एक आदर्श रिपोर्टिंग टूल का चुनाव कैसे करें: देखने के लिए 8 विशेषताएं

हालाँकि रिपोर्टिंग टूल व्यावसायिक निर्णय लेने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन गए हैं, हो सकता है कि आपने अब तक किसी का उपयोग नहीं किया हो। ये ऐप किसी भी पसंदीदा प्रश्न या विषय पर रिपोर्ट प्रदान कर सकते हैं।

चूंकि संगठनात्मक आवश्यकताएँ और उपकरण सुविधाएँ भिन्न हो सकती हैं, इसलिए आपको सॉफ़्टवेयर को सावधानी से चुनने की आवश्यकता है। इस लेख में, आप रिपोर्टिंग टूल के बारे में जान सकते हैं और आप अपनी टीम या संगठन के लिए सही टूल का चयन कैसे कर सकते हैं।

जैसा कि नाम से पता चलता है, रिपोर्टिंग टूल विभिन्न स्रोतों से आवश्यक डेटा को पार्स और संरचित करके संगठनों को रिपोर्ट प्रदान करते हैं। ये उपकरण टीमों और संगठनों को सभी सूचनाओं को एक ही स्थान पर प्रदर्शित करके डेटा-समर्थित निर्णय लेने में मदद करते हैं। नतीजतन, आप जल्दी से आवश्यक डेटा का पता लगा सकते हैं।

ऐसे उपकरणों के साथ, टीमों को मैन्युअल रूप से डेटा एकत्र करने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बजाय, वे उस समय को अधिक उत्पादक चीज़ों में निवेश कर सकते हैं। संगठन के प्रकार के आधार पर, रिपोर्टिंग टूल बिक्री रिपोर्ट जैसी विभिन्न रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं, कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट

, बजट रिपोर्ट, टीम दक्षता रिपोर्ट, आदि। उपयोगकर्ता अपने विशिष्ट प्रश्नों के आधार पर व्यावसायिक रिपोर्ट को अनुकूलित भी कर सकते हैं।

अक्सर सही टूल चुनना मुश्किल हो जाता है क्योंकि बाजार में विभिन्न रिपोर्टिंग ऐप हैं। एक रिपोर्टिंग टूल में ये शीर्ष विशेषताएं होनी चाहिए:

1. डेटा विज़ुअलाइज़ेशन

एक रिपोर्टिंग टूल जो रिपोर्ट तैयार करता है, वह आपको एक नज़र में अंतर्दृष्टि देने में सक्षम होनी चाहिए। एक रिपोर्टिंग टूल में अनेक डेटा विज़ुअलाइज़ेशन प्रकार होने चाहिए।

ग्राहकों और टीमों की अलग-अलग मांग हो सकती है कि वे अपने डेटा की कल्पना कैसे करना चाहते हैं। इसलिए, एक रिपोर्टिंग टूल में जितनी अधिक विज़ुअलाइज़ेशन विविधता होगी, उतना ही बेहतर होगा।

कुछ डेटा विज़ुअलाइज़ेशन के तरीके पाई चार्ट, स्लाइस चार्ट, टाइमलाइन चार्ट, लाइन ग्राफ, डेटा मैप, स्कैटर प्लॉट, वेन डायग्राम आदि हैं। जब आपके पास रिपोर्टिंग टूल में कई तरह के विज़ुअलाइज़ेशन उपलब्ध हों, तो आप वह चुन सकते हैं जो आपकी ज़रूरतों और आराम के स्तर के लिए सबसे उपयुक्त हो।

2. ड्रैग-एंड-ड्रॉप रिपोर्टिंग

यदि आप रिपोर्ट बनाने के लिए किसी टूल का उपयोग करते हैं, तो आपको बिना किसी कठिनाई के घटकों को जोड़ने में सक्षम होना चाहिए। ड्रैग-एंड-ड्रॉप सुविधा किसी भी परिष्कृत रिपोर्टिंग टूल के लिए अनिवार्य हो गई है। यह सुविधा किसी को भी डैशबोर्ड में डेटा, विज़ुअलाइज़ेशन मॉडल या किसी अन्य तत्व को शामिल करने में सक्षम बनाएगी।

यदि आपके टीम के साथी डैशबोर्ड में तत्वों को ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं तो उन्हें रिपोर्ट निर्माण पर किसी प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होगी। एक बार जब डैशबोर्ड में वह सब कुछ शामिल हो जाता है जो आप चाहते हैं, तो उससे एक रिपोर्ट को पॉप्युलेट करना एक हवा है।

3. इंटरएक्टिव रिपोर्टिंग डैशबोर्ड

रिपोर्टिंग टूल के सहज और इंटरैक्टिव डैशबोर्ड का कोई विकल्प नहीं है। यह वह स्थान है जहां रिपोर्टिंग टूल अपना डेटा प्रदर्शित करते हैं। विभिन्न फ़िल्टर विकल्पों का उपयोग करके आप जो डेटा चाहते हैं उसे खोजने के लिए आपका ऐप इंटरैक्टिव होना चाहिए।

वहीं, यह फीचर आपको डेटा को अलग-अलग नजरिए से देखने में मदद करता है। यह आपको रिपोर्ट में पारदर्शी और कॉम्पैक्ट व्यावसायिक डेटा प्रदान करने में भी सहायता करता है, जो अच्छी तरह से सूचित निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण है।

4. स्थिर रिपोर्ट

स्टेटिक रिपोर्ट्स उन रिपोर्ट्स को संदर्भित करती हैं जिनमें एक विशिष्ट समय से डेटा शामिल होता है। यह रिपोर्ट आपको सही निर्णय लेने के लिए मार्गदर्शन करने के लिए एक पूर्व निर्धारित अवधि की जानकारी दिखाती है। रिपोर्टिंग टूल चुनते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि यह एक स्थिर रिपोर्ट प्रदान कर सकता है।

एक महीने के कर्मचारी के प्रदर्शन या किसी परियोजना की प्रगति पर चर्चा करने के लिए आपको इस रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। जबकि अच्छे रिपोर्टिंग सॉफ़्टवेयर में एक स्थिर रिपोर्टिंग विशेषता होनी चाहिए, यह एकमात्र कारक नहीं होना चाहिए जिस पर आपको ध्यान देना चाहिए। यह रीयल-टाइम रिपोर्ट पेश करने में भी सक्षम होना चाहिए।

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5. लाइव रिपोर्टिंग

कोई भी रिपोर्ट जो आप किसी रिपोर्टिंग टूल के साथ स्थिर बताए बिना बनाते हैं, वह रीयल-टाइम रिपोर्ट होती है। एक रीयल-टाइम रिपोर्ट आपको अद्यतन और प्रासंगिक निर्णय लेने के लिए आवश्यक नवीनतम जानकारी प्रदान करती है। आपका रिपोर्टिंग टूल रीयल-टाइम रिपोर्ट भी जेनरेट करने में सक्षम होना चाहिए।

सटीक डेटा सुनिश्चित करता है कि आप समझदारी से व्यावसायिक निर्णय लेते हैं। रीयल-टाइम डेटा तक पहुंचने में सक्षम होने के कारण, टीम का प्रत्येक सदस्य एक ही पृष्ठ पर होगा। आँकड़ों और प्रदर्शन का मूल्यांकन करने में आपकी मदद करने के अलावा, यह रिपोर्ट वर्कफ़्लो में देरी को भी कम करती है।

एक रिपोर्टिंग टूल प्राप्त करें जो आपको टीम के लक्ष्यों को अनुकूलित करने और भविष्य के लिए रणनीति बनाने के लिए किसी भी विषय पर लाइव रिपोर्टिंग की पेशकश कर सकता है।

6. एकीकरण समर्थन

दुनिया में कोई भी ऐसा उपकरण नहीं है जो किसी संगठन की सभी आवश्यकताओं को पूरा कर सके। इसलिए, आधुनिक व्यावसायिक संगठनों को सभी कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए कई ऐप्स के कनेक्टेड इकोसिस्टम की आवश्यकता होती है। विभिन्न उपकरणों को एकीकृत करके, आप उन्हें सिंक में रख सकते हैं।

आपके रिपोर्टिंग टूल को कई अन्य ऐप्स के साथ एकीकरण सुविधा भी प्रदान करनी चाहिए। एकीकरण डेटा संग्रह और विश्लेषण को स्वचालित और परेशानी मुक्त बना देगा।

अपनी टीम के लिए रिपोर्टिंग ऐप चुनने से पहले, इसकी सूची देखें एकीकरण के लिए समर्थित ऐप्स. इसके लिए तभी जाएं जब सूची में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी प्रमुख ऐप हों। एक अच्छे रिपोर्टिंग टूल को ईमेल एकीकरण भी प्रदान करना चाहिए और आपको ईमेल के माध्यम से रिपोर्ट को दूसरों के साथ साझा करने देना चाहिए।

7. अनुकूलन के लिए लचीलापन

हर मीटिंग में एक ही फॉर्मेट की रिपोर्ट कोई नहीं देखना चाहता. आप अपनी रिपोर्ट को कस्टमाइज़ करके हमेशा उनमें रचनात्मकता और नवीनता का स्पर्श जोड़ सकते हैं।

आपके द्वारा चुना गया रिपोर्टिंग टूल आपको इसे संशोधित करने के लिए पूर्ण लचीलापन प्रदान करना चाहिए। आपको अपने ब्रांड के अनुसार रंग, टेबल, लेआउट और अन्य तत्वों को बदलने में सक्षम होना चाहिए। अपने क्लाइंट के लिए एक रिपोर्ट तैयार करते समय, अपनी ब्रांड छवि के आधार पर इसे अनुकूलित करने से उनके लिए आपका मूल्य बढ़ जाएगा।

8. उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट

खरोंच से रिपोर्ट बनाना मुश्किल हो सकता है, खासकर जब समय की कमी हो। ऐसी स्थितियों में, एक रिपोर्ट टेम्प्लेट काम में आना चाहिए। यदि आपके रिपोर्टिंग टूल में विभिन्न उद्देश्यों के लिए अंतर्निहित टेम्प्लेट हैं, तो आप आसानी से किसी एक को चुन सकते हैं और इसके साथ आरंभ कर सकते हैं।

रिपोर्ट बनाने में आपका बहुत समय और मेहनत लग सकती है। आप टेम्प्लेट का उपयोग करके इन दोनों को सहेज सकते हैं। आपको बस एक टेम्प्लेट का चयन करना है और उसे डेटा संसाधन से लिंक करना है। टूल डेटा को सही जगह पर रखेगा और आपकी रिपोर्ट कुछ ही समय में तैयार हो जाएगी।

अपनी टीम के लिए सही रिपोर्टिंग टूल चुनना त्वरित और सही निर्णय लेने की कुंजी है। अब जबकि आप जानते हैं कि एक रिपोर्टिंग टूल में क्या विशेषताएं होनी चाहिए, तो अपने सॉफ़्टवेयर को बुद्धिमानी से चुनें।

इन ऐप्स के साथ, आप हमेशा अपनी टीम की उत्पादकता का विश्लेषण और प्रबंधन कर सकते हैं। रिपोर्टिंग टूल किसी भी प्रोजेक्ट के लिए महत्वपूर्ण तकनीकी स्टैक होते हैं, चाहे आपकी टीम साइट पर काम करे या दूरस्थ स्थानों से।

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