डिजिटल रूप से काम करने के बारे में एक बड़ी बात यह है कि यह अनावश्यक रूप से दोहराए जाने वाले काम में कटौती कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको स्प्रेडशीट में एक ही सामग्री को कई कोशिकाओं में भरना है, तो आप समय बचाने के लिए मूल्यों को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।
हालाँकि, यह थोड़ा मुश्किल हो सकता है अगर आपको फॉर्मूला कॉपी करने की आवश्यकता हो। सौभाग्य से, एक्सेल में सूत्रों को कॉपी और पेस्ट करने के कई तरीके हैं। लेकिन, ऐसा करते समय आपको कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए।
सापेक्ष कोशिका संदर्भ
इससे पहले कि हम प्रतिलिपि बनाने वाले फ़ार्मुलों में कूद सकें, आपको एक्सेल संदर्भ कोशिकाओं के बारे में थोड़ा जानने की आवश्यकता है। एक्सेल सूत्र में कोशिकाओं के बीच के संबंध को ट्रैक करता है, वास्तविक कोशिकाओं को नहीं।
उदाहरण के लिए, नीचे की छवि में, सेल C2 में सूत्र A2 + B2 शामिल हैं। लेकिन सापेक्ष सेल संदर्भों के लिए धन्यवाद, एक्सेल इस रूप में पढ़ता है: सेल को बाईं ओर दो स्थानों पर सेल में जोड़ें जो बाईं ओर एक जगह है।
ये सापेक्ष कोशिका संदर्भ बहुत काम आ सकते हैं। यदि आप पंक्ति 3 और 4 पर मानों को जोड़ना चाहते हैं, जैसा कि आपने पंक्ति 2 के लिए किया था, तो आपको केवल पंक्तियों को बदलने की चिंता किए बिना सूत्र को कॉपी करना होगा। एक्सेल प्रत्येक सूत्र में पंक्तियों को अपडेट करता है ताकि कोशिकाओं के बाईं ओर एक साथ जोड़ दें।
हालाँकि, कभी-कभी आप किसी फॉर्मूले की नकल करते समय सेल का स्थान नहीं बदलना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप उत्पादों की एक श्रृंखला पर बिक्री कर लगाना चाहते हैं, जैसा कि हमने नीचे किया है। यदि आप बिक्री कर को एक सेल में जोड़ते हैं, तो आप चाहते हैं कि वह सेल प्रत्येक उत्पाद के फॉर्मूले में समान रहे। ऐसा करने के लिए, आपको यह बताने की आवश्यकता है कि एक्सेल उस सेल का स्थान निश्चित है, रिलेशनल नहीं है। आप इसके साथ ए $ पंक्ति, स्तंभ, या दोनों के सामने साइन इन करें।
B से पहले $ को जोड़ना Excel को बताता है कि कोई भी बात नहीं है जहाँ हम सूत्र चिपकाते हैं, हम B कॉलम को देखना चाहते हैं। पंक्ति को बदलने से रोकने के लिए, हमने 1 से पहले एक $ भी जोड़ा। अब, कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम फार्मूला कहाँ चिपकाते हैं, यह हमेशा कर मूल्य के लिए बी 1 का संदर्भ देगा।
जैसे ही हम सूत्र को स्तंभ के नीचे कॉपी करते हैं, मूल्य स्थान अपडेट होता है, लेकिन बिक्री कर स्थान वही रहता है।
F4 कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना
सेल के संदर्भ विकल्पों के माध्यम से टॉगल करने के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट है। जब आप एक सूत्र लिख रहे हों और सेल पर क्लिक करें, तो हिट करें एफ 4 उस सेल को ठीक करने के लिए। उदाहरण के लिए, यदि आप B1 पर क्लिक करते हैं और F4 दबाते हैं, तो यह $ B $ 1 के संदर्भ को बदल देता है। यदि आप फिर से F4 दबाते हैं, तो सेल संदर्भ B $ 1 में बदल जाता है, फिर $ B1, और अंत में B1 पर वापस आ जाता है।
एक सूत्री रूप से नकल और चिपकाना
किसी फॉर्मूले को कॉपी और पेस्ट करने का सबसे परिचित तरीका एक सेल के अंदर फॉर्मूला टेक्स्ट को कॉपी और पेस्ट करना है। यह वर्ड में टेक्स्ट को कॉपी और पेस्ट करने के तरीके के समान है।
सेल का चयन करके पाठ को कॉपी करें और स्क्रीन के शीर्ष पर सूत्र को राइट-क्लिक करें। यह विभिन्न विकल्पों के साथ एक पॉपअप लाता है, चयन करें प्रतिलिपि. आप रिबन में प्रतिलिपि बटन का उपयोग भी कर सकते हैं, जो अंदर स्थित है क्लिपबोर्ड का खंड घर टैब।
फिर पाठ को दबाकर अचयनित करें वापसी चाभी। अंत में, उस नए सेल पर राइट-क्लिक करें जिसे आप पेस्ट करना चाहते हैं और क्लिपबोर्ड आइकन पर क्लिक करें या क्लिप का उपयोग करें पेस्ट करें रिबन में बटन। आप कीबोर्ड शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं, Ctrl + C, हाइलाइट किए गए पाठ को कॉपी करने के लिए और Ctrl + V नया सेल चुनने के बाद उसे पेस्ट करना है।
यह विधि परिचित है, लेकिन किसी सूत्र की प्रतिलिपि बनाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक नहीं है। यदि आपको एक फॉर्मूला कई सेल में कॉपी करना है तो यह समय लेने वाला होगा। यह विधि आपके सटीक पाठ को भी कॉपी करती है, इसलिए आपको ऊपर बताए गए रिश्तेदार सेल संदर्भों का लाभ नहीं मिलता है।
आपको केवल इस विधि का उपयोग करना चाहिए, यदि आपको केवल कुछ स्थानों पर सूत्र को कॉपी करने की आवश्यकता है और आप चाहते हैं कि कोशिकाएं हर बार समान रहें।
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एक्सेल में एक फॉर्मूला कॉपी करने का बेहतर तरीका
सूत्र की प्रतिलिपि बनाने का एक आसान तरीका यह है कि इसके अंदर केवल पाठ के बजाय पूरे सेल पर कॉपी और पेस्ट का उपयोग किया जाए। जिस फॉर्मूले की आप कॉपी करना चाहते हैं, उस सेल पर क्लिक करें। फिर इसे सेल पर राइट-क्लिक करके या कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके कॉपी करें Ctrl + C.
एक बार जब आप सेल की नकल करते हैं, तो यह दिखाने के लिए धराशायी हरी सीमा होगी कि आप वर्तमान में इसे कॉपी कर रहे हैं। अगला, उस सेल का चयन करें जिसे आप सूत्र को चिपकाना चाहते हैं। फिर सेल पर राइट-क्लिक करके या कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके सूत्र को पेस्ट करें Ctrl + V.
इस बार, आप देखेंगे कि सूत्र सापेक्ष कक्ष संदर्भों का उपयोग करता है। A2 + B2 के बजाय, पंक्ति के नीचे एक सूत्र A3 + B3 बन जाता है। इसी तरह, यदि आप पंक्ति में अगले कॉलम में सूत्र को चिपकाते हैं, तो यह B3 + C3 में अपडेट हो जाएगा।
कैसे एक फॉर्मूला डाउन एक कॉलम खींचें या एक पंक्ति के पार
उपरोक्त विधि अभी भी बहुत समय लेने वाली हो सकती है यदि आपको एक ही सूत्र को कई पंक्तियों या स्तंभों पर चिपकाने की आवश्यकता हो। सौभाग्य से, ऐसा करने के दो त्वरित तरीके भी हैं।
सबसे पहले, आप सूत्र को कॉपी कर सकते हैं जैसा कि आपने ऊपर किया था, लेकिन इसे एक सेल में चिपकाने के बजाय, आप क्लिक कर सकते हैं और खींच सकते हैं कई कोशिकाओं का चयन करें और किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करके या कीबोर्ड का उपयोग करके उन सभी को सूत्र पेस्ट करें छोटा रास्ता Ctrl + V.
एक ही सूत्र को कई पंक्तियों में चिपकाने का दूसरा तरीका यह है कि इसे खींचें। किसी चयनित कक्ष के निचले-दाएँ कोने में, आपको एक हरा वर्ग दिखाई देगा। उस वर्ग पर क्लिक करें और उसे उन कक्षों पर खींचें जिन्हें आप सूत्र की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं। यह शायद स्तंभ या पंक्ति के नीचे Excel सूत्र की प्रतिलिपि बनाने का सबसे तेज़ तरीका है।
फिर, आप देखेंगे कि Excel प्रत्येक पंक्ति या स्तंभ के लिए सापेक्ष सेल संदर्भों का उपयोग करने के सूत्र को बदलता है।
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स्पेशल पेस्ट करो
फॉर्मूला चिपकाते समय आपको हो सकती है एक समस्या यह है कि यह किसी भी स्टाइल को चयनित सेल में चिपका देता है। स्टाइलिंग में फ़ॉन्ट आकार, सेल की रूपरेखा, रंग या बोल्ड सेटिंग्स जैसे तत्व शामिल हैं। यदि आप वैकल्पिक लाइन रंगों का उपयोग करते हैं या यदि आपने अपनी तालिका को रेखांकित किया है, तो स्टाइल को चिपकाना असुविधाजनक है।
इसे हल करने के लिए, एक्सेल ने पेस्ट स्पेशल की शुरुआत की।
सेल में जोड़े गए किसी भी स्टाइल के बिना सिर्फ फॉर्मूला पेस्ट करने के लिए पेस्ट स्पेशल का उपयोग करें। Paste Special का उपयोग करने के लिए, राइट-क्लिक करें और चुनें स्पेशल पेस्ट करो पॉपअप मेनू से।
एक्सेल फॉर्मूला कॉपी और पेस्ट करने का तरीका
Excel को दोहराए जाने वाले कार्यों की संख्या को कम करने के लिए अनुकूलित किया गया है जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है। एक ही सूत्र को कई कोशिकाओं में जोड़ना त्वरित और एक्सेल में करना आसान है। आप फार्मूला टेक्स्ट को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, जैसे आप किसी वर्ड डॉक्यूमेंट में। लेकिन अगर आप रिश्तेदार सेल संदर्भों का लाभ उठाना चाहते हैं, तो आप विभिन्न तरीकों का उपयोग करके बेहतर हैं।
फॉर्मूला कॉपी करने का एक अच्छा तरीका है कि फॉर्मूले के साथ पूरे सेल को चुनकर उसको कॉपी किया जाए। यदि आपको किसी स्तंभ या पंक्ति के नीचे किसी सूत्र की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता है, तो आप उस क्षेत्र में सेल को खींच सकते हैं जिसे आप इसे कॉपी करना चाहते हैं, जो बहुत जल्दी है।
दोनों विधियां आपको एक सूत्र को कई कोशिकाओं में जल्दी से कॉपी करने की अनुमति देती हैं। अगली बार जब आप एक स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो इसे याद करने की कोशिश करें और अपने आप को कुछ कीमती समय बचाएं।
एक्सेल को अपना बनाने के लिए खोज रहे हैं? कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने के सर्वोत्तम तरीके यहां दिए गए हैं।
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जे। सीटॉन एक विज्ञान लेखक है जो जटिल विषयों को तोड़ने में माहिर है। उन्होंने सस्काचेवान विश्वविद्यालय से पीएचडी की है; उनके शोध ने छात्र सगाई ऑनलाइन बढ़ाने के लिए खेल-आधारित शिक्षा का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित किया। जब वह काम नहीं कर रही है, तो आप उसे उसके पढ़ने, वीडियो गेम खेलने या बागवानी के साथ पाएंगे।
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