6 उन्नत Microsoft Excel सुविधाएँ जो आपको अवश्य जाननी चाहिए

जबकि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सबसे लंबे समय से आसपास रहा है, इसमें बहुत सारी विशेषताएं हैं जिनके बारे में आप शायद कुछ नहीं जानते हैं। यहां तक ​​कि माइक्रोसॉफ्ट के विशेषज्ञ भी आपको बता सकते हैं कि एक्सेल के साथ हर दिन सीखने का दिन होता है।

तो इनमें से कुछ अद्भुत उन्नत सुविधाएँ क्या हैं जिन्हें आप याद कर रहे हैं? इस लेख में, हम छह उन्नत एक्सेल सुविधाओं का पता लगाएंगे जिन्हें आपको अवश्य जानना चाहिए और वे आपकी उत्पादकता बढ़ाने में कैसे मदद कर सकते हैं।

1. फजी मिलान

फजी मैचिंग है a माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल उत्पादकता सुविधा जो आपको विभिन्न सूचियों में संबंधित वस्तुओं के माध्यम से जांच करने और यदि वे लगभग समान हैं तो उन्हें मर्ज करने की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक सर्वेक्षण कर रहे हैं और कुछ प्रविष्टियों में टाइपिंग की त्रुटियां हैं, तो एक अस्पष्ट मिलान उनकी गणना करेगा सही वर्तनी प्रविष्टियों के साथ जब तक वर्तनी यथासंभव सही के करीब रहती है एक।

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अपनी प्रविष्टियों को और अधिक सटीक बनाने के लिए, आप समानता थ्रेसहोल्ड के अपने पसंदीदा स्तर को अपने फ़ज़ी मैच में सेट कर सकते हैं। हालाँकि, आपको पता होना चाहिए कि फ़ज़ी मैचिंग फीचर केवल टेक्स्ट कॉलम पर काम करेगा। अपना फ़ज़ी मैच-अप प्राप्त करने का तरीका यहां दिया गया है:

1. सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक्सेल पर फ़ज़ी लुकअप स्थापित और सक्षम है।
2. अगला कदम अपनी सूची को तालिका में बदलना है। आप अपनी सूची को हाइलाइट करके और दबाकर इसे हासिल करेंगे Ctrl + टी।
3. एक बार ऐसा करने के बाद, आप देखेंगे फ़ज़ी लुकअप टूल टास्कबार पर दिखाई देते हैं।
4. अब, चुनें कि आप किन परिवर्तित तालिकाओं की तुलना करना चाहते हैं।
5. फिर आपको एक पॉप-अप दिखाई देगा जो आपसे का चयन करने के लिए कहेगा समानता दहलीज आप तुलना के लिए चाहते हैं—0.85 की सीमा इतनी खराब नहीं है।
6. अंत में, एक सेल चुनें जहां फजी लुकअप टेबल डाला जाएगा, और क्लिक करें जाना पर लुकअप टूल अपनी तुलना को पूरा करने के लिए।

2. नई विंडो और व्यवस्था

यदि आपके काम के लिए आपको कई कार्यपत्रकों से निपटने की आवश्यकता है, तो यह एक ऐसी सुविधा है जो आपको मददगार लगेगी। Microsoft Excel आपको विभिन्न विंडो खोलने और उन्हें अपनी इच्छानुसार व्यवस्थित करने की अनुमति देता है।

उन सभी टैब के साथ जिन्हें आपको खोलने की आवश्यकता है, और आपके विचार से, आप अपने आप को कई विंडो के बीच फेरबदल के समय और परेशानी से बचा सकते हैं। यह त्रुटियों और भ्रम को कम करने में भी काफी मददगार साबित होगा।

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व्यवस्था सुविधा का उपयोग करने के लिए, यहां वे चरण दिए गए हैं जिनका आपको अनुसरण करने की आवश्यकता है:

1. अपनी इच्छित कार्यपुस्तिकाएँ खोलें, फिर उन कार्यपत्रकों पर क्लिक करें जिन्हें आप खोलना चाहते हैं।
2. पर क्लिक करें राय टैब, फिर सभी व्यवस्था.
3. दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में वह विकल्प चुनें जो आपको सबसे अच्छा लगे।
4. क्लिक ठीक है.

3. कॉलम के लिए पाठ

तो आप अपनी वर्कशीट में बदलाव कर रहे हैं जब अचानक आपको डेटा को एक कॉलम से अलग-अलग कॉलम में विभाजित करना पड़ता है। मान लें कि आप पहले और दूसरे नाम को दो अलग-अलग कॉलम में रखना चाहते हैं। यह व्यस्त लगता है, है ना? सौभाग्य से, आपको टेक्स्ट टू कॉलम फीचर के साथ अपने डेटा सेल को सेल द्वारा कॉपी-पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है।

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यह आपको एक सीमित चौड़ाई या एक सीमांकक जैसे अल्पविराम, हाइफ़न, या स्थान का उपयोग करके अपने कॉलम में टेक्स्ट को अलग करने की अनुमति देता है। इसलिए यदि आपके कॉलम की प्रविष्टियों में इनमें से कोई भी है, तो यह सुविधा आपको इसके डेटा के एक हिस्से को एक नए कॉलम में स्थानांतरित करने में सक्षम बनाएगी।

यहां टेक्स्ट टू कॉलम फीचर का उपयोग करने का तरीका बताया गया है:

1. उस कॉलम पर क्लिक करें जिसमें आपका इच्छित टेक्स्ट है।
2. पर क्लिक करें आंकड़े, फिर चुनें कॉलम के लिए पाठ.
3. एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जो दिखाता है टेक्स्ट को कॉलम विजार्ड में बदलें। पर क्लिक करें सीमांकित > अगला.
4. चुनें सीमांकक जो आपके डेटा पर लागू होता है। यह हो सकता है स्थान या अल्पविराम.
5. एक बार हो जाने के बाद, पर क्लिक करें अगला और डेटा चुनें गंतव्य अपने कार्यपत्रक पर।
6. फिर पर क्लिक करें खत्म हो.

आपको ध्यान देना चाहिए कि यह सुविधा अन्य डेटा, जैसे दिनांक या सीरियल नंबर के लिए भी व्यावहारिक है। डेटा को विभाजित करने का प्रयास करने से पहले यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपके सीमांकक सभी सही जगह पर हैं।

4. वेबसाइटों से सांख्यिकी आयात करें

किसी विशेष वेबसाइट से आपकी एक्सेल शीट में डेटा स्थानांतरित करना भी एक दर्द बिंदु हो सकता है, लेकिन अब नहीं। आयात आँकड़े सुविधा के साथ, यह सब इतना आसान है। यहां बताया गया है कि इस सुविधा को चालू रखने के लिए आपको क्या करना होगा।

सबसे पहले, आपको एक्सेल शीट खोलनी होगी जिसमें आप डेटा आयात करना चाहते हैं।

1. पर क्लिक करें फ़ाइल, और ड्रॉप-डाउन मेनू पर, चुनें खोलना। उसके बाद चुनो एक जगह जोड़ें. एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है जो आपसे पूछता है कि आप कौन सी फाइल एक्सेल में आयात करना चाहते हैं।
2. प्रश्न पट्टी पर नीचे जाएं, उस साइट का URL जोड़ें जिससे आप डेटा आयात करना चाहते हैं, और क्लिक करें खोलना. इसमें एक या दो सेकंड का समय लगेगा, और फिर एक अन्य डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आपसे अपनी विंडोज सुरक्षा कुंजी दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। यह तब होगा जब आप जिस पीसी का उपयोग कर रहे हैं, उसमें विंडोज शुरू करते समय एक लॉगिन पासवर्ड होगा।
3. तो अपना विंडोज यूजरनेम, लॉगिन पासवर्ड दर्ज करें, और क्लिक करें ठीक.

5. डुप्लिकेट फ़ीचर हटाएं

डेटा से निपटने के दौरान आप जो आखिरी चीज चाहते हैं वह अतिरेक है। दुर्भाग्य से, एक कॉलम से दूसरे कॉलम में या किसी दूसरी साइट से डेटा ट्रांसफर करने के बाद, आप चीजों को दोहराने का जोखिम उठा सकते हैं। इससे बचने के लिए आप एक्सेल में रिमूव डुप्लीकेट फीचर का इस्तेमाल कर सकते हैं।

1. तालिका का चयन करें, फिर आगे बढ़ें इसे पूरा करने के लिए डेटा टैब.
2. यहां, क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें. यह एक विंडो खोलने के लिए प्रेरित करेगा। पॉप-अप विंडो पूछेगी कि आप कौन से कॉलम और पंक्तियों को डुप्लिकेट के लिए स्कैन करना चाहते हैं। आवश्यक कॉलम और पंक्तियों को इनपुट करें, और एक्सेल आपकी प्रतियों को साफ़ कर देगा।

6. कस्टम सूचियां

कस्टम सूचियाँ थकाऊ डेटा प्रविष्टि और त्रुटियों के जोखिम से बचने का एक प्रभावी तरीका हैं। समय से पहले एक कस्टम सूची बनाना आपको इसकी अनुमति देता है ड्रॉप-डाउन चयन जोड़ें या एक्सेल की ऑटोफिल सुविधा का उपयोग करें, इस प्रकार आपका समय बचा रहा है।

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कुछ उदाहरणों में उत्पादों, कर्मचारियों या स्थानों की एक कस्टम सूची शामिल है। आप एक्सेल की कस्टम सूचियों का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे सप्ताह के दिन या वर्ष के महीने। एक्सेल की ऑटोफिल सुविधा का उपयोग करने के लिए, आप बस एक शब्द टाइप कर सकते हैं और बाकी को पूरा करने के लिए फिल हैंडल को खींच सकते हैं।

एक्सेल आपको अपना उपयोग करने की अनुमति देता है किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट या कार्यपुस्तिका पर कस्टम सूचियाँ पर क्लिक करके फ़ाइल टैब > विकल्प > उन्नत > कस्टम सूचियां संपादित करें विंडोज़ पर, और एक्सेल > पसंद > कस्टम सूचियां मैक पर।

अपने Microsoft Excel के मालिक होने के लिए इन नई तरकीबों का उपयोग करें

अगर आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के बहुत बड़े फैन हैं, तो आपके लिए खुशखबरी है; आप इसकी अद्भुत विशेषताओं को समाप्त नहीं कर सकते! हालांकि यह कठिन लग सकता है, याद रखें कि ये सभी आपके काम को आसान और अधिक उत्पादक बनाने के लिए मौजूद हैं। क्या अधिक है, आपको उन सभी को एक दिन में सीखने की आवश्यकता नहीं है।

बस हर दिन अभ्यास करना याद रखें और इस लेख की विशेषताओं का अधिकतम लाभ उठाएं। यदि आप उन्हें अक्सर उपयोग करते हैं, तो आप उन्हें कुछ ही समय में अपनी उंगलियों पर पाएंगे!

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