कभी-कभी आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट आपसे दूर हो जाती है और आप पा सकते हैं कि इसे एक अच्छी सफाई की जरूरत है। एक विशेष रूप से आम समस्या कई कोशिकाओं या पंक्तियों में डुप्लिकेट जानकारी का सामना करना है। अतः इसे ठीक करने में मदद करने के लिए एक्सेल में डुप्लिकेट डेटा को खोजने और हटाने के कुछ आसान तरीके हैं।
एक्सेल में डुप्लिकेट मान कैसे खोजें
एक्सेल में डुप्लिकेट मानों को खोजने और उन्हें हटाने से पहले उन्हें हटाना अच्छा है। मानों को स्थायी रूप से हटाने से उन्हें एक्सेल स्प्रेडशीट से हटा दिया जाता है, इसलिए पहले उन्हें हाइलाइट करने से आपको डुप्लिकेट की समीक्षा करने का मौका मिलता है और सुनिश्चित करें कि आपको उनकी आवश्यकता नहीं है।
हमारे उदाहरण में, हम निम्नलिखित स्प्रेडशीट का उपयोग करेंगे:
हमारा काल्पनिक उपयोगकर्ता उन सभी फव्वारे पेन को ट्रैक कर रहा है, जिन पर उसने स्याही लगाई है। स्प्रेडशीट में पेन और वर्तमान में स्याही के रंग के बारे में जानकारी है। लेकिन, उसे शक है कि वह गलती से उसके कुछ पेन में एक से अधिक बार घुस गई थी।
डुप्लिकेट मानों की पहचान करने का सबसे आसान तरीका सशर्त स्वरूपण का उपयोग करना है। सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके डुप्लिकेट मानों को उजागर करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप डुप्लिकेट के लिए जांचना चाहते हैं।
- के नीचे घर टैब पर क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग में शैलियों समूह।
- चुनते हैं सेल नियम हाइलाइट करें> डुप्लिकेट मान.
- एक पॉपअप बॉक्स दिखाई देता है और आपको डुप्लिकेट कोशिकाओं के लिए एक शैली प्रारूप चुनने की अनुमति देता है।
- एक बार समाप्त होने के बाद, क्लिक करें ठीक है.
यह विधि प्रत्येक स्तंभ या पंक्ति में डुप्लिकेट को उजागर करती है। जैसा कि आप नीचे देख सकते हैं, किसी भी कंपनी, मॉडल या स्याही का रंग एक से अधिक बार सूचीबद्ध होने पर हाइलाइट किया गया प्रतीत होता है।
इस उदाहरण के लिए, हमें डुप्लिकेट पेन खोजने के लिए मॉडल कॉलम को देखना होगा। हमारे पास दो छात्र हैं, 41, और प्रीपी पेन। 41 के दशक में अलग-अलग स्याही होते हैं, इसलिए वे अलग-अलग पेन होने की संभावना रखते हैं। लेकिन छात्र और प्रेपी पेन डुप्लिकेट हो सकते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह विधि आदर्श नहीं है।
यह हर एक डुप्लिकेट सेल को ढूंढता है, लेकिन इस मामले में हम केवल डुप्लिकेट पंक्तियों को खोजने में रुचि रखते हैं। आप एक ही स्याही से एक ही कंपनी से कई अलग-अलग पेन रख सकते हैं। लेकिन आपके पास एक से अधिक पेन होने की संभावना कम है जो एक ही कंपनी, मॉडल और स्याही का रंग है।
सम्बंधित: सशर्त स्वरूपण के साथ एक्सेल स्प्रेडशीट में स्वचालित रूप से डेटा प्रारूपित करें
एक्सेल की सशर्त स्वरूपण सुविधा आपको एक्सेल स्प्रेडशीट में व्यक्तिगत कोशिकाओं को उनके मूल्य के आधार पर प्रारूपित करने देती है। हम आपको दिखाते हैं कि विभिन्न रोजमर्रा के कार्यों के लिए इसका उपयोग कैसे करें।
कस्टम फॉर्मूला के साथ एक्सेल में डुप्लिकेट पंक्तियों को कैसे हाइलाइट करें
एक्सेल आपको फॉर्मूले के साथ कस्टम सशर्त स्वरूपण बनाने की अनुमति देता है। हम इस विधि का उपयोग डुप्लिकेट पंक्तियों की पहचान करने के लिए कर सकते हैं। इस विकल्प का चयन करना कैसे हमने डुप्लिकेट मानों को चुनने के बजाय, ऊपर दिए गए मानों को चुना है सेल नियमों को हाइलाइट करें, चुनते हैं नए नियम बजाय।
यह एक पॉपअप मेनू लाता है। ठीक अंदाज सेवा मेरे क्लासिक, फिर अगला ड्रॉपडाउन मेनू खोलें और चुनें यह निर्धारित करने के लिए कि कौन-से कक्ष स्वरूपित करने के लिए सूत्र का उपयोग करें.
सूत्र हम दर्ज करना चाहते हैं:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1आइए इस सूत्र पर करीब से नज़र डालें।
सशर्त रूप देने वाले सूत्र को एक उत्तर देना होगा जो या तो सही है या गलत है। यदि उत्तर सत्य है, तो स्वरूपण लागू होता है। यह समीकरण तब सत्य है जब यह एक ही सूचना के साथ एक से अधिक पंक्ति गिनता है।
डुप्लिकेट के लिए पंक्तियों की जांच करने के लिए, सूत्र पहले एक कॉलम ($ A $ 2: $ A $ 14) का चयन करता है। हम निरपेक्ष स्थान का उपयोग करते हैं क्योंकि हम चाहते हैं कि डुप्लिकेट के लिए पंक्तियों का मूल्यांकन करते समय सभी एक ही श्रेणी की कोशिकाओं का उपयोग करें।
अगला चर वह लक्ष्य है जिसे हम डुप्लिकेट मान ($ A2) के लिए जाँच रहे हैं। इस बार, पूर्ण स्थान का उपयोग स्तंभ के लिए किया जाता है, लेकिन पंक्ति के लिए नहीं। यह हमारे सूत्र को प्रत्येक पंक्ति को वृद्धिशील रूप से जांचने की अनुमति देता है।
हम पंक्ति में प्रत्येक कॉलम के लिए इसे दोहराते हैं।
एक बार जब आप सूत्र में प्रवेश करते हैं, तो फ़ॉर्मेटिंग स्टाइल चुनना न भूलें। डिफ़ॉल्ट कोई शैली नहीं है। इसलिए, भले ही आप सब कुछ सही करते हों, अगर आप उस कदम को भूल जाते हैं, तो आप परिणाम नहीं देखेंगे।
बाद में, हमारी तालिका इस तरह दिखी:
यह विधि केवल संपूर्ण पंक्तियों को हाइलाइट करती है जो डुप्लिकेट हैं। एक बार जब आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में सभी डुप्लिकेट पाए जाते हैं, तो आप तय कर सकते हैं कि क्या उन्हें हटाने की आवश्यकता है।
एक्सेल में डुप्लिकेट कैसे निकालें
डुप्लिकेट को निकालना एक्सेल में आसान है। के नीचे डेटा टैब, में डेटा उपकरण समूह, आपको एक विकल्प मिलेगा डुप्लिकेट निकालें. यह उपकरण बहुत उपयोगी है क्योंकि यह आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि आप किन कॉलमों को जांचना चाहते हैं।
इस टूल का उपयोग करने के लिए, अपना डेटा चुनें और फिर क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें.
जब आप ऐसा करते हैं, तो एक पॉपअप दिखाई देता है जो आपको डुप्लिकेट के लिए कौन से कॉलम की जांच करने देता है। अगर तुम सभी का चयन करे कॉलम, यह केवल डुप्लिकेट पंक्तियों को निकालता है।
हालाँकि, आपको सभी कॉलम चुनने की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि मैं जानना चाहता था कि वर्तमान में कौन से स्याही पेन में हैं, तो आप चयन कर सकते हैं स्याही का रंग और नकली रंगों को हटा दें। यह पहला पेन छोड़ देगा जो एक नए रंग का उपयोग करता है और बाद में किसी भी प्रविष्टि को हटा देगा।
Excel के Remove Duplicates टूल का उपयोग करने से डुप्लिकेट प्रविष्टियों को स्वचालित रूप से हटा दिया जाता है।
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यदि आप केवल डुप्लिकेट प्रविष्टियों को अस्थायी रूप से हटाना चाहते हैं, लेकिन उन्हें हटाना नहीं चाहते हैं, तो हो सकता है कि आप इसके बजाय अपने डेटा को फ़िल्टर करना चाहें।
एक्सेल में डुप्लिकेट कैसे फ़िल्टर करें
फ़िल्टर आपको अपने डेटा को कितना हेरफेर करने की अनुमति देते हैं, वास्तव में किसी भी मूल्य को हटाए बिना। आप के तहत फ़िल्टर विकल्प पा सकते हैं डेटा टैब में छाँटें और फ़िल्टर करें समूह।
Excel में डेटा फ़िल्टर करने के कई अलग-अलग तरीके हैं। नीचे दिए गए उदाहरण से पता चलता है कि डुप्लिकेट मानों को कैसे फ़िल्टर किया जाए:
- उस डेटा का चयन करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
- क्लिक उन्नत में छाँटें और फ़िल्टर करें समूह।
- पॉपअप में, विकल्प दिखाने के लिए सक्षम करें केवल अनोखा रिकॉर्ड.
- क्लिक ठीक है.
इस डेटा को फ़िल्टर करने से एक्सेल किसी भी डुप्लिकेट पंक्तियों को छुपाता है। इसलिए, हमारे उदाहरण में, डुप्लिकेट छात्र और प्रीपी पेन छिपाए गए थे।
लेकिन डुप्लिकेट डेटा नहीं गया है, यह सिर्फ देखने से छिपा हुआ है। यही कारण है कि हमारी तालिका अभी भी हमारे द्वारा पहले बनाए गए नियम के अनुसार बनाई गई है, इसके बावजूद कोई भी डुप्लिकेट पेन दिखाई नहीं देता है।
वास्तव में, यदि आप पंक्ति संख्याओं को देखते हैं, तो आप देख सकते हैं कि दो पंक्तियाँ कहाँ छिपी हुई हैं। पंक्तियाँ सात से नौ तक कूदती हैं और 12 और 14 के बीच फिर से कूदती हैं। डेटा नहीं गया है, यह सिर्फ दृष्टि से बाहर है।
डुप्लिकेट कैसे निकालें की समीक्षा करना
आपके डेटा को साफ़ करने का पहला चरण किसी डुप्लिकेट की पहचान करना है। Excel में डुप्लिकेट को हटाने से डेटा को स्थायी रूप से हटा दिया जाता है। उन्हें हाइलाइट करने से आपको पहले डुप्लिकेट का मूल्यांकन करने का अवसर मिलता है। और यदि आप डुप्लिकेट पंक्तियों में रुचि रखते हैं, तो आपको उन्हें खोजने के लिए सशर्त स्वरूपण सूत्रों का उपयोग करने की आवश्यकता है।
और अंत में, यदि आप अपने डुप्लिकेट डेटा को हटाना नहीं चाहते हैं, तो इसके बजाय फ़िल्टर का उपयोग करने पर विचार करें। यह उन्हें एक्सेल से किसी भी डुप्लिकेट डेटा को हटाने के बिना दृश्य से छुपाता है।
इन तकनीकों के साथ विभिन्न रंगों में हर दूसरी पंक्ति को उजागर करके अपने एक्सेल तालिकाओं को पढ़ना आसान बनायें।
- उत्पादकता
- स्प्रेडशीट
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल
- डेटा विश्लेषण
जे। सीटन एक विज्ञान लेखक है जो जटिल विषयों को तोड़ने में माहिर है। सस्काचेवान विश्वविद्यालय से उसने पीएचडी की है; उनके शोध ने छात्र सगाई ऑनलाइन बढ़ाने के लिए खेल-आधारित शिक्षा का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित किया। जब वह काम नहीं कर रही है, तो आप उसे उसके पढ़ने, वीडियो गेम खेलने या बागवानी के साथ पाएंगे।
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