अपने ईमेल की लत पर काबू पाने और उत्पादकता बढ़ाने के 7 तरीके

आपका ईमेल इनबॉक्स आपके दिन में सबसे कपटी समय-चूसने वालों में से एक है। यहां तक ​​​​कि जब आप जानते हैं कि आपको कोई संदेश नहीं मिला है (क्योंकि आपने अभी-अभी जाँच की है), तो आप ताज़ा करने और यह देखने के लिए आग्रह नहीं कर सकते कि क्या कुछ नया आया है।

हालाँकि यह जुनूनी इनबॉक्स-चेकिंग आदत सहज और कई बार आवश्यक भी लगती है, यह हर दूसरी लत की तरह है; यह आपकी भलाई और उत्पादकता को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। यह लेख आपके इनबॉक्स से बचने में आपकी मदद करने के लिए कुछ सुझाव प्रदान करेगा।

1. अपनी ईमेल गतिविधि बैच करें

अपने ईमेल इनबॉक्स के सायरन कॉल और अंततः एक नासमझ का शिकार होने देने के बजाय अपने संदेशों के माध्यम से स्क्रॉल करें, अपनी ईमेल गतिविधि को बैच करके अपने ध्यान और समय पर नियंत्रण वापस लें।

टास्क बैचिंग एक व्यावहारिक और प्रभावी समय प्रबंधन तकनीक है जिसका उपयोग आप किसी भी कार्य के लिए कर सकते हैं, जिसमें ईमेल की जांच, पढ़ना और जवाब देना शामिल है। मूल विचार समान गतिविधियों के लिए समय के विशिष्ट ब्लॉकों को निर्धारित करना है, इस मामले में, ईमेल से संबंधित कुछ भी। इसलिए, हर कुछ मिनटों (या घंटों, यदि आप भाग्यशाली हैं) में अपने इनबॉक्स की जांच करने के बजाय, आप संदेशों की जांच करने और उनका जवाब देने के लिए दिन भर में एक या दो बार, आदर्श रूप से एक या दो बार सेट करेंगे।

यह दृष्टिकोण आपको दिन के अपने महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है और आपको अपने ईमेल उपयोग के साथ अधिक जानबूझकर बनने में मदद करता है। यदि आपको आरंभ करने में थोड़ी सहायता की आवश्यकता है, तो ईमेल ऐप का उपयोग करने का प्रयास करें जैसे बुमेरांग. यह टूल आपके ईमेल अनुभव को सरल बनाने में मदद करने के लिए कई सुविधाओं का दावा करता है, लेकिन इस चर्चा के लिए सबसे प्रासंगिक है इनबॉक्स रोकें, जो आपको आने वाले संदेशों को रोकने और शेड्यूल करने की अनुमति देता है जब आप उन्हें अपने इनबॉक्स में वितरित करना चाहते हैं।

2. अनावश्यक ईमेल से सदस्यता समाप्त करें

सभी ईमेल पिंग्स समान नहीं होते हैं। वास्तव में, उनमें से ज्यादातर सिर्फ शोर हैं जो आपको अधिक महत्वपूर्ण संदेशों से विचलित करने और अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने का काम करते हैं।

अपनी ईमेल की लत पर काबू पाने का एक तरीका यह है कि आप किसी भी अनावश्यक ईमेल सूची से सदस्यता समाप्त करके पहली बार में प्राप्त होने वाले ईमेल की संख्या को कम करें।

क्या आपको वास्तव में उस न्यूज़लेटर से अपडेट प्राप्त करने की ज़रूरत है जिसे आपने सालों पहले सब्सक्राइब किया था? या, उन कंपनियों के प्रचार ईमेल के बारे में क्या जिनके लिए आपको साइन अप करना भी याद नहीं है?

यदि आपको याद नहीं है कि आपको एक ईमेल क्यों प्राप्त हो रहा है, तो संभावना है कि यह आपकी सेवा नहीं करता है, इसलिए सदस्यता समाप्त करें दबाएं और अपने इनबॉक्स को अस्वीकार करें ईमेल अधिभार कम करें. आप जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं अनियंत्रित। मैं यदि आपको एक साथ कई ईमेल सूचियों से सदस्यता समाप्त करने में सहायता की आवश्यकता है।

3. सुबह सबसे पहले अपना इनबॉक्स चेक करने से बचें

चूँकि आप अपने फ़ोन को अपनी अलार्म घड़ी के रूप में उपयोग करने की संभावना रखते हैं, इसलिए इसे रोल करना बहुत आसान है और सुबह सबसे पहले अपना ईमेल तुरंत जांचें। हालाँकि, सोने से पहले या सुबह सबसे पहले अपने ईमेल इनबॉक्स की जाँच करना एक है स्मार्टफोन की आदत जो आपकी उत्पादकता को बर्बाद कर देती है और आपके ईमेल व्यसन में फ़ीड करता है।

सुबह की रस्में आपके पूरे दिन के लिए टोन सेट करती हैं, इसलिए अपनी सुबह को प्रतिक्रियाशील मोड में शुरू करने के बजाय संदेशों की जाँच करना और उनका जवाब देना, ऐसे काम करके अपने दिन का इरादा निर्धारित करें जो आपका पोषण करते हैं हाल चाल। एक उत्पादक सुबह की दिनचर्या बनाएं जो आपको अपनी शर्तों पर अपना दिन शुरू करने का अधिकार देता है।

4. अलर्ट और अधिसूचना बैज अक्षम करें

रिएक्टिव मोड में होने की बात करें तो ईमेल अलर्ट और नोटिफिकेशन बैज एक निश्चित तरीका है अपने मस्तिष्क को लगातार नए संदेशों की तलाश करने के लिए स्थिति दें, जैसे पावलोव के कुत्तों की आवाज़ के लिए लार टपकाना एक घंटी।

इन सूचनाओं को आपका ध्यान आकर्षित करने और बाध्यकारी जाँच की पावलोवियन प्रतिक्रिया को ट्रिगर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। जब लोग आपको ईमेल भेजते हैं तो आप नियंत्रित नहीं कर सकते हैं, आप नियंत्रित कर सकते हैं कि आपके डिवाइस आपको नए संदेशों के बारे में कैसे सूचित करते हैं। उस ने कहा, अपनी ईमेल सूचनाओं को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित करने और अपनी विवेक को बचाने के लिए समय निकालें।

5. लेबल का उपयोग करके अपना इनबॉक्स व्यवस्थित करें

अपने ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने से आपको अपने ईमेल को नियंत्रित करने की बजाय उसे नियंत्रित करने में मदद मिल सकती है। द्वारा लेबल का उपयोग करके मिलते-जुलते ईमेल को समूहीकृत करना, आप संदेशों की कभी न खत्म होने वाली सूची में स्क्रॉल किए बिना अपनी जरूरत के संदेशों को आसानी से ढूंढ सकते हैं।

यह सिस्टम आपके ईमेल को ट्राइएज करना भी आसान बनाता है, जिससे आप किसी भी महत्वहीन मैसेज को तुरंत स्कैन और डिलीट कर सकते हैं। अपने Gmail लेबल पर रंगों का उपयोग करने से विभिन्न प्रकार के संदेशों को एक नज़र में दृष्टिगत रूप से अलग करना भी आसान हो जाता है।

आप अन्य संचार साधनों का उपयोग करके अपनी ईमेल की लत पर अंकुश लगा सकते हैं, खासकर यदि आप एक दूरस्थ कार्यस्थल में काम करते हैं जो आमतौर पर आभासी संचार पर बहुत अधिक निर्भर करता है।

उदाहरण के लिए, स्लैक रीयल-टाइम मैसेजिंग और आपकी टीम के साथ सहयोग के लिए एक उत्कृष्ट टूल है, जबकि ऐप्स जैसे ट्विस्ट एसिंक्रोनस संचार को गले लगाता है, जिससे आपको अपने आप संदेशों का जवाब देने की स्वतंत्रता मिलती है समय।

हालाँकि, आप पूरी तरह से ईमेल से बचने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, क्योंकि इसके अभी भी अपने अनूठे फायदे हैं। लेकिन आप जैसे ऐप्स का लाभ उठा सकते हैं अपने ईमेल अनुभव और उत्पादकता को बेहतर बनाने के लिए स्पाइक. यह टूल आपको विभिन्न ईमेल खातों से अपने सभी संदेशों को एक ही स्थान पर समेकित करने, साथ ही संदेशों को सॉर्ट करने, खोजने और शेड्यूल करने की अनुमति देता है।

7. एक ब्रेक ले लो

ईमेल की लत के सबसे गंभीर मामलों में, आपको अपने इनबॉक्स से पूरी तरह से दूर जाने और ईमेल से ब्रेक लेने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप काम के लिए ईमेल पर भरोसा करते हैं तो यह चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन यह आपकी लत को तोड़ने में आपकी मदद करने के लिए आवश्यक हो सकता है।

हालाँकि, यदि आप ईमेल से पूरी तरह दूर नहीं जा सकते हैं, तो आप इसे अपने सभी व्यक्तिगत उपकरणों से हटा सकते हैं और इसे केवल अपने कार्य-जारी उपकरणों से ही देख सकते हैं। इससे आप अपने काम और निजी जीवन के बीच एक स्पष्ट रेखा खींच सकते हैं और इससे बच सकते हैं आधुनिक कार्यस्थल की "हमेशा चालू" अपेक्षाएं.

अपनी भलाई और उत्पादकता में सुधार करने के लिए अपने ईमेल की लत को तोड़ें

हम ऐसे समय में रहते हैं जब संचार तत्काल, निरंतर और हमेशा हमारी उंगलियों पर उपलब्ध होता है। जबकि यह मॉडरेशन में एक अच्छी बात हो सकती है, यह ईमेल की लत और इसके साथ आने वाले सभी प्रतिकूल प्रभावों को भी जन्म दे सकती है।

आदर्श रूप से, आपका ईमेल इनबॉक्स तनाव के निरंतर स्रोत के बजाय अधिक उत्पादक अंत के साधन के रूप में कार्य करना चाहिए। इसलिए, यदि आप अपना अधिकांश समय अपने इनबॉक्स में बिता रहे हैं, तो समय आ गया है कि एक कदम पीछे हटें, ईमेल के साथ अपने संबंधों का पुनर्मूल्यांकन करें और कुछ बदलाव करें। अपने ईमेल की लत को तोड़ने और अपने दिन पर नियंत्रण वापस लेने में आपकी सहायता के लिए उपरोक्त युक्तियों और ऐप्स का उपयोग करें।

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