चाहे वह रचनात्मक, निर्माण, प्रशासन, या कुछ और हो, आप अक्सर अपने आप को किसी भी कार्य वातावरण में दोहराए जाने वाले कार्यों के साथ पाएंगे। एक स्थापित वर्कफ़्लो बनाने से आपको और आपके सहकर्मियों को लय में आने में मदद मिलेगी, खासकर जब किसी नए व्यक्ति को ऑनबोर्ड करना।
इस लेख में, हम आपको Notion में वर्कफ़्लो की रूपरेखा के बारे में बताएंगे ताकि आप और आपकी टीम प्रत्येक कार्य की स्थिति और चरणों को जान सकें, जिस पर आप काम कर रहे हैं।
धारणा में कार्यप्रवाह की रूपरेखा के लाभ
नोटियन में अपने वर्कफ़्लो को रखने से आपकी टीम को किसी कार्य को शुरू करने या पूरा करने के लिए आवश्यक कदमों को देखने और याद रखने में मदद मिलेगी। यह सभी को यह जानने में भी मदद करेगा कि कोई विशेष असाइनमेंट किस स्तर पर है।
उदाहरण के लिए, यदि ब्लॉग पोस्ट लिखना एक आवर्ती कार्य है, तो आप रचनात्मक प्रक्रिया को चार चरणों में विभाजित कर सकते हैं: प्रारूपण, संपादन, चित्र और अपलोडिंग। जब आपकी टीम के लेखक एक मसौदे को पूरा कर लेते हैं, तो वे कार्य के अपने हिस्से को बोर्ड पर चिह्नित कर सकते हैं और संपादन के प्रभारी व्यक्ति को असाइनी के रूप में सेट कर सकते हैं।
भले ही आप अकेले काम कर रहे हों, यह आपकी प्रगति को ट्रैक करने का एक शानदार तरीका है क्योंकि आपके पास अपने कार्यभार का अधिक विस्तृत अवलोकन होगा। यह एक थोक टू-डू को छोटे एक्शन आइटमों में तोड़ने में भी मदद करता है, जो अत्यधिक दबाव को रोकने में मदद कर सकता है।
स्थिति के साथ धारणा में एक कार्यप्रवाह की रूपरेखा
का उपयोग करते हुए एक साधारण टेबल डेटाबेस धारणा में आपको अपने कार्यप्रवाह का एक संक्षिप्त अवलोकन देगा। आप जल्दी से देख सकते हैं कि प्रत्येक कार्य किस चरण पर है, इसकी तुलना नियत तारीख से करें, और जाँच करें कि कौन अधिक स्क्रॉल किए बिना उस पर काम कर रहा है।
इस उदाहरण में, प्रत्येक स्तंभ लेखन प्रक्रिया के एक चरण का प्रतिनिधित्व करता है। आरंभ करने के लिए, तय करें कि आप अपने आवर्ती कार्यों को किन चरणों में विभाजित करना चाहते हैं और नोटियन के निचले-बाएँ कोने में विकल्प का चयन करके एक नया पृष्ठ बनाएँ। एक बार जब आप अपने नए पृष्ठ पर हों, तो टेम्प्लेट चुनने के बजाय, फ़ॉरवर्ड-स्लैश का उपयोग करके कमांड लाएँ और चुनें टेबल डेटाबेस - इनलाइन.
नाम कॉलम वह होगा जहां आप अपना कार्य नाम डालते हैं, और जो अतिरिक्त कॉलम दिखाई देता है उसे आप हटा सकते हैं। इसके बाद, तालिका के ऊपरी दाएं कोने में और में जोड़ें प्रतीक का चयन करके एक नया कॉलम जोड़ें संपत्ति के प्रकार मेनू, चुनें चुनते हैं.
नीचे दिए गए सेल में क्लिक करें और एक स्थिति टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और नोटियन आपको इसे एक में बदलने का संकेत देगा विकल्प. वहां से, आप उसके बगल में तीन बिंदुओं का उपयोग करके रंग बदल सकते हैं।
उन सभी स्थितियों को बनाएं जिनका आप समान निर्देशों का पालन करते हुए उपयोग करना चाहते हैं और मेनू लाने के लिए कॉलम शीर्षक पर क्लिक करें और इसे तब तक डुप्लिकेट करें जब तक आपके पास प्रत्येक चरण के लिए एक कॉलम न हो। उनके अनुसार नाम दें।
अब, जैसे-जैसे आप और आपके सहकर्मी आगे बढ़ते हैं, आप स्थिति का उपयोग यह बताने के लिए कर सकते हैं कि आप किस चरण पर हैं और यह कैसा चल रहा है। इसलिए, केवल किए गए कार्य को चिह्नित करने के बजाय, आप अपनी टीम को दिखा सकते हैं कि आप वास्तव में ऐसा कहे बिना किसी आइटम पर काम कर रहे हैं।
उदाहरण का उपयोग करता है करने के लिए यह दिखाने के लिए कि अभी तक कोई भी इस पर काम नहीं कर रहा है, चालू कहने को चल रहा है, पूर्ण यह दिखाने के लिए कि यह हो गया है, होल्ड पर दूसरों को यह बताने के लिए कि यह रुका हुआ है, और अटक यह इंगित करने के लिए कि असाइनी को सहायता की आवश्यकता है।
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यदि आपकी टीम को विशिष्टताओं को संप्रेषित करने की आवश्यकता है, तो वे कार्य पृष्ठ पर उसके नाम पर क्लिक करके और उसे खोलकर टिप्पणी कर सकते हैं। प्रारंभिक विवरण के लिए नीचे का खाली क्षेत्र आदर्श स्थान है। टिप्पणी फ़ील्ड प्रश्न पूछने, यह बताने के लिए इष्टतम है कि आप परियोजना को सौंप रहे हैं, या सुझाव दे रहे हैं।
इन वार्तालापों के Notion में होने से प्रत्यक्ष संदेश में पहुंच सीमित करने या समूह चैट में खो जाने के बजाय, सभी को जानकारी तक पहुंच प्राप्त होगी।
यहां तक कि अगर आप अकेले काम कर रहे हैं, तो स्थिति का उपयोग करना और अपने आप को टिप्पणियां छोड़ना तब सहायक होता है जब आप किसी कार्य का बैकअप ले रहे होते हैं।
चेकलिस्ट के साथ धारणा में एक कार्यप्रवाह की रूपरेखा
यदि आप इसे सरल रखने के प्रशंसक हैं और दूसरों को यह बताना पसंद करते हैं कि कोई कार्य पूरा हो गया है, तो आप चेकलिस्ट कॉलम का उपयोग करके अपने वर्कफ़्लो की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं। यदि आपको अपने वर्कफ़्लो में बहुत सारे कॉलम शामिल करने की आवश्यकता है, तो ऐसा करना स्थान बचाने का एक शानदार तरीका है। हालाँकि, यदि आप कर सकते हैं तो उन्हें कम से कम रखना सबसे अच्छा है।
आप जोड़ें चेकलिस्ट कॉलम उसी तरह आप कॉलम चुनें अपनी तालिका के ऊपरी-बाएँ कोने में जोड़ें बटन पर क्लिक करके, और आपको बस उन्हें नाम देना है।
इनका उपयोग करके, आप अभी भी एक त्वरित अवलोकन प्राप्त कर सकते हैं कि आप और आपकी टीम कार्यों के साथ कहाँ हैं, स्थितियों में पाठ के थोड़े कम अव्यवस्थित रूप के साथ। यह उन टीमों के लिए विशेष रूप से बहुत अच्छा है जो चाहते हैं कि प्राथमिकता का स्तर बाकी सब चीजों से अलग हो।
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इसके अलावा, आप निश्चित रूप से टिप्पणियों के भीतर भी संवाद कर सकते हैं, लेकिन प्रत्येक चरण की स्थिति पर ध्यान केंद्रित नहीं किया जाता है - यह पूर्ण है या नहीं।
अन्य आइटम जिन्हें आप अपनी धारणा वर्कफ़्लो में शामिल करना चाह सकते हैं
कुछ अन्य कॉलम जिन्हें आप अपने नोटियन वर्कफ़्लो में शामिल करना चाहेंगे, वे हैं: लिंक कॉलम यदि आपके प्रोजेक्ट ड्राइव या ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर में हैं या a फ़ाइलें और मीडिया कॉलम यदि आप आगे और पीछे दस्तावेज़ सौंप रहे हैं।
यदि आप पाते हैं कि आप नहीं चाहते हैं एक विशेष संपत्ति अपने डेटाबेस में एक कॉलम के रूप में दिखाने के लिए, ध्यान रखें कि आप इसे अपनी तालिका से छिपा सकते हैं, लेकिन जब आप किसी प्रोजेक्ट में क्लिक करेंगे तो यह गुण सूची में दिखाई देगा।
अपनी तालिका के ऊपर या नीचे पृष्ठ पर नोट्स जोड़ने से आपको और आपके सहकर्मियों को आपके वर्कफ़्लो के चरणों को सीखने और याद रखने में भी मदद मिलेगी।
ऐसा करना टीम के नए सदस्यों को ऑनबोर्ड करने के लिए विशेष रूप से सहायक होता है, क्योंकि वे सभी चरणों को जानते होंगे, और आपके निर्देश उन्हें बताएंगे कि उन्हें अगले चरण में पहुंचने पर क्या करने की आवश्यकता है।
धारणा के साथ एक लय में जाओ
नोटियन में वर्कफ़्लो को रेखांकित करके, आप अनुमान को एक प्रक्रिया से बाहर निकाल रहे हैं और बड़ी परियोजनाओं को छोटे, संगठित मील के पत्थर में तोड़ रहे हैं। इस तरह, आपके और आपकी टीम के पास सब कुछ एक ही स्थान पर होगा, और किसी को भी खोजने की आवश्यकता नहीं है।
यदि आपने अभी तक नोटियन की जांच नहीं की है, तो इसका अनुकूलन और सरलता आपको किसी भी परियोजना का प्रबंधन करने की अनुमति देती है। हालाँकि, यदि आप अटका हुआ महसूस कर रहे हैं, तो आप इसके कई टेम्प्लेट में से कुछ के साथ शुरुआत कर सकते हैं और जैसे-जैसे आगे बढ़ सकते हैं सीख सकते हैं।
धारणा सर्वोत्तम उत्पादकता साधनों में से एक है, और यह तेजी से बढ़ रहा है। यहां कुछ तरकीबें और युक्तियां दी गई हैं जिनका उपयोग आप आरंभ करने के लिए कर सकते हैं।
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ऑटम स्मिथ मार्केटिंग की पृष्ठभूमि और तकनीक, शौक और मनोरंजन के जुनून के साथ एक सामग्री लेखक हैं।
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