संचार और सहयोग उपकरणों के अति प्रयोग से कैसे बचें

सहयोग और संचार उपकरण किसी भी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं, खासकर दूरस्थ टीमों के लिए। वे कर्मचारियों के बीच उत्पादकता और कनेक्शन बढ़ाने में मदद करते हैं, जबकि उन्हें किसी भी समय कहीं से भी जानकारी प्राप्त करने में सक्षम बनाते हैं।

हालांकि, बहुत सारे विकल्प तनावपूर्ण हो सकते हैं, खासकर जब आपको लूप में रहने के लिए विभिन्न उपकरणों के बीच प्रत्येक कार्यदिवस की शुरुआत करनी होती है। सहयोग टूल का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने में आपकी सहायता करने के लिए यह लेख कुछ युक्तियों और टूल का पता लगाएगा।

सहयोग से अपनी टीम को ओवरलोड करना उपकरण बेहतर उत्पादकता का समाधान नहीं है; इसके विपरीत, यह हो सकता है:

• कम उत्पादकता क्योंकि आपकी टीम कार्यों को पूरा करने की तुलना में कई प्लेटफार्मों पर जानकारी का अधिक समय व्यतीत करती है।
• विलंबित परियोजनाएं क्योंकि संचार दरारों के बीच पड़ता है।
• कम सहयोग क्योंकि कुछ लोगों को कई सहयोग प्लेटफार्मों के साथ खुद को परिचित करने के लिए संघर्ष करना पड़ सकता है।
• जब आपको इसकी आवश्यकता होती है तो जानकारी तक पहुंच कठिन होती है।
• कई सहयोग ऐप्स के बीच बाजीगरी करने से हो सकता है संदर्भ स्विचिंग और कम प्रभावशीलता.
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• फिजूलखर्ची क्योंकि इनमें से कई सॉफ्टवेयर समाधानों में अतिव्यापी विशेषताएं हैं और इसके लिए सदस्यता शुल्क की आवश्यकता होती है।

इसलिए, यदि सहयोग उपकरण टीम वर्क के लिए महत्वपूर्ण हैं, तो आप इन समस्याओं से कैसे बच सकते हैं?

1. अपनी टीम और कंपनी की जरूरतों को प्राथमिकता दें

यह महसूस करके शुरू करना महत्वपूर्ण है कि प्रभावी सहयोग प्रौद्योगिकी के बारे में नहीं है - यह आपके लोगों के बारे में है और वे सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कैसे बातचीत करते हैं। इसे सक्षम और सुविधाजनक बनाने के लिए सहयोग और संचार उपकरण आते हैं।

इसलिए, आपको अपनी कंपनी की जरूरतों और अपनी टीम के लिए आप किस तरह की संस्कृति का निर्माण करना चाहते हैं, इसका आकलन करके शुरू करना चाहिए। इसके अलावा, आपकी टीम दिन-प्रतिदिन के आधार पर किस तरह के कार्य करती है और एक दूसरे के साथ बातचीत करने के सर्वोत्तम तरीकों का स्पष्ट दृष्टिकोण प्राप्त करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप लचीले घंटों के दौरान विश्वास और काम करने की स्वतंत्रता को बढ़ावा देना चाहते हैं, तो चुनें डिजिटल समाधान जो अतुल्यकालिक संचार को सक्षम करते हैं और सहयोग, जैसे मोड़ तथा Yac, सबसे अच्छा काम कर सकता है। ये टूल आपके लोगों को उनकी सबसे अधिक उत्पादक समयावधि के दौरान केंद्रित रहने के लिए सशक्त बनाते हैं।

दूसरी ओर, यदि आपकी टीम अधिकतर यात्रा पर है, और आप रीयल-टाइम संचार को महत्व देते हैं, तो ऐसे टूल जो सिंक्रोनस संचार की सुविधा प्रदान करते हैं और डेस्कटॉप और मोबाइल एक्सेस दोनों की पेशकश करते हैं, जैसे ढीला, आपका सबसे अच्छा विकल्प हो सकता है।

एक बार जब आपको अपनी आवश्यकताओं और आप जिस तरह की संस्कृति को बढ़ावा देना चाहते हैं, उसके बारे में स्पष्ट विचार हो जाए, तो आपके कार्य दृष्टिकोण के साथ संरेखित विकल्पों की संख्या को कम करना आसान हो जाता है। किसी उपकरण को केवल इसलिए चुनना क्योंकि वह लोकप्रिय है, अनजाने में आपकी कंपनी की संस्कृति और ऑपरेटिंग सिस्टम को बदल सकता है, जिससे अनुत्पादक परिणाम प्राप्त हो सकते हैं।

2. उत्तोलन कार्यक्षेत्र सूट

अपनी कंपनी की जरूरतों का आकलन करने और आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे सहयोग टूल की संख्या में कटौती करने के प्रयास में, आप ऑल-इन-वन या बहुमुखी प्लेटफार्मों को देखकर शुरू कर सकते हैं जो आपके संचालित करने के लिए आवश्यक सुविधाओं की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं व्यापार।

ये समाधान विशेष रूप से आवश्यक सुविधाओं को मिलाकर सब कुछ एक साथ लाने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं और एक ही प्लेटफॉर्म में कई ऐप्स से कार्यात्मकता, एक्सेस करने के लिए कई प्रोग्राम खोलने की परेशानी को दूर करता है जानकारी।

ऐसा करने से, वे समय और पैसा बचाने में मदद करते हैं, जबकि सभी के लिए बिना किसी अपडेट को खोए काम करना आसान बनाते हैं। वे छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए आदर्श हैं, जिन्हें जरूरी नहीं कि नवीनतम घंटियों और सीटी की जरूरत है, बल्कि एक सरल, सीधा समाधान है जो उन्हें सुचारू रूप से संचालित करने में मदद करता है।

ये उपकरण आपको संदेशों का आदान-प्रदान करने, कॉल करने, नोट्स लेने, कार्य सौंपने और यहां तक ​​कि परियोजनाओं की योजना बनाने की अनुमति देते हैं - सभी एक ही स्थान से। के कुछ उदाहरण सर्वश्रेष्ठ कार्यक्षेत्र सुइट जो आपके वर्कफ़्लो को कारगर बनाने के लिए कई सुविधाएँ प्रदान करते हैं, उनमें शामिल हैं कील या समान पृष्ठ. आप अपनी सभी गतिविधियों को एक साथ लाने के लिए इनमें से किसी एक टूल का उपयोग कर सकते हैं।

मान लीजिए कि आपका संगठन काम की एक विशिष्ट लाइन में माहिर है और आपका बहुउद्देश्यीय मंच "सभी ट्रेडों का जैक, मास्टर ऑफ कोई नहीं।" उस मामले में, आपको व्यक्तिगत कार्यों के लिए सबसे उपयुक्त समाधान खोजने पर विचार करना चाहिए जिन्हें आसानी से प्रत्येक के साथ एकीकृत किया जा सकता है अन्य।

यदि परियोजना प्रबंधन आपका प्राथमिक फोकस है, तो हो सकता है कि आप कार्य निर्माण जैसी सुविधाओं वाले टूल देखना चाहें और असाइनमेंट, मजबूत खोज कार्यात्मकता, एकाधिक डैशबोर्ड दृश्य, परियोजना स्थिति रिपोर्टिंग, और प्रोजेक्ट टेम्पलेट्स।

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हालांकि, आपको परियोजना प्रबंधन समाधानों पर भी विचार करना चाहिए जो अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण के अवसर प्रदान करते हैं, उदाहरण के लिए, मधुमुखी का छत्ता, सोमवार.कॉम, या Wrike. इस तरह, आप विशिष्ट उद्देश्यों के लिए उपयुक्त कुछ उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं और बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए उन्हें कनेक्ट कर सकते हैं।

इसके अलावा, ये उपकरण उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं, जिससे सभी के लिए इसे सीखना और प्रभावी ढंग से उपयोग करना आसान हो जाता है।

4. केंद्रीकृत ज्ञान भंडार बनाएँ

जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, बहुत सारे सहयोग टूल का उपयोग करने का एक मुख्य नुकसान यह है कि कर्मचारी कीमती समय बर्बाद करते हैं जानकारी तक पहुँचने के लिए एक मंच से दूसरे मंच पर कूदना या अन्य सहयोगियों को ऐसे प्रश्नों से परेशान करना जिनके कई उत्तर दिए गए हैं बार।

इससे बचने के लिए, आप सभी आवश्यक सूचनाओं को एक केंद्रीकृत ज्ञानकोष में संग्रहीत कर सकते हैं जो कहीं से भी आसानी से प्राप्त हो सकता है। आप एक का उपयोग कर सकते हैं आंतरिक कंपनी विकी उपकरण की तरह टेट्रा कंपनी-व्यापी नीतियों और कैसे-कैसे ट्यूटोरियल से लेकर विशिष्ट उत्पाद जानकारी तक कुछ भी रखने के लिए। अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइलों को जोड़ और संपादित कर सकता है, एक सहज सहयोग मंच बना सकता है जो कर्मचारियों को एक दूसरे के साथ जानकारी साझा करने में मदद करता है।

विचार यह है कि टीम का प्रत्येक सदस्य जानकारी प्राप्त करने के लिए सीधे इस ज्ञानकोष पर जा सकता है और अपने किसी भी प्रश्न या समस्या का उत्तर प्राप्त कर सकता है।

प्रभावी संचार और सहयोग के लिए अपनी यात्रा अभी शुरू करें

यदि आप वर्तमान में संचार और सहयोग उपकरणों के मामले में बहुत अधिक अव्यवस्था से निपट रहे हैं, तो ऊपर दिए गए समाधानों को लागू करने पर विचार करें।

अपने व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम संभव सहयोग डिजिटल समाधानों और रणनीतियों का उपयोग करके, आप ले रहे हैं अधिक उत्पादक बनने, लंबे समय में पैसे बचाने और समग्र प्रदर्शन में सुधार की दिशा में एक बड़ा कदम।

जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं और आपका व्यवसाय अधिक मांग वाला हो जाता है, आप अपनी बदलती जरूरतों को पूरा करने के लिए हमेशा अपनी प्रक्रियाओं को संशोधित कर सकते हैं।

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