दूरस्थ कार्य के युग में आसान सहयोग का अत्यधिक महत्व है। शुक्र है, Google के पास कई साझाकरण विकल्प हैं जो एक से अधिक उपयोगकर्ताओं को एक ही प्रोजेक्ट पर काम करने की अनुमति देते हैं। यह जानना कि किसी फ़ाइल में परिवर्तन किसने किया और कब प्रभावी स्प्रैडशीट प्रबंधन के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है।
शुक्र है, Google पत्रक में दो विशेषताएं हैं जो आपको अपनी स्प्रैडशीट में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति देती हैं। पहला Google पत्रक सूचनाएं हैं, जबकि दूसरा संस्करण इतिहास है। इस लेख में, हम इन आवश्यक कार्यों का विवरण देंगे, दिखाएंगे कि आप उन्हें कैसे सक्रिय कर सकते हैं, और कवर करेंगे कि वे आपकी स्प्रैडशीट के लिए क्यों महत्वपूर्ण हो सकते हैं।
Google पत्रक में ईमेल सूचनाओं का उपयोग क्यों करें?
एक बड़ी शीट पर काम करते समय जहां कई कर्मचारी स्प्रेडशीट में बदलाव कर रहे हैं, यह जानना चुनौतीपूर्ण हो सकता है कि प्रत्येक सहयोगी द्वारा क्या परिवर्तन किए गए हैं। यह जानना बहुत बेहतर है कि किसने विशेष रूप से परियोजना के नेताओं के लिए विशेष परिवर्तन किया है।
हम यह देखने के लिए संस्करण इतिहास का उपयोग करके जांच कर सकते हैं कि परिवर्तन किसने किया है। लेकिन, कई उदाहरण होने पर संस्करण इतिहास के माध्यम से स्कैन करना कठिन हो सकता है। इसके बजाय, आप Google पत्रक सूचनाओं का उपयोग कर सकते हैं। इस तरह, पत्रक आपको ईमेल के माध्यम से सूचित करेगा।
यदि आप यात्रा पर हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी मोबाइल ईमेल सूचनाएं काम कर रही हैं, ताकि आप कुछ भी न चूकें।
Google पत्रक में ईमेल सूचनाएं कैसे सक्षम करें
ईमेल सूचनाओं को चालू करने में केवल कुछ मिनट लगते हैं, और एक बार ऐसा करने के बाद, यह तब तक सक्रिय रहेगा जब तक आप सेटिंग में और परिवर्तन नहीं करते। सूचनाएं चालू करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपनी स्प्रैडशीट खोलें, जिस पर आप ईमेल सूचनाओं को सक्षम करना चाहते हैं।
- प्रेस औजार आपकी स्प्रैडशीट के शीर्ष पर। एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा।
- प्रेस अधिसूचना नियम, जो स्क्रीन के बीच में एक नई विंडो खोलता है।
- आप यहां नियम निर्धारित कर सकते हैं। यदि आप पहले खंड से कोई विकल्प चुनते हैं, तो आपको यह चुनना होगा कि आप कब सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं। या तो चुनें: कोई भी परिवर्तन किया जाता है, या एक उपयोगकर्ता एक फॉर्म जमा करता है.
- दूसरे खंड में, आप चुन सकते हैं ईमेल - डेली डाइजेस्ट या ईमेल - तुरंत।
- प्रेस बचाना जब आपने अपनी पसंदीदा सेटिंग चुन ली हो,
हम लेख में थोड़ा और विस्तार से प्रत्येक सेटिंग का वर्णन करेंगे।
Google पत्रक में अधिसूचना नियम कैसे जोड़ें और हटाएं
यदि आप अधिक नियम जोड़ना चाहते हैं, मौजूदा नियमों को संपादित करना चाहते हैं, या उन्हें हटाना चाहते हैं, तो यहां जाएं अधिसूचना नियम विकल्प सेट करें पर क्लिक करके औजार तथा अधिसूचना नियम.
यदि आपके पास पहले से ही एक मौजूदा अधिसूचना नियम है, तो यह सूची में दिखाई देगा। आप क्लिक कर सकते हैं मिटाना या संपादन करना, या दबाएं एक और अधिसूचना नियम जोड़ें एक नया बनाने के लिए। परिवर्तन करने के बाद, क्लिक करें पूर्ण उन्हें बचाने के लिए।
अधिसूचना नियमों में विकल्पों को समझना
अधिसूचना नियमों में दो खंड हैं: पहला मुझे इस पर सूचित करें और दूसरा मुझे इसके साथ सूचित करें।
1. मुझे [आपका ईमेल] पर सूचित करें जब…
- कोई भी परिवर्तन किया जाता है: जब आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो आपके द्वारा स्प्रैडशीट में किए गए सभी परिवर्तनों को लॉग किया जाता है और उपयोगकर्ता को ईमेल द्वारा, तुरंत, या दैनिक पठनीय डाइजेस्ट में सूचित किया जाता है।
- उपयोगकर्ता एक फॉर्म जमा करता है: जब भी कोई फ़ॉर्म सबमिट करेगा तो इस विकल्प को चुनने से आप सतर्क हो जाएंगे। Google फ़ॉर्म आपको अपने फ़ॉर्म को अपनी स्प्रैडशीट से लिंक करने की अनुमति देता है। यह एक सर्वेक्षण से लेकर विश्वविद्यालय के आवेदन पत्र तक कुछ भी हो सकता है।
2. मुझे इसके साथ सूचित करें…
- ईमेल - डेली डाइजेस्ट: जब भी यह विकल्प चुना जाता है, दिन समाप्त होने पर या निश्चित समय पर उपयोगकर्ता परिवर्तनों की एक सूची आ जाएगी। यदि आप इस विकल्प का चयन करते हैं, तो आपको सूचनाएँ बनाए जाने के तुरंत बाद के बजाय बाद में प्राप्त होंगी। यह उन व्यक्तियों को लाभान्वित करता है जो परिवर्तनों के बारे में तुरंत सूचित होना पसंद नहीं करते हैं। यह एक बड़ी कंपनी के लिए काम करने वालों के लिए भी आदर्श है, जहां वे जिस स्प्रेडशीट पर काम कर रहे हैं, वह आपके इनबॉक्स को सूचनाओं से भरने से बचने के लिए लगातार बदल रही है। सुनिश्चित करें कि आपने आगमन का समय अपने से बाहर निर्धारित किया है ईमेल अवरोधन अवधि, अगर आपके पास एक है।
- ईमेल - तुरंत: जब आप यह विकल्प चुनते हैं, तो जब भी उनकी स्प्रैडशीट में कोई परिवर्तन होता है, तो आपको एक ईमेल प्राप्त होगा। यह उन लोगों के लिए आदर्श है जो संवेदनशील जानकारी से निपटते हैं और कुछ परिवर्तन होने पर एक ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं।
हम दो या तीन से अधिक सहयोगियों वाली शीट के लिए इस सेटिंग का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं करेंगे, ऐसा न हो कि आप पर लगातार सूचनाओं की बौछार हो जाए। यदि आपको इस पद्धति का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो यह एक अच्छा विचार हो सकता है एक जीमेल फ़ोल्डर सेट करें सभी सूचनाएं प्राप्त करने के लिए।
Google पत्रक संस्करण इतिहास का उपयोग क्यों करें?
यदि आप ईमेल के माध्यम से सूचनाएं नहीं चाहते हैं, तो आप Google पत्रक संस्करण इतिहास सुविधा का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अपनी स्प्रैडशीट में किए गए परिवर्तनों का ट्रैक रखें। Google पत्रक छोटे परिवर्तनों को भी सहेज लेगा यदि वे काफी दूर होते हैं, इसलिए आपको कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन गुम होने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
स्प्रैडशीट के स्वामी और स्प्रैडशीट में संपादन एक्सेस रखने वाले ही Google पत्रक में स्प्रेडशीट के संस्करण इतिहास को देख सकते हैं।
चूंकि परिवर्तन क्लाउड पर होते हैं, आप संस्करण इतिहास तक पहुंच सकते हैं और सटीक संस्करण ढूंढ सकते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं। यह सही है यदि आपकी टीम के किसी सदस्य (या आप) ने कोई त्रुटि की है और उसे पुराने संस्करण पर वापस जाने की आवश्यकता है। आप यह जानने के लिए परिवर्तनों को नाम भी दे सकते हैं कि आपको कौन सा संस्करण चाहिए।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास कैसे देखें
उपयोग करने के लिए Google पत्रक संस्करण इतिहास, सुनिश्चित करें कि शीट में परिवर्तन लॉग बनाने से पहले शीट में पर्याप्त परिवर्तन किए गए हैं। संस्करण इतिहास तक पहुंचने के लिए आपको जिन चरणों का पालन करना होगा, वे यहां दिए गए हैं:
- पर क्लिक करें फ़ाइल शीर्ष पट्टी में। यह एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाएगा।
- वहां, पर क्लिक करें संस्करण इतिहास.
- मेनू से संस्करण इतिहास देखें पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, आप का उपयोग कर सकते हैं Ctrl + Alt + Shift + H.
स्क्रीन के दाईं ओर एक साइडबार खुलेगा। वहां, आप पुराने संस्करणों के पास तीन लंबवत बिंदुओं पर क्लिक कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं इस संस्करण को पुनर्स्थापित करें. आप भी क्लिक कर सकते हैं इस संस्करण को नाम दें विशेष बचत को नाम देने के लिए। यदि आप एक नई स्प्रेडशीट इंस्टेंस बनाना चाहते हैं, तो पर क्लिक करें एक प्रतिलिपि बना लो.
जब आप स्प्रैडशीट की नई कॉपी बनाते हैं, तो वह नए सिरे से शुरू होगी और उसका नया संस्करण इतिहास होगा। यदि आप अभी भी नई स्प्रैडशीट में परिवर्तनों का ट्रैक रखना चाहते हैं, तो आप भविष्य में भ्रम से बचने के लिए पुराने को हटाना चाह सकते हैं।
ईमेल सूचनाओं और संस्करण इतिहास के बीच अंतर
Google पत्रक अधिसूचना आपको किसी भी समय उपयोगकर्ता द्वारा स्प्रैडशीट बदलने पर ईमेल प्राप्त करने की अनुमति देती है। संस्करण इतिहास का उपयोग करते समय, परिवर्तन केवल लॉग किए जाते हैं और उपयोगकर्ता को सक्रिय रूप से अधिसूचित नहीं किए जाते हैं।
बर्फ की चट्टान का कोना
ज्यादातर मामलों में, महत्वपूर्ण स्प्रैडशीट्स के लिए इन दोनों सुविधाओं का उपयोग करना एक अच्छा विचार है। हालांकि इस आलेख में चर्चा की गई दो विशेषताएं सहयोग के लिए बहुत अच्छी हैं, लेकिन वे उन सभी टूल का केवल एक छोटा सा हिस्सा हैं जिन्हें Google शीट्स को स्प्रैडशीट पर काम करने वाली टीमों की पेशकश करनी है।
सीखने के लिए अभी भी बहुत कुछ है, इसलिए इस शक्तिशाली कार्यक्रम की पेशकश की हर चीज को पढ़ते रहें।
