ऑनलाइन टास्क मैनेजमेंट गाइड: सही ऐप चुनने के लिए 10 टिप्स

नए सामान्य के दौरान, ऑनलाइन और ऑफलाइन परियोजना प्रबंधन ऐप्स की संख्या कई गुना बढ़ गई। आजकल, सैकड़ों ऐप हैं जो सहयोगियों की एक टीम का प्रबंधन करते हुए एक व्यावसायिक परियोजना को कुशलतापूर्वक चलाने में आपकी मदद कर सकते हैं।

यदि आप कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर खरीदने में रुचि रखते हैं, तो आपको यह पता लगाना चाहिए कि क्या एप्लिकेशन आपके लक्ष्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त लचीला और स्केलेबल है। सही ऑनलाइन कार्य प्रबंधक चुनने का तरीका जानने के लिए आगे पढ़ें।

एक ऑनलाइन कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर क्या है?

एक व्यावसायिक परियोजना में कई आश्रित या स्वतंत्र कार्य शामिल होते हैं। टीम का प्रत्येक सदस्य एक या अधिक कार्यों के लिए जिम्मेदार होता है। एकाधिक कार्यों में कई प्रारंभ और समाप्ति तिथियां, एक समय बजट, एक लागत बजट, संसाधन आवंटन, अनुस्मारक, रिपोर्ट, दस्तावेज इत्यादि शामिल होते हैं।

जब परिष्कृत कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर किसी प्रोजेक्ट के इन सभी पहलुओं का प्रबंधन करता है, तो इसे कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के रूप में जाना जाता है। महामारी की शुरुआत ने हजारों कंपनियों को दूरस्थ कार्य अपनाने के लिए राजी कर लिया। परिणामस्वरूप, कार्य प्रबंधन ऐप्स अब ऑनलाइन हैं और क्लाउड सर्वर पर होस्ट किए गए हैं।

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ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप्स की मानक विशेषताएं

जैसे-जैसे ऑनलाइन टास्क ट्रैकर ऐप की मांग बढ़ी, कई आईटी सेवाएं और सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट फर्म परियोजना प्रबंधन के लिए बहुमुखी ऐप पेश कर रही हैं। हालाँकि, इनमें से अधिकांश ऐप बुनियादी परियोजना प्रबंधन के लिए आवश्यक मानक सुविधाओं के एक सेट के साथ आते हैं। ये विशेषताएं इस प्रकार हैं:

1. विस्तृत कार्य सूची दर्शक

अधिकांश ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप्स में कार्य दृश्य स्क्रीन शामिल है। यहां आप किसी भी चल रही या तैयार परियोजनाओं के सभी कार्यों और उप-कार्यों को देख सकते हैं।

2. कानबन बोर्ड

उन्नत ऑनलाइन कार्य प्रबंधक ऐप में लागू करने के लिए कानबन बोर्ड शामिल होगा कुशल परियोजना प्रबंधन के लिए कानबन व्यक्तिगत या संगठनात्मक स्तर पर। ऐप्स डिजिटल रूप से कानबन बोर्ड की कल्पना करते हैं जो इसके लिए कॉलम दिखाते हैं विचाराधीन, चालू, तथा पूरा हुआ कार्य की स्थिति और कार्ड वास्तविक कार्यों के रूप में।

3. गैंट चार्ट

गैंट चार्ट किसी भी ऑनलाइन टास्क ट्रैकर ऐप की मुख्य परियोजना प्रबंधन विशेषता है। गैंट चार्ट परियोजना की प्रगति को दर्शाते हैं स्टैक्ड हॉरिजॉन्टल बार ग्राफ विधि के माध्यम से। यह कार्य निर्भरता, खर्च किए गए समय और कार्यों की वर्तमान स्थिति की कल्पना भी कर सकता है।

4. ईमेल या मैसेजिंग ऐप अधिसूचना

ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप भी रीयल-टाइम प्रोजेक्ट स्टेटस और गतिविधि अपडेट की पेशकश करके सभी को लूप में रखने पर जोर देते हैं। जब भी ऐप कार्य सूची में किसी भी बदलाव का पता लगाता है, तो यह तुरंत असाइन किए गए संसाधन और प्रोजेक्ट स्वामी को सूचित करता है।

5. समय का देखभाल

ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप उत्पादकता घंटे, संसाधन उपयोग, परियोजना बजट, बिलिंग घंटे आदि को ट्रैक करने के लिए एक स्वचालित टाइमकीपिंग कार्यक्रम के साथ आते हैं। परियोजना के मालिक समय के उपयोग के प्रदर्शन को देखकर वास्तविक समय में निर्णय ले सकते हैं।

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अधिकांश ऑनलाइन कार्य प्रबंधक ऐप कार्य टैगिंग और फ़िल्टरिंग विकल्पों के साथ आता है। परियोजना के मालिक विशिष्ट टैग सेट कर सकते हैं, जैसे प्राथमिकता कार्य, जवाबदेह विभाग, विशिष्ट कौशल, वितरण की समय सीमा, विकास का चरण, आदि। सही कार्य खोजने के लिए टीम के सदस्य इन टैगों के आधार पर कार्यों को आसानी से फ़िल्टर कर सकते हैं।

7. टीम या ग्राहक संचार

मानक ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप्स ने आंतरिक और बाहरी संचार के लिए एक अनुभाग पेश करना शुरू किया। इन ऐप्स में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, वॉयस कॉल और टेक्स्ट मैसेजिंग जैसे मॉड्यूल शामिल हैं।

8. रिपोर्ट जनरेशन, फाइल स्टोरेज और शेयरिंग

कार्य प्रबंधन ऐप परियोजना के प्रदर्शन, संसाधन बजट, खराब प्रदर्शन वाले संसाधनों, कार्य मुद्दों, परियोजना बाधाओं आदि की कल्पना करने के लिए रिपोर्ट निर्माण सुविधाएं भी प्रदान करते हैं।

आप रिपोर्ट को स्प्रेडशीट या पीडीएफ के रूप में भी निर्यात कर सकते हैं और उन्हें टीम या क्लाइंट को ईमेल कर सकते हैं। ये ऐप प्रोजेक्ट सहयोगियों को प्रोजेक्ट से संबंधित महत्वपूर्ण फाइलों को स्टोर और सुरक्षित रूप से साझा करने की अनुमति भी देते हैं।

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सर्वश्रेष्ठ कार्य प्रबंधन ऐप चुनने के लिए टिप्स

कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर किसी भी आकार के व्यवसायों के लिए समग्र उत्पादकता और वार्षिक राजस्व बढ़ा सकता है। हालांकि, फ्रीलांसरों, व्यक्तिगत उद्यमियों और छोटे व्यवसायों को सबसे अच्छा कार्य प्रबंधन ऐप चुनने की आवश्यकता होती है जो कार्य को सरल बनाता है और अतिरिक्त कार्यभार नहीं जोड़ता है।

उपरोक्त मानक सुविधाओं के अलावा, आपको मूल्य वर्धित सुविधाओं की भी तलाश करनी होगी। यहां शीर्ष युक्तियां दी गई हैं जो आपको सही ऑनलाइन कार्य प्रबंधक ऐप खरीदने में मदद करेंगी:

टीम या परियोजना स्तर पर, सहयोगियों के बीच हितों का टकराव हो सकता है। ऐप को परियोजना के मालिक के लिए केंद्रीय नियंत्रण और साथियों के लिए स्थानीय नियंत्रण की अनुमति देनी चाहिए। प्रोजेक्ट व्यवस्थापक के पास सहयोगी की क्षमता के आधार पर टूल तक पहुंच को वैयक्तिकृत करने की शक्ति होनी चाहिए।

2. गोपनीयता और गोपनीयता नियंत्रण

अधिकांश फ्रीलांसिंग या उद्यम-स्तर की परियोजनाओं में, व्यक्तिगत जानकारी और बौद्धिक संपदा को गोपनीय रखना एक चुनौती है। आपको कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की तलाश करनी चाहिए जो डेटा गोपनीयता संबंधी चिंताओं को संबोधित करता है।

3. क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म सुरक्षा

सर्वोत्तम कार्य प्रबंधन ऐप को नवीनतम इंटरनेट संचार सुरक्षा प्रोटोकॉल के अनुसार सभी आउटगोइंग और इनकमिंग डेटा को एन्क्रिप्ट करना चाहिए। एन्क्रिप्शन तब भी काम करना चाहिए जब ऐप आराम से हो। आपको सुरक्षा सुविधाओं की तलाश करनी होगी जैसे:

• पहचान और पहुंच प्रबंधन (आईएएम) प्रणाली।
• ऐप GDPR, DSGVO और SOC2 के अनुरूप है।
• उन्नत एन्क्रिप्शन स्टैंडर्ड (एईएस) 256-बिट एसएसएल एन्क्रिप्शन।

4. कार्य असाइनमेंट और अधिसूचना

एक कुशल ऑनलाइन कार्य ट्रैकर को टीम के सदस्यों को कार्यों की केंद्रीय सूची से अपनी बाल्टी को कार्य सौंपने की अनुमति देनी चाहिए। इसके अतिरिक्त, एक प्रोजेक्ट मैनेजर जैसी सुविधाएँ जो कौशल के आधार पर किसी विशिष्ट संसाधन को कार्य सौंपती हैं, उपकरण में मूल्य जोड़ देंगी।

जब कोई प्रोजेक्ट स्वामी कार्य सौंपता है या जब कोई संसाधन कार्यों का दावा करता है, तो उसे जिम्मेदार व्यक्तियों को सूचित करना चाहिए।

5. व्यक्तिगत कैलेंडर के साथ सिंक करें

जैसे-जैसे दूरस्थ कार्य प्रवृत्ति बढ़ रही है, यह अत्यधिक अनुशंसा की जाती है कि आपका ऑनलाइन कार्य ट्रैकर ऐप आपके व्यक्तिगत कैलेंडर के साथ समन्वयित हो। यदि आप सभी व्यक्तिगत और व्यावसायिक दैनिक कार्यों को एक स्क्रीन पर देख सकते हैं, तो आप उच्च उत्पादकता प्रदान करने में अधिक कुशल होंगे।

6. तृतीय-पक्ष ऐप एकीकरण

सर्वोत्तम कार्य प्रबंधन ऐप को ग्राफ़िक जैसे अन्य ऐप्स के साथ सहज एकीकरण की अनुमति देनी चाहिए डिजाइनिंग, स्प्रेडशीट, वर्ड प्रोसेसर, ईमेल क्लाइंट, मैसेजिंग, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, डिजिटल व्हाइटबोर्ड, आदि पेशेवर ऐप्स के साथ एकीकरण आपको प्रोजेक्ट से संबंधित सभी संसाधन एक ही स्थान पर खोजने में सक्षम बनाता है।

7. मल्टी-डिवाइस संगतता

एक ऑनलाइन टास्क ट्रैकर की तलाश करें जो आपको विंडोज, मैकओएस, एंड्रॉइड, आईफोन, ब्लैकबेरी, क्रोम ओएस आदि जैसे किसी भी डिवाइस से लॉग इन करने की अनुमति देता है। यदि ऐप आपको एक डिवाइस पर प्रगति को बचाने और दूसरे डिवाइस से सुचारू रूप से काम करना शुरू करने की अनुमति देता है, तो आपको पैसे का अधिक मूल्य मिलेगा।

8. एआई-आधारित विश्लेषिकी

कुछ टास्क मैनेजमेंट ऐप भी बिल्ट-इन AI के साथ आते हैं जो पिछले प्रोजेक्ट्स के बारे में हाई-लेवल एनालिटिक्स जेनरेट करता है। ऐसी रिपोर्ट से जानकारी लेकर, आप कम बजट में भविष्य की परियोजनाओं की अधिक कुशलता से योजना बना सकते हैं।

9. ग्राहक सहायता पहुंच

आजकल अधिकांश ऐप चैट, ईमेल और फोन के माध्यम से ग्राहक सहायता प्रदान करते हैं। ऑनलाइन टास्क ट्रैकर ऐप खरीदते समय, पता करें कि क्या डेवलपर पर्याप्त सामान्य और तकनीकी सहायता सेवाएं प्रदान करता है।

10. मूल्य निर्धारण का ढांचा

एक ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप की तलाश करें जो एक लचीली मूल्य निर्धारण संरचना प्रदान करता है। जब आप एक नवोदित टीम हों और अपनी परियोजनाओं और संसाधनों में वृद्धि के साथ एक प्रवेश-स्तर की बजट योजना प्राप्त करें।

क्या एक ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप आपके लिए सही है?

सर्वश्रेष्ठ ऑनलाइन कार्य प्रबंधन ऐप की खोज आपके बहुत से उत्पादकता घंटों का उपयोग कर सकती है। आप अपने व्यवसाय के लिए सही कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर प्राप्त करने और कीमती समय गंवाने से बचने के लिए उपरोक्त युक्तियों का पालन कर सकते हैं।

क्लिकअप बनाम। आसन: परियोजना प्रबंधन के लिए कौन सा बेहतर है?

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए बहुत सारे विकल्प हैं, आसन और क्लिकअप के बीच चयन करने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

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