सबसे आम कार्य प्रबंधन चुनौतियों पर काबू पाने के 5 तरीके

प्रत्येक प्रोजेक्ट में कई प्रकार के कार्य होते हैं जिन्हें आपको समय पर पूरा करने की आवश्यकता होती है। उचित कार्य प्रबंधन का अर्थ है गर्भाधान से लेकर पूर्णता तक परियोजनाओं का प्रबंधन। चाहे आप कार्यालय या घर से काम करने वाली टीम का हिस्सा हों, कार्य प्रबंधन प्रक्रिया आपको कुछ सामान्य चुनौतियों का सामना कर सकती है।

उन पांच सामान्य कार्य प्रबंधन चुनौतियों का पता लगाएं जिनका आप और आपकी टीम सामना कर सकते हैं और आप उन्हें टूल से कैसे दूर कर सकते हैं।

1. कार्य प्रगति पर कोई दृश्यता नहीं

समय पर कार्य पूरा करने और सफल सहयोग की पूर्व शर्त में से एक कार्य प्रगति दृश्यता है। इसके बिना, कार्यों को संचालित करना किसी भी टीम के लिए एक चुनौती बन जाता है। आप कार्य प्रगति में पारदर्शिता सुनिश्चित करके ही किसी समस्या के शीघ्र समाधान की आशा कर सकते हैं।

कानबन बोर्ड के साथ, आप प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो का एक विज़ुअल ओवरव्यू स्थापित कर सकते हैं। Trello एक कानबन बोर्ड ऐप है जो आपको प्रक्रिया में बाधाओं की पहचान करके सभी कार्यों को सुव्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यह ऐप न केवल कार्य प्रगति को सुलभ बनाता है, बल्कि आपको लंबे समय से लंबित कार्यों को आगे बढ़ाने के लिए निर्णायक कार्रवाई करने देता है।

कार्य प्रगति को ट्रैक करने के लिए गैंट चार्ट टूल का उपयोग करना एक और उपयोगी तरीका है। उसके साथ अगंट्टी ऐप, टीम के सदस्य अपने कार्यों को तदनुसार सिंक कर सकते हैं। यह आपको उपलब्ध संसाधनों को कार्य सौंपने और सौंपने की सुविधा भी देता है।

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2. ईमेल निर्भरता बाधा कार्य

किसी भी टीम के लिए निर्धारित समय के भीतर और पूरी दक्षता के साथ कार्यों को पूरा करने के लिए स्पष्ट संचार आवश्यक है। जबकि ईमेल टीम के सदस्यों के बीच संचार का एक लोकप्रिय तरीका है, ईमेल पर पूर्ण निर्भरता प्रतिकूल हो सकती है और उत्पादकता में बाधा उत्पन्न कर सकती है।

एक टीम के लिए, सबसे बड़ी कार्य प्रबंधन चुनौतियों में से एक आवश्यक संदेशों को संप्रेषित करके सभी को एक ही पृष्ठ पर रखना है। यहां, क्या और कैसे संवाद करना - दोनों महत्वपूर्ण हो जाते हैं। यदि कोई उत्पादक कार्यों की तुलना में ईमेल की जाँच, लेखन और उत्तर देने में अधिक समय व्यतीत करता है, तो ईमेल संचार का उद्देश्य विफल हो जाएगा।

साथ में मिस्टर टास्क, आप टीम के सदस्यों द्वारा सूचना-साझाकरण प्रक्रिया को केंद्रीकृत कर सकते हैं। आप कार्य विवरण, अनुलग्नक, कार्य परिवर्तन लॉग और कार्य में ही टिप्पणियों को जोड़कर बेहतर टीम संचार की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। ये सुविधाएँ एक कार्य को इंटरैक्टिव और ट्रैक करने योग्य बनाती हैं।

किसी प्रोजेक्ट को ट्रैक करके, आप लूप में रह सकते हैं और सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। आप इमोजी के साथ किसी भी कार्य परिवर्तन का तुरंत उत्तर दे सकते हैं और ऐसे परिवर्तनों के लिए ईमेल के माध्यम से सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं।

3. संरचित प्रदर्शन रिपोर्ट का अभाव

अपनी टीम की दक्षता और उत्पादकता के बारे में जानने के लिए, टीम के प्रत्येक सदस्य के प्रदर्शन का पूरा अवलोकन करना आवश्यक है। उचित अंतर्दृष्टि के बिना, कोई भी संभवतः कार्य की प्रगति के बारे में नहीं जान सकता है। केवल एक संरचित रिपोर्ट पूरी प्रक्रिया के बारे में अंतर्दृष्टि उत्पन्न कर सकती है जिससे टीम गुजर रही है।

ऐसी रिपोर्ट न केवल कार्यों और परियोजनाओं में मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान करती हैं। वे एकत्रित जानकारी को आसानी से समझने योग्य तरीके से प्रस्तुत करते हैं। जब आपके पास एक ही स्थान पर पूरी तस्वीर होती है, तो कार्य कुशलता में सुधार के उपाय करना सहज हो जाता है।

संरचित रिपोर्ट आपको महत्वपूर्ण मीट्रिक का उपयोग करके अलग-अलग आंकड़े बनाने और विवरण देखने के तरीके को अनुकूलित करने की सुविधा भी देती है। आप ऐसा कर सकते हैं आसन की यूनिवर्सल रिपोर्टिंग सुविधा का उपयोग करें अपनी टीम के प्रदर्शन पर ग्राफिकल चार्ट और ग्राफ प्राप्त करने के लिए। कुछ ही क्लिक में, आप अपनी टीम की रीयल-टाइम उत्पादकता स्थिति पर पकड़ बना सकते हैं।

टीम का प्रत्येक सदस्य इस टूल के साथ अपना उत्पादकता डैशबोर्ड बना सकता है जो प्रदर्शन मेट्रिक्स का दृश्य रूप से प्रतिनिधित्व करेगा। व्यक्ति केवल पढ़ने के लिए रिपोर्ट आंतरिक और बाहरी सहयोगियों के साथ साझा कर सकते हैं। रिपोर्ट को कस्टमाइज़ करना भी आसान है क्योंकि आप विभिन्न फ़िल्टर जोड़ सकते हैं, चार्ट प्रकार चुन सकते हैं और प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक अलग रंग निर्दिष्ट कर सकते हैं।

4. सहज स्वचालन का अभाव

आधुनिक व्यापारिक दुनिया में, कार्य स्वचालन का महत्व सर्वोपरि है। इसके बिना अपने कार्यों का प्रबंधन और परियोजना को समय पर पूरा करना मुश्किल होगा। स्वचालन की अनुपस्थिति भी आपकी टीम में उत्पादकता के मुद्दों और कार्यों के धीमे निष्पादन का कारण बन सकती है।

इसलिए, आपको कार्यों को स्वचालित करने के लिए विभिन्न उपकरणों का उपयोग करना चाहिए और अपनी टीम को उन कार्यों को मैन्युअल रूप से करने में समय व्यतीत करने से बचाना चाहिए। ऑटोमेशन टूल्स का चयन करते समय, सुनिश्चित करें कि इनके पास कमियों की तुलना में अधिक लाभ हैं जैसे कि तेजी से सीखने की अवस्था, सिस्टम का धीमा होना और अत्यधिक समय की खपत।

जब स्वचालन की बात आती है, तो आप अपने कार्यक्षेत्र के आधार पर किसी भी उपकरण का उपयोग कर सकते हैं। टीम वर्कलोड को दूर करने के अलावा, इंटेलिजेंट ऑटोमेशन आपको महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने देता है। कई ऑटोमेशन टूल का उपयोग करते हुए, आप ऐप्स के बीच सहज एकीकरण के लिए जैपियर की मदद ले सकते हैं।

जैपियर द्वारा समर्थित कुछ लोकप्रिय एकीकरण हैं:

• Google पत्रक और टॉगल: दूरस्थ और संकर टीमों के लिए परियोजनाओं का प्रबंधन करने के लिए उपयोग करें।
• क्लिकअप और टाइमडॉक्टर: उत्पादक घंटों को ट्रैक करने और कार्यों को प्रबंधित करने के लिए उपयोग करें।
• ट्रेलो और जिरा: कानबन-शैली उपकरण के माध्यम से कार्यों को प्रबंधित करते समय समस्याओं को ट्रैक करने के लिए उपयोग करें।
• आसन और हबस्पॉट: परियोजना प्रबंधन उपकरण के साथ सीआरएम सॉफ्टवेयर को सिंक करने के लिए प्रयुक्त।
• क्लिकअप और जिरा: कार्यों की निगरानी करते समय समस्याओं को ट्रैक और हल करने के लिए उपयोग करें।

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5. स्कोप क्रीप से निपटना

स्कोप रेंगना एक सामान्य कार्य प्रबंधन चुनौती है जिसका टीमों का सामना करना पड़ता है। यह परियोजना की शुरुआत में आपने जो निर्णय लिया है, उससे परियोजना की आवश्यकताओं में परिवर्तन को संदर्भित करता है। इन परिवर्तनों का परियोजना के उद्देश्य और वितरण दोनों पर प्रभाव पड़ता है।

किसी प्रोजेक्ट की योजना बनाते समय और सदस्यों को कार्य सौंपते समय आपको स्कोप रेंगने के बारे में पता होना चाहिए। उद्योग चाहे जो भी हो, आप परियोजना मानचित्रण के दौरान जोखिम मूल्यांकन और जागरूक रहकर इसे रोक सकते हैं।

प्रत्येक परियोजना कुछ हद तक जोखिम के साथ आती है, और शुरुआत से ही एक आकस्मिक योजना होने से आप किसी भी अप्रत्याशित स्थिति से बच सकते हैं। साथ ही, परियोजना जीवन चक्र के दौरान जोखिमों का लगातार मूल्यांकन करने से आपको जोखिमों का प्रबंधन करने में भी मदद मिलेगी। का उपयोग करके monday.com, आप चतुराई से अपनी परियोजनाओं में गुंजाइश रेंगना संभाल सकते हैं।

इस ऐप का परियोजना जोखिम रजिस्टर आपको संभावित घटना का पता लगाने, मूल्यांकन करने और योजना बनाने में सक्षम बनाता है ताकि आप जोखिमों को कम कर सकें। इसका उपयोग करना स्क्रम स्प्रिंट योजना टेम्पलेट, आप अपनी टीम को विशिष्ट कार्यों और लक्ष्यों पर केंद्रित बना सकते हैं। NS प्रबंधन ट्रैकर बदलें इस टूल की मदद से आप परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं और उन्हें ट्रैक कर सकते हैं।

कार्य प्रबंधन के मुद्दों का समाधान

कार्य प्रबंधन के मुद्दों के परिणामस्वरूप विलंबित परियोजनाएं और नाखुश ग्राहक हो सकते हैं। कार्य प्रबंधन के संबंध में आपके सामने आने वाली संभावित समस्याओं से अवगत रहें।

चूंकि इस लेख में चुनौतियों और उनके व्यवहार्य समाधानों पर चर्चा की गई है, अब आप निर्बाध परियोजना प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए ऐसे मुद्दों से बचने के लिए आवश्यक कार्रवाई कर सकते हैं।

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