कर्मचारी काम के ऐप्स के बीच टॉगल करने के इतने अभ्यस्त हो गए हैं कि उन्होंने इसके लिए दीर्घकालिक मांसपेशी मेमोरी विकसित कर ली है। सुविधाजनक होने के बावजूद, ये टूल आपकी एक हद तक ही मदद करते हैं.
टैब स्विच करने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं, लेकिन यदि आप एक साथ कई प्रोग्राम चलाते हैं तो यह सप्ताह में कई घंटे तक जुड़ जाता है। और अधिकांश कर्मचारियों को यह एहसास भी नहीं होता कि वे समय बर्बाद कर रहे हैं। आपके कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने में मदद के लिए, हम बहुत सारे कार्यालय सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों को अपनाने के खतरों के बारे में बताएंगे।
काम करते समय अनुप्रयोगों के बीच स्विच करने की क्या आवश्यकता है?
प्रौद्योगिकी व्यवसाय प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करती है विभिन्न कार्य कार्यों को स्वचालित करना. परियोजना प्रबंधन उपकरण टीम की जिम्मेदारियों को व्यवस्थित करते हैं, टाइम ट्रैकर्स कर्मचारी गतिविधि की निगरानी करते हैं, और शेड्यूलिंग टूल अपॉइंटमेंट सेट करते हैं।
इसके साथ ही, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम अभी भी मानव प्रयास को पूरी तरह से प्रतिस्थापित नहीं कर सकते हैं। ऑटोमेशन में अधिक निवेश, जो कई नियोक्ता करते हैं, उपयोगकर्ताओं को कई ऐप्स को हथकंडा करने के लिए मजबूर करता है। द्वारा एक अनुदैर्ध्य अध्ययन ओक्टा, इंक. यह भी दिखाता है कि 10% अमेरिकी व्यवसाय काम के लिए 199+ सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों को परिनियोजित करते हैं। अधिकांश लोग इतने सारे प्लेटफॉर्म को जल्दी से प्रोसेस नहीं कर सकते हैं।
बहुत सारे कार्य अनुप्रयोगों के बीच स्विच करने के 6 नकारात्मक प्रभाव
कुछ लोग तर्क देंगे कि स्वचालन और सुविधा के लिए भुगतान करने के लिए टैब के बीच टॉगल करना एक छोटी सी कीमत है। आखिरकार, डिजिटल मूल निवासियों को परिवर्तन के अनुकूल होना चाहिए। यद्यपि व्यवसाय केवल विशिष्ट कार्यों को समेकित कर सकते हैं, बहुत अधिक कार्य अनुप्रयोगों को लेने से श्रमिकों के लिए कई कमियां उत्पन्न होती हैं।
1. प्लेटफार्मों के बीच स्विच करने से समय की बर्बादी होती है
कंपनियां समय बचाने के लिए वर्क टूल्स में निवेश करती हैं। उन्हें उम्मीद है कि आप जैसे कर्मचारी अपने कुछ दैनिक कार्यों को पूरा करने के बाद और अधिक हासिल करेंगे। हां, कार्यालय सॉफ्टवेयर प्रोग्राम कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं को गति देते हैं। आप उन्हें अपनी दिनचर्या में शामिल कर सकते हैं और अपने कार्यभार को कम कर सकते हैं, लेकिन अत्यधिक निर्भरता विपरीत परिणाम देगी।
कई अनुप्रयोगों के बीच बार-बार स्विच करने से बहुत अधिक समय बर्बाद होता है। हर ट्रेंडिंग प्लेटफॉर्म को पाने के बजाय पहचानें कौन से कार्य ऐप्स सबसे खराब समय बर्बाद करने वालों को संबोधित करेंगे आपके कार्यस्थल में। अपने पर्यवेक्षकों को स्वयं को आवश्यक उपकरणों तक सीमित रखने की सलाह दें। सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों को अधिक खरीदना केवल कंपनी के संसाधनों को बर्बाद करता है और कर्मचारियों पर अनावश्यक तनाव डालता है।
2. एकाधिक प्लेटफार्मों में जानकारी संग्रहीत करना सुरक्षा से समझौता करता है
एसेट मॉनिटरिंग साइबर सुरक्षा में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। बाहरी और आंतरिक हमलों को रोकने का सबसे अच्छा तरीका उन उपयोगकर्ताओं पर नज़र रखना है जो फ़ाइलों तक पहुँचते हैं, देखते हैं और संपादित करते हैं। कोई नहीं बता सकता कि कब डेटा ब्रीच हो जाए। आईटी प्रबंधकों के पास 24/7 कंपनी डेटा के किसी भी हिस्से तक रीयल-टाइम पहुंच होनी चाहिए।
हालाँकि, कई सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों का उपयोग करना निगरानी को चुनौतीपूर्ण बनाता है। विभिन्न प्लेटफार्मों को ट्रैक करने में बड़े पैमाने पर संसाधन खर्च होते हैं, इसलिए ज्यादातर कंपनियां कम प्राथमिकता वाले ऐप्स को पूरी तरह से नजरअंदाज कर देंगी।
कृपया ध्यान दें कि यह दृष्टिकोण उद्यम की समग्र सुरक्षा प्रणाली से समझौता करता है। साइबर अपराधियों के पास आजकल पुरानी, पुरानी व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी (पीआईआई) का दुरुपयोग करने के लिए कौशल और तकनीकी संसाधन हैं। कंपनी की फाइलों को किसी ऐसे ऐप में माइग्रेट न करें जिसे आप नियमित रूप से मॉनिटर नहीं कर सकते।
3. ऐप्स के बीच टॉगल करने से व्यक्ति के विचारों की ट्रेन बाधित होती है
नई जानकारी को प्रोसेस करना आपको प्रवाह की स्थिति प्राप्त करने से रोकता है। यदि आप दिन में कई बार विभिन्न प्लेटफार्मों के बीच उछलते हैं, तो आपको उन कठिन कार्यों से जूझना पड़ेगा जिनमें केवल कुछ मिनटों से अधिक ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
टैब स्विच करने में न्यूनतम प्रयास लगता है, लेकिन अलग-अलग कार्यों के लिए रुकना महत्वपूर्ण संज्ञानात्मक तनाव का कारण बनता है। कर्मचारी ऐसी मशीनें नहीं हैं जो स्वचालित रूप से नई जानकारी को संसाधित करती हैं। द्वारा एक रिपोर्ट Psychreg.org दिखाता है कि अल्पकालिक मेमोरी चैनल केवल 10 से 60 सेकंड के लिए लगभग सात आइटम स्टोर कर सकते हैं।
सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप प्रति कार्य उपयोग की जाने वाली प्रणालियों को सीमित करें। मान लीजिए कि आप एक ब्लॉग लिख रहे हैं। लिखते समय जानकारी एकत्र करने के लिए प्लेटफार्मों और टैब के बीच कूदने के बजाय, पहले से सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर शोध करें और एकत्र करें।
4. बहुत सारे बैकग्राउंड ऐप्स चलाने से डिवाइस की कार्यक्षमता प्रभावित होती है
बहुत सारी पृष्ठभूमि प्रक्रियाएं चलाने से आपका डिवाइस धीमा हो जाता है। इंस्टेंट मैसेजिंग प्लेटफॉर्म और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स जैसे लाइटवेट ऐप ज्यादा रैम की खपत नहीं करते हैं। हालांकि, भारी सिस्टम जैसे फोटो एडिटर, साइट बिल्डर्स और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स को एक साथ चलाने से कुछ अंतराल हो सकता है।
आपको अपने डिवाइस की सीमाएं पता होनी चाहिए। उन कार्यों को ब्लॉक कर दें जिनमें RAM-भारी ऐप्स की आवश्यकता होती है ताकि आप उस अवधि के दौरान कुछ पृष्ठभूमि प्रक्रियाओं को समाप्त कर सकें। आप न केवल अपने गैजेट की सुरक्षा करेंगे, बल्कि आप तेजी से काम भी करेंगे। धीमी गति से लोड होने वाले पृष्ठ और जमी हुई स्क्रीन जैसे बाहरी व्यवधान, ध्यान केंद्रित करना चुनौतीपूर्ण बनाते हैं, खासकर यदि आप दुर्घटनाग्रस्त ऐप्स को फिर से लॉन्च करते रहते हैं।
5. नई भर्तियों के लिए कई प्लेटफॉर्म पेश करने में समय लगता है
एक साथ कई टूल सीखने के लिए नए हायर को पढ़ाना ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को लंबा करता है। नई व्यवस्थाओं को अपनाने में समय लगता है। आपको अपने कार्यप्रवाह में विभिन्न उपकरणों को प्रभावी ढंग से शामिल करने के लिए कई सप्ताहों की पुनरावृत्ति की आवश्यकता होगी।
ऑनबोर्डिंग को अनुकूलन पर ध्यान देना चाहिए। रंगरूटों का स्वागत करने के सर्वोत्तम तरीके टीम परिचय, गहन प्रशिक्षण और संसाधन स्पष्टीकरण शामिल करें। लेकिन अगर आपका ट्रेनर अपना ज्यादातर समय आपको ऑफिस टूल्स के बारे में सिखाने में बिताता है, तो वे गलती से इन गतिविधियों को नजरअंदाज कर सकते हैं।
6. कर्मचारियों को बहुत सारे प्लेटफॉर्म याद रखना भारी पड़ सकता है
टैब के बीच स्विच करना एक बात है, लेकिन आपके द्वारा दैनिक रूप से उपयोग किए जाने वाले विभिन्न प्लेटफॉर्म में महारत हासिल करना दूसरी बात है। सभी उपकरण एक जैसे नहीं बनाए गए हैं। जबकि आप अन्य जटिल संसाधनों के बीच, परियोजना प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म, साइट बिल्डरों और वीडियो संपादकों का उपयोग करके मैसेजिंग प्लेटफ़ॉर्म और नोट लेने वाले ऐप्स को जल्दी से सीख सकते हैं, इसके लिए बहुत अधिक प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
बहुत सारे प्लेटफॉर्म का अध्ययन करना संज्ञानात्मक रूप से जल निकासी है। यदि आप कार्यालय के उपकरणों में महारत हासिल करने में घंटों लगाते हैं, तो आपके पास अपनी वास्तविक नौकरी के लिए कोई ऊर्जा और मानसिक शक्ति नहीं बचेगी, इस प्रकार प्रदर्शन में बाधा आएगी।
अनुप्रयोगों के बीच स्विच करने की आवश्यकता को कम करने के लिए आप क्या कर सकते हैं?
यदि आप स्व-नियोजित हैं तो आपका अपने कार्यप्रवाह पर अधिक नियंत्रण होगा। इसका आकलन करें उपकरण जिनका उपयोग आप फ्रीलांसिंग कार्यों को स्वचालित करने के लिए करते हैं और देखें कि कौन से एक दूसरे के साथ अच्छी तरह से एकीकृत होते हैं। अधिकांश प्रबंधन उपकरण समान पारिस्थितिकी तंत्र के भीतर तृतीय-पक्ष ऐप्स को समायोजित करते हैं।
वैकल्पिक रूप से, यदि आप किसी निजी कंपनी के लिए काम करते हैं तो आपको अपने पर्यवेक्षक के समर्थन की आवश्यकता होगी। वर्कफ़्लो बाधाओं के लिए टीम गतिविधि रिपोर्ट की समीक्षा करने के लिए कहें। अनावश्यक उपकरणों को हटाएं, जांचें कि कौन से सिस्टम एक लाइसेंस प्राप्त प्लेटफॉर्म पर काम कर सकते हैं, और प्रभावी फाइल माइग्रेशन रणनीतियों का प्रयास करें। एक बार आपके पास ठोस तर्क हो जाने के बाद, इसे उपयुक्त विभाग को भेजें।
कार्यप्रवाह दक्षता में बाधा डालने वाली छोटी बुरी आदतों को हटा दें
हालाँकि सॉफ्टवेयर प्रोग्राम विशिष्ट कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, अचानक कई विकल्पों को अपनाने से वर्कफ़्लो उत्पादकता बाधित होती है। अपने आप को औजारों से अभिभूत न करें। विभिन्न अनुप्रयोगों के बीच टॉगल करने के अलावा, आप नए पेज लोड करने, प्रोग्राम शुरू करने और फ़ाइलों को माइग्रेट करने जैसे नासमझ कार्यों पर भी समय बर्बाद करेंगे।
अपनी उत्पादकता को और बढ़ाने के लिए, यह आकलन करना जारी रखें कि कौन सी छोटी-छोटी बुरी आदतें कार्यप्रवाह की बाधाओं का कारण बनती हैं। हम सुझाव देते हैं कि आप अपनी कार्य गतिविधियों पर नज़र रखें। अपने कार्यों की मात्रा निर्धारित करने से आपको शिथिलता, सोशल मीडिया और पूर्णतावाद जैसे सूक्ष्म लेकिन खतरनाक उत्पादकता हत्यारों की पहचान करने में मदद मिलेगी।
