10 चीजें जो आप नहीं जानते थे आप Microsoft SharePoint के साथ कर सकते हैं

कई लोगों के लिए, SharePoint सीमित कार्यक्षमताओं वाला एक प्लेटफ़ॉर्म है। लेकिन ऐसा नहीं है। आप इस प्लेटफॉर्म पर कई काम कर सकते हैं, जिनमें से कुछ अब तक आप अनजान रहे होंगे।

इस लेख में, हम SharePoint की ऐसी विशेषताओं का अनावरण करेंगे जो निश्चित रूप से आपके सहयोगियों को विस्मित कर देंगी।

1. प्रसंस्करण चालान

यदि आपका संगठन तृतीय-पक्ष क्लाइंट के साथ काम करता है, तो इनवॉइस जनरेशन और प्रोसेसिंग आपकी कार्य प्रक्रिया के महत्वपूर्ण भाग हैं। अधिकांश संगठन इनवॉइस प्रबंधन के लिए बाहरी उपकरणों पर निर्भर करते हैं। तथापि, शेयर बिंदु उपयोगकर्ता अपने मूल मंच से अधिकांश चरणों का प्रदर्शन कर सकते हैं।

आप इनवॉइस डेटा एकत्र करने और उन्हें SharePoint पर आयात करने के लिए Microsoft प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं। इनवॉइस बनाना और उसका राजस्व विश्लेषण करना भी SharePoint पर एक साथ संभव है।

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इन प्रक्रियाओं में कम लोगों की भागीदारी की आवश्यकता होती है। इसलिए, डाटा एंट्री के दौरान किसी भी गलती की संभावना कम होती है। साथ ही, स्वचालित चरणों का समावेश इनवॉइसिंग को तेज़ बनाता है। आप प्रक्रिया की प्रगति के बारे में भी आसानी से पता लगा सकते हैं।

2. ऑनबोर्डिंग के दौरान उपयोग करें

किसी कंपनी में नए लोगों की भर्ती करना और उन्हें शामिल करना एक बोझिल काम है। टीम के नए सदस्य के लिए सकारात्मक अनुभव सुनिश्चित करने के लिए सब कुछ होना चाहिए।

Microsoft प्रपत्र और Power Automate को SharePoint के साथ एकीकृत करके, आप सभी जानकारी एक ही स्थान पर संचित कर सकते हैं और सभी विभागों के लिए वर्कफ़्लो बना सकते हैं। एकीकरण और कार्यप्रवाह स्थापित करने के बाद, मानव संसाधन प्रबंधक को केवल प्रत्येक चरण की निगरानी करने की आवश्यकता होती है।

ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में SharePoint का उपयोग करने से नए कर्मचारियों और मानव संसाधन अधिकारियों दोनों के लिए लाभ की स्थिति मिलती है। जबकि नई भर्ती तुरंत उपलब्ध हर चीज के साथ शुरू हो सकती है, भर्ती करने वालों को ऑनबोर्डिंग में कम प्रयास करने की आवश्यकता होगी।

3. इन्वेंटरी प्रबंधित करें

इन्वेंटरी प्रबंधन एक व्यस्त प्रक्रिया है क्योंकि इसमें कार्यों और उप-कार्यों की एक श्रृंखला शामिल होती है जैसे कि खरीद अनुसूची, लागत ट्रैकिंग और रखरखाव। साथ ही, कार्य निर्भरता प्रक्रिया को लंबा और जटिल बना सकती है।

यदि आप SharePoint का उपयोग करते हैं, तो आप इसे Power Automate, Microsoft Lists, और Microsoft Teams के साथ एकीकृत कर सकते हैं ताकि आपकी वस्तु-सूची का प्रबंधन निर्बाध रूप से किया जा सके। यह आपको उत्पादों को सूचीबद्ध करने, शेड्यूलिंग संचालन, एक ही प्लेटफ़ॉर्म से डेटा विज़ुअलाइज़ करने सहित सभी प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने देगा।

उपकरण प्रबंधन के लिए आवश्यक समय को कम करने के अलावा, ये एकीकरण त्रुटियों और डुप्लिकेट डेटा प्रविष्टि की संभावना को काफी हद तक समाप्त कर देते हैं।

4. किसी के साथ दस्तावेज़ साझा करें

यदि आप किसी क्लाइंट या विक्रेता के साथ काम करते हैं, तो आपकी टीम के बाहर के लोगों के साथ फ़ाइल साझा करना आपकी कार्य प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है। SharePoint का उपयोग करके, आप आसानी से साझा कर सकते हैं फ़ाइलें या दस्तावेज़ दूसरों के साथ। अनुमति सुविधाएँ सुनिश्चित करती हैं कि आपके पास आवश्यक सुरक्षा उपाय हैं।

आप जिस प्रकार की सुरक्षा चाहते हैं, उसके आधार पर आप लोगों को दस्तावेज़ देखने या संपादित करने की अनुमति दे सकते हैं। आप यह भी नियंत्रित कर सकते हैं कि सही प्रकार की अनुमति के साथ कौन फ़ाइल तक पहुंच सकता है।

SharePoint आपको विभिन्न अनुमतियों के साथ फ़ाइल और फ़ोल्डर टेम्पलेट बनाने देता है। यह आपको प्रत्येक नई फ़ाइल या आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर के लिए मैन्युअल रूप से अनुमतियाँ सेट करने से बचाता है।

5. विकी साइट बनाएं

सूचना की लगातार बढ़ती मात्रा के साथ, संगठनों को अपनी विकी साइट की आवश्यकता होती है। ऐसी साइटें सभी प्रकार की सूचनाओं को संग्रहीत और प्रबंधित कर सकती हैं, जैसे नॉलेज आलेख, सामान्य सेवा जानकारी, आइटम जानकारी और व्यावसायिक चर्चा।

आप शायद नहीं जानते होंगे कि SharePoint में आपको Wiki Site नाम का एक तत्व मिल सकता है। यह विकी के संबंध में एक संगठन की सभी आवश्यकताओं को संभाल सकता है जिसे एक सामान्य विकिपीडिया प्रबंधित नहीं कर सकता है।

SharePoint विकी साइट का उपयोग करना भी आसान है। सामग्री जोड़ें और प्रशासन से अनुमोदन प्राप्त करने के बाद इसे साझा करें। आप किसी Excel फ़ाइल में डेटा को सॉर्ट और कनवर्ट करने के लिए SharePoint सूची का उपयोग कर सकते हैं और विकी में अन्य स्वरूपों में इसका उपयोग कर सकते हैं।

6. Microsoft टीमों के साथ एकीकृत करें

जबकि Microsoft टीम सहयोग के लिए अंतिम उपकरण है, इसे SharePoint के साथ एकीकृत करना आपकी टीम की दक्षता को अगले स्तर तक ले जाएगा। यह एकीकरण उन संगठनों के लिए विशेष रूप से सहायक होगा जहां कर्मचारियों को एक साथ कई परियोजनाओं को संभालने की आवश्यकता होती है।

SharePoint और Teams मिलकर जानकारी को केंद्रीकृत करके मज़बूत कार्यक्षमता प्रदान करेंगे। अनुपालन का पालन करते हुए सहकर्मियों के बीच सहयोग और संचार भी होगा।

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7. उन्नत सामग्री संपादक के रूप में उपयोग करें

चूंकि SharePoint एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म है, यह उन्नत सामग्री संपादन सुविधाओं के साथ आता है। लेकिन, क्या आप जानते हैं कि किसी दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए SharePoint Designer या DreamWeaver जैसे वेब डिज़ाइनिंग टूल का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है?

सामग्री संपादक वेब पार्ट की सहायता से आप किसी पृष्ठ में आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं। कुछ हाइलाइट की गई विशेषताएं एक पृष्ठ पर स्वरूपित पाठ, चित्र, टेबल और हाइपरलिंक जोड़ रही हैं। इसके अलावा, आप यह सब उन्नत संपादक में दस्तावेज़ को खोले बिना भी कर सकते हैं।

8. टीम के सदस्यों की अनुसूची को सिंक्रनाइज़ करें

कई SharePoint उपयोगकर्ता यह नहीं जानते हैं कि प्लेटफ़ॉर्म एक साझा कैलेंडर प्रदान करता है। SharePoint टीम के सभी सदस्य अपने आगामी शेड्यूल और ईवेंट को जोड़ सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और देख सकते हैं। वास्तव में, आप इस कैलेंडर के भीतर विभिन्न समूहों को भी परिभाषित कर सकते हैं और बाद में उसी के अनुसार ईवेंट जोड़ सकते हैं।

नियमित कैलेंडर सुविधाओं के अलावा, यह कैलेंडर प्रत्येक प्रकार के ईवेंट जैसे मीटिंग, वेबिनार, छुट्टियों के लिए अलग-अलग रंग निर्दिष्ट करने का समर्थन करता है। इस प्रकार, आप आसानी से एक कैलेंडर में एक ईवेंट ढूंढ सकते हैं।

9. स्वचालित कार्य

कार्य स्वचालन लोगों को महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। चूंकि यह प्रक्रिया नियमित, सांसारिक कार्यों को स्वचालित करती है, एक टीम की उत्पादकता कई गुना बढ़ जाती है। SharePoint वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करके, आप अपनी कार्य प्रक्रियाओं को काफी हद तक स्वचालित कर सकते हैं।

SharePoint में, आपको पाँच पूर्व-क्रमादेशित कार्यप्रवाह मिलते हैं: प्रतिक्रिया संग्रह, अनुमोदन, प्रकाशन अनुमोदन, हस्ताक्षर संग्रह, और तीन-राज्य कार्यप्रवाह। प्रत्येक कार्यप्रवाह एक परियोजना में लगाए जाने वाले समय और श्रम को कम करता है।

इसके अलावा, प्लेटफ़ॉर्म आपको आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार अनुरूप कार्यप्रवाह विकसित करने का विकल्प भी प्रदान करता है।

10. दस्तावेज़ का पुराना संस्करण रखें

वर्जनिंग दस्तावेज़ प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, खासकर यदि दस्तावेज़ एक सहयोगी परियोजना का हिस्सा है जिसमें कई संपादक शामिल हैं। आमतौर पर, अनुमति प्राप्त संपादक किसी दस्तावेज़ में जब चाहें परिवर्तन कर सकते हैं।

SharePoint दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण को सभी हाल के संपादनों के साथ प्रदर्शित करता है जो इसे एक्सेस कर सकते हैं। हालाँकि, यह सब नहीं है। यह उस फ़ाइल के निर्माण के बाद से सभी संस्करणों को भी सहेजता है संस्करण इतिहास. यह देखने के लिए कि दस्तावेज़ में कौन से परिवर्तन किए गए हैं, कोई भी संस्करण इतिहास तक पहुंच सकता है।

अज्ञात SharePoint सुविधाओं से सभी को आश्चर्यचकित करें

SharePoint केवल ऑनलाइन दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए नहीं है। आप इसे विभिन्न अन्य उद्देश्यों के लिए उपयोग कर सकते हैं। यहां, आपको इस प्लेटफॉर्म की कुछ असामान्य कार्यक्षमताओं के बारे में पता चला है।

जबकि इनमें से कई आपको आश्चर्यचकित कर सकते हैं, ये सभी SharePoint सुविधाएँ आपको उपकरण को स्विच किए बिना कार्य करने की अनुमति देंगी।

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