एक सफल आयोजन का आयोजन एक पुरस्कृत और तनावपूर्ण कर्तव्य दोनों है। एक बजट का मसौदा तैयार करने के लिए आपको विशेष कौशल की आवश्यकता होती है जो अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए खाता है, एक या अधिक उपयुक्त स्थान ढूंढता है, घटना को बढ़ावा देता है, आदि।
लेकिन विस्तार, संगठनात्मक कौशल और एक जानकार नेटवर्कर होने पर उत्कृष्ट ध्यान देने के अलावा, इवेंट प्लानिंग सॉफ्टवेयर पर भरोसा करने से प्रबंधन प्रक्रिया को कारगर बनाने और बचत करने में काफी मदद मिलेगी समय।
आइडियल इवेंट प्लानिंग ऐप कैसे चुनें
कई इवेंट प्लानिंग ऐप हैं, जिनमें से प्रत्येक विशिष्ट सुविधाएँ प्रदान करता है। हालांकि, सबसे अच्छा इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर वह है जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है, क्योंकि विभिन्न घटनाओं के लिए अलग-अलग सुविधाओं की आवश्यकता होती है।
इसलिए, आपको अपने आगामी कार्यक्रम के लिए अपनी आवश्यकताओं की रूपरेखा तैयार करनी होगी ताकि यह पता चल सके कि आदर्श सॉफ्टवेयर का चयन कैसे किया जाए। इस कार्य में आपका मार्गदर्शन करने के लिए यहां कुछ प्रश्न दिए गए हैं:
- आप किस प्रकार का आयोजन कर रहे हैं, व्यक्तिगत रूप से, आभासी या हाइब्रिड? यह आपको एक ऐप चुनने में मदद करेगा जो ईवेंट प्रकार का समर्थन करता है।
- क्या यह एक बंद या खुली घटना है? यदि यह एक बंद ईवेंट है, तो आपको केवल ऐसे सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है जो विशिष्ट अतिथियों को आमंत्रण भेजने में आपकी सहायता कर सके। अन्यथा, आपको ईवेंट को बढ़ावा देने के लिए बिल्ट-इन मार्केटिंग टूल वाले ऐप की आवश्यकता होगी।
- क्या इवेंट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर का मोबाइल संस्करण है? मोबाइल के अनुकूल ईवेंट प्लानिंग सॉफ़्टवेयर होने से आप चलते-फिरते अपनी सभी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। आप अपने उपस्थित लोगों के साथ घटना से संबंधित जानकारी साझा करने के लिए भी ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
- क्या आपको बहुत सारी खानपान सूची की गणना करनी है? आप अपनी सारी जानकारी एक ही स्थान पर रखने के लिए बिल्ट-इन इवेंट प्लानिंग कैलकुलेटर वाले ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
- घटना के लिए आपको क्या चाहिए? अधिसूचना प्रणाली, टिकटिंग सिस्टम, उपस्थिति चेक-इन टूल इत्यादि सहित आप यहां आवश्यक सभी टूल्स लिख सकते हैं।
- क्या आपको अन्य आयोजकों या घटना हितधारकों के साथ सहयोग करने की आवश्यकता है? यदि हाँ, तो आपको एक ऐसा ऐप चुनना चाहिए जो संचार की अनुमति देता हो।
इन सवालों से आपको इवेंट प्लानिंग ऐप्स की अपनी सूची को कम करने में मदद मिलेगी। हालाँकि, आपको अपने ईवेंट के आकार के आधार पर अलग-अलग ऐप को मिलाना पड़ सकता है, या यदि आपको कोई ऐसा नहीं मिलता है जो आपकी सभी ज़रूरतों को पूरा करता हो। इसके साथ ही, आपको इन इवेंट प्लानिंग समाधानों पर विचार करना चाहिए:
Eventbrite व्यापक रूप से में से एक के रूप में जाना जाता है अपने आस-पास की घटनाओं को खोजने के लिए सर्वोत्तम उपकरण, लेकिन इसके टूलकिट में एक इवेंट मैनेजमेंट ऐप भी है—इवेंटब्राइट ऑर्गनाइज़र।
चाहे आप एक छोटी सभा या एक बड़ी पार्टी की योजना बना रहे हों, आप Eventbrite Organiser पर भरोसा कर सकते हैं। आपके ईवेंट बनाने, ईवेंट बिक्री प्रबंधित करने और आपके द्वारा लाइव उपस्थिति ट्रैक करने के लिए आपका वन-स्टॉप टूल स्मार्टफोन।
आप अपने ईवेंट का ऑनलाइन विज्ञापन करने और अपने आमंत्रित लोगों के साथ महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने के लिए Eventbrite का भी उपयोग कर सकते हैं।
डाउनलोड: के लिए Eventbrite आयोजक एंड्रॉयड | आईओएस (मुफ्त, कस्टम मूल्य निर्धारण)
किसी कार्यक्रम की योजना बनाते समय बहुत सारे चलते हुए भाग शामिल होते हैं। इसलिए आपके पास व्यवस्थित रहने और पूर्ण और अधूरे दोनों कार्यों को ट्रैक करने के लिए एक केंद्रीय स्थान होना चाहिए।
monday.com एक शक्तिशाली टूल है जिसका उपयोग आप अपनी सभी चल रही परियोजनाओं को एक ही मंच पर लाने के लिए कर सकते हैं। हालांकि यह मुख्य रूप से है एक परियोजना प्रबंधन उपकरण, इसमें ईवेंट प्लानिंग फ़ंक्शंस और बिल्ट-इन टेम्प्लेट भी शामिल हैं जिनका उपयोग आप और अन्य सहयोगी आपके बजट की योजना बनाने या समय-सारिणी व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं।
आप का उपयोग कर सकते हैं मेरा सप्ताह अपनी प्रगति को ट्रैक करने और मापने के लिए इसके डैशबोर्ड का उपयोग करते हुए, टीम के अन्य सदस्यों को कार्य बनाने और असाइन करने की सुविधा। आप ऐप के भीतर टीम के सदस्यों के साथ संवाद करने के लिए monday.com का भी उपयोग कर सकते हैं, इसलिए आपको ईमेल इनबॉक्स के ढेर में नहीं खोना पड़ेगा। कोशिश करें आपकी टीम के सहयोग को सुपरचार्ज करने के लिए monday.com के शक्तिशाली संगठनात्मक उपकरण.
डाउनलोड: monday.com के लिए एंड्रॉयड | आईओएस (मुफ्त, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)
3. पॉकेट प्लानर
एक इवेंट प्लानर के महत्वपूर्ण कौशल में से एक सटीक बजट का मसौदा तैयार करने की क्षमता है जो अनियोजित स्थितियों पर विचार करता है। इसका मतलब है कि आपको अपने अंदर के गणितज्ञ तक पहुंचना होगा।
लेकिन इन सभी हाथों की गणना करने में समय लग सकता है, और आपको अक्सर तंग शेड्यूल से निपटना पड़ता है। पॉकेट प्लानर एक प्रभावी और उपयोग में आसान ऐप है जो आपकी घटनाओं के लिए सटीक अनुमान लगाने में आपकी मदद कर सकता है। आपके सभी कैलकुलेशन एक ही स्थान पर होने से आपको समय बचाने में भी मदद मिलेगी।
डाउनलोड: पॉकेट प्लानर आईओएस (नि: शुल्क)
सोशल टेबल्स एक व्यावहारिक उपकरण है जो इवेंट डायग्रामिंग में विशेषज्ञता रखता है ताकि आप अपने स्थान की कल्पना कर सकें, बैठने की व्यवस्था को सुलझा सकें और उपस्थित लोगों के साथ सहयोग कर सकें।
आप अपनी वास्तु योजना बना सकते हैं, या शुरुआत के लिए इसके 3D टेम्पलेट में से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं। बस ईवेंट प्रकार चुनें, शैली से मेल खाने वाले टेम्पलेट का चयन करें, और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करें।
आप इस सॉफ़्टवेयर का उपयोग प्रोजेक्टर, स्टेज, टेबल आदि सहित सभी प्रकार की पूर्व-निर्मित वस्तुओं को जोड़कर अपने ईवेंट स्पेस लेआउट को डिज़ाइन करने के लिए कर सकते हैं। आप सॉफ़्टवेयर के माध्यम से लेआउट को अन्य सहयोगियों के साथ भी साझा कर सकते हैं।
यदि आप एक से अधिक विशिष्ट उपकरणों की बाजीगरी से बचने के लिए एक ऑल-इन-वन इवेंट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म पसंद करते हैं, तो आप व्होवा के साथ गलत नहीं होंगे। यह एक बहु-कार्यक्षमता सॉफ़्टवेयर है जो आपको उसी सिस्टम का उपयोग करके अपने वर्चुअल, इन-पर्सन या हाइब्रिड ईवेंट को प्रबंधित करने की अनुमति देता है।
इसकी कुछ प्रमुख विशेषताओं में ईवेंट पंजीकरण, सम्मेलन प्रबंधन, ईवेंट मार्केटिंग, वेबसाइट निर्माण, सहभागी चेक-इन, सहभागी सहभागिता, नेटवर्किंग आदि शामिल हैं।
आप ऐप का उपयोग करके उपस्थित लोगों के साथ ईवेंट के एजेंडे और अन्य लॉजिस्टिक्स (पार्किंग व्यवस्था और मानचित्र) जैसी जानकारी भी साझा कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, उपस्थित लोग ईवेंट की तस्वीरें साझा करने, व्यावसायिक कार्ड स्कैन करके संपर्कों का आदान-प्रदान करने या ऐप के माध्यम से एक-दूसरे को संदेश भेजने के लिए इसकी नेटवर्किंग सुविधाओं का लाभ उठा सकते हैं।
डाउनलोड: व्होवा फॉर एंड्रॉयड | आईओएस (मुफ्त डेमो, कस्टम मूल्य निर्धारण)
आत्मविश्वास के साथ अपने ईवेंट प्रबंधित करें
अब आप समय लेने वाले DIY दृष्टिकोण को छोड़ सकते हैं और योजना प्रक्रिया को आसान बनाने, संचालन को सुव्यवस्थित करने और अधिक सफल आयोजनों को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए इन इवेंट मैनेजमेंट टूल पर भरोसा कर सकते हैं।
लेकिन, यह देखते हुए कि कोई भी दो घटनाएँ समान नहीं हैं, कुंजी यह है कि आप अपनी आवश्यकताओं की पहचान करें और सबसे उपयुक्त सॉफ़्टवेयर चुनें जो आपके ईवेंट के प्रत्येक तत्व को समतल करेगा। आगे बढ़ें और वह सॉफ़्टवेयर चुनें जो आपकी अगली घटना को याद रखने में मदद करेगा।
Google डिस्क योजनाकार के लिए अपने टू-डू ऐप को क्यों न छोड़ें? Google टूल से बने ये ऑनलाइन प्लानर अपनी बहुमुखी प्रतिभा साबित करते हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- घटना टिकट
- सहयोग उपकरण
- समय प्रबंधन
- योजना उपकरण
Loic MakeUseOf में एक स्वतंत्र सामग्री लेखक और आजीवन सीखने वाला है। वह 2016 से लेखन के अपने जुनून का पीछा कर रहे हैं। उपयोगकर्ताओं को अधिक उत्पादक बनने में मदद करने की क्षमता वाले नए तकनीकी गैजेट और सॉफ़्टवेयर को आज़माने में उन्हें आनंद आता है।
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