एक प्रभावी बैकअप शेड्यूल कैसे बनाए रखें (और आपको क्यों चाहिए)

यदि कोई अपने डेटा का बैकअप नहीं लेता है, तो उसे महत्वपूर्ण फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को खोने का जोखिम होता है। व्यक्तियों के लिए, फ़ोटो, वीडियो फ़ाइलों और दस्तावेज़ों के खो जाने से निराशा, असुविधाएँ और यहाँ तक कि दिवालियापन भी हो सकता है।

हालांकि, पूरी तरह से शेड्यूलिंग रणनीति विकसित करने और बनाए रखने से डेटा खोने के डर से बचा जा सकता है। बैकअप शेड्यूलिंग का प्राथमिक उद्देश्य डेटा, डेटाबेस या संपूर्ण सिस्टम का बैकअप लेने के लिए समय सीमा स्थापित करना है।

तो आपको डेटा बैकअप की आवश्यकता क्यों है? और आप अपने बैकअप के लिए शेड्यूल को प्रभावी ढंग से कैसे बनाए रख सकते हैं?

आपको अपने डेटा का बैकअप लेने की आवश्यकता क्यों है

हार्डवेयर की विफलता से लेकर चोरी हुए पीसी से लेकर रैंसमवेयर तक संवेदनशील डेटा के खतरों पर विचार करें। डेटा हानि उत्पादकता और अपंग व्यवसायों को बाधित कर सकती है। डेटा बैकअप बनाए रखने के शीर्ष कारण यहां दिए गए हैं।

डेटा हानि को रोकें

डेटा बैकअप का सबसे स्पष्ट कारण डेटा हानि के मामले में महत्वपूर्ण फ़ाइलों को सहेजना है। हार्ड ड्राइव की विफलता और सिस्टम क्रैश असामान्य नहीं हैं।

व्यक्तियों के लिए, भ्रष्ट ऑपरेटिंग सिस्टम (OS) से डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए बैकअप विशेष रूप से महत्वपूर्ण हैं। अनुचित मेमोरी स्पेस आवंटन, सॉफ़्टवेयर भ्रष्टाचार, या समय के साथ जमा होने वाली कई ऐप त्रुटियों के कारण कुछ OS विफल हो जाते हैं। बैकअप होने से आप विशिष्ट फ़ाइलों या संपूर्ण सिस्टम को शीघ्रता से पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।

व्यावसायिक निरंतरता

कई छोटे व्यवसाय के मालिक मानव संसाधन, वित्त और विपणन जैसे महत्वपूर्ण कार्यों को चलाने के लिए कंप्यूटर पर भरोसा करते हैं। यदि ऐसे मालिक महत्वपूर्ण जानकारी वाली फाइलों का बैकअप नहीं लेते हैं, तो वे अपने व्यवसाय को नुकसान पहुंचाने का जोखिम उठाते हैं, संभवत: अच्छे के लिए दरवाजे बंद करने के बिंदु तक।

डेटा हानि मानवीय त्रुटि, भौतिक चोरी और यहां तक ​​कि रैंसमवेयर हमलों के कारण हार्डवेयर विफलता के कारण हो सकती है। बैकअप आपको डेटा हानि की स्थिति में उत्पादकता को जल्दी से फिर से शुरू करने की अनुमति देता है।

प्रतिस्पर्धात्मक लाभ

डेटा उल्लंघनों से हितधारक संबंधों पर असर पड़ता है और व्यवसाय में ही विश्वास कम हो जाता है। ग्राहक, कर्मचारी, शेयरधारक और निवेशक कंपनियों पर बहुत सारा डेटा रखने के लिए भरोसा करते हैं। विश्वसनीय और सुरक्षित डेटा बैकअप होने से लोग आपके साथ काम करना चाहते हैं।

एक ठोस बैकअप योजना होने का मतलब है कि आपका दरवाजा उन हितधारकों के लिए खुला रहता है जो कभी प्रतिस्पर्धी व्यवसायों का हिस्सा थे जो डेटा उल्लंघन जैसी विघटनकारी घटना से बच नहीं सकते थे।

लेखा परीक्षा, कर और अभिलेखागार

उद्यमियों को कर उद्देश्यों के लिए नियामक डेटा की रिपोर्ट करने और पुन: पेश करने के लिए बाध्य किया जाता है। वित्तीय और नियामक जानकारी का बैकअप लेकर, आप डेटा हानि के बाद भी अपनी पुस्तकों को लेखा परीक्षकों और कर अधिकारियों को दिखाने में सक्षम होंगे।

डेटा बैकअप के मुख्य कारणों में से एक आपकी महत्वपूर्ण जानकारी का सुरक्षित संग्रह होना है। आपके पेशे के आधार पर, आपको कई वर्षों तक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, सटीक रिकॉर्ड रखने से आप स्वास्थ्य सेवा, कानूनी और वित्त क्षेत्रों में व्यक्तियों के बीच बहुत लोकप्रिय हो सकते हैं।

अतिरिक्त काम से बचें

डेटा बैकअप डेटा हानि के बाद कार्यों को फिर से करने से रोकता है। चाहे स्प्रैडशीट को फिर से बनाना हो या सिस्टम को फिर से सेट करना हो, डेटा खो जाने के बाद आपके पास फिर से करने के लिए बहुत सारे काम होंगे।

तब तक तुम कर सकते हो डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए एक मृत हार्ड डिस्क की मरम्मत करें, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि प्रक्रिया सफल होगी। ध्यान रखें कि बड़े नुकसान के मामले में आपको सब कुछ फिर से करना होगा, और कुछ ही इससे बच सकते हैं।

बैक-अप बनाए रखने के टिप्स

सिस्टम की विफलता या अन्य आपदा में काम के घंटों को खोना एक ऐसी चीज है जिससे आप बैकअप स्थापित करने और बनाए रखने से बच सकते हैं। यहां उन चीजों की सूची दी गई है जो आप अपने डेटा को अच्छी तरह से बनाए रखने के लिए कर सकते हैं।

सब कुछ एन्क्रिप्ट करें

यदि आपका नेटवर्क या क्लाउड प्रदाता हैक हो गया है तो आप नहीं चाहते कि कर्मचारी रिकॉर्ड और ग्राहक जानकारी जैसे संवेदनशील डेटा लीक हो जाएं।

सबसे सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज प्रदाता यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके कंप्यूटर से निकलने वाला डेटा एन्क्रिप्ट किया गया है, कुछ प्रकार के एन्क्रिप्शन की पेशकश करें। इस तरह, भले ही हमलावर आपके डेटा तक पहुंच प्राप्त कर लें, वे आपकी चाबियों के बिना इसे डिक्रिप्ट नहीं कर सकते।

बार-बार बैकअप शेड्यूल करें

याद रखें कि पिछले बैकअप के बाद से दर्ज या बदले गए किसी भी डेटा को खोने का खतरा है। बार-बार और नियमित बैकअप लागू करके, आप आपदा की स्थिति में बड़ी मात्रा में डेटा खोने से बच सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने डेटा का बैकअप लेने से न चूकें, बैकअप प्रक्रिया को स्वचालित करने पर विचार करें, खासकर यदि आप क्लाउड सेवा का उपयोग करते हैं।

प्रत्येक बैकअप के लिए किसी प्रकार के बैकअप मीडिया की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, डिस्क बैकअप डिस्क का उपयोग करते हैं, टेप बैकअप टेप का उपयोग करते हैं, और क्लाउड बैकअप कैशिंग के लिए डिस्क का उपयोग करते हैं। स्टोरेज मीडिया, हालांकि, हमेशा के लिए नहीं रहता है, इसलिए आपके बैकअप टेप और डिस्क की जीवन प्रत्याशा को परिभाषित करने वाले नियमों का होना महत्वपूर्ण है।

भौतिक बैकअप अनप्लग करें

रैंसमवेयर (हालांकि फुलप्रूफ नहीं) से जूझने के लिए यह महत्वपूर्ण है। अगर तुम बाहरी डिवाइस का उपयोग करके अपनी जानकारी का बैकअप लें, आपको प्रत्येक बैकअप के बाद इसे अनप्लग करना होगा। ऐसा इसलिए है, क्योंकि यदि साइबर अपराधी आपके मुख्य सिस्टम को संक्रमित करते हैं और बाहरी ड्राइव अभी भी प्लग इन है, तो वे उसे भी एन्क्रिप्ट कर सकते हैं, जिससे यह पूरी तरह से अप्रभावी हो जाएगा। कम से कम अपने डेटा को कहीं और संग्रहीत करके, आप सुनिश्चित कर रहे हैं कि एक और प्रति संभावित रैंसमवेयर संक्रमण से दूर है।

लगातार व्यवस्थित करें और लेबल करें

यदि आप कई उपकरणों का उपयोग करके डेटा का बैकअप लेते हैं, तो आप जानना चाहेंगे कि कौन सा संग्रह किस हार्डवेयर से है। इसलिए अपने बैकअप को इस तरह व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है कि जब भी आपको उनकी आवश्यकता हो, आप उन्हें आसानी से ढूंढ सकें। यदि आप एक टीम के साथ काम कर रहे हैं और उपयोग कर रहे हैं मुफ्त क्लाउड स्टोरेज प्रदाता ड्रॉपबॉक्स और गूगल ड्राइव की तरह, पूरे सिस्टम में व्यवस्थित और नामकरण के लिए एक सुसंगत मानक होना सबसे अच्छा होगा।

टेस्ट बैकअप

बैकअप विफल हो सकते हैं। कॉन्फ़िगरेशन त्रुटियां महत्वपूर्ण डेटा को बैकअप लेने या यहां तक ​​कि पुनर्प्राप्त होने से रोक सकती हैं। हर मिनट जब आपका डेटा पहुंच योग्य नहीं होता है, तो आपको पैसे खर्च करने पड़ सकते हैं, जो नियमित बैकअप परीक्षणों को शेड्यूल करने का एक अच्छा कारण है।

व्यक्तियों के लिए एक आवधिक आपदा पुनर्प्राप्ति अभ्यास बैकअप ले रहा है और इसे कंप्यूटर में पुनः लोड कर रहा है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह काम करता है। यदि आप अपने डेटा को संग्रहीत करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष सर्विसर का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि अनुबंध के लिए सर्वर को डेटा बैकअप की पठनीयता का परीक्षण करने की आवश्यकता है।

नियमित बैकअप करने का सबसे अच्छा समय कब है?

डेटा बैकअप ऐसा कुछ नहीं है जिसे आप साल में एक बार करते हैं और भूल जाते हैं। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, बैकअप के बीच खोए हुए डेटा की मात्रा को कम करने के लिए लगातार और नियमित रूप से बैकअप प्रतियां बनाएं। प्रतियों का बैकअप लेने में जितना अधिक समय लगता है, डेटा हानि का जोखिम उतना ही अधिक होता है उनसे ठीक होने पर.

बैकअप समय सीमा इस बात पर निर्भर करती है कि आप किस डिवाइस का बैकअप ले रहे हैं, चाहे वह व्यक्तिगत हो या कॉर्पोरेट, और बैकअप करने के लिए दिन का समय।

यदि आप अपने कंप्यूटर का बार-बार उपयोग करते हैं (अर्थात अपने पीसी पर सप्ताह में 10 घंटे से अधिक समय बिताते हैं), तो आपको साप्ताहिक रूप से अपने डेटा का बैकअप लेना चाहिए। समसामयिक पीसी उपयोगकर्ताओं (पांच घंटे या उससे कम खर्च करने वाले) को इसी तरह सप्ताह में कम से कम एक बार डेटा वापस करना चाहिए। हालाँकि, यदि आप एक ई-कॉमर्स स्टोर के मालिक हैं, तो दैनिक बैकअप करना आदर्श होगा।

संगठनों के लिए, डेटा निष्पादित करने का आदर्श समय ऑफ-आवर्स के दौरान होता है क्योंकि अक्सर वह समय होता है जब सबसे कम लोग डेटा का उपयोग कर रहे होते हैं। यदि आपको एक बड़ी बैकअप विंडो की आवश्यकता है, तो लगभग 7 बजे शुरू करने का एक अच्छा समय है।

डेटा का बैकअप लेने के लिए अन्य आदर्श समय सीमा में शामिल हैं जब कोई अन्य बैकअप नहीं चल रहा हो और जब कम से कम मेमोरी और डिस्क का उपयोग हो।

आप समय लेने वाली अनुसूची से कैसे चिपके रहते हैं?

एक बार जब आप समय तय कर लेते हैं, तो आप डेटा बैकअप निष्पादित करने का सबसे अच्छा तरीका चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, बड़े और लगातार बैकअप के साथ काम करते समय स्वचालन एक आदर्श विकल्प हो सकता है।

यह विचार करना भी सबसे अच्छा होगा कि किस डेटा को बैकअप की आवश्यकता है और क्या नहीं। हर समय सभी फाइलों का बैकअप लेना एक अच्छा विचार नहीं हो सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर चीज का बैकअप नहीं लेना चाहिए, लेकिन आपको महत्वपूर्ण फाइलों और बार-बार बदले जाने वाले फोल्डर के बैकअप को प्राथमिकता देनी चाहिए।

व्यावसायिक अनुबंध, वित्तीय डेटा और व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी जैसी संवेदनशील फाइलों को प्राथमिकता दी जानी चाहिए और तदनुसार उनका बैकअप लिया जाना चाहिए। समय और सर्वर स्थान बचाने के लिए, आप कम महत्वपूर्ण डेटा (जैसे वेब पर पहले से अपलोड किए गए स्क्रीनशॉट) को अनदेखा कर सकते हैं।

यदि आप एक बड़ी टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो आपकी बैकअप रणनीति में यह भी शामिल होना चाहिए कि बैकअप करने का प्रभारी कौन है। आपको बैकअप की सफलता की निगरानी के लिए जिम्मेदार लोगों के नाम भी बताने होंगे।

डेटा हानि को रोकने के लिए अपने डेटा का बैकअप लें

अपने सभी डेटा का बैकअप लेना डेटा हानि को रोकने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। बैकअप आपको डेटा के आकस्मिक या जानबूझकर हटाए जाने, हार्ड ड्राइव की विफलताओं और रैंसमवेयर हमलों से बचा सकते हैं।

बैकअप संवेदनशील व्यक्तिगत और संगठनात्मक डेटा के लिए सुरक्षा प्रदान करते हैं और आपको और आपके ग्राहकों को मन की शांति प्रदान करते हैं। अंगूठे के एक नियम के रूप में, जो कुछ भी आप महत्वपूर्ण मानते हैं उसका नियमित रूप से और जितनी जल्दी हो सके बैकअप लें।

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