टीमवर्क सपनों को काम देता है—सिवाय इसके कि जब गलत संचार की बात आती है। एक नई परियोजना पर चर्चा करते समय, अति-संचार, कम-संचार और गलतफहमी में बहुत समय लग सकता है।
आपने शायद कुछ समय हमारे इनबॉक्स, इंस्टेंट मेसेंजर, या मीटिंग्स और फोन कॉल्स से स्टिकी नोट्स में रहने वाली सूचनाओं या फाइलों को खोजने में बिताया है।
यदि आप संबंधित कर सकते हैं, तो आपको परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से लाभ हो सकता है। इस लेख में, हम आपको क्लिकअप, नोटियन और आसन के उदाहरणों के साथ इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर ऑफ़र के समय बचाने वाले लाभों की एक सूची के माध्यम से ले जाएंगे। यहां तक कि अगर आप अकेले काम कर रहे हैं, तो आपको कुछ टेकअवे मिल सकते हैं।
1. ईमेल के माध्यम से अब और नहीं भेजना और खोजना
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए धन्यवाद, आप असाइनमेंट ईमेल भेजना छोड़ सकते हैं।
इसके बजाय, आप अपने में असाइनी कॉलम का उपयोग कर सकते हैं clickUP परियोजना बोर्ड। इससे आप किसी प्रोजेक्ट का स्वामित्व किसी और को सौंप सकते हैं।
एक बार जब आप प्रोजेक्ट विवरण, देय तिथि, और कोई अन्य विवरण शामिल कर लेते हैं, जिसे आप शामिल करना चाहते हैं, बस अपने सहकर्मी को इस कॉलम में जोड़ें, और वे एक सूचना प्राप्त करेंगे या इसे अपने कार्य में देखेंगे सूची।
यदि आप चाहते हैं कि एक से अधिक व्यक्ति प्रोजेक्ट का स्वामित्व लें, तो आप ClickUp के ClickApps का उपयोग करके एक से अधिक असाइनी कॉलम को सक्षम कर सकते हैं।
अपना कार्यक्षेत्र बनाते समय आपके पास इसे सक्षम करने का विकल्प होता है। हालाँकि, यदि आपको इसे बाद में जोड़ने की आवश्यकता है, तो नीचे-बाएँ कोने में अपने प्रोफ़ाइल अवतार पर जाएँ और खोजने के लिए इसे क्लिक करें क्लिक एप्स मेनू में।
वहां से, खोजने के लिए विकल्पों पर स्क्रॉल करें एकाधिक असाइनी, इसे चालू करें, और उस कार्यस्थान के लिए इसे चेक करें जिसमें आप इसका उपयोग करना चाहते हैं।
असाइनी कॉलम उन लोगों के लिए है जो किसी प्रोजेक्ट पर कार्रवाई कर रहे हैं। यदि आप प्रोजेक्ट पर किसी को सीसी करना चाहते हैं, तो टास्क कार्ड के ऊपरी दाएं कोने में आंख के प्रतीक पर क्लिक करके उन्हें एक दर्शक के रूप में जोड़ें।
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अब असाइनमेंट और वॉचर्स बाद के अपडेट के लिए लूप में हैं, जिसमें वह व्यक्ति भी शामिल है जिसने कार्य बनाया है - और किसी को भी विवरण के लिए 50 थ्रेड लंबे ईमेल के माध्यम से स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं है।
2. कम अनावश्यक बैठकें
अगर आपने कभी किसी को यह कहते सुना है कि मीटिंग एक ईमेल हो सकती है—यह नोटियन में एक पेज भी हो सकता है।
छोटी परियोजनाओं और विचारों के लिए विचार-मंथन सत्र में शामिल होने या आयोजित करने के बजाय, एक नया पृष्ठ बनाएं और भीतर सहयोग करें।
यदि आप धारणा के लिए नए हैं, तो टीम कार्य टेम्पलेट आपको शुरू कर देगा। में एक नया पेज बनाने के लिए बोर्ड दृश्य इस टेम्पलेट में, अपने कॉलम के नीचे जोड़ें बटन पर क्लिक करें। आपको पसंद होने पर सूची दृश्य, बस अपनी सूची में एक नई पंक्ति जोड़ें।
अपने साथियों को जोड़ने से पहले, नियत तारीख और प्राथमिकता के साथ-साथ आपके पास मौजूद विवरण और विचारों जैसे गुणों को भरें। अपने सहकर्मियों के लिए उनके विचार और सुझाव जोड़ने के लिए एक संकेत शामिल करें, और फिर उन्हें असाइनी के रूप में जोड़ें।
यदि आप कुछ अधिक तटस्थ पसंद करते हैं तो आप इस संपत्ति टीम के साथियों को भी बुला सकते हैं।
उदाहरण छवि पृष्ठ के उद्देश्य को विशिष्ट बनाने के लिए कॉलआउट का उपयोग करती है। नीचे, कोई भी टेक्स्ट, हेडर, इमेज, अटैचमेंट, लिंक और कई अन्य आसान कमांड का उपयोग करके जानकारी जोड़ सकता है।
साथ ही, यदि आप या कोई सहकर्मी गलती से कुछ सार्थक हटा देता है, तो आप शीर्ष-दाएं कोने में घड़ी आइकन पर क्लिक करके पृष्ठ के पिछले संस्करण देख सकते हैं।
3. कई बार परियोजना की व्याख्या करने की आवश्यकता नहीं है
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके असाइनमेंट विवरण स्पष्ट और सुसंगत हैं, आपको बहुत अधिक कॉलम या प्रॉपर्टी की आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, आप संभवतः केवल नियत, नियत तिथि और प्राथमिकता का उपयोग करके दूर हो सकते हैं।
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अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन में किसी कार्य में अपने सहकर्मियों को असाइनी या सहयोगी के रूप में जोड़ने से पहले सॉफ्टवेयर, प्रत्येक कॉलम में जानकारी भरें और भरने के लिए कार्य का कार्ड या पेज खोलें विवरण।
यहाँ एक साधारण लेआउट का उपयोग करने जैसा दिखता है आसन का मुफ्त संस्करण.
स्पष्ट लेआउट और लेबल के लिए धन्यवाद, आपके द्वारा उन्हें जोड़ने के बाद सभी को पता चल जाएगा कि एक असाइनी या सहयोगी कौन है। विवरण के अलावा, उनके पास देय तिथि कब है, कार्य का प्राथमिकता स्तर, और कार्य किस परियोजना या अनुभाग में योगदान देता है, इस पर भी स्पष्ट निर्देश होंगे।
4. आप एक ही सवाल का बार-बार जवाब देने से बचें
अगर कोई स्लैक या ईमेल के माध्यम से स्पष्टीकरण मांगता है, तो हर किसी के पास जवाब तक पहुंच नहीं होती है। यदि वे आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में संबंधित कार्य के टिप्पणी अनुभाग में पूछते हैं, तो हर कोई इसे देखेगा।
यहां क्लिकअप का उपयोग करके एक उदाहरण दिया गया है।
क्लिकअप की टिप्पणियों के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि हर एक एक नया सूत्र बनाता है। यदि आपको दो प्रश्न प्राप्त होते हैं, तो आप उन्हें चुनकर अलग-अलग उत्तर दे सकते हैं जवाब दे दो टिप्पणी के नीचे। यदि आपको लगता है कि उनके पास बेहतर उत्तर हो सकता है, तो आप किसी व्यक्ति को प्रश्न के लिए निर्दिष्ट कर सकते हैं।
जनता के सवाल और जवाब को उन्हीं सवालों को सामने आने से रोकना चाहिए। लेकिन अगर आपको प्रश्न फिर से मिलता है, और यह एक त्वरित उत्तर नहीं है, तो आप अपने सहकर्मी को भी उत्तर के लिए निर्दिष्ट करके सही दिशा में इंगित कर सकते हैं।
5. अपने काम के लिए दूसरों का पीछा करना या फाइलों की खोज करना तो दूर की बात है
चूंकि परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर सहयोग को बढ़ावा देता है, इसलिए आपके पास अपने सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए बहुत सारे उपकरण हैं। यदि आप एक त्वरित स्थिति अपडेट चाहते हैं, तो आपको केवल उन्हें एक टिप्पणी में टैग करना होगा—Noion में। आप an. का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं संकेत पर (@) और सर्च बार में उनका नाम खींच रहे हैं।
आपको ईमेल के माध्यम से झारना या अपने सहकर्मियों से आपको एक दस्तावेज़ ईमेल करने के लिए कहने की आवश्यकता नहीं होगी, क्योंकि वे उन्हें सीधे प्रोजेक्ट पेज की कॉपी में जोड़ सकते हैं। हालाँकि, यदि आप चाहते हैं कि दस्तावेज़ हर बार एक ही स्थान पर दिखाई दें, तो आप अपने दस्तावेज़ में एक दस्तावेज़ कॉलम जोड़ सकते हैं प्रोजेक्ट बोर्ड पेज.
एक दस्तावेज़ कॉलम अद्भुत काम करता है यदि आपके पास एक टीम के साथी हैं जो आपको हर बार ट्रैक खो जाने पर फ़ाइल को फिर से भेजने के लिए कहने के लिए कुख्यात हैं। आप कृपया उन्हें बता सकते हैं कि यह प्रोजेक्ट बोर्ड में है यदि वे फिर से इसका ट्रैक खो देते हैं।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ अपनी उत्पादकता बढ़ाएँ
टीम वर्क मजेदार है, खासकर जब कोई प्रोजेक्ट सुचारू रूप से चल रहा हो। प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में अपने कार्यों का प्रबंधन करके, आप सब कुछ एक ही स्थान पर व्यवस्थित रखकर घर्षण को कम करने में मदद कर सकते हैं और अपना और अपने सहकर्मियों का बहुत समय बचा सकते हैं।
भले ही आप अकेले काम कर रहे हों, फिर भी आपको यह जानने से लाभ होगा कि आपको आवश्यक सभी विवरण और दस्तावेज कहां मिलेंगे। आप कौन सा सॉफ्टवेयर चुनते हैं यह आप पर निर्भर है। कई उत्कृष्ट विकल्प उपलब्ध होने के साथ, आपको अपने और अपनी टीम के लिए काम करने वाले एक को खोजने की संभावना से अधिक है।
यदि आप शुरू करने के लिए कुछ सुझावों की तलाश कर रहे हैं तो धारणा, क्लिकअप और आसन सभी बेहतरीन विकल्प हैं।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए बहुत सारे विकल्प हैं, आसन और क्लिकअप के बीच चयन करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।
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- उत्पादकता
- परियोजना प्रबंधन
- समय प्रबंधन
- कार्य प्रबंधन
- संगठन सॉफ्टवेयर
ऑटम स्मिथ मार्केटिंग की पृष्ठभूमि और तकनीक, शौक और मनोरंजन के जुनून के साथ एक सामग्री लेखक हैं।
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