ईमेल की जाँच करना अधिकांश पेशेवरों के दैनिक कार्य दिनचर्या का हिस्सा है। तो, यह इस प्रक्रिया को तेज करने और इसे थोड़ा कम तनावपूर्ण बनाने के तरीके खोजने के लिए भुगतान करता है।

अपने आउटलुक ईमेल अकाउंट पर माइक्रोसॉफ्ट स्टिकी नोट्स का उपयोग करना आपके जीवन को आसान बनाने का एक तरीका है। आइए जानें कैसे।

आउटलुक पर माइक्रोसॉफ्ट स्टिकी नोट्स का उपयोग शुरू करें

इसके अनुसार एडोब का 2018 सर्वेक्षण, अमेरिकी प्रतिदिन लगभग 3.1 घंटे ईमेल पर बिताते हैं। तो, इस प्रकार आप अपने ईमेल पत्राचार को गति देने के लिए आउटलुक में बिल्ट-इन स्टिक नोट्स का उपयोग कर सकते हैं।

जैसा कि नाम से पता चलता है, यह एक नोट लेने वाला ऐप है जिसका उपयोग आप विभिन्न उद्देश्यों के लिए कर सकते हैं। लेकिन इससे पहले कि आप इस पर नोट्स लेना शुरू करें, आपको पहले इसे सेट करना होगा।

यह जानना महत्वपूर्ण है कि यह केवल विंडोज 10 और 11 के लिए काम करता है। शुरू करने के लिए:

  1. Microsoft स्टोर से स्टिकी नोट्स ऐप डाउनलोड करें।
  2. अपने Microsoft खाते से स्टिकी नोट्स ऐप में साइन इन करें।
  3. अपने आउटलुक खाते में साइन इन करें।
  4. बाईं ओर मेनू में दिए गए नोट्स विकल्प का चयन करें।
  5. instagram viewer
  6. पर क्लिक करें नया नोट एक बनाने के लिए।
  7. मौजूदा नोट को संपादित करने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें।
  8. पर क्लिक करें तीन बिंदु किसी विशेष नोट का रंग हटाना या बदलना।

आपके द्वारा यहां बनाए गए सभी नोट आपके द्वारा Microsoft स्टोर से डाउनलोड किए गए स्टिकी नोट्स ऐप के साथ समन्वयित होंगे। इसके अलावा, इन नोटों को अपने मोबाइल उपकरणों (चाहे Android या iPhone) पर एक्सेस करने के लिए, आपको Microsoft OneNote डाउनलोड करना होगा। एक बार जब आप ऐप सेट कर लेते हैं, तो नोट्स वहां भी अपने आप सिंक हो जाएंगे।

इस तरह, आप जब चाहें और जहां चाहें उन्हें एक्सेस कर सकते हैं।

एक बार जब आप इसे सेट कर लेते हैं, तो आप इसे विभिन्न उद्देश्यों के लिए उपयोग करना शुरू कर सकते हैं। इसका उपयोग करने के कुछ रचनात्मक तरीके नीचे सूचीबद्ध हैं।

डाउनलोड: के लिए स्टिकी नोट्स खिड़कियाँ (नि: शुल्क)

डाउनलोड: Microsoft OneNote के लिए एंड्रॉयड | आईओएस (नि: शुल्क)

समय बचाने के लिए नोट्स लें

इस एप्लिकेशन के साथ आप जो पहली और सबसे सरल चीज कर सकते हैं, वह है मीटिंग, ईमेल, ईमेल में शामिल करने के लिए आवश्यक चीजें, और बहुत कुछ के लिए इसके साथ नोट्स लेना।

इसके अतिरिक्त, यदि आपको अक्सर ईमेल में लंबी प्रतिक्रिया प्राप्त होती है और आमतौर पर यह देखने के लिए आगे-पीछे जाते हैं कि क्या आप अपना प्रोजेक्ट सबमिट करने से पहले सब कुछ संबोधित कर लिया है, स्टिकी नोट्स आपको वह अतिरिक्त समय बचा सकते हैं और कोशिश। अपने स्टिकी नोट्स में बुलेट पॉइंट के रूप में उन टिप्पणियों को जोड़ना इस परेशानी से बचने का एक शानदार तरीका हो सकता है।

इसके अलावा, आप अपने काम को बेहतर बनाने के लिए प्राप्त फीडबैक पर नज़र रखने के लिए भी इन नोटों का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, समीक्षा के अंत में प्रस्तुत परियोजनाओं में से प्रत्येक के लिए संपूर्ण ईमेल थ्रेड के माध्यम से जाना आपके लिए संभव नहीं हो सकता है।

इसलिए, प्रत्येक असाइनमेंट के पूरा होने पर आपको प्राप्त फीडबैक को कुछ पंक्तियों में सारांशित करें और उन्हें अपने स्टिकी नोट्स में जोड़ें। महीने के अंत तक, आपके पास उन चीजों की पूरी सूची होगी जिन पर आपको काम करने की आवश्यकता है या पहले से सुधार किया है।

इसके अलावा, आप अपने द्वारा साप्ताहिक रूप से भेजे जाने वाले ईमेल के लिए अन्य जानकारी जैसे प्राप्तकर्ता का नाम और ईमेल पता और ईमेल का उद्देश्य भी रख सकते हैं। जैसे ही आप उन्हें भेजना समाप्त करते हैं, बस सूची को काट दें। यह आपकी काफी मदद कर सकता है अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण रखें.

अनुस्मारक जोड़ें

स्टिकी नोट्स का उपयोग उन छोटी-छोटी चीजों के रिमाइंडर जोड़ने के लिए करें जिन्हें आपको आज करने की आवश्यकता है और अपने कैलेंडर में जोड़ने से परेशान नहीं होना चाहते हैं।

आप उन ईमेल के बारे में रिमाइंडर भी सेट कर सकते हैं जिन्हें आपको आज भेजना है, फॉलो-अप, साक्षात्कार, या मीटिंग में आपको भाग लेने की आवश्यकता है।

ईमेल का तेजी से जवाब दें

बहुत से लोग ईमेल का जवाब देने के तरीके के बारे में सोचते हुए, यदि घंटे नहीं, तो मिनट बिताते हैं। यह अक्सर हमारे समय का एक बड़ा हिस्सा खा जाता है।

स्टिकी नोट्स त्वरित वन-लाइनर्स जोड़ने के लिए एकदम सही जगह है जिसका उपयोग आप विभिन्न प्रकार के ईमेल का जवाब देने के लिए कर सकते हैं। आपको बस यहां से टेक्स्ट को कॉपी-पेस्ट करना होगा।

यह विशेष रूप से सच है यदि आप नियमित रूप से विभिन्न रूपों में समान प्रश्न प्राप्त करते हैं। आप उनके लिए उपयोग करने के लिए केवल एक टेम्प्लेट बना सकते हैं और आवश्यकतानुसार विवरण बदल सकते हैं।

विभिन्न उद्देश्यों के लिए टेम्पलेट बनाएं

प्रश्नों का उत्तर देने के अलावा, हमें कई अन्य अवसरों के लिए ईमेल लिखने की आवश्यकता होती है। अंतिम परिणाम पेशेवर है यह सुनिश्चित करने के लिए हम हर बार एक ही सोच प्रक्रिया से गुजरते हैं।

इसलिए, ऐसे आयोजनों के लिए पूर्व-निर्मित ईमेल टेम्प्लेट बनाएं ताकि आप यह सोचने में पर्याप्त समय बर्बाद न करें कि क्या लिखना है। इसके बजाय, इसे अपने स्टिकी नोट्स से कॉपी और पेस्ट करें। यहां कुछ अवसर दिए गए हैं जिनके लिए आपके पास एक पूर्व-निर्मित ईमेल होना चाहिए:

  • ईमेल के जरिए माफी मांगना.
  • अपने बॉस या सहकर्मी को धन्यवाद।
  • किसी नए प्रोजेक्ट को स्वीकार करना।
  • बीमार छुट्टी की मांग।
  • समय सीमा बढ़ाने का अनुरोध किया।
  • ईमेल का पालन कर रहे हैं।
  • सहकर्मियों से परियोजना पर अपडेट मांगना।

एक ईमेल चेकलिस्ट रखें

यदि आप बिक्री में हैं, एक नई नौकरी की तलाश में हैं, या एक ठेकेदार के रूप में काम करते हैं और आपको ईमेल भेजने की आवश्यकता है नियमित रूप से, आप प्रयोग कर सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि आपके कौन से ईमेल अच्छे परिणाम लाते हैं और कौन से हैं चित्त गिरना। अंत में, उन विवरणों का विश्लेषण करें जिन्हें आपने उनमें शामिल किया है।

उसके आधार पर, अपने स्टिकी नोट्स में एक चेकलिस्ट बनाएं कि आपके ईमेल में क्या शामिल करना है और क्या नहीं। बेहतर परिणाम सुनिश्चित करने के लिए भेजने से पहले आप इस चेकलिस्ट के साथ लिखे गए प्रत्येक नए ईमेल को क्रॉस-चेक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

  1. क्या मेरी विषय पंक्ति सीधे प्राप्तकर्ता को संबोधित करती है?
  2. क्या मैंने प्राप्तकर्ता को बधाई दी है?
  3. क्या शुरुआत में कोई अच्छा हुक है?
  4. क्या इस ईमेल के साथ मेरे इरादे स्पष्ट हैं?
  5. क्या मैंने इसे प्रूफरीड किया है?
  6. क्या मैंने आवश्यक दस्तावेज या लिंक संलग्न किए हैं?
  7. क्या इसमें कार्रवाई के लिए एक अच्छी कॉल शामिल है?
  8. क्या साइन-ऑफ काफी अच्छा है?

विषय पंक्तियों का उपयोग करने के लिए तैयार की सूची रखें

ईमेल टेम्प्लेट के समान, आप की सूची भी रख सकते हैं शक्तिशाली विषय पंक्तियाँ अपने काम को आसान बनाने और प्रक्रिया को तेज करने के लिए। यह सुनिश्चित करने के लिए, आप एक सटीक क्षण के लिए एक ढूंढ सकते हैं, आप उन्हें बोल्ड में वर्गीकृत कर सकते हैं और उन्हें अपनी पसंद के अनुसार उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए,

  • धन्यवाद [पूरा नाम]
  • मेरे अंतिम ईमेल में भ्रम
  • नई परियोजना को स्वीकार करने में प्रसन्नता

आपके जीवन को आसान बनाने के लिए आउटलुक में स्टिकी नोट्स

ईमेल में समय लग सकता है, लेकिन वे कुछ ऐसे हैं जिन्हें हम आसानी से अनदेखा नहीं कर सकते। इसलिए, स्टिकी नोट्स जैसे टूल का उपयोग करने से आपको उन्हें पहले की तुलना में तेज़ी से भेजने और प्रतिक्रिया देने में मदद मिल सकती है।

साथ ही, अपने सभी नोटों को मोबाइल पर OneNote के साथ समन्वयित करना और Windows पर स्टिकी नोट्स एप्लिकेशन एक और उत्कृष्ट जोड़ है।

यदि आप अभी भी Microsoft OneNote की विशेषताओं से परिचित नहीं हैं, तो उनके बारे में भी पढ़ने पर विचार करें।

12 अल्पज्ञात Microsoft OneNote सुविधाएँ जो आपको पसंद आएंगी

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लेखक के बारे में

सदाफ तंज़ीम (65 लेख प्रकाशित)

सदफ तंज़ीम एक B2B SaaS और B2C स्वयं सहायता लेखक हैं। वह ब्लॉगों की उबाऊ सामग्री को चमकदार बनाने और पाठकों को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने की राह पर है।

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