Google पत्रक में डेटा सत्यापन का उपयोग कैसे करें

यदि आप केवल मान्य डेटा स्वीकार करके अपनी Google शीट स्प्रैडशीट में त्रुटि की संभावना को कम करना चाहते हैं, तो डेटा सत्यापन ठीक वही है जो आप खोज रहे हैं। डेटा सत्यापन के साथ, आप Google पत्रक को सेल के लिए केवल एक विशिष्ट प्रकार या डेटा की श्रेणी को स्वीकार करने के लिए, या उपयोगकर्ता द्वारा अमान्य डेटा इनपुट करने पर चेतावनी देने के लिए निर्देश दे सकते हैं।

डेटा सत्यापन का उपयोग करना आसान है, लेकिन इसे ठीक से उपयोग करने के लिए अवधारणाओं की समझ की आवश्यकता होती है। यह जानने के लिए पढ़ें कि डेटा सत्यापन क्या है और आप अपनी स्प्रैडशीट्स को बेहतर बनाने के लिए Google पत्रक में इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं।

Google पत्रक में डेटा सत्यापन क्या है?

डेटा सत्यापन एक Google पत्रक सुविधा है जो आपको उस प्रकार के इनपुट को सीमित करने देती है जिसे आपके उपयोगकर्ता विशिष्ट कक्षों में दर्ज कर सकते हैं। आप या तो डेटा सत्यापन का उपयोग उपयोगकर्ता को अमान्य डेटा इनपुट करने पर चेतावनी देने के लिए कर सकते हैं, या अमान्य डेटा को पूरी तरह से अस्वीकार करने के लिए कर सकते हैं।

डेटा सत्यापन की सहायता से, आप उन स्प्रैडशीट्स में सुधार कर सकते हैं जो अन्य लोगों के उपयोग के लिए अभिप्रेत हैं। आप उनके द्वारा दर्ज किए जा सकने वाले मूल्य की सीमा दे सकते हैं, या उदाहरण के लिए, उन वस्तुओं की ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं जिन्हें वे चुन सकते हैं। अंततः, आप डेटा सत्यापन मानदंड के रूप में एक कस्टम सूत्र भी इनपुट कर सकते हैं। इस तरह, Google पत्रक मान को अस्वीकार कर देगा यदि यह कस्टम समीकरण को संतुष्ट नहीं करता है।

Google पत्रक में डेटा सत्यापन का उपयोग कैसे करें

Google पत्रक में डेटा सत्यापन को संचालित करना आसान है। डेटा सत्यापन का उपयोग करने के लिए बुनियादी कदम नीचे दिए गए हैं:

1. उस सेल या सेल श्रेणी का चयन करें जिस पर आप डेटा सत्यापन का उपयोग करना चाहते हैं।
2. के पास जाओ जानकारी मेनू और फिर चुनें आंकड़ा मान्यीकरण.
3. अपना मानदंड दर्ज करें।
4. क्लिक बचाना.

इससे पहले कि हम उन उदाहरणों पर आगे बढ़ें जहां हम डेटा सत्यापन को लागू करते हैं, आइए डेटा सत्यापन के तत्वों पर एक बेहतर नज़र डालें।

• सेल रेंज: यह वह रेंज है जहां इनपुट डेटा डेटा सत्यापन मानदंड से गुजरेगा। यह एकल कक्ष या कक्षों की श्रेणी हो सकती है।
• मानदंड: यह वह मानदंड है जहां आप इंगित करते हैं कि किस प्रकार का डेटा मान्य है। मान्य डेटा प्रकार संख्या, पाठ, दिनांक, सूची, चेकबॉक्स या कस्टम सूत्र हो सकता है।
• अमान्य डेटा पर: यह अमान्य डेटा पर Google पत्रक की प्रतिक्रिया को इंगित करता है। आप या तो अमान्य डेटा को पास होने देना और चेतावनी प्रदर्शित करना, या अमान्य डेटा को अस्वीकार करना और चेतावनी प्रदर्शित करना चुन सकते हैं।
• उपस्थिति: यहां, आप सत्यापन सहायता पाठ इनपुट कर सकते हैं। जब उपयोगकर्ता किसी सेल में अमान्य डेटा इनपुट करता है तो यह टेक्स्ट दिखाई देगा।

अब जब आप जानते हैं कि डेटा सत्यापन सेट करना क्या है, तो आइए कुछ उदाहरणों के साथ कार्रवाई में डेटा सत्यापन देखें।

डेटा सत्यापन उदाहरण 1: संख्या मान सीमा निर्धारित करना

इस उदाहरण में, हमारे पास एक नमूना स्प्रैडशीट है, जो इस बात की जानकारी एकत्र करने के लिए डिज़ाइन की गई है कि उपयोगकर्ता को कौन सी पुस्तकें सबसे अधिक पसंद हैं। स्प्रैडशीट में एक कॉलम शामिल होता है जिसमें पुस्तकों के नाम होते हैं, और दूसरा कॉलम उपयोगकर्ता के इनपुट की प्रतीक्षा करता है। उपयोगकर्ता को प्रत्येक पुस्तक को 10 में से रेट करना चाहिए।

चूंकि रेटिंग 10 के पैमाने पर है, और हमारे पास प्रत्येक इनपुट की जांच करने का समय नहीं है, इसलिए लक्ष्य उन मानों को सीमित करना है जो उपयोगकर्ता 1-10 तक इनपुट कर सकते हैं। उपयोगकर्ता किसी पुस्तक को 1 से नीचे या 10 से ऊपर की रेटिंग देने में सक्षम नहीं होना चाहिए। यह डेटा सत्यापन के लिए कहता है।

1. उन कक्षों का चयन करें जहाँ आप डेटा सत्यापन लागू करना चाहते हैं। वह कोशिकाएं होंगी बी2 को बी 7 इस उदाहरण में।
2. के पास जाओ जानकारी मेनू और चुनें आंकड़ा मान्यीकरण. यह डेटा सत्यापन विंडो लाएगा।
3. के लिए मानदंड, चुनते हैं संख्या और के बीच.
4. अपनी पसंद की संख्या सीमा दर्ज करें। इस उदाहरण के लिए, हम 1 और 10 दर्ज करने जा रहे हैं।
5. जाँच करना इनपुट अस्वीकार करें. यह उपयोगकर्ता को वैध डेटा दर्ज करने के लिए बाध्य करेगा।
6. जाँच करना सत्यापन सहायता पाठ दिखाएं.
7. उपयोगकर्ता को किस प्रकार के डेटा की उम्मीद है, यह सूचित करने के लिए सत्यापन सहायता टेक्स्ट दर्ज करें।
8. क्लिक बचाना.

अब आपकी तालिका उपयोगकर्ता डेटा के लिए तैयार है। एक परीक्षण के रूप में, 10 से अधिक या 1 से कम मान वाली पुस्तकों में से किसी एक को रेटिंग देने का प्रयास करें। आपको एक त्रुटि मिलनी चाहिए और आपका डेटा खारिज हो जाना चाहिए। अब, यदि आप 1 और 10 के बीच कोई मान इनपुट करते हैं, तो इनपुट स्वीकार किया जाएगा। यह घड़ी की कल की तरह है!

डेटा सत्यापन उदाहरण 2: ड्रॉप-डाउन सूची बनाना

डेटा सत्यापन के लोकप्रिय उपयोगों में से एक Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाना है। आप एक ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता को उन वस्तुओं के बीच एक विकल्प मिल सके जिन्हें आपने वैध डेटा के रूप में तय किया है।

इस उदाहरण में, हमारे पास एक स्प्रेडशीट में कुछ छात्रों का नाम है और लक्ष्य एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना है जहां उपयोगकर्ता अपना प्रमुख चुन सकता है।

1. उन कक्षों का चयन करें जहाँ आप एक ड्रॉप-डाउन सूची रखना चाहते हैं। वह कोशिकाएं होंगी बी2 को बी 7 इस उदाहरण में।
2. के पास जाओ जानकारी मेनू और चुनें आंकड़ा मान्यीकरण. डेटा सत्यापन मेनू खुल जाएगा।
3. मानदंड में, चुनें सामान की सूची.
4. टेक्स्टबॉक्स में, आइटम की सूची दर्ज करें। आप आइटम को अल्पविराम से अलग कर सकते हैं (,). इस उदाहरण के लिए, हमने नीचे दिए गए आइटम दर्ज किए हैं:

   मेडिसिन, फार्मेसी, बायोलॉजी, एप्लाइड मैथ

5. जाँच करना सेल में ड्रॉपडाउन सूची दिखाएं.
6. जाँच करना इनपुट अस्वीकार करें.
7. जाँच करना सत्यापन सहायता पाठ दिखाएं.
8. सत्यापन सहायता टेक्स्ट दर्ज करें।
9. क्लिक बचाना.

आप प्रत्येक सेल में एक छोटा तीर देखेंगे। अब आप ड्रॉपडाउन सूची से चुनने के लिए कक्षों पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप कोई ऐसा मान टाइप करने का प्रयास करते हैं जो सूची में नहीं है, तो आपका मान अस्वीकार कर दिया जाएगा। हालाँकि, आप अभी भी सूची से आइटम टाइप कर सकते हैं।

यदि आप अपनी सूची में आइटम में बुलेट पॉइंट जोड़ना चाहते हैं, तो हमारे लेख को पढ़ें Google पत्रक में बुलेट पॉइंट कैसे जोड़ें.

डेटा सत्यापन उदाहरण 3: टेक्स्ट की लंबाई सीमा निर्धारित करना

आप Google पत्रक में सभी प्रकार की चीज़ें प्राप्त करने के लिए कस्टम फ़ार्मुलों के साथ डेटा सत्यापन का उपयोग कर सकते हैं। कस्टम सूत्र आपको ऐसे मानदंड सेट करने की अनुमति देते हैं जो Google पत्रक में डेटा सत्यापन में निर्मित किसी भी मानदंड प्रकार में नहीं हैं।

उदाहरण के तौर पर, आइए एक सेल बनाएं जो उसमें केवल 5 या उससे कम वर्णों की अनुमति देता है। हम डेटा सत्यापन का उपयोग करके ऐसा करने जा रहे हैं।

1. सेल का चयन करें। वह होगा डी1 इस उदाहरण में।
2. के लिए जाओ जानकारी और फिर चुनें आंकड़ा मान्यीकरण.
3. मानदंड में, चुनें कस्टम सूत्र.
4. कस्टम सूत्र के लिए, नीचे दिया गया सूत्र दर्ज करें:

   =एलईएन(डी1)<5

   यह सूत्र सेल में वर्णों की गणना करने के लिए LEN फ़ंक्शन का उपयोग करता है और यदि लंबाई 5 वर्णों से कम है, तो यह सही है।
5. जाँच करना इनपुट अस्वीकार करें.
6. क्लिक बचाना.

अब, यदि आप 5 वर्णों से अधिक लंबा नाम दर्ज करते हैं, तो Google पत्रक इसे अस्वीकार कर देगा, और आपको पुनः प्रयास करना होगा। आप का उपयोग कर सकते हैं स्वत: भरण समारोह इस डेटा सत्यापन को अन्य कक्षों में लागू करने के लिए।

Google पत्रक के साथ अपना डेटा सत्यापित करें

डेटा सत्यापन एक ऐसा उपकरण है जो आपको यह सीमित करने में सक्षम बनाता है कि आप या कोई अन्य उपयोगकर्ता विशिष्ट सेल में क्या इनपुट कर सकता है। इस तरह, डेटा सत्यापन केवल मान्य डेटा स्वीकार करने के लिए सर्वेक्षण बनाने में या सटीकता बढ़ाने के लिए आपकी अपनी स्प्रैडशीट में उपयोगी हो सकता है।

Google पत्रक में डेटा सत्यापन का उपयोग करके आप कई प्रकार के मानदंड सेट कर सकते हैं, और यदि डेटा आप चाहते हैं कि प्रकार Google पत्रक में डेटा सत्यापन में नहीं बनाया गया है, आप एक कस्टम के साथ मानदंड सेट कर सकते हैं सूत्र। अब आप जानते हैं कि Google पत्रक में डेटा सत्यापन का उपयोग कैसे किया जाता है। आश्वस्त रहें कि कम अमान्य डेटा आपके विश्लेषण को आसान और अधिक सटीक बना देगा!

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