लोगों को अपने ईमेल खोलने और पढ़ने के लिए प्रेरित करने के लिए 6 युक्तियाँ

हालांकि अब हमारे पास कई संचार प्लेटफॉर्म हैं जो अधिक सहयोगी वर्कफ़्लो के लिए विशिष्ट सुविधाएँ प्रदान करते हैं, ईमेल अभी भी हमारे जीवन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, खासकर हमारी व्यक्तिगत मंडलियों के बाहर के लोगों के साथ बातचीत के लिए।

समस्या यह है कि, आप अभी भी एक प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं, और आप खुद को आश्चर्यचकित पाते हैं कि क्या आपका ईमेल खोला गया था और जितना आप गिन सकते हैं उससे अधिक बार पढ़ा गया था। अपने ईमेल को अनुकूलित करने के लिए यहां कुछ महत्वपूर्ण चरण दिए गए हैं:

1. एक सम्मोहक विषय पंक्ति के साथ प्रारंभ करें

पहली छाप ही सब कुछ होती है, इसलिए इसका होना आवश्यक है शक्तिशाली विषय पंक्ति ईमेल भेजते समय—खासकर यदि आप चाहते हैं कि वह व्यक्ति उसे खोले। विषय पंक्ति पहली चीज़ है जिसे लोग देखते हैं, इसलिए इसे उनका ध्यान आकर्षित करने और उन्हें और अधिक सीखने के लिए प्रेरित करने की आवश्यकता है। यदि आपकी विषय पंक्ति धुंधली या स्पैमयुक्त है, तो इस बात की अच्छी संभावना है कि वह व्यक्ति ईमेल नहीं खोलेगा।

दूसरी ओर, यदि विषय पंक्ति पेचीदा है, तो वे ईमेल खोल सकते हैं और जो आपने लिखा है उसे पढ़ सकते हैं। किसी का ध्यान खींचने के लिए आपके पास केवल कुछ सेकंड हैं, इसलिए उन्हें गिनें।

बेहतर विषय पंक्ति लिखने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• ऐसे वाक्य लिखने से बचें जो सच होने के लिए बहुत अच्छे हों।
• अपने प्राप्तकर्ता का नाम, अपना नाम, या कुछ और जोड़कर अपनी विषय पंक्ति को वैयक्तिकृत करें जिससे उन्हें पता चले कि आपका ईमेल उनके लिए है।
• "हैलो," "हे," या "हाय" जैसी एक-शब्द की विषय पंक्तियाँ न लिखें।
• अपने प्राप्तकर्ता की जिज्ञासा को कुछ ऐसा लिखकर बढ़ाएं जो वे नहीं जानते होंगे।
• स्पैमी ट्रिगर्स का उपयोग करने से बचें जो आपके ईमेल को जंक बॉक्स में ला सकते हैं। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं 100% मुफ़्त, $$$, अभी अपनी आय को दोगुना करें, सस्ते, मिटाएं नहीं, जीवन में एक बार, बस कुछ ही नाम रखने के लिए।
• विस्मयादिबोधक बिंदु या कैप से बचें।

याद रखें कि लोग व्यस्त हैं और हर दिन अनगिनत ईमेल प्राप्त करते हैं, इसलिए अत्यधिक लंबी या जटिल विषय पंक्तियों के साथ आकर चीजों को जटिल न करें। छोटी और सीधी विषय पंक्तियाँ आदर्श हैं क्योंकि वे उन सभी के लिए पढ़ना आसान बनाती हैं जो उन्हें प्राप्त करते हैं।

2. एक हत्यारा प्रारंभिक वाक्य लिखें

जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, आपके पास अपनी विषय पंक्ति के साथ अपने प्राप्तकर्ता का ध्यान खींचने के लिए ज्यादा जगह नहीं है। वही सिद्धांत आपके ईमेल के शुरुआती वाक्य पर लागू होता है।

आपका प्रारंभिक वाक्य आकर्षक और दिलचस्प होना चाहिए ताकि आपका प्राप्तकर्ता और अधिक पढ़ना चाहे, और यह भी संक्षेप में बताना चाहिए कि शेष ईमेल किस बारे में है। यदि संभव हो, तो शुरुआती वाक्य में नए विषयों को शामिल करने से बचने की कोशिश करें, क्योंकि यह आपके पाठक को भ्रमित कर सकता है।

मदद करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

• एक प्रश्न से शुरू करें। पाठक से एक प्रश्न पूछना उन्हें संलग्न करने और आप जो लिखते हैं उसमें उनकी रुचि जगाने का एक शानदार तरीका है।
• एक अवलोकन करें या एक आँकड़ा साझा करें जो आपके पाठक का ध्यान आकर्षित करे।
• विषय से संबंधित एक व्यक्तिगत कहानी साझा करें।
• यदि आप चाहते हैं कि पाठक ध्यान दें, तो आपका ईमेल ओपनर अद्वितीय होना चाहिए और दूसरों से अलग होना चाहिए जो उन्हें प्राप्त हुआ है। "मुझे आशा है कि यह आपको अच्छी तरह से ढूंढता है" या "आशा है कि आपके अंत में सब ठीक चल रहा है" जैसी छोटी-छोटी शुरुआती पंक्तियों से बचें। आपके ईमेल या आपके उद्देश्य के आधार पर प्राप्तकर्ता, आप कुछ मजेदार और रचनात्मक के लिए जा सकते हैं, जैसे "मुझे आशा है कि आपने अपनी कॉफी पहले ही ले ली है," या "मैं वादा करता हूं कि यह ईमेल पिछले की तुलना में छोटा है वाले।"

3. अपनी वर्तनी और व्याकरण पोलिश करें

आप पेशेवर सेटिंग्स में ईमेल का उपयोग करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं, और अपनी खुली दर में सुधार करने का एक प्रभावी तरीका अच्छी तरह से लिखित और त्रुटि मुक्त ईमेल है। टाइपो और व्याकरण संबंधी गलतियाँ आपको अनप्रोफेशनल और मैला दिखा सकती हैं।

अगर आपको अपने पर भरोसा नहीं है स्व-संपादन कौशल, भेजने से पहले किसी और को अपना ईमेल प्रूफरीड करने के लिए प्राप्त करना सबसे अच्छा है। आँखों का एक नया सेट आपको उन गलतियों को पकड़ने में मदद कर सकता है जिन्हें आपने याद किया होगा।

वैकल्पिक रूप से, आप जैसे संपादन टूल का लाभ उठा सकते हैं व्याकरण या हेमिंग्वे ऐप अपने ईमेल पॉलिश करने के लिए। भेजने से पहले सटीकता के लिए सही संस्करण को दोबारा जांचना सुनिश्चित करें।

4. संक्षिप्त रहें—बिंदु पर पहुंचें

कोई भी लंबे, भ्रामक ईमेल और लेखों को पढ़ना पसंद नहीं करता है, जो बिंदु पर पहुंचे बिना पैराग्राफ के लिए घूमते हैं, उन्हें अनदेखा या हटा दिया जा सकता है।

अपना ईमेल लिखते समय, सीधे मुद्दे पर पहुंचें और झाड़ी के चारों ओर पिटाई से बचें। इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपका संदेश प्रभावी ढंग से संप्रेषित किया गया है।

इसके अलावा, यदि आपके पास साझा करने के लिए बहुत सारी जानकारी है, तो इसे छोटे-छोटे टुकड़ों में बांटने का प्रयास करें ताकि आपके प्राप्तकर्ता के लिए इसे पचाना आसान हो। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए जहां संभव हो, शीर्षकों और सूचियों का उपयोग करें और उनके लिए आपके ईमेल के माध्यम से त्वरित रूप से स्किम करना आसान बनाएं।

5. उपयोगी जानकारी प्रदान करें

"बस," "वास्तव में," और "बहुत" जैसे फिलर शब्दों और वाक्यांशों को हटा दें। वे आपके संदेश में कोई मूल्य नहीं जोड़ते हैं।

जब तक आप यह नहीं जानते कि आपके पाठक उनसे पहले से परिचित हैं, तब तक आपको शब्दकोष या उद्योग शब्दजाल का उपयोग करने से बचना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके ईमेल सुलभ रहें, भले ही कुछ लोगों को आपके बारे में विशेष ज्ञान न हो, जो आप चर्चा कर रहे हैं।

यदि किसी घटना या विषय के बारे में कोई महत्वपूर्ण जानकारी है जो किसी को निर्णय लेने से पहले चाहिए, तो सुनिश्चित करें इसे तुरंत शामिल करें, ताकि वे आपके बाकी हिस्सों को पढ़ते समय कुछ भी महत्वपूर्ण याद न करें ईमेल।

6. सही समय पर ईमेल भेजें

ईमेल भेजने का कोई सही समय नहीं है—यह आपके संदेश की सामग्री पर निर्भर करता है और आप अपने प्राप्तकर्ताओं से क्या चाहते हैं। बस इस बात का ध्यान रखें कि लोगों के उपलब्ध होने की सबसे अधिक संभावना कब है और तदनुसार समायोजित करें।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशिष्ट घटना से संबंधित ईमेल भेज रहे हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप इसे बहुत जल्दी या बहुत देर से भेजने से बचें। यदि संभव हो, तो उन्हें इष्टतम समय के लिए शेड्यूल करने का प्रयास करें, जैसे काम के घंटों के दौरान।

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अपने ईमेल की ओपन रेट और रीडरशिप में सुधार करें

आपके ईमेल बिना पढ़े जाने से आपकी उत्पादकता और आपके व्यवसाय की लाभप्रदता पर गंभीर प्रभाव पड़ सकता है।

लोग आपके ईमेल को अनदेखा करने के कई कारण हैं, जिनमें से कुछ आपके नियंत्रण से बाहर हैं। हालांकि, इन युक्तियों को लागू करने से आपको खुली दर, पाठकों की संख्या और आपके ईमेल की प्रतिक्रिया में सुधार करने में मदद मिल सकती है।

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