Google पत्रक कई सुविधाएँ प्रदान करता है जो अधिकांश प्रीमियम स्प्रेडशीट उपकरण प्रदान करते हैं, लेकिन मुफ्त में। उन सुविधाओं में से एक संस्करण इतिहास को देखने, संपादित करने और हटाने की क्षमता है।
Google शीट द्वारा प्रदान किए जाने वाले उपयोग में आसानी के कारण, एक्सेल जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने की तुलना में अधिक लोग Google के Office ऐप्स के सुइट को अपनाने के लिए आगे बढ़ रहे हैं। लेकिन, कभी-कभी, सुविधाएँ उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग की जाने वाली सुविधाओं से थोड़ी भिन्न हो सकती हैं। इस मार्गदर्शिका में Google पत्रक संस्करण इतिहास और वह सब कुछ शामिल होगा जो वह करने में सक्षम है।
संस्करण इतिहास का उपयोग क्यों करें?
जब कई कर्मचारी एक ही स्प्रेडशीट से निपटते हैं, तो कर्मचारियों के बीच गलत संचार के कारण गलतियाँ होना तय है। इन त्रुटियों के कारण वित्तीय जानकारी वाली संवेदनशील स्प्रैडशीट में व्यवधान उत्पन्न हो सकता है। जब ऐसा होता है, तो आपके पास ऐसे बैकअप होना बहुत फायदेमंद होता है, जिन पर आप वापस लौट सकते हैं।
हो सकता है कि आपने अपने काम में गलतियाँ भी की हों, लेकिन सही-सही पता नहीं लगा पाए कि क्या गलत हुआ। स्प्रैडशीट का पिछला संस्करण खोलने में सक्षम होना एक संपूर्ण जीवनरक्षक हो सकता है। यह महत्वपूर्ण हो सकता है यदि आप एक हैं
एकल उद्यमी Google पत्रक का उपयोग कर रहा है.Google पत्रक संस्करण इतिहास क्या है?
Google ने एक ऐसी सुविधा जोड़ी है जो किसी दस्तावेज़ में किए गए सभी परिवर्तनों को सहेजती है। यहां तक कि अल्पविराम जितना छोटा परिवर्तन भी प्रलेखित है, और यह सुविधा अनुप्रयोगों के Google सुइट में अधिकांश सेवाओं पर उपलब्ध है।
जैसा गूगल दस्तावेज़ और Google पत्रक क्लाउड-आधारित सेवाएं हैं, बैकअप लगभग तुरंत बनाए जाते हैं और इन्हें कभी भी एक्सेस किया जा सकता है, बशर्ते आपके पास इंटरनेट कनेक्शन हो।
केवल स्प्रैडशीट स्वामी ही इन परिवर्तनों को देख सकता है और वे लोग जिन्हें स्वामी संपादन एक्सेस देता है। स्प्रैडशीट तक केवल-देखने की पहुंच वाले लोग संस्करण इतिहास को देख या उसमें परिवर्तन नहीं कर सकते हैं। यह मुख्य रूप से एक गोपनीयता सुविधा है।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास सुविधा स्थानीय हार्डवेयर पर एक ही स्प्रैडशीट की एकाधिक प्रतियां बनाने की आवश्यकता को हटा देती है। आप केवल संस्करण इतिहास तक पहुंच सकते हैं और उस विशेष संस्करण को ढूंढ सकते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास कैसे देखें और संपादित करें
संस्करण इतिहास देखने या संपादित करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने इन परिवर्तनों का लॉग बनाने के लिए Google पत्रक के लिए पर्याप्त परिवर्तन किए हैं। आप नई स्प्रैडशीट पर संस्करण इतिहास नहीं देख पाएंगे. शुरू करने से पहले, अपनी स्प्रैडशीट लोड करें।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास की जांच करने के लिए आपको जिन चरणों का पालन करने की आवश्यकता है, वे यहां दिए गए हैं
- पर जाए फ़ाइल मेनू बार में।
- चुनना संस्करण इतिहास. इससे एक और सब-मेन्यू खुल जाएगा।
- वहां, पर क्लिक करें संस्करण इतिहास देखें. यह स्क्रीन के दाईं ओर एक साइडबार दिखाएगा जिसमें सभी स्प्रैडशीट संस्करणों वाली सूची होगी।
- संस्करण के नाम के आगे तीन बिंदुओं पर क्लिक करें।
- पुराने संस्करणों के लिए, पर क्लिक करें इस संस्करण को पुनर्स्थापित करें, और Google पत्रक स्प्रैडशीट के पुराने संस्करण के साथ पृष्ठ को पुनः लोड करेगा।
स्प्रैडशीट के वर्तमान संस्करण पर, आप स्प्रैडशीट का नाम बदल सकते हैं, या आप उसकी प्रतिलिपि बना सकते हैं. वर्तमान संस्करण के अलावा किसी अन्य संस्करण पर थ्री डॉट्स आइकन पर क्लिक करने पर, आपको इसे पुनर्स्थापित करने का विकल्प भी मिलेगा।
महत्वपूर्ण Google पत्रक संस्करणों का नाम कैसे दें
तारीखों को फ़ाइल नाम के रूप में देखना और जल्दी से भ्रमित करना बहुत मुश्किल हो सकता है, खासकर अगर शीट में प्रति दिन कई बदलाव किए जा रहे हों। तिथियों के बजाय, यदि आप किए गए परिवर्तनों के आधार पर शीट को नाम दे सकते हैं तो यह अधिक उपयोगी है।
मान लें कि एक शीट है जिसमें सभी परिवर्तन और सबसे अद्यतित संस्करण है। इसे "14 जून, 9:38 पूर्वाह्न" की तुलना में "फाइनल" नाम देना बेहतर होगा, है ना?
महत्वपूर्ण स्प्रैडशीट संस्करणों का नामकरण बाद में आपके लिए अत्यधिक फायदेमंद हो सकता है जब आपको संपादन के समुद्र के बीच एक विशिष्ट संस्करण खोजने की आवश्यकता होती है। वर्तमान संस्करण को नाम देने के लिए अनुसरण करने के चरण यहां दिए गए हैं:
- पर क्लिक करें फ़ाइल शीर्ष पट्टी में।
- चुनना संस्करण इतिहास.
- पर क्लिक करें नाम वर्तमान संस्करण.
यह स्क्रीन के बीच में एक नई विंडो खोलेगा, जिससे आप एक नाम सेट कर सकते हैं। एक बार हो जाने के बाद, पर क्लिक करें बचाना.
यदि आप किसी पुराने संस्करण का नाम बदलना चाहते हैं, तो पहले की तरह ही चरणों का पालन करें, लेकिन वर्तमान संस्करण का नाम चुनने के बजाय, पर क्लिक करें संस्करण इतिहास देखें. यह स्प्रैडशीट में किए गए परिवर्तनों की एक सूची दिखाएगा। वहां, उस संस्करण के नाम पर क्लिक करें जिसका आप नाम बदलना चाहते हैं और नाम टाइप करें। प्रेस प्रवेश करना आपके द्वारा किए जाने के बाद परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
Google पत्रक में संस्करण इतिहास कैसे हटाएं
वर्तमान में Google पत्रक संस्करण इतिहास में किसी विशिष्ट संस्करण को हटाने का कोई तरीका नहीं है। लेकिन, आप स्प्रैडशीट की एक प्रति बनाकर नए सिरे से शुरुआत कर सकते हैं। यह संस्करण इतिहास के सभी परिवर्तनों को मिटा देगा। केवल नवीनतम संस्करण सहेजा और कॉपी किया जाएगा।
ऐसा करने के लिए कदम सरल हैं, पर क्लिक करें फ़ाइल शीर्ष पट्टी में। यह एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाएगा। यहां, क्लिक करें एक प्रतिलिपि बना लो.
आपको नई स्प्रैडशीट के लिए नाम दर्ज करने के लिए प्रेरित किया जाएगा। नाम जोड़ने के बाद, स्प्रैडशीट का स्थान चुनें और चुनें कि क्या आप चाहते हैं कि स्प्रैडशीट उन्हीं लोगों के साथ साझा की जाए जिनके साथ इसे पहले साझा किया गया था। आप यह भी चुन सकते हैं कि आप टिप्पणियों की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं या नहीं। एक बार जब आप अपना वांछित विकल्प चुन लेते हैं, तो हरे पर क्लिक करें कॉपी बटन बनाएं.
Google पत्रक में संस्करण इतिहास के बारे में जानने योग्य बातें
यहां कुछ चीजें हैं जो आपको Google पत्रक में संस्करण इतिहास के बारे में जाननी चाहिए:
- संस्करण इतिहास एक अनंत मूल्य वापस जा सकता है। हालाँकि, पत्रक पुराने संस्करणों को मर्ज करके Google डिस्क स्थान को अनुकूलित करता है। यदि संग्रहण लगभग भर चुका है तो यह पहले के कुछ परिवर्तनों को भी हटा सकता है।
- यदि आप संस्करण इतिहास नहीं देख पा रहे हैं, तो शायद ऐसा इसलिए है क्योंकि आपके पास आवश्यक अनुमति नहीं है या यहां तक कि पूरी तरह से बंद भी है। आपको स्प्रैडशीट स्वामी से अपनी अनुमति को "देख सकते हैं" के बजाय "संपादित कर सकते हैं" में बदलने के लिए कहना होगा।
- संस्करण इतिहास तक उस व्यक्ति द्वारा पहुँचा जा सकता है जिसके पास अपने खाते की फ़ाइल है। यदि आप Google पत्रक में साझाकरण सुविधाओं का उपयोग कर रहे हैं, तो केवल संस्करण इतिहास देखने में सक्षम लोग ही स्वामी या संपादक विशेषाधिकार वाले व्यक्ति हैं।
Google पत्रक में महारत हासिल करना
संस्करण इतिहास देखना और संपादित करना Google पत्रक में सहयोगी परिवेश का एक छोटा सा हिस्सा है। अब जब आप इसमें महारत हासिल कर चुके हैं, तो आपको इस शक्तिशाली वेब-आधारित ऐप पर अपनी टीम को पूरी क्षमता से प्रदर्शन करने के लिए सीखते रहना होगा।