सरकारी संगठनों, व्यवसायों और गैर-लाभकारी संस्थाओं सहित अधिकांश निगम अपने बजट के लिए Microsoft Excel का उपयोग करते हैं। एक्सेल उन्हें बजट और पूर्वानुमान के लिए डेटा के संकलन, छँटाई, प्रबंधन और विश्लेषण में लचीलापन, परिचितता और आसानी प्रदान करता है।
लेकिन क्या एक्सेल बिजनेस बजटिंग के लिए सही टूल है? आइए इस महत्वपूर्ण प्रश्न का उत्तर देने के लिए एक्सेल को बजट सॉफ्टवेयर के रूप में उपयोग करने के पेशेवरों और विपक्षों का वजन करें।
एक्सेल में बिजनेस बजटिंग के पेशेवरों
Microsoft ने 1985 में एक्सेल को वापस लॉन्च किया। के एक सर्वे के अनुसार सेंटेज कॉर्पोरेशन, अधिकांश सीएफओ (लगभग 88%) अभी भी अपने व्यापार बजट के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं। यह कार्यक्रम की उपयोगिता के बारे में बहुत कुछ कहता है। लेकिन एक्सेल बिजनेस बजटिंग टूल के रूप में इतना लोकप्रिय क्यों है? चलो पता करते हैं।
1. एक्सेल का उपयोग करना सभी जानते हैं
अधिकांश कॉलेज स्नातकों ने अपनी पढ़ाई के दौरान किसी न किसी रूप में एक्सेल का उपयोग किया है। यह कार्यक्रम की बहुमुखी प्रतिभा को दर्शाता है और यह कि लगभग हर कोई कार्यक्रम की मूल बातें जानता है। चूँकि आपके अधिकांश कर्मचारी पहले से ही एक्सेल की मूल बातों से अवगत हैं, इसलिए उन्हें केवल सही दिशा में थोड़ा सा प्रयास करने की आवश्यकता है, और वे कुछ ही समय में आपके व्यवसाय के वित्त का प्रबंधन करेंगे।
एक्सेल में बजट बनाकर, आप समय और संसाधनों की बचत करेंगे जो अन्यथा प्रशिक्षण पर खर्च होंगे- विशेष रूप से सहायक यदि आप एक छोटा व्यवसाय चला रहे हैं या सीमित संसाधनों के साथ स्टार्टअप कर रहे हैं।
2. एक्सेल सस्ता और आसानी से उपलब्ध है
लगभग सभी के पास माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की कॉपी होती है। यदि आपका व्यवसाय बजट प्रक्रिया में भाग लेने के लिए अधिक लोगों की मांग करता है, तो आप अतिरिक्त लाइसेंस खरीदे बिना एक्सेल की प्रति के साथ किसी के भी साथ पहुंच साझा कर सकते हैं। जब संभव हो, छोटे व्यवसायों को एंटरप्राइज़ बजटिंग सॉफ़्टवेयर से बचना चाहिए क्योंकि इससे लागत बढ़ सकती है।
3. आप एक्सेल स्प्रेडशीट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं
व्यवसायों में, विशेष रूप से स्टार्टअप्स में, कस्टमिज़ेबिलिटी एक अत्यंत उपयोगी और मांग वाली विशेषता है क्योंकि व्यवसाय के विकास के विभिन्न चरण अलग-अलग दृष्टिकोणों की मांग करते हैं। अन्य बजट सॉफ़्टवेयर की तुलना में एक्सेल स्प्रेडशीट का सबसे बड़ा लाभ यह है कि शक्ति उपयोगकर्ताओं के हाथों में है।
एक्सेल एक काफी जटिल प्रोग्राम है जो अपने उपयोगकर्ताओं को कई सुविधाओं और सूत्रों के रूप में लचीलापन प्रदान करता है। आप एक बार एक्सेल फॉर्मूला को समझें, आप व्यवसाय बजट बनाने से लेकर वित्तीय विश्लेषण और रेखांकन तक अनिवार्य रूप से कुछ भी कर सकते हैं। आप अपने व्यवसाय की अनूठी मांगों को पूरा करने के लिए एक्सेल में अपने सूत्र, मैक्रोज़ और बजटिंग टेम्प्लेट भी बना सकते हैं।
एक्सेल में बिजनेस बजटिंग के विपक्ष
किसी भी चीज़ की तरह, जब व्यापार बजट की बात आती है तो एक्सेल की सीमाओं का उचित हिस्सा होता है।
1. यह समय लेने वाला और त्रुटियों के लिए प्रवण है
एक्सेल में बिजनेस बजटिंग के लिए मैन्युअल डेटा इनपुट की आवश्यकता होती है। चूँकि यह मानव प्रयास पर इतना निर्भर है, त्रुटियाँ व्यावहारिक रूप से अपरिहार्य हैं। इस तरह की त्रुटियों की संभावना बजट के बढ़ते आकार और जटिलता के साथ बढ़ती है, जिससे दोषपूर्ण बजट पूर्वानुमान और राजस्व अनुमान होते हैं।
मल्टी-मिलियन डॉलर कंपनियों में, एक साधारण टाइपो या ट्रांसपोज़िंग त्रुटि भी लाखों डॉलर खर्च कर सकती है। का उदाहरण लीजिए ट्रांसअल्टा: एक साधारण कट-एंड-पेस्ट त्रुटि से कंपनी को $24 मिलियन का नुकसान हुआ। कंपनियाँ अक्सर ऐसे जोखिमों को रोकने के लिए अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में समस्याओं की समीक्षा करती हैं और उन्हें ठीक करती हैं, जिससे उनका बहुमूल्य समय, प्रयास और लागत खर्च होती है।
2. बड़े डेटासेट के लिए मापनीयता मुद्दे
एक्सेल, सस्ता और सुलभ होने के कारण, छोटे व्यवसायों को त्रुटिहीन उपयोगिता और कार्यक्षमता के साथ प्रवेश के लिए कम बाधा प्रदान करता है। हालाँकि, जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, बजट और पूर्वानुमान के लिए आवश्यक डेटा में भारी वृद्धि होती है। एक्सेल अक्सर कई फ़ार्मुलों और मैक्रोज़ के साथ बड़ी मात्रा में डेटा से निपटने में असमर्थ होता है और धीमा या क्रैश होने की संभावना होती है।
3. भूमिका-आधारित पहुंच और सुरक्षा मुद्दों का अभाव
एक्सेल फाइल को किसी के भी साथ आसानी से साझा किया जा सकता है जिसके पास प्रोग्राम की कॉपी है, कंपनी की गोपनीय जानकारी को जोखिम में डालता है। तब तक तुम कर सकते हो एक्सेल फाइलों को पासवर्ड-प्रोटेक्ट करें, पासवर्ड बजटिंग के दौरान प्रासंगिक लोगों के साथ साझा किया जाना चाहिए।
एक्सेल रोल-बेस्ड एक्सेस की पेशकश नहीं करता है, इसलिए पासवर्ड वाला कोई भी व्यक्ति पूरी स्प्रेडशीट तक पहुंच सकता है। अधिकांश व्यवसायों के लिए यह एक प्रमुख अनुपालन चिंता हो सकती है।
क्या एक्सेल आपके व्यवसाय की बजट संबंधी आवश्यकताओं के लिए सही सॉफ्टवेयर है?
व्यवसाय बजट उपकरण के रूप में एक्सेल के गुण हैं, लेकिन यदि आप समस्याओं का सामना कर रहे हैं तो एंटरप्राइज़ बजटिंग सॉफ़्टवेयर में निवेश करना सबसे अच्छा है। बड़े व्यवसायों के लिए उनके एकमात्र बजटीय समाधान के रूप में एक्सेल के साथ पीड़ित होने की संभावना है।
डेटा समेकन, समन्वय, सुरक्षा और सहयोग के साथ समस्याएँ कुछ ऐसे मुद्दे हैं जिनका बड़े संगठनों को एक्सेल में बजट बनाते समय सामना करना पड़ सकता है। हालाँकि, यदि आप अभी भी एक छोटा व्यवसाय हैं या सीमित चलती भागों के साथ एक स्टार्टअप हैं, तो एक्सेल एक बहुमुखी, सस्ता और प्रभावी बजट उपकरण हो सकता है।
यदि आप अपने व्यवसाय के बजट के लिए एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन अभी भी बुनियादी बातों के साथ अटके हुए हैं, तो अपनी व्यावसायिक बजट प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए कुछ उन्नत स्तर के पाठ्यक्रम सीखने पर विचार करें।
