क्या आप अपने सहकर्मियों के कुछ संदेश पढ़ते हैं जो आपको गलत तरीके से परेशान करते हैं? संदेश अपमानजनक नहीं हो सकते हैं, लेकिन स्वर अभी बंद है। आप आहत महसूस करते हैं, और यह दर्शाता है कि आप उनसे कैसे संबंधित हैं। उनका शायद कोई नुकसान नहीं था, लेकिन उन्होंने शब्दों के गलत चुनाव का इस्तेमाल किया।
लिखित संचार कई तरह से दक्षिण की ओर जा सकता है। लिखित रूप में आप जिस तरह से संवाद करते हैं, उसे सुधारने के लिए आपको सोच-समझकर काम करना होगा, ताकि आपके इरादों को गलत न समझा जाए।
लिखित संचार क्या है?
लिखित संचार पत्र, रिपोर्ट, मैनुअल आदि के माध्यम से पाठ-आधारित संदेश और निर्देश भेजने की प्रक्रिया है।
कार्यस्थल में सूचना प्रसारित करने के लिए प्रयुक्त, लिखित संचार अक्सर औपचारिक दृष्टिकोण लेता है। यह आधिकारिक दस्तावेजों में निहित है जो सबूत और संदर्भ के बिंदु के रूप में काम करते हैं।
टीम को लिखित रूप में नए विकास के बारे में सूचित किया जाता है। जब टीम के सदस्य अनियंत्रित व्यवहार प्रदर्शित करते हैं, तो उन्हें लिखित संचार के माध्यम से एक प्रश्न जारी किया जाता है और उसी तरह से जवाब दिया जाता है।
मौखिक संचार के विपरीत जिसे रिकॉर्ड नहीं किया जा सकता है, लिखित संचार लंबे समय तक चलता है, खासकर अगर इसमें छेड़छाड़ नहीं की जाती है।
लिखित संचार की चुनौतियाँ
संचार के अन्य रूपों की तरह, यदि प्राप्तकर्ता संदेश की सामग्री को नहीं समझते हैं, तो लिखित संचार का लक्ष्य विफल हो जाता है।
लिखित संचार में कई अड़चनें हैं जो संदेश के अर्थ या प्रेषक के इरादे को बदल सकती हैं। आइए उनमें से कुछ पर एक नजर डालते हैं।
1. स्पष्टता की कमी
जटिल होने पर संचार अपना सार खो देता है। लिखित संचार में प्रेषक द्वारा प्रयुक्त शब्दों का चुनाव प्राप्तकर्ता को भ्रमित कर सकता है। और चूंकि प्रेषक चीजों को स्पष्ट करने के लिए उपलब्ध नहीं है, इसलिए भ्रम की स्थिति बनी रहती है।
यदि कर्मचारी जटिल लिखित संदेश प्राप्त करने पर कार्रवाई करने के लिए मजबूर महसूस करते हैं, तो वे संदेशों की समझ की कमी के कारण गलतियाँ कर सकते हैं।
स्पष्टता के मुद्दों के परिणामस्वरूप काम पर की गई गलतियाँ संगठन के लिए एक झटका हैं क्योंकि समय और संसाधन बर्बाद होते हैं।
2. समय की कमी
सबसे कुशल कार्यप्रवाह वह है जो लगातार गतिमान रहता है। टीम के सदस्यों को जो भी जानकारी चाहिए उन्हें तुरंत प्राप्त करना चाहिए और इसे अपने काम पर लागू करना चाहिए। लेकिन लिखित संचार के मामले में हमेशा ऐसा नहीं होता है।
लिखित संचार में, प्रेषक संदेश को प्राप्तकर्ता को भेजता है। तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करने के बजाय, उन्हें तब तक इंतजार करना पड़ता है जब तक रिसीवर संदेश प्राप्त नहीं करता है और फिर जवाब देता है। अत्यावश्यक परिस्थितियों में बीच में बिताया गया समय महंगा पड़ सकता है। हो सकता है कि सूचना मिलने से पहले ही नुकसान हो चुका हो।
3. लचीलेपन की कमी
आपके द्वारा कार्यस्थल पर किसी सहकर्मी को भेजे गए संदेश में गलत जानकारी हो सकती है। आप अधिक स्पष्टता के लिए संदेश को अपडेट करना चाह सकते हैं। लेकिन एक बार जब आप इसे पहले ही भेज चुके होते हैं, तो आप ऐसा नहीं कर सकते।
आपको गलत सूचना को संबोधित करते हुए या उन अद्यतनों को शामिल करते हुए जिन्हें आप पास करना चाहते हैं, एक और संदेश लिखना होगा। वह सब करना जो तनावपूर्ण हो, खासकर जब आपके हाथों में काम का ढेर हो।
4. निर्णय लेने में देरी
कार्यस्थल में निर्णय लेने के लिए कुछ स्तर की गति की आवश्यकता होती है। निर्णय लेने की प्रक्रिया में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को नवीनतम विकास के साथ अद्यतन किया जाना चाहिए और समय पर अपना इनपुट देना होगा।
जब निर्णय लेने की प्रक्रिया को लिखित संचार के साथ समन्वित किया जाता है, तो संदेश प्राप्त करने, पढ़ने और प्रतिक्रिया देने में लगने वाला समय निर्णय लेने की प्रक्रिया में देरी करता है। आप अपने समूह को बढ़ा सकते हैं सही उपकरणों के साथ निर्णय लेने की प्रक्रिया.
अपने लिखित संचार को बेहतर बनाने के 5 तरीके
यदि आप अपनी नौकरी या करियर में आगे बढ़ना चाहते हैं, तो आपको अपने लिखित संचार पर अधिक ध्यान देना होगा। और ऐसा इसलिए है क्योंकि आप लगभग हर दिन लोगों के साथ लिखित रूप में संवाद करते हैं।
यह सुनिश्चित करना कि वे आपके द्वारा उन्हें दिए गए संदेशों को समझते हैं, आपको वांछित प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद करते हैं। इसके आलोक में, आइए कुछ तरीकों पर चर्चा करें जिनसे आप लिखित रूप में बेहतर संवाद कर सकते हैं।
1. लक्ष्य की पहचान करें
आप संदेश के साथ क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं? यह महत्वपूर्ण है कि आप इसे शुरुआत में ही पहचान लें, ताकि आप अपने विचारों को उस दिशा में स्पष्ट कर सकें। आप लोगों को प्राप्त कर सकते हैं अपने ईमेल खोलें और पढ़ें प्रभावी लेखन के साथ आसानी से।
एक स्पष्ट लक्ष्य के बिना एक लिखित संदेश एक चल रहे कमेंट्री की तरह है। आपके पास कुछ भी ठोस कहे बिना सामग्री का एक पूरा पृष्ठ होगा। यदि आप अपने लक्ष्य का पता नहीं लगाते हैं तो आपके संदेश की सामग्री प्राप्तकर्ता को गुमराह कर सकती है।
2. प्राप्तकर्ता के जूते में कदम
यदि प्राप्तकर्ता के पास उनके द्वारा पढ़े जा रहे संदेश को समझने के लिए आवश्यक पृष्ठभूमि की जानकारी या संदर्भ नहीं है, तो लिखित संचार में निशान छूट जाता है। यदि आप किसी को लिखते हैं और उन चीजों का उल्लेख करते हैं जिनसे वे बेखबर हैं, तो वे खो जाएंगे।
अपना संदेश लिखते समय स्वयं को पाठक के स्थान पर रखें। वे इस विषय के बारे में कितना जानते हैं? क्या उन्हें पृष्ठभूमि की जानकारी या संदर्भ की आवश्यकता है?
विषय के बारे में पाठक की मनःस्थिति को समझने से आपको अपने संदेश को व्यक्त करने के लिए सही शब्द और स्वर चुनने में भी मदद मिलती है।
3. संक्षेप में विचार
एक संदेश लिखने के लिए एक मानसिक नोट बनाने के बाद, मन में आने वाले विचारों को लिख कर इसके लिए आगे की तैयारी शुरू करें।
चूंकि आप संपादन या अपडेट करने के लिए रिसीवर से अपना संदेश आसानी से प्राप्त नहीं कर सकते हैं, इसलिए अपने सभी बिंदुओं को पहले ही लिख लें, ताकि आप उन्हें अपने संदेश में शामिल कर सकें।
आपको उस उद्देश्य के लिए एक नोटबुक इधर-उधर ले जाने की आवश्यकता नहीं है। एक नोट लेने वाला ऐप जैसे सिंपलनोट चलते-फिरते अपने मोबाइल उपकरणों पर अपने विचारों को संक्षेप में लिखना आपके लिए आसान बनाता है। जब भी आपको आवश्यकता हो आप अपने नोट्स को दूरस्थ रूप से एक्सेस कर सकते हैं।
4. स्पष्ट और सरल रहें
सबसे प्रभावी लिखित संचार स्पष्ट और सरल हैं। अब अपने पाठक को बड़े शब्दों और व्याकरणिक भावों से प्रभावित करने का समय नहीं है।
आपके लिए फैंसी शब्दों के उपयोग के साथ बुद्धिमान के रूप में आने की प्रवृत्ति है, लेकिन लिखित संचार में यह उल्टा है। याद रखें, जब पाठक संदेश पढ़ता है तो आप शारीरिक रूप से उपस्थित नहीं होंगे। इसलिए, यदि आप पाठक को भ्रमित करते हैं तो आप चीजों को स्पष्ट नहीं कर सकते।
यदि आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, तो आप कर सकते हैं एक हत्यारा परियोजना उद्देश्य विवरण लिखें प्रभावी लिखित संचार के साथ।
5. पूरी तरह से संपादित करें
व्याकरण संबंधी त्रुटियों और टाइपो वाले संदेशों को पढ़ना एक टर्न-ऑफ है। अपने संदेशों को भेजने से पहले उन्हें अच्छी तरह से संपादित करके अपने प्राप्तकर्ता को परेशानी से बचाएं।
जल्दी में लिखित संदेश भेजने के आग्रह का विरोध करता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कितना जरूरी है, इसे संपादित करने के लिए समय निकालें। संदेशों में अनावश्यक शब्द, भाव और त्रुटियां हो सकती हैं। एक बार और उनके माध्यम से जाने से आपको उन्हें पहचानने में मदद मिलेगी, लेकिन अगर आप इसके लिए समय नहीं निकालेंगे तो ऐसा नहीं होगा। ऐप्स जैसे व्याकरण आपके लेखन को संपादित और परिष्कृत करने के लिए महान हैं।
यदि आप त्रुटिपूर्ण संदेश भेजने के लिए जाने जाते हैं, तो लोग आपके संदेशों को पढ़ने के लिए अनिच्छुक होंगे। वे आपके संदेशों को तब तक रुकने देंगे जब तक कि उनके पास उस तनाव का सामना करने की मानसिक शक्ति न हो जो आपकी सामग्री को पढ़ने के कारण होती है।
अपने संदेशों को प्रभावी ढंग से प्रसारित करना
काम पर मौखिक बातचीत शोर हो सकती है। लिखित संचार कुछ वैराग्य पैदा करने में मदद करता है। टीम के साथी खुद पर ध्यान आकर्षित किए बिना किसी भी स्थिति में संवाद कर सकते हैं।
एक बार जब आपका लिखित संचार सही स्वर के साथ स्पष्ट हो जाता है, तो आप चीजों को स्पष्ट करने के लिए लोगों को वह करने के लिए कह सकते हैं जो आप चाहते हैं। आप प्रभावी ढंग से संचार करने वाले व्यक्ति के रूप में भी अपनी प्रतिष्ठा बनाते हैं।
क्या आपको काम पूरा करने के लिए ईमेल लिखने में परेशानी होती है? उपयोग करने के लिए कुछ उपकरणों के साथ-साथ बेहतर ईमेल तेजी से लिखने के तरीके के बारे में यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।
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क्रिस ओडोग्वु अपने लेखन के माध्यम से ज्ञान प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। एक भावुक लेखक, वह सहयोग, नेटवर्किंग और अन्य व्यावसायिक अवसरों के लिए खुला है। उनके पास मास कम्युनिकेशन (जनसंपर्क और विज्ञापन प्रमुख) में मास्टर डिग्री और मास कम्युनिकेशन में स्नातक की डिग्री है।
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