपको पूरी तरह से अनदेखा कर सकते हैं।

यद्यपि सम्मानजनक, हम इसे बातचीत के आरंभ में न कहने की सलाह देते हैं। बुरे इरादे वाले लोग उन लोगों का फायदा उठाते हैं जो अनावश्यक रूप से क्षमाप्रार्थी या अत्यधिक विनम्र होते हैं। याद रखें: हर कोई आपकी दया का पात्र नहीं है।

7. "बस दोबारा जांच करना चाहता था कि क्या [प्रश्न डालें]?"

"बस दोबारा जांच करना चाहता था कि क्या [प्रश्न डालें]?" तटस्थ है. अन्य उद्घाटनों के विपरीत, यह नहीं माना जाता है कि पाठक ने आपके पिछले ईमेल को नजरअंदाज कर दिया है। यह एक सरल, सीधी अनुवर्ती कार्रवाई है जो दूसरे पक्ष को देरी के लिए माफी मांगने या स्थिति स्पष्ट करने की सुविधा देती है।

संक्षिप्त प्रारंभिक पंक्तियाँ आपके ईमेल में अव्यवस्था को भी दूर करती हैं। प्राप्तकर्ता अक्सर लंबे, थकाऊ परिचय वाले संदेशों को पढ़ने और उत्तर देने में देरी करते हैं। इधर-उधर घूमना बंद करो, नहीं तो तुम उनका ध्यान खो दोगे।

8. "क्या गेंद को घुमाने के लिए [प्रोजेक्ट या कार्य सम्मिलित करें] में हम कुछ और मदद कर सकते हैं?"

आप कह सकते हैं, "क्या कुछ और है जिसमें हम [परियोजना या कार्य सम्मिलित करें] मदद कर सकते हैं?" अधिक आक्रामक, सीधी पिचों के लिए। यह प्राप्तकर्ताओं को बताता है कि आप किसी भी समय सौदा पक्का करने के लिए तैयार हैं। इसकी बिक्री-वाई टोन को ध्यान में रखते हुए, इसका उपयोग केवल उन लोगों पर करें जो पहले से ही आपके साथ व्यापार करने में रुचि रखते हैं।

9. "मैं पूछना चाहता था कि क्या आप अभी भी [प्रस्ताव सम्मिलित करें] में रुचि रखते हैं और हमारी ओर से सब कुछ अंतिम रूप देने से पहले आपसे दोबारा जांच कर लें"

"मैं पूछना चाहता था कि क्या आप अभी भी [प्रस्ताव] में रुचि रखते हैं और हमारी ओर से सब कुछ अंतिम रूप देने से पहले आपसे दोबारा जांच कर लेना चाहता हूं।" यह सौदे ख़त्म करने का एक सक्रिय लेकिन विनम्र तरीका है। पहला भाग प्रत्यक्ष पुष्टि मांगता है। इसका तात्पर्य यह है कि आप इसलिए पहुंचे क्योंकि प्राप्तकर्ता को आपके प्रस्ताव में रुचि है।

इस बीच, दूसरा बयान ग्राहक-केंद्रित मानसिकता को प्रदर्शित करता है। आपके लेन-देन की प्रकृति चाहे जो भी हो, यदि आप उनकी जरूरतों को प्राथमिकता देते हैं तो व्यावसायिक साझेदार सकारात्मक प्रतिक्रिया देंगे।

समापन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें अनुबंध प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम. यह आपके अनुबंध की सुरक्षित डिजिटल प्रतियां बनाता है जिस पर सभी पक्ष हस्ताक्षर कर सकते हैं।

10. "इस संदेश को नेट पर प्रसारित होने की स्थिति में बस बंप करना"

यह कहना कि "इस संदेश के नेट के माध्यम से फिसल जाने की स्थिति में बस इसे उछाल देना" स्वीकार्य लगता है। यह सकारात्मक स्वर बनाए रखते हुए एक सौम्य अनुस्मारक भेजता है। दूसरे पक्ष को उनकी असामयिक प्रतिक्रिया के बारे में शर्मिंदगी महसूस नहीं होगी, इस प्रकार एक सहयोगी, समझदार रिश्ते को बढ़ावा मिलेगा।

उन्होंने कहा, अपने मुहावरे सावधानी से चुनें। यद्यपि वे बातचीत में रंग जोड़ते हैं, असामान्य वाक्यांश गलतफहमी पैदा करते हैं। प्रत्येक कुछ संदेशों में से केवल एक का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि पाठक इसे संदर्भ के आधार पर समझेंगे।

विनम्र, पेशेवर अनुवर्ती ईमेल भेजें

कार्य संचार के लिए कोई एक आकार-फिट-सभी टेम्पलेट नहीं है, इसलिए उपरोक्त प्रारंभिक पंक्तियों को तदनुसार अनुकूलित करें। आपका समग्र लहजा आपकी बातचीत की प्रकृति पर निर्भर करेगा। उदाहरण के लिए, आप अपने साथियों के साथ आकस्मिक वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन गंभीर कार्य ईमेल के लिए औपचारिक भाषा की आवश्यकता होती है।

और आरंभिक पंक्ति पर संपादन बंद न करें। एक ठोस प्रभाव छोड़ने के लिए आपके ईमेल में एक ठोस परिचय, एक आकर्षक मुख्य भाग और एक मजबूत समापन पंक्ति होनी चाहिए। अन्यथा, प्राप्तकर्ता आपको गंभीरता से नहीं लेंगे। अपने मसौदे को उन मुद्दों के लिए कई बार संपादित करें जो आपको गैर-पेशेवर लगते हैं, जैसे, टाइपो त्रुटियां, फ़्लफ़ और अनावश्यक अनुलग्नक।