अपनी परियोजनाओं के लिए कंबन बोर्डों का उपयोग करना प्रक्रिया को कारगर बनाने और उत्पादकता को बढ़ावा देने का एक शानदार तरीका है। चाहे एक टीम के साथ काम करना हो या अकेले जाना हो, कानबन बोर्ड नेत्रहीन रूप से आपकी प्रगति का प्रतिनिधित्व करते हैं, जिससे इसे प्रबंधित करना आसान हो जाता है।
यह आलेख एक्सेल में कानबन बोर्ड बनाने और उपयोग करने पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका प्रदान करता है।
आपके कानबन बोर्ड के लिए एक बैकलॉग बनाना
आइए एक नई एक्सेल वर्कबुक खोलकर शुरुआत करें। एक बार खोलने के बाद, आपको नाम का एक टैब मिलेगा पत्रक 1 कार्यपुस्तिका के तल पर। टैब पर डबल-क्लिक करें, और आपको एक शीट का नाम बदलें पॉप अप। शीट का नाम बदलें बकाया.
हम इस शीट का उपयोग उन सभी वर्कफ़्लो कार्यों की एक बैकलॉग तालिका सेट करने के लिए करेंगे जो हमारे कानबन बोर्ड का आधार बनेंगी।
बैकलॉग बनाने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- शीर्ष दो पंक्तियों के पहले कुछ कक्षों का चयन करें और क्लिक करके उन्हें मर्ज करें मर्ज टूलबार के अंदर स्थित आइकन।
- अब लिखें बकाया अपनी तालिका को एक शीर्षक देने के लिए मर्ज किए गए सेल के अंदर।
- अपनी पसंद के अनुसार फ़ॉन्ट आकार, सेल रंग और शीर्षक टेक्स्ट संरेखण समायोजित करें।
- चूंकि हम एक साधारण कानबन बोर्ड बना रहे हैं, हम अपने बैकलॉग में दो कॉलम जोड़ेंगे (शीर्षक के नीचे): कार्य शीर्षक और कार्य विवरण. (अधिक विस्तृत बैकलॉग के लिए, केवल आवश्यक कॉलम जोड़ें)।
- तालिका में बॉर्डर जोड़ने के लिए, के अंतर्गत 12 पंक्तियों (या जितनी आवश्यक हो) का चयन करें कार्य शीर्षक कॉलम। पर जाएँ सीमाओं आइकन (के बगल में निडर आइकन) और ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें। का चयन करें बाहरी सीमाएँ विकल्प।
- के नीचे की पंक्तियों के लिए भी ऐसा ही करें कार्य विवरण कॉलम।
आपकी बैकलॉग तालिका तैयार है। अब आपको बस इतना करना है कि इसे भरना है, और आपके पास कुछ ऐसा होना चाहिए:
कानबन बोर्ड बनाना
अब जब हमें अपना बैकलॉग मिल गया है, तो कानबन बोर्ड बनाने का समय आ गया है जिसका हम अपने कानबन बोर्ड में उपयोग करेंगे। उसके लिए, क्लिक करें प्लस नई शीट बनाने और खोलने के लिए शीट के नीचे हस्ताक्षर करें।
नई शीट में, नीचे दिए गए चरणों का पालन करके कानबन बोर्ड बनाएं:
- शीर्ष कक्षों को मिलाकर और शीर्षक में लिखकर बोर्ड का शीर्षक बनाएं। आप अपनी पसंद के अनुसार फ़ॉन्ट आकार और सेल रंग समायोजित कर सकते हैं।
- चूँकि हम यहाँ सरलता का लक्ष्य रख रहे हैं, हम केवल तीन बोर्ड अनुभाग जोड़ेंगे, अर्थात, ऐसा करने के लिए, चालू, और पूर्ण. (यदि आपके कार्यप्रवाह में अधिक चरण हैं तो आप और अनुभाग जोड़ सकते हैं)।
- का उपयोग करके कानबन बोर्ड अनुभागों में मोटा बॉर्डर जोड़ें सीमाओं आइकन।
कानबन बोर्ड काफी हद तक तैयार है, इसलिए हम कार्ड बनाने के लिए आगे बढ़ेंगे।
कानबन कार्ड बनाना
कानबन कार्ड बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- पंक्ति शीर्षक पर राइट-क्लिक करें और चुनें पंक्ति की ऊंचाई.
- एक पॉप-अप विंडो खुलेगी जहां आपको वांछित ऊंचाई दर्ज करने की आवश्यकता होगी; हमारे मामले में 25।
- इसी तरह, उसके नीचे की पंक्ति की ऊंचाई को 50 और उससे नीचे की पंक्ति की ऊंचाई को 25 पर समायोजित करें।
- आपको पंक्ति की ऊंचाई के साथ 3 सेल वाला एक कार्ड इस प्रकार मिलेगा: 25:50:25
- कानबन कार्ड के तीनों सेल में से प्रत्येक का चयन करें और पर जाकर बॉर्डर जोड़ें सीमाओं आइकन और चयन मोटी बाहरी सीमाएँ.
- जितने चाहें उतने कार्ड बनाने के लिए नए बनाए गए कार्ड को कॉपी करें।
- आप देखेंगे कि सेल का आकार डिफ़ॉल्ट पर सेट हो जाएगा। इसलिए, आपको एक-एक करके सेल के आकार को समायोजित करना होगा।
- इसे तेज़ करने के लिए, दबाएँ सीटीआरएल और उन सभी कक्षों का चयन करें जिनकी पंक्ति की ऊंचाई 25 होनी चाहिए। अब चयनित पंक्तियों में से किसी भी शीर्षक पर राइट-क्लिक करें और पंक्ति की ऊंचाई समायोजित करें (जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है)। सभी चयनित पंक्तियों की अब पंक्ति की ऊँचाई 25 होगी।
- 50 की पंक्ति ऊंचाई की आवश्यकता वाले सभी कक्षों के लिए समान प्रक्रिया दोहराएं।
- कार्ड के आस-पास के क्षेत्र के चारों ओर एक मोटी सीमा लगाएं और इसे सौंदर्यपूर्ण रूप से सुखद बनाने के लिए पृष्ठभूमि रंग से भरें।
हमारे बैकलॉग में डेटा को कानबन कार्ड से लिंक करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
कानबन कार्ड्स में टास्क टाइटल जोड़ना
से हमारे पहले कार्य का कार्य शीर्षक प्राप्त करने के लिए बकाया चादर:
- शीर्ष कक्ष का चयन करें (बी 5) पहले कार्ड का और लिखो =.
- पर जाएँ बकाया शीट और पहली सेल का चयन करें (सी 4) नीचे कार्य शीर्षक कॉलम।
- कानबन बोर्ड शीट पर वापस जाएं, और आपको निम्न सूत्र दिखाई देगा:
= बैकलॉग! सी 4
- दबाएं और दर्ज करें, और यह सेल में डेटा वापस कर देगा (सी 4) बैकलॉग शीट का (अर्थात, शोध करना हमारे मामले में)।
- सूत्र की प्रतिलिपि बनाएँ = बैकलॉग! सी 4 शेष कानबन कार्डों की शीर्ष कोशिकाओं में और प्रत्येक कार्ड के लिए सेल नंबर बदलें। तो सूत्र होगा = बैकलॉग! सी 5 (दूसरे टास्क टाइटल के अनुरूप) दूसरे कार्ड के लिए और = बैकलॉग! सी 6 तीसरे कार्य शीर्षक के लिए, और इसी तरह। कानबन कार्ड इस तरह दिखना चाहिए:
कार्ड को देखने में मनभावन बनाने के लिए सशर्त फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करना
आप देखेंगे कि सभी कार्डों के शीर्ष कक्ष अब के मान लौटाते हैं टास्क टाइटल स्तंभ से बकाया चादर। हालाँकि, कुछ कार्ड (हमारे मामले में, अंतिम दो) अपने शीर्ष कक्षों में 0 लौटाते हैं क्योंकि संबंधित कक्षों में कोई मान नहीं है बकाया. कार्ड को दिखने में आकर्षक बनाने के लिए, हम करेंगे डेटा स्वरूपित करने के लिए एक्सेल में सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें और हटा दें 0एस:
- कानबन कार्ड के सभी शीर्ष कक्षों का चयन करें और पर जाएं सशर्त स्वरूपण > नया नियम निर्धारित करें.
- में सशर्त स्वरूपण टैब, सेल मान का चयन करें 0 के बराबर, को बदलें लिपि का रंग सफेद करने के लिए, और क्लिक करें पूर्ण.
कानबन कार्ड में कार्य विवरण जोड़ना
हम कार्य विवरणों को वापस करने के लिए एक समान दृष्टिकोण का पालन करेंगे बकाया कानबन कार्ड की मध्य कोशिकाओं के लिए। केवल इस बार के फार्मूले होंगे = बैकलॉग! डी4, = बैकलॉग! डी5, वगैरह। कार्य शीर्षकों की तरह ही, काली कोशिकाएँ बकाया वापसी करेंगे 0, जिसे आप सशर्त स्वरूपण के माध्यम से ठीक कर सकते हैं, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है।
कानबन कार्ड में कार्य विवरण जोड़ते समय एक और समस्या यह है कि पाठ कोशिकाओं से बाहर निकल जाएगा। इसे रोकने के लिए, हम करेंगे एक्सेल में टेक्स्ट रैप करें कोशिकाएं:
- कार्ड के सभी मध्य कक्षों का चयन करें।
- क्लिक करें लपेटना आइकन (के बगल में संरेखित आइकन) टूलबार पर।
फाइनल टच जोड़ना
भले ही कानबन कार्ड तैयार हैं (और बैकलॉग से जुड़े हुए हैं), उन्हें और बेहतर बनाने के लिए यहां कुछ अतिरिक्त कदम दिए गए हैं:
- टास्क असाइनी को जोड़ने के लिए (मैन्युअल रूप से) कार्ड के निचले सेल का उपयोग करें।
- का उपयोग करके सेल के केंद्र में सेल डेटा को संरेखित करें संरेखित आइकन।
- ग्रिडलाइन्स हटाएं: टूलबार पर जाएं, क्लिक करें देखना अनुभाग, और उसके बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें ग्रिडलाइन उन्हें हटाने के लिए।
जंगम कानबन कार्ड बनाना
यदि आपने अभी तक चरणों का पालन किया है, तो आपके पास कार्यों का बैकलॉग, कानबन बोर्ड और कानबन कार्ड तैयार होने चाहिए। लेकिन आप इन कार्डों को आसानी से पूरे मंडल में नहीं ले जा सकेंगे। कानबन कार्ड को चल सकने योग्य बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:
- उस कानबन कार्ड को कॉपी करें जिसे आप बोर्ड पर रखना चाहते हैं।
- उस बोर्ड पर राइट-क्लिक करें जहाँ आप कार्ड रखना चाहते हैं।
- के लिए जाओ स्पेशल पेस्ट करो और चुनें जुड़ा हुआ चित्र विकल्प (जो अंतिम विकल्प है अन्य पेस्ट विकल्प).
- अन्य कानबन कार्डों के लिए समान प्रक्रिया का पालन करें।
कानबन बोर्डों का उपयोग करके अपनी क्षमता को अधिकतम करें
अब जब आपके पास अपने कानबन बोर्ड की एक बुनियादी संरचना है, तो यह आप पर निर्भर है कि आप इसे अपनी परियोजना आवश्यकताओं के अनुरूप वैयक्तिकृत करें। कानबन तकनीक की क्षमता को अधिकतम करने का एक शानदार तरीका यह है कि इसे जीटीडी पद्धति जैसी अन्य उत्पादकता रणनीति के साथ जोड़ा जाए।
