यदि आप चिंतित हैं कि आपके ईमेल परिचय कमज़ोर लग रहे हैं, तो चिंता न करें—आप अकेले नहीं हैं। यहां तक कि कुशल लेखक भी सही इंट्रो को तैयार करने में घंटों लगाते हैं। हर कोई जानता है कि उन्हें पाठक का ध्यान आकर्षित करना चाहिए, लेकिन कुछ ही ऐसा कर पाते हैं।
ईमेल की आरंभिक पंक्तियों में महारत हासिल करने के लिए, पहले यह अध्ययन करें कि खराब पंक्तियाँ कैसी दिखती हैं। पेशेवर ईमेल लिखते समय बचने के लिए यहां कुछ नुकसानदायक लेकिन आम तौर पर अनदेखी की जाने वाली गलतियां हैं।
1. टाइपिंग इमोजी और अत्यधिक विराम चिह्न
इमोजी इतने आम हो गए हैं कि गैर-तकनीक-प्रेमी वयस्क भी दैनिक बातचीत में उनका उपयोग करते हैं। आखिरकार, पाठ के माध्यम से भावनाओं को व्यक्त करना मुश्किल है। अशाब्दिक संचार की बारीकियों का सटीक वर्णन करने के बजाय, आपको डिजिटल छवियों पर क्लिक करना आसान लगेगा। अधिक व्यक्तिगत अनुभव के लिए, आप भी कर सकते हैं ऐप्स का उपयोग करके अनुकूलित इमोजी बनाएं.
इमोटिकॉन्स की सुविधा के बावजूद, आपको उन्हें काम के ईमेल में इस्तेमाल नहीं करना चाहिए। वे अव्यवसायिक दिखते हैं। कुछ पाठक आपको कष्टप्रद विपणक से भी जोड़ सकते हैं जो बड़े पैमाने पर इमोजी के साथ ईमेल शुरू करते हैं।
अत्यधिक विराम चिह्नों पर भी यही नियम लागू होता है। जबकि एकाधिक विस्मयादिबोधक चिह्न और अवधि बढ़ी हुई भावनाओं को दर्शाते हैं, वे कभी-कभी स्पैमी के रूप में सामने आते हैं। केवल करीबी दोस्तों और साथियों के साथ उनका इस्तेमाल करें। अन्यथा, आप "!!!" का अत्यधिक उपयोग करने वाले छायादार विपणक की तरह दिखने का जोखिम उठाएंगे। नकली तात्कालिकता पैदा करने के लिए।
2. सेल्स-वाई भाषा का उपयोग करना
आक्रामक ईमेल रणनीति शायद ही अब काम करती है। संदेश के आशय की परवाह किए बिना प्राप्तकर्ता स्वचालित रूप से बिक्री-वाई परिचय के साथ ईमेल बंद कर देते हैं। एक बार जब वे कर लेते हैं, तो वे उन्हें फिर से नहीं खोलते हैं। कुछ लोग प्रेषक को पूरी तरह से ब्लॉक भी कर देंगे यदि वे उन्हें व्यक्तिगत स्तर पर नहीं जानते हैं।
एक ही उपचार प्राप्त करने से बचने के लिए:
- पुशी ईमेल ओपनिंग लाइन्स को ड्रॉप करें।
- CTA पिच करने के बजाय अपने व्यक्तिगत ब्रांड को हाइलाइट करने के लिए पहले कुछ वाक्यों का उपयोग करें।
- किसी और चीज से पहले पाठक का विश्वास हासिल करें। चाहे आप अपने नियोक्ता से वेतन वृद्धि चाहते हैं या गर्मजोशी के साथ नियुक्ति चाहते हैं, आपको पहले खुद को एक विश्वसनीय व्यक्ति के रूप में स्थापित करना होगा।
3. परिचय के साथ बहुत लंबा लेना
विडंबना यह है कि जब लोग शब्दों के लिए खो जाते हैं तो लोग अधिक व्याख्या करते हैं। वे पाठकों को संबद्ध अभी तक गैर-जरूरी तत्वों की ओर घुमाकर और मोड़कर अनिश्चितता की भरपाई करते हैं। यह एक स्वाभाविक प्रतिक्रिया है। यदि आप लापरवाह हैं, तो आप अपने संदेश के मूल तक पहुँचने से पहले खुद को कई पैराग्राफ टाइप करते हुए पा सकते हैं।
हालांकि सहायक प्रतीत होता है, अधिक-से-अधिक पाठकों को रोकता है। डिजिटल मूल निवासियों के पास आमतौर पर कम ध्यान देने की अवधि होती है - यदि यह एक लंबे, थकाऊ परिचय के साथ शुरू होता है तो वे आपके संदेश को मौका नहीं देंगे। अपना उद्घाटन सीधा रखें। अपनी साख का उल्लेख करें, साझा करें कि आप उन तक क्यों पहुंच रहे हैं, फिर एक दर्द बिंदु के साथ उनकी जिज्ञासा को शांत करें।
याद करना: परिचय को आपके संदेश का रंग सेट करना चाहिए, उसे सारांशित नहीं करना चाहिए। एक जानकारीपूर्ण, ध्यान आकर्षित करने वाला परिचय लिखने का प्रयास करें जो संदर्भ प्रदान करता है और पाठकों को संलग्न करने के लिए प्रेरित करता है। इसके अलावा, अपने आप को दो या तीन वाक्यों तक सीमित रखें।
4. पेश है बहुत ज्यादा शब्दजाल
शब्दजाल विशिष्ट समुदायों के भीतर उपयोग किए जाने वाले तकनीकी शब्दों को संदर्भित करता है। वे जल्दी से जटिल अवधारणाओं को व्यक्त करते हैं जिन्हें अन्यथा लंबी, अनावश्यक व्याख्याओं की आवश्यकता होती है। इन शब्दों का कोई पर्यायवाची नहीं है। साथी पेशेवरों के साथ उद्योग-विशिष्ट मामलों पर चर्चा करते समय आप उन पर सबसे अधिक भरोसा करेंगे।
अलबत्ता आवश्यक, शब्दजाल बहिष्करण भी महसूस करते हैं। आपको लापरवाही से यह नहीं मान लेना चाहिए कि प्राप्तकर्ता जटिल, तकनीकी विचारों को समझेंगे। अन्यथा, आप उन्हें डरा सकते हैं। ईमेल हमेशा सामान्य वाक्यांशों और संक्षिप्त भाषा के साथ शुरू करें। शब्दजाल का उपयोग केवल तभी करें जब आपने अपना परिचय दे दिया हो और संदेश का इरादा स्थापित कर लिया हो।
प्रो टिप: उद्योग से बाहर के लोगों को लिखते समय तकनीकी शब्दों और शब्दजाल से बचें। यदि आपको अत्यधिक जटिल मामलों के बारे में विस्तार से बताना है, प्रासंगिक संसाधनों को बड़े फ़ाइल अटैचमेंट के रूप में अपलोड करें बजाय।
5. परिचित से अधिक अभिनय
कार्यस्थल संचार के लिए हमेशा एक दोस्ताना, हंसमुख आचरण की आवश्यकता नहीं होती है। यदि संदर्भ से बाहर ले जाया जाता है तो व्यक्तिगत कहानियाँ, भराव वाक्यांश, और फ़्लफ़ आपकी शुरुआती पंक्ति को उलझा देंगे। अपने परिचय के लहज़े को सेट करने से पहले, प्राप्तकर्ता के साथ अपनी निकटता के स्तर पर विचार करें। उनकी पेशेवर सीमाओं का सम्मान करें।
सतही, औपचारिक शब्द अवैयक्तिक लगते हैं, लेकिन एक नुकीला, अनुचित रवैया आक्रामक हो सकता है। अत्यधिक परिचित अभिनय किए बिना व्यक्तित्व बनो। और यदि आप अपने दृष्टिकोण के बारे में अनिश्चित हैं, तो इसे सुरक्षित रखें और औपचारिक स्वर की ओर झुकें। ऐसे वाक्यांशों से बचें जिनका गलत अर्थ निकाला जा सकता है। एक बार कम औपचारिक रवैया अपनाएं जब दूसरा पक्ष आपसे गर्म हो जाए।
6. चुटकुलों और पंचलाइनों के इर्द-गिर्द फेंकना
कई विपणक विनोदी ईमेल परिचय की शपथ लेते हैं। वे दावा करते हैं कि मजाकिया टिप्पणियाँ संबंध बनाती हैं और पाठक का ध्यान खींचती हैं। मजेदार परिचय आपके ईमेल को अधिक आकर्षक बना सकते हैं, लेकिन जोखिम लाभ से अधिक हैं। चुटकुलों को ईमेल के माध्यम से व्यक्त करना कठिन है।
यदि आप गलत स्वर, वाक्यांश और संदर्भ का उपयोग करते हैं, तो यहां तक कि एक हल्का-फुल्का वाक्य भी आपत्तिजनक अपमान में बदल सकता है। केवल उन सहकर्मियों के साथ आकस्मिक बातचीत में चुटकुलों का उपयोग करने पर विचार करें जिन्हें आप व्यक्तिगत स्तर पर जानते हैं। अन्यथा, अपने काम के ईमेल को पेशेवर रखें।
7. असामान्य प्रारूपों के बाद
अधिकांश ईमेल प्रदाता वर्ड प्रोसेसर में पाए जाने वाले समान फ़ॉन्ट शैलियों, आकारों और रंगों को समायोजित करते हैं। आप से नए डाउनलोड भी कर सकते हैं मुफ्त फ़ॉन्ट वेबसाइटें. हालांकि फोंट रचनात्मकता व्यक्त करते हैं, पेशेवर संदेशों में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले फोंट को ध्यान से चुनें। हर कोई असामान्य स्वरूपों की सराहना नहीं करता है।
इसे सुरक्षित रखने के लिए, कार्य ईमेल लिखते समय डिफ़ॉल्ट शैली का उपयोग करें। अपमानजनक डिजाइन न केवल अव्यवसायिक हैं, बल्कि वे पठनीयता से भी समझौता करते हैं। उदाहरण के लिए, सफेद पृष्ठभूमि हल्के रंगों को धो देती है, जबकि बड़े फ़ॉन्ट आकार पाठकों को छोटे पाठ से विचलित कर देते हैं।
रचनात्मकता व्यक्त करने के और भी पेशेवर तरीके हैं। फोंट के साथ खेलने के बजाय, अपनी प्रतिभा का प्रदर्शन करें स्क्रैच से वेबसाइट बनाना, प्रासंगिक एसेट अपलोड करना, या एक लेखन पोर्टफोलियो बनाना.
8. आक्रामक चेतावनियां बनाना
उपरोक्त छवि में विपणक जैसे विपणक अपने ईमेल एक निर्धारित समय सीमा के साथ शुरू करते हैं। हालांकि ध्यान आकर्षित करने वाला, यह कष्टप्रद भी है। यहां तक कि वाणिज्यिक बैंक और उधारदाता भी कारोबार शुरू करने से पहले अपना परिचय देते हैं। यदि आपका संदेश आक्रामक चेतावनी के साथ खुलता है, तो पाठक इसे स्पैम के रूप में खारिज कर देंगे।
अत्यावश्यकता उत्पन्न करने के अन्य तरीकों का अन्वेषण करें। समय सीमा के साथ आगे बढ़ने के बजाय, जो शायद ही कभी खरीदारी को प्रभावित करते हैं, अपने सीमित समय के प्रस्ताव के मूल्य पर जोर दें। संभावनाएं आक्रामक दृष्टिकोणों के लिए अच्छी प्रतिक्रिया नहीं देती हैं।
लेकिन अगर आप अपनी शुरुआती लाइन में समय सीमा जोड़ने से बच सकते हैं, तो कृपया ऐसा करें। अत्यावश्यकता पैदा करने से पहले मूल्य प्रदान करें। अपने प्रस्ताव को समझाए बिना किसी सौदे को पूरा करना आपको धक्का देने वाला और हताश कर देगा। अपने सीटीए को आखिर के लिए सेव करें।
एक मजबूत, पेशेवर शुरुआत के साथ ईमेल शुरू करें
"परफेक्ट" ओपनिंग लाइन मौजूद नहीं है। टेम्प्लेट पर निर्भर रहने के बजाय, अद्वितीय परिचय बनाएं जो आपके संदेश के इरादे से संरेखित हों और प्राप्तकर्ता के साथ प्रतिध्वनित हों। याद रखें: सामान्य, अधिक उपयोग किए गए इंट्रो कभी परिणाम नहीं देते हैं।
जबकि आपकी शुरुआती लाइन आपके ईमेल के लिए टोन सेट करती है, अपना सारा समय उस पर खर्च न करें। कार्य ईमेल में कई भाग होते हैं। आपको अन्य लापरवाह गलतियों के लिए अपने मसौदे की जांच करनी चाहिए, उदाहरण के लिए, खाली विषय पंक्तियां, व्याकरण संबंधी त्रुटियां, और अनुपलब्ध फ़ाइल संलग्नक।
