आइए इसका सामना करें: अधिकांश कार्य बैठकें उतनी उत्पादक और प्रभावी नहीं होती हैं जितनी उन्हें होनी चाहिए। एक टीम लीडर के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि बैठकें सभी के लिए सुखद हों—आपके सहकर्मियों से लेकर आपके ग्राहकों तक। उबाऊ बैठकों में सुधार करने के लिए, मुद्दों को समझना महत्वपूर्ण है, और परिचारकों से प्रतिक्रिया एकत्र करना शायद सबसे अच्छा विकल्प है।
हालाँकि, यदि आप लगातार बैठकें करते हैं या कई प्रतिभागी हैं, तो प्रतिक्रिया एकत्र करना, ट्रैक करना और विश्लेषण करना मुश्किल हो सकता है। लेकिन जिन ऑनलाइन टूल के बारे में हम नीचे चर्चा कर रहे हैं, वे मीटिंग फीडबैक को परेशानी मुक्त इकट्ठा करने में आपकी मदद कर सकते हैं।
मेरी मीटिंग को रेट करें "समावेशी, ईमानदार प्रतिक्रिया संस्कृति" बनाने में आपकी सहायता करने का प्रयास करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि परिचारक अपनी ईमानदार प्रतिक्रिया साझा करते हैं, यह एक अनाम मोड का समर्थन करता है।
मेरी मीटिंग को रेट करें एक नज़र में आपकी मीटिंग की प्रभावशीलता का विश्लेषण करने के लिए मीटिंग अंतर्दृष्टि और प्रवृत्ति विश्लेषण प्रदान करता है। अपनी मीटिंग में लेबल जोड़कर, आप बेहतर विश्लेषण के लिए समान प्रकार की मीटिंग (उदाहरण के लिए, क्लाइंट, सहकर्मियों, आदि के साथ मीटिंग) को एक साथ समूहित कर सकते हैं।
जल्दी से आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए टूल ने सैकड़ों सामान्य प्रतिक्रिया प्रश्न एकत्र किए हैं। आप मीटिंग थीम का चयन कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से प्रश्नों की अनुशंसा करता है। एकीकरण के अलावा, ऑटो-शेड्यूलिंग और ऑटो-आमंत्रण सुविधाएं आपके वर्कफ़्लो को सरल बनाती हैं।
रेट माई मीटिंग की तीन योजनाएँ हैं, जिनमें एक मुफ़्त भी शामिल है। प्रो और टीम्स खाते की लागत क्रमशः $ 5 और $ 10 प्रति माह है, जो कई अतिरिक्त सुविधाओं की पेशकश करती है।
RateTheMeeting, सर्वेस्पैरो का एक उपकरण है, जो एक लोकप्रिय और सर्वेक्षण और चुनाव बनाने के लिए शक्तिशाली उपकरण. यह टूल आपको साधारण फ़ॉर्म या सर्वेक्षण बनाने देता है, जिसमें अटेंडेंट को मीटिंग्स को दस में से रेट करने के लिए कहा जाता है।
एक बार जब आप प्रतिक्रिया प्राप्त कर लेते हैं, तो आप उनका विश्लेषण करते हैं और सुधार के अवसर पाते हैं। यह टूल Google कैलेंडर के साथ बिना किसी परेशानी के सिंक करता है। प्रारंभिक सेटअप के बाद, RateTheMeeting प्रत्येक मीटिंग के बाद सभी अटेंडेंट को सर्वेक्षण ईमेल स्वचालित रूप से करता है, इसलिए आपको हर बार प्रतिक्रिया के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
निर्णय एक मीटिंग प्रबंधन ऐप है जिसे Microsoft Teams के लिए डिज़ाइन किया गया है। ऑनलाइन मीटिंग टूल का इसका सूट आपको प्रभावी मीटिंग चलाने में मदद कर सकता है। टीम मीटिंग चैट में, आप उत्तरदाताओं से मीटिंग फीडबैक के लिए बस पूछ सकते हैं।
बैठकें कितनी प्रभावी हैं, इसके आधार पर प्रतिभागी एक से पांच स्टार तक की रेटिंग दे सकते हैं। यह टूल अनाम फ़ीडबैक के विकल्प का समर्थन करता है।
मीटिंग फीडबैक स्कोर के अलावा, डिसीजन के अन्य टूल, जैसे स्ट्रक्चर्ड एजेंडा, आपको उत्पादक मीटिंग आयोजित करने में मदद कर सकते हैं। छोटी टीमों (25 सदस्यों तक) के लिए निर्णयों की कीमत $9.90 है। इसके अलावा, आपको एक उद्धरण का अनुरोध करना होगा। यह 14-दिवसीय परीक्षण प्रदान करता है।
यदि आपको टीम फीडबैक एकत्र करने के लिए एक सरल, परेशानी मुक्त टूल की आवश्यकता है, तो मूरेड एक आदर्श विकल्प है। मूल रूप से, यह एक है टीम के सदस्यों के लिए गुमनाम रूप से अपने विचार साझा करने का टूल. तो आप इसका उपयोग विचार-मंथन के लिए, मीटिंग के दौरान, और मीटिंग फीडबैक के लिए कर सकते हैं।
टीम के साथियों से अपनी प्रतिक्रिया साझा करने के लिए कहने के लिए बस एक बोर्ड बनाएं। जैसे ही आप प्रतिक्रियाएँ प्राप्त करते हैं, आप उन्हें श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं। दुर्भाग्य से, टूल अंकीय या स्टार रेटिंग विकल्प प्रदान नहीं करता है, इसलिए यह औसत स्कोर प्रदान नहीं कर सकता है।
याद रखें, प्रतिक्रियाएँ सभी प्रतिभागियों को दिखाई देती हैं, लेकिन आप उन्हें हटा सकते हैं। साइन अप किए बिना भी यह पूरी तरह से मुफ़्त है। यह सरल टूल छोटी टीमों या उन प्रबंधकों के लिए अच्छा काम कर सकता है जो अधिक वर्णनात्मक प्रतिक्रिया पसंद करते हैं।
हाइपरकॉन्टेक्स्ट प्रबंधकों के लिए अपनी टीम की बैठकों और मनोबल को सुधारने का एक उपकरण है। इसमें बेहतर एजेंडा, नोट्स और बातचीत शुरू करने जैसी कई विशेषताएं हैं। इनमें मीटिंग फीडबैक इकट्ठा करने का विकल्प है।
मीटिंग के बाद, आप एक त्वरित सर्वेक्षण भेज सकते हैं जिसमें सभी प्रतिभागियों को तीन विकल्पों का उपयोग करके मीटिंग को रेट करने के लिए कहा जा सकता है। यह Google कैलेंडर के साथ एकीकृत होता है, इसलिए आप यहां अपनी कैलेंडर मीटिंग देख सकते हैं। हाइपरकॉन्टेक्स्ट में एक मुफ़्त और दो सशुल्क प्लान हैं। हालांकि मुफ्त कर्मचारी प्रतिक्रिया का समर्थन करता है, अन्य दो के पास पेशकश करने के लिए बहुत कुछ है। उनकी लागत $ 5.60 और $ 8.80 प्रति व्यक्ति मासिक है।
द कोऑपरेशन कंपनी द्वारा बनाया गया, द मीटिंग इवैल्यूएशन टूल एक साधारण फीडबैक टूल है। बस मूल विवरण दर्ज करें और फॉर्म भरने की समय सीमा निर्धारित करें। टूल एक लिंक और एक क्यूआर कोड साझा करता है जिसका उपयोग उपस्थित लोग फीडबैक सर्वेक्षण तक पहुंचने के लिए कर सकते हैं। फीडबैक सर्वेक्षण में दो प्रश्न हैं।
पहला प्रतिभागियों से इमोटिकॉन्स के माध्यम से बैठक का मूल्यांकन करने के लिए कहता है, और दूसरा भविष्य की बैठकों के लिए सुझाव मांगता है। समय सीमा समाप्त होने के बाद, आपको एक पीडीएफ फाइल वाला एक ईमेल प्राप्त होगा जिसमें सभी प्रतिक्रियाएं होंगी। यदि आप एक आसान सेटअप के साथ एक साधारण टूल की तलाश में हैं, तो यह निश्चित रूप से एक अच्छा विकल्प है।
हाइपरकॉन्टेक्स्ट की तरह, फेलो एक मीटिंग मैनेजमेंट टूल है जिसका उद्देश्य आपकी मीटिंग्स को अधिक उत्पादक बनाना है। उस अंत तक, इसमें निश्चित रूप से मीटिंग फीडबैक एकत्र करने के विकल्प के साथ कई विशेषताएं हैं। फेलो आपको न केवल बैठकों, बल्कि प्रदर्शन और परियोजनाओं पर भी प्रतिक्रिया प्राप्त करने देता है। आपके सहकर्मी वेब टूल और स्लैक दोनों के माध्यम से अपनी प्रतिक्रिया भेज सकते हैं।
फ़ेलो के पास अलग-अलग उपयोग के मामलों के लिए कई टेम्प्लेट हैं जो आपको जल्दी से फीडबैक फॉर्म बनाने में मदद करते हैं। यह अनाम प्रतिक्रियाओं और प्रतिक्रिया ट्रैकिंग का समर्थन करता है। हालांकि फेलो के पास एक मुफ्त योजना है, फीडबैक एकत्र करने के लिए व्यवसाय या उद्यम खाते में अपग्रेड करना आवश्यक है। मूल्य निर्धारण के लिए, आपको एक उद्धरण का अनुरोध करना होगा।
आइए Google फ़ॉर्म को नज़रअंदाज़ न करें। टीम मीटिंग फीडबैक एकत्र करने के लिए यह सरल लेकिन मजबूत टूल उत्कृष्ट हो सकता है। Google फ़ॉर्म का उपयोग करके, आप रेटिंग और वर्णनात्मक दोनों सहित कई प्रकार के प्रश्न जोड़ सकते हैं। प्रतिक्रियाओं को देखने के लिए, चार्ट, स्प्रेडशीट और सामूहिक उत्तर जैसे विभिन्न तरीके हैं।
इसके अलावा, आप Google फ़ॉर्म का उपयोग करके गुमनाम रूप से प्रतिक्रियाएँ एकत्र कर सकते हैं। चूंकि अधिकांश लोग पहले ही इसका उपयोग कर चुके हैं, इसलिए आपके या आपकी टीम के लिए कोई सीखने की अवस्था नहीं होगी। सबसे बढ़कर, यह मुफ़्त है। फीडबैक के अलावा, कई अन्य हैं कार्यस्थल पर Google फ़ॉर्म का उपयोग करने के रचनात्मक तरीके.
9. ईमेल
यदि उपरोक्त में से कोई भी आपके लिए काम नहीं करता है, तो आप बस अपनी टीम के सदस्यों या ग्राहकों को ईमेल भेज सकते हैं, उनसे पूछ सकते हैं कि बैठक कैसे हुई।
यदि आप मीटिंग फीडबैक रिकॉर्ड करना, ट्रैक करना और विश्लेषण करना चाहते हैं तो यह निश्चित रूप से एक विकल्प नहीं है। हालाँकि, उन लोगों के लिए जो कभी-कभार मीटिंग करते हैं और फीडबैक टूल सेट करने की परेशानी से बचना चाहते हैं, यह भी एक बुरा विकल्प नहीं है।
अपनी बैठकों को उत्पादक बनाएं
यदि आप अपनी बैठकों को अधिक उत्पादक बनाना चाहते हैं, तो पहला कदम प्रतिभागियों से प्रतिक्रिया मांगना और उनकी समस्याओं को समझना होना चाहिए।
ऊपर बताए गए टूल बिना ज़्यादा समय या परेशानी के मीटिंग फीडबैक इकट्ठा करने में आपकी मदद कर सकते हैं। उनमें से कुछ सरल, स्टैंडअलोन उपकरण हैं, जबकि अन्य पूर्ण रूप से मीटिंग प्रबंधन सॉफ़्टवेयर हैं। किसी भी तरह से, वे सभी आपके अंतिम लक्ष्य की ओर आपकी मदद करेंगे: उत्पादक, सुखद बैठकें।
