यदि आप बार-बार एक ही ईमेल भेजते हैं और एक ही संदेश को बार-बार टाइप करके थक चुके हैं, तो आपको यह जानकर खुशी होगी कि इसमें आपकी मदद करने के लिए एक आउटलुक टूल है: ईमेल टेम्प्लेट। समय और प्रयास बचाने के लिए आप एक क्लिक के साथ इन संदेशों का पुन: उपयोग कर सकते हैं।
वे आउटलुक वेब या डेस्कटॉप ऐप पर भी जल्दी और आसानी से बन जाते हैं। तो, चलिए देखते हैं कि ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाएं और इसे अपने दैनिक पत्राचार के लिए कैसे उपयोग करें।
आउटलुक ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाएं
जब तक आप माइक्रोसॉफ्ट के मूल टेम्पलेट्स का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, आपको एक कस्टम टेम्पलेट बनाना होगा जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं।
आउटलुक वेब ऐप में एक ईमेल टेम्पलेट बनाना
ईमेल टेम्प्लेट इनमें से एक हो सकते हैं उन्नत माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक युक्तियाँ, लेकिन में एक बना रहा है आउटलुक वेब ऐप वास्तव में अपेक्षाकृत आसान है।
वेब ऐप पर एक ईमेल टेम्प्लेट बनाएं, अगर आपने पहले से साइट पर लॉग इन नहीं किया है तो आपको पहले लॉग इन करना होगा। फिर, का चयन करें
नया मेल स्क्रीन के ऊपरी-बाएँ कोने में बटन।के आगे तीन हॉरिजॉन्टल डॉट्स पर क्लिक करें भेजना और खारिज करना नए ईमेल संपादक बॉक्स के नीचे स्थित बटन। चुनना मेरे टेम्पलेट्स ड्रॉप-डाउन मेनू से।
स्क्रीन के दाईं ओर पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट की एक सूची दिखाई देगी। यहां पर क्लिक करें + टेम्पलेट. अपने टेम्प्लेट के लिए एक शीर्षक दर्ज करें, फिर अपना संदेश टाइप करें। एक बार हो जाने के बाद, चयन करें बचाना.
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप पर एक ईमेल टेम्प्लेट बनाना
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में ईमेल टेम्प्लेट बनाना वेब ऐप की तुलना में कम सीधा है। यहाँ आपको एक बनाने के लिए क्या करना है:
- अपने कंप्यूटर पर आउटलुक ऐप लॉन्च करें।
- का चयन करें नया ईमेल ऊपरी-बाएँ कोने में बटन।
- नई विंडो में, अपना ईमेल सामान्य रूप से लिखें लेकिन प्राप्तकर्ताओं के बिना (प्रति, प्रतिलिपि और गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड में कोई ईमेल पता नहीं)। आप विषय भी जोड़ सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है।
- एक बार आपका ईमेल तैयार हो जाने के बाद, चुनें फ़ाइल रिबन के शीर्ष पर टैब।
- पर क्लिक करें के रूप रक्षित करें.
- में अपने टेम्पलेट के लिए एक शीर्षक दर्ज करें फ़ाइल का नाम मैदान।
- में टाइप के रुप में सहेजें, चुनना आउटलुक टेम्पलेट ड्रॉप-डाउन मेनू से।
- मार बचाना.
- मूल ईमेल को बंद करें और त्यागें।
आउटलुक ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग कैसे करें
एक बार जब आप अपने लिए आवश्यक टेम्प्लेट बना लेते हैं, तो उन्हें अपने ईमेल में जोड़ना आसान हो जाता है। ऐसे:
आउटलुक वेब ऐप पर ईमेल टेम्प्लेट सम्मिलित करना
आप अपने ईमेल टेम्प्लेट को वेब ऐप पर आसानी से पा सकते हैं। साइट पर जाएं और एक नया ईमेल बनाएं या किसी एक का जवाब दें। यदि Microsoft की ईमेल सेवा आपके वेब ब्राउज़र पर लोड नहीं हो रही है, तो कुछ देखें आसान समाधान यदि आउटलुक गूगल क्रोम पर लोड नहीं हो रहा है.
एक बार लॉग इन करने के बाद, नीचे तीन क्षैतिज डॉट्स पर क्लिक करें और चुनें मेरे टेम्पलेट्स. टेम्प्लेट की सूची से, उस पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और यह स्वचालित रूप से उत्तर के रूप में दिखाई देगा। आप अभी भी संदेश को अपनी इच्छानुसार संपादित कर सकते हैं, और यदि आप एक नया ईमेल लिख रहे हैं, तो विषय पंक्ति और प्राप्तकर्ता भी जोड़ें।
जब आप कर लें, तो दबाएं भेजना प्राप्तकर्ता को अपना ईमेल प्राप्त करने के लिए।
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप पर ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करना
आउटलुक वेब ऐप के विपरीत, डेस्कटॉप ऐप में आपके कस्टम ईमेल टेम्प्लेट तक पहुंचने का कोई स्पष्ट तरीका नहीं है। ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए ये चरण हैं:
- अपना डेस्कटॉप ऐप खोलें।
- ऊपरी-बाएँ कोने में, चयन करें नए आइटम > अधिक आइटम > फॉर्म चुनें.
- में यहां देखो ड्रॉप-डाउन मेनू, चुनें फ़ाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट्स.
- अपनी पसंद का टेम्प्लेट चुनें।
- पर क्लिक करें खुला बटन।
- संदेश को आवश्यकतानुसार संपादित करें।
- अपने प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें।
- एक बार हो जाने पर, पर क्लिक करें भेजना बटन।
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करते समय आपको एक सीमा को ध्यान में रखना होगा। आप उनका उपयोग केवल एक नया ईमेल बनाते समय कर सकते हैं, किसी का जवाब देते समय नहीं।
आउटलुक टेम्प्लेट की शक्ति को अपनाएं
आउटलुक में ईमेल टेम्प्लेट के साथ, आप ईमेल लिखने और फिर से लिखने की थकाऊ प्रक्रिया को अलविदा कह सकते हैं और बढ़ी हुई उत्पादकता और अधिक काम के लिए नमस्ते कह सकते हैं। हालाँकि आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी दोहराए जाने वाले संदेशों के लिए एक ईमेल टेम्प्लेट बनाने में कुछ समय लग सकता है, फिर भी आप लंबे समय में बहुत समय बचा पाएंगे।
