रिमोट टीम मीटिंग को प्रभावी ढंग से कैसे सुगम बनाएं

चाहे आप एक प्रबंधक हों, आपकी कंपनी में एक प्रमुख भूमिका हो, या आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों, संभावना है कि आपको टीम मीटिंग को सुविधाजनक बनाने की आवश्यकता होगी। यहां एक बढ़िया प्लस यह है कि आप अपनी खुद की बैठक की मेजबानी कर सकते हैं कि आप कैसे फिट दिखते हैं।

फिर भी, आमने-सामने और दूरस्थ बैठकों के बीच कुछ बड़े अंतर हैं, जो उनकी प्रभावशीलता को बना या बिगाड़ सकते हैं। यहां हम दूरस्थ टीम मीटिंग की सुविधा के साथ कुछ कठिनाइयों को देखते हैं, और एक को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए आप उन्हें कैसे दूर कर सकते हैं।

दूर से बैठक की सुविधा के पेशेवरों और विपक्ष

गूगल मीट, जूम और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स जैसे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप ने रनिंग मीटिंग्स को ऑनलाइन बहुत लोकप्रिय बना दिया है। एक बटन के एक क्लिक के साथ, आप जाने के लिए तैयार हैं। वस्तुतः टीम मीटिंग आयोजित करने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:

• डिजिटल सामग्री तक आसान पहुंच जिसे आपको साझा करने की आवश्यकता है।
• सत्र रिकॉर्ड करने की क्षमता.
• यात्रा के लिए कोई समय विचार की आवश्यकता नहीं है।
• बैठकों के लिए कमरे बुक करने में कोई कठिनाई नहीं है।
• आप दुनिया भर के सहयोगियों और बाहरी हितधारकों से मिल सकते हैं।

और भी बहुत कुछ। हालाँकि, इस पद्धति में कुछ बाधाएँ भी हैं, जो उत्पादकता में बाधा उत्पन्न कर सकती हैं। कुछ उदाहरण हो सकते हैं:

• ऑडियो और वीडियो के साथ तकनीकी मुद्दे।
• वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग थकान.
• बहुत सारे उपस्थित होने पर संचार संघर्ष करता है।
• सामान्य दृश्य और श्रवण अंतराल के कारण टीम से देरी या प्रतिक्रिया की कमी।
• दृश्य संकेतों और शरीर की भाषा में व्यवधान।

आमने-सामने बातचीत के कुछ पहलू हैं जिन्हें वस्तुतः दोहराया नहीं जा सकता है। अच्छी खबर यह है कि आप इस अनुभव को कुछ प्रभावी टिप्स और ट्रिक्स के साथ अनुकूलित कर सकते हैं।

1. एजेंडा के साथ ऑर्गेनिक चर्चाएं बनाएं

किसी भी टीम मीटिंग के लिए एक योजना होना जरूरी है, भले ही इसे कैसे दिया जाए। एजेंडा केवल एक संरचित रन-डाउन है जिस पर चर्चा की जानी चाहिए। आम तौर पर, इन्हें सत्र से पहले आपके उपस्थित लोगों के साथ साझा किया जाता है। यह ईमेल के माध्यम से हो सकता है, या Google कार्यस्थान जैसे ऐप्स के साथ, आप कर सकते हैं अपने कैलेंडर आमंत्रण में एजेंडा शामिल करें.

लेकिन, एक प्रभावी रिमोट मीटिंग चलाने के लिए, आपको सभी को अपडेट और रिमाइंडर सूचीबद्ध करने से बचना चाहिए। इसके बजाय, आपका एजेंडा आकर्षक और चर्चा का विषय होना चाहिए। यहां कुछ विचार दिए गए हैं:

• एक टीम चेक-इन के लिए समय निकालें जो काम से संबंधित नहीं है।
• एक खुले चर्चा विषय से शुरू करें जिसे आप जानते हैं कि आपकी टीम की राय होगी।
• केवल उन बिंदुओं को शामिल करें जिन पर आप चाहते हैं कि लोग टिप्पणी करें।
• एजेंडा छोटा रखें (लोग केवल सीमित समय के लिए ही ध्यान केंद्रित कर सकते हैं)।

आपको इन सभी को हर बार करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन जितना अधिक आप उन्हें करेंगे, वे निश्चित रूप से जैविक बातचीत को प्रोत्साहित करेंगे।

2. ब्रेक आउट रूम का उपयोग करें

आम तौर पर, टीम मीटिंग आम तौर पर एक विशिष्ट एजेंडे के आसपास केंद्रित होती है, और पूरी टीम को एक साथ लाने पर केंद्रित होती है। फिर भी, कभी-कभी इन परंपराओं को तोड़ना और कुछ नया करने की कोशिश करना ताज़ा होता है।

ज़ूम, Microsoft टीम और Google मीट सभी में ब्रेकआउट रूम बनाने की क्षमता है। ये मीटिंग के भीतर मिनी मीटिंग रूम हैं, ताकि आपकी टीम छोटे समूहों में चीजों पर चर्चा कर सके।

यह आसान है यदि आपके पास एक बड़ी टीम है, या एक साथ कई टीमों से मिलते हैं। यह उन मुद्दों को भी हल करता है जो पहले उल्लेख किए गए थे कि सहकर्मियों को संचार कठिनाइयों का सामना करना पड़ रहा है जब बहुत सारे उपस्थित होते हैं।

ब्रेकआउट रूम हमेशा उपयुक्त नहीं होते हैं, उदाहरण के लिए, यदि आपके पास टीम के कम सदस्य हैं। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि होने वाली कोई भी चर्चा केवल समय भरने के लिए नहीं बल्कि आवश्यक है। एक बार जब सभी मुख्य बैठक कक्ष में लौट आए, तो आप अपने सहयोगियों की चर्चाओं पर प्रतिक्रिया मांगने के लिए स्वतंत्र हैं। ऐसा इसलिए है ताकि आप मुख्य बिंदुओं को इकट्ठा कर सकें, और उन्हें आगे बढ़ा सकें।

3. शेयर स्क्रीन का उपयोग करके वर्तमान जानकारी

दूर से जानकारी साझा करने में एक कठिनाई यह है कि कभी-कभी लोग समझ नहीं पाते हैं कि आप क्या कह रहे हैं। इसलिए, अपनी टीम को केवल यह बताने के बजाय कि क्या करना है, उन्हें क्यों न दिखाएं? वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग ऐप्स में अपनी स्क्रीन साझा करने के कई फ़ायदे हैं, जिनमें शामिल हैं:

• आपकी टीम को एक दृश्य प्रदान करता है।
• के लिए जिम्मेदार विभिन्न सीखने की शैली.
• आपकी टीम को प्रक्रियाओं का निरीक्षण करने का मौका देता है।
• श्रवण स्पष्टीकरण से परे, जानकारी की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है।

बहरहाल, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको केवल स्क्रीन पर अपना एजेंडा साझा करना चाहिए, क्योंकि इससे आपकी टीम का ध्यान आकर्षित होने की संभावना नहीं है। इसके बजाय, विचार करें कि किन एजेंडा मदों को और स्पष्ट करने की आवश्यकता है, या साथ में साक्ष्य की आवश्यकता है। कुछ उदाहरण हो सकते हैं:

• यदि आपने पाया है कि आपके कर्मचारी किसी कार्य को ठीक से नहीं कर रहे हैं, तो उन्हें एक विशिष्ट प्रक्रिया का पालन करने का तरीका दिखाएं।
• डेटा और अनुसंधान प्रस्तुत करना।
• प्रशिक्षण का अवसर।

4. मीटिंग बनाम होस्ट कब करें ईमेल भेजना

कई हो गए हैं अध्ययन किया गया, जो यह निष्कर्ष निकालता है कि अत्यधिक बैठकें कर्मचारियों की उत्पादकता, भलाई और प्रेरणा को नुकसान पहुँचाती हैं। आपने कितनी बार किसी ऐसे वीडियो कॉल में भाग लिया है जो केवल एक ईमेल हो सकता था?

जब आप किसी सभा की मेजबानी करते हैं, तो आप अनिवार्य रूप से अपनी टीम के कार्यप्रवाह और एकाग्रता को बाधित कर रहे होते हैं। इस कारण से, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सामग्री आवश्यक है। वीडियो कॉल को गहन चर्चा, सहयोग और टीम के जुड़ाव को प्रोत्साहित करने के लिए आरक्षित किया जाना चाहिए। सिर्फ इसलिए कि वर्चुअल मीटिंग बुक करना और उसमें भाग लेना आसान है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको उन पर भरोसा करना चाहिए।

यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जहां आप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के विकल्प चुन सकते हैं:

• द्वारा प्रतिक्रिया का अनुरोध एक Google फ़ॉर्म भेजना.
• मैसेंजर ऐप का उपयोग करें या अतुल्यकालिक संचार ऐप्स टीम की स्थिति अपडेट के लिए।
• हाल के अपडेट या समाचारों के साथ एक ईमेल भेजें (जिस पर चर्चा की आवश्यकता नहीं है)।

कभी-कभी आपके सहकर्मी केवल टाइपिंग से विराम लेना चाहते हैं, और इसके बजाय लोगों से बात करना चाहते हैं। यह निश्चित रूप से विचार करने वाली बात है, लेकिन इसे उन बैठकों में बर्बाद न करें जहां हर कोई मौन है, आपकी बात सुनकर।

प्रभावी दूरस्थ बैठकों के लिए योजना बनाने की आवश्यकता होती है

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स पर मीटिंग की मेजबानी करने के लिए आमने-सामने की तुलना में थोड़ी अलग योजना की आवश्यकता होती है। कठिनाइयाँ मुख्य रूप से तब उत्पन्न होती हैं जब उपस्थित लोगों के लिए विचार की कमी होती है।

हालाँकि, कोई भी दूरस्थ बैठक पूरी तरह से गोल एजेंडे के साथ प्रभावी हो सकती है जो समय का उत्पादक रूप से उपयोग करती है। इसका मतलब है कि चर्चा के उन विषयों की खोज करना जो वास्तव में शामिल सभी लोगों के लिए रुचिकर हों, और जो आवश्यक हो उस पर टिके रहें। यहां खोजे गए सुझावों के साथ, आपके पास अपनी दूरस्थ सभाओं की मेजबानी करने, उन्हें कुशल और सभी शामिल लोगों के लिए प्रासंगिक रखने के लिए बहुत सारे व्यावहारिक तरीके होंगे।

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