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माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म में एक चिपचिपा यूजर इंटरफेस और चिकना अनुभव है। इस बात की बहुत कम संभावना है कि आप इसे पहली बार आज़माने के बाद इसे छोड़ देंगे। जबकि इसका यूजर इंटरफेस व्यापक है, फिर भी आपको माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म का अधिक उत्पादक रूप से उपयोग करने के लिए कुछ प्रो टिप्स की आवश्यकता है।

आपके सर्वेक्षण और व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए Microsoft प्रपत्रों का लाभ उठाने के उत्कृष्ट तरीके यहां दिए गए हैं।

1. अपना फॉर्म साझा करें

प्रपत्र साझा करना आपके सर्वेक्षण का अंतिम लक्ष्य है। यह आसान है:

  1. क्लिक प्रतिक्रिया लीजिए अपने प्रपत्र के शीर्ष दाईं ओर।
  2. चयन करके अपनी प्राप्तकर्ता समूह वरीयता चुनें कोई भी जवाब दे सकता है, केवल मेरे संगठन के लोग ही उत्तर दे सकते हैं, या मेरे संगठन के विशिष्ट लोग प्रतिक्रिया दे सकते हैं.
  3. क्लिक करें URL छोटा करें छोटे फॉर्म URL के लिए चेकबॉक्स (वैकल्पिक)। फिर अपने लक्षित प्रतिभागियों के साथ अपने सर्वेक्षण को साझा करना शुरू करने के लिए कॉपी पर क्लिक करें।
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कस्टम आमंत्रणों का उपयोग करके विशिष्ट लोगों के साथ साझा करें

अपना फ़ॉर्म साझा करते समय, आप इसे और अधिक पेशेवर बनाने के लिए एक कस्टम आमंत्रण संदेश के साथ इसका बैक अप ले सकते हैं:

  1. क्लिक करें प्रतिक्रिया लीजिए आपके प्रपत्र के शीर्ष दाईं ओर स्थित टैब।
  2. अपनी प्राप्तकर्ता वरीयता चुनें।
  3. संपर्क फ़ील्ड में अपने प्राप्तकर्ता का ईमेल पता, नाम या समूह दर्ज करें। आप कई प्राप्तकर्ता दर्ज कर सकते हैं।
  4. अपने कस्टम संदेश के साथ टेक्स्ट फ़ील्ड भरें।
  5. अंत में क्लिक करें भेजना. आपके प्रतिभागियों को अब एक कस्टम संदेश मिलेगा जो उन्हें फॉर्म पेज पर ले जाएगा।

2. रीयल-टाइम में एक्सेल में प्रतिक्रिया देखें

Microsoft प्रपत्र प्रतिक्रियाओं का मिलान करते समय, आपको आमतौर पर अपने डेटा की एक एक्सेल प्रति डाउनलोड करनी होगी। डाउनलोड किया गया डेटा नए सबमिशन के साथ अपडेट नहीं होता है। इसलिए, आपको अपने स्थानीय ड्राइव पर मौजूदा डेटा को अपडेट करने के लिए अंतराल पर डाउनलोड को दोहराने की आवश्यकता हो सकती है।

इन एकाधिक अंतराल डाउनलोड को रोकने के लिए, आप एक्सेल में अपनी प्रतिक्रिया निर्यात करने से पहले अपने उत्तरदाताओं द्वारा सर्वेक्षण पूरा करने तक प्रतीक्षा कर सकते हैं।

लेकिन कभी-कभी, आप देखना चाहते हैं कि लोग वास्तविक समय में कैसे प्रतिक्रिया देते हैं—खासकर यदि सर्वेक्षण व्यापक हो। यह आसान है; एक Microsoft 365 व्यवसाय खाता आपको देता है रीयल-टाइम में Microsoft प्रपत्र प्रतिक्रियाएँ Excel में देखें. आप इसे सीधे Excel के लिए अंतर्निहित प्रपत्रों का उपयोग करके या Power Automate के माध्यम से प्राप्त कर सकते हैं.

3. डुप्लिकेट फॉर्म प्रतिक्रियाओं को रोकें

माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म किसी को डिफ़ॉल्ट रूप से कई बार जवाब देने की अनुमति देता है। आप प्रति व्यक्ति केवल एक प्रतिक्रिया की अनुमति देने के लिए अपना फॉर्म सेट कर सकते हैं।

जब आप लोगों को कई बार सबमिट करने से रोकें, उन्हें आपके सर्वेक्षण का जवाब देने के लिए अपने Microsoft खाते में साइन इन करना होगा। इस प्रकार, प्रपत्र एक ही खाते को दो बार सर्वेक्षण तक पहुँचने से रोकेगा।

4. अपनी वेबसाइट पर Microsoft प्रपत्र iFrame एम्बेड करें

यदि आप चाहते हैं कि लोग एक सर्वेक्षण भरने के लिए आपकी वेबसाइट पर लॉग इन करें, तो आप इसके बजाय अपनी वेबसाइट पर एक फ्रेम के रूप में प्रपत्र सम्मिलित कर सकते हैं। आपको बस इतना करना है कि अपने तैयार फॉर्म की एक आईफ्रेम कॉपी कॉपी करें और इसे अपनी वेबसाइट के एचटीएमएल में पेस्ट करें। ऐसा करने के लिए:

  1. अपने फॉर्म पर जाएं और क्लिक करें प्रतिक्रियाएं लीजिए ऊपर दाईं ओर।
  2. खुले साइडबार के निचले-दाईं ओर कोड आइकन पर क्लिक करें।
  3. एम्बेड कोड को क्लिक करके कॉपी करें प्रतिलिपि.
  4. कॉपी किए गए कोड को अपनी वेबसाइट की HTML फ़ाइल में पेस्ट करें।

5. प्रपत्र साझा करने के लिए QR कोड का उपयोग करें

आप अपने उत्तरदाताओं को अपने फॉर्म का क्यूआर कोड डाउनलोड और भेज भी सकते हैं। यह आपके सर्वेक्षण यूआरएल को फोकस समूह के साथ साझा करने का एक वैकल्पिक तरीका है। अपना माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म क्यूआर कोड डाउनलोड करने के लिए:

  1. पर जाएँ प्रतिक्रियाएं लीजिए शीर्ष दाईं ओर टैब करें।
  2. साइडबार के नीचे (कोड आइकन के बाईं ओर) क्यूआर कोड आइकन पर क्लिक करें।
  3. क्लिक डाउनलोड करना क्यूआर कोड छवि को अपने स्थानीय ड्राइव पर सहेजने के लिए।
  4. अब आप डाउनलोड की गई क्यूआर छवि को अपने लक्षित समूह के साथ साझा कर सकते हैं।

6. प्रपत्र पूर्णता अवधि निर्धारित करें

हो सकता है कि आप क्विज़ नहीं चला रहे हों, लेकिन फिर भी आप चाहते हैं कि आपके उत्तरदाता एक विशिष्ट अवधि के भीतर आपका फॉर्म भर दें। उदाहरण के लिए, आप चाहते हैं कि नौकरी के आवेदक एक विशिष्ट तिथि से पहले एक आवेदन पत्र का जवाब दें। आप उनकी प्रतिक्रिया को एक समय सीमा से जोड़ सकते हैं।

आप प्रपत्र सेटिंग में बदलाव करके ऐसा कर सकते हैं:

  1. ऊपर दाईं ओर तीन क्षैतिज मेनू डॉट्स पर क्लिक करें।
  2. के लिए जाओ समायोजन.
  3. क्लिक आरंभ करने की तिथि. तब दबायें डेटा समाप्त करें अपने सर्वेक्षण की अवधि समाप्त करने के लिए।
  4. आप क्लिक करके फॉर्म को टाइम भी कर सकते हैं समय अवधि निर्धारित करें; जैसे ही कोई फॉर्म भरना शुरू करता है, यह टाइमर शुरू कर देता है।

यदि आपने सर्वेक्षण का समय निर्धारित किया है, तो आपके उत्तरदाताओं को यह सूचित करने का संकेत मिलेगा कि यह शुरू करने से पहले एक समयबद्ध सर्वेक्षण है।

7. माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म्स में क्विज बनाएं और कस्टमाइज करें

गूगल फॉर्म की तरह आप माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म में भी क्विज बना सकते हैं। शुक्र है, क्विज़ बनाना उतना ही आसान है जितना नियमित फॉर्म। माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म्स में क्विज बनाने के लिए:

  1. क्लिक नई प्रश्नोत्तरी आपके Microsoft प्रपत्र डैशबोर्ड से।
  2. अपने प्रश्नोत्तरी नाम के साथ शीर्षक फ़ील्ड भरें। फिर इस फ़ील्ड के नीचे वैकल्पिक विवरण दर्ज करें यदि आपके पास एक है।
  3. क्लिक नया जोड़ो.
  4. आपको प्रदर्शित बार में उपलब्ध प्रश्नोत्तरी विकल्प दिखाई देंगे। उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं पसंद बहुविकल्पीय प्रश्नों के लिए।
  5. क्लिक नया जोड़ो एक नया प्रश्न जोड़ने के लिए।

प्रश्नोत्तरी परिणाम दृश्यता सेट करें

आप प्रतिभागियों को सबमिशन के बाद परीक्षा परिणाम देखने से भी रोक सकते हैं:

  1. ऊपर दाईं ओर तीन क्षैतिज मेनू बार पर क्लिक करें।
  2. के लिए जाओ समायोजन.
  3. टॉगल करें परिणाम स्वचालित रूप से दिखाएं.

8. प्रपत्र थीम को अपलोड और अनुकूलित करें

इसके यूआई के अलावा, माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म्स के साथ, आप उस यूआई को निर्धारित कर सकते हैं जो आपके उत्तरदाता आपके सर्वेक्षण को खोलने पर देखते हैं। यह आपके व्यावसायिकता को प्रदर्शित करने का एक शानदार तरीका है। जबकि Microsoft प्रपत्र अंतर्निहित थीम प्रदान करता है, आप कस्टम थीम को डिज़ाइन और अपलोड भी कर सकते हैं।

  1. अपने फॉर्म से, क्लिक करें थीम ऊपर दाईं ओर।
  2. सूचीबद्ध विषयों में से चुनें।
  3. इसके बजाय एक कस्टम थीम अपलोड करने के लिए, क्रॉस चिह्न पर क्लिक करें (+) थीम बार के नीचे-दाईं ओर।
  4. निम्न मेनू में छवि आइकन पर क्लिक करें।
  5. इसके बाद, Bing या OneDrive से थीम अपलोड करें। या आप क्लिक कर सकते हैं डालना अपने स्थानीय ड्राइव से एक थीम का चयन करने के लिए।

9. दूसरों को अपने प्रपत्र टेम्पलेट का उपयोग करने दें

यदि आपने समावेशी और प्रासंगिक सर्वेक्षण प्रश्नों के साथ एक सुंदर थीम बनाई है, तो आप दूसरों को इसका उपयोग करने की अनुमति दे सकते हैं। जब आप दूसरों को अपने टेम्प्लेट का उपयोग करने की अनुमति देते हैं, तो आप इसके बजाय उसका डुप्लिकेट साझा करेंगे। इसलिए, आपके उत्तरदाता इसे अपने सर्वेक्षण के लिए एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

अपने फॉर्म में जाएं और इन चरणों का पालन करें:

  1. शीर्ष दाईं ओर तीन क्षैतिज मेनू बिंदुओं पर क्लिक करें।
  2. क्लिक सहयोग करें या डुप्लिकेट करें.
  3. टेम्पलेट के रूप में साझा करें अनुभाग के अंतर्गत, क्लिक करें डुप्लिकेट के लिए एक लिंक प्राप्त करें.
  4. जनरेट किए गए लिंक को कॉपी करें और अपने प्रतिभागियों के साथ साझा करें। जबकि वे अभी भी फॉर्म भरने और जमा करने में सक्षम होंगे, अगर उनके पास Microsoft 365 खाता है, तो वे इसे डुप्लिकेट भी कर सकते हैं और अपने सर्वेक्षणों के लिए एक टेम्पलेट के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं।

10. एक विदाई संदेश को अनुकूलित करें

आप अपने सर्वेक्षण का जवाब देने के लिए समय निकालने के लिए अपने प्रतिभागियों की सराहना भी कर सकते हैं। एक बार जब वे आपका फ़ॉर्म सबमिट कर देते हैं तो यह संदेश प्रकट होता है।

ऐसा संदेश प्रतिभागियों के साथ संबंध बनाने में काफी मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, आप इस अवसर का उपयोग अपने उत्तरदाताओं को यह याद दिलाने के लिए कर सकते हैं कि आप किसी विशेष समय पर उनके इनपुट का जवाब देंगे। विदाई संदेश को अनुकूलित करने के लिए:

  1. अपने प्रपत्र के शीर्ष दाईं ओर स्थित तीन क्षैतिज मेनू बिंदुओं पर क्लिक करें।
  2. के लिए जाओ समायोजन.
  3. क्लिक करें अनुकूलित धन्यवाद संदेश चेकबॉक्स।
  4. फिर अपने संदेश के साथ फ़ील्ड भरें।

फॉर्म जमा करने के बाद लोगों को अब आपका संदेश प्राप्त होगा।

11. प्रत्येक प्रतिक्रिया की एक ईमेल सूचना प्राप्त करें

हर बार जब कोई आपके सर्वेक्षण का जवाब देता है तो आप एक ईमेल सूचना प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि यह व्यापक सर्वेक्षणों में एक वांछित अभ्यास नहीं हो सकता है, यह आपको प्रतिक्रियाओं को ट्रैक करने में मदद करता है - खासकर यदि आपके पास कम प्रतिभागी हैं। ऐसा करने के लिए:

  1. शीर्ष पर तीन क्षैतिज मेनू बार पर क्लिक करें। फिर जाएं समायोजन.
  2. क्लिक करें प्रत्येक प्रतिक्रिया की ईमेल सूचना प्राप्त करें चेकबॉक्स।

12. पिछले प्रपत्रों की एक प्रति बनाएँ

पिछले फॉर्म को संपादित करने और दूसरे सर्वेक्षण के लिए इसका उपयोग करने से आपका काम तेजी से होता है, आप इसकी सामग्री को ओवरराइट कर देते हैं। आप जिस प्रपत्र पर निर्माण करना चाहते हैं उसकी प्रतिलिपि बनाएँ और इसके बजाय उसके दूसरे प्रपत्र को संपादित करें:

  1. अपने माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म डैशबोर्ड पर जाएं।
  2. एक बार जब आप उस पिछले फॉर्म का पता लगा लेते हैं, जिस पर आप निर्माण करना चाहते हैं, तो उसके बैनर के नीचे दाईं ओर तीन क्षैतिज बिंदुओं पर क्लिक करें।
  3. चुनना प्रतिलिपि इसे डुप्लिकेट करने के लिए। अब आप अतिरिक्त संपादित कर सकते हैं।

अपने सर्वेक्षणों को व्यावसायिक रूप से साझा करें

Microsoft और Google फॉर्म जैसे ऑनलाइन सर्वेक्षण उपकरण जीवन को आसान बनाते हैं। हालाँकि, जब आप स्थानीय और व्यापक सर्वेक्षणों के लिए उनकी सरलता का लाभ उठा सकते हैं, तो उनके व्यावसायिक उपयोग के मामलों के बारे में अपना तरीका जानना उन्हें और सरल बना देता है।

यद्यपि आपने इस आलेख में Microsoft प्रपत्रों का उपयोग करने के लिए युक्तियों और युक्तियों के बारे में सीखा है, आप शायद Google प्रपत्रों के कुछ व्यावसायिक उपयोगों को भी देखना चाहें.