आउटलुक में ऑफिस रिस्पॉन्डर से बाहर एक ईमेल कैसे सेट करें

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जब आप एक व्यस्त कामकाजी जीवन के साथ दो सप्ताह की छुट्टी को जोड़ते हैं तो आपको क्या मिलता है? घर लौटने पर एक विशाल परियोजना आपका इंतजार करती है - बस उन सभी ईमेल के माध्यम से! प्रतीक्षा करें - आउटलुक में आउट ऑफ़ ऑफ़िस रेस्पोंडर को सक्षम क्यों न करें और आपके लिए उन प्रतिक्रियाओं में से कुछ को स्वचालित करें?

यहाँ MakeUseOf में, हमने टीना की तरह जीमेल में ऐसा करने के लिए कवर किया है अवकाश प्रतिसाद निर्देश किसी ट्रिप पर जाने से पहले ऑफिस रिस्पॉन्डर के ईमेल आउट को कैसे सेट करेंक्या आप यह जानने के लिए छुट्टी पर जाना पसंद नहीं करेंगे कि आपको अपना ईमेल चेक नहीं करना है? यदि आप दूर रहते हुए किसी सहायक पर भरोसा नहीं कर सकते हैं, तो जीमेल में ऑटोरेस्पोन्डर्स की ओर मुड़ें। अधिक पढ़ें , और मार्क करने की विधि ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करना Gmail के नए फ़िल्टर के साथ एक स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया बनाएं अधिक पढ़ें . एक ग्राहक जिसे हमने अभी तक कवर नहीं किया है वह है आउटलुक। दुर्भाग्य से, जीमेल के विपरीत, आउटलुक डॉट कॉम का मुफ्त संस्करण आउट ऑफ ऑफिस प्रतिक्रिया सुविधा प्रदान नहीं करता है। हालाँकि, यदि आपके पास Outlook 2010 और MS Exchange सर्वर पर एक खाता है - जो कई कंपनियां कर्मचारियों को प्रदान करती हैं - तो आप भाग्य में हैं।

आउटलुक में कार्यालय उत्तरदाता का उपयोग करना

Microsoft ने एक स्वचालित प्रणाली स्थापित करना बेहद आसान बना दिया है जो आपके ईमेल से आपके कार्यालय से दूर रहने वाले लोगों को त्वरित प्रतिक्रिया देगा। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह सिर्फ 24 घंटे के दौरान है या 2 सप्ताह की छुट्टी के दौरान, आप कॉन्फ़िगर कर सकते हैं आउटलुक क्लाइंट वास्तव में यह जवाब देने के लिए कि आप इसे कैसे चाहते हैं, और ठीक उसी समय के लिए जो आपको चाहिए यह करने के लिए।

Outlook 2010 में इन सेटिंग्स को प्राप्त करने के लिए, Windows लोगो बटन के तहत, जानकारी का चयन करें। यहाँ, आपको एक बड़ा बटन दिखाई देगा जिसमें एक दरवाजे और एक तीर के चिह्न के साथ "स्वचालित उत्तर" लिखा होगा।

आउटलुक के आउट ऑफ ऑफिस टूल को लॉन्च करने के लिए स्वचालित उत्तर बटन पर क्लिक करें। आपके द्वारा देखी जा सकने वाली पॉप-अप विंडो आपके द्वारा महसूस किए जाने से बहुत अधिक उन्नत है। पहली नज़र में, यह "स्वचालित उत्तर भेजें" को सक्षम करने का एक त्वरित तरीका है और एक त्वरित नोट में टाइप करें जो आउटलुक स्वचालित रूप से आपकी ओर से भेजेगा जो कोई आपको ईमेल करता है कोई भी Google+ उपयोगकर्ता अब आपको Gmail पर ईमेल भेज सकता है (और यहां बताया गया है कि इसे कैसे अक्षम करें)आज से, कोई भी Google+ उपयोगकर्ता आपको अपने जीमेल पर एक संदेश भेजने में सक्षम होगा। संदेश भेजने के लिए, आपको केवल उस व्यक्ति को अपने Google+ पर जोड़ना होगा। अधिक पढ़ें .

हालाँकि, करीब से निरीक्षण करने पर, आप देखेंगे कि आँख से मिलने की तुलना में यहाँ बहुत अधिक कार्यक्षमता है।

सबसे पहले, आप ऑटो-रिप्लाई सुविधा को सक्षम करने के लिए एक विशिष्ट तिथि सीमा को परिभाषित कर सकते हैं, ताकि जब आप अपनी छुट्टी से वापस आएँ, तो आपको इसे बंद करने के लिए याद रखने की चिंता नहीं करनी पड़ेगी!

आप यह भी देखेंगे कि दो टैब हैं। बाईं ओर एक है एक ऑटो-रिप्लाई सेट करें मुझे टेक्स्ट मत करो: ऑटो रिप्लाई टेक्स्ट मैसेज जबकि आप व्यस्त हैं अधिक पढ़ें केवल उन लोगों के लिए जो आपको कंपनी के अंदर से ईमेल करते हैं।

बाईं ओर टैब वह जगह है जहां आप अपने निगम के बाहर से ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए एक विशिष्ट उत्तर सेट कर सकते हैं।

ईमेल नियम स्थापित करना

आप इस विंडो के निचले भाग पर ध्यान देंगे, "नियम ..." लेबल वाला एक बहुत ही मामूली सा बटन है।

यह बटन वास्तव में काफी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको आगे बताएगा कि आउटलुक ऑटो-रिप्लाई कैसे होगा विशिष्ट लोगों, विषय या शरीर में शब्दों को परिभाषित करके, या ईमेल सीधे भेजा गया था या नहीं CC फ़ील्ड।

आप यहां बहुत विशिष्ट नियम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक नियम बना सकते हैं कि यदि आपकी माँ आपको ईमेल करती है, तो आप उस ईमेल को एक व्यक्तिगत खाते में भेज सकते हैं आप अपनी छुट्टी के दौरान निगरानी कर रहे होंगे (या इसे सीधे अपने कूड़ेदान में भेज सकते हैं, यह आपके संबंधों पर निर्भर करता है मां)।

जब आप "उन्नत ..." बटन पर क्लिक करते हैं तो यह और भी दिलचस्प हो जाता है।

यहां, आप इस बारे में अधिक बारीकियों को परिभाषित कर सकते हैं कि आप मानक ऑटो-उत्तर की तुलना में अलग-अलग तरीके से क्या संदेश देना चाहते हैं। आप एक निश्चित आकार से अधिक या कम आकार के संदेश चुन सकते हैं, जब वे प्राप्त किए गए थे, उनका महत्व स्तर और अधिक।

ईमेल नियमों के साथ कार्यालय के उत्तरदाता को बनाएं

सैकत ने कुछ टिप्स दिए आउटलुक फिल्टर का उपयोग कर एमएस आउटलुक टिप: आने वाली ईमेल को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए कैसे अधिक पढ़ें इससे पहले, और जैक ने भी ऐसा ही किया था Google, हॉटमेल और याहू फ़िल्टर जीमेल, याहू मेल और आउटलुक में ईमेल फ़िल्टर कैसे सेट करेंईमेल फ़िल्टरिंग आपके इनबॉक्स को साफ और व्यवस्थित रखने में आपका सबसे अच्छा साधन है। जीमेल, याहू मेल और आउटलुक में ईमेल फिल्टर्स को सेट अप और उपयोग करने का तरीका यहां बताया गया है। अधिक पढ़ें . यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो आउट ऑफ़ ऑफ़िस रेस्पॉन्डर वास्तव में एक वैकल्पिक संस्करण है जिसे आप अभी क्लिक करते हैं तो आप क्या कर सकते हैं नियम प्रबंधित करें आउटलुक मेनू से।

नियम विज़ार्ड का उपयोग करते हुए, केवल "विशिष्ट डेटा स्पैन में प्राप्त" संदेशों की जांच करने के विकल्प पर नीचे स्क्रॉल करें।

उस तारीख की अवधि को परिभाषित करें जिस क्षण से आप छुट्टी पर जाते हैं, उसी क्षण जब आप घर लौटने की योजना बनाते हैं।

अंत में, आपको केवल यह निर्धारित करना है कि आने वाले संदेशों को इस मापदंड को पूरा करने के लिए आप क्या प्रतिक्रिया या कार्रवाई चाहते हैं, और आप अनिवार्य रूप से कार्यालय से बाहर हैं!

जैसा कि आप देख सकते हैं, ऐसा कोई कारण नहीं है कि जब आप छुट्टी पर हों तब भी आप ईमेल का जवाब नहीं दे रहे हों! आपको केवल इतना बताना है कि आउटलुक को बताने के लिए समय निकालें कि आप इसे कैसे पसंद करते हैं, यह आपके लिए और लोगों को पसंद आएगा यह सोचें कि आप कभी उतने ही उत्पादक थे जितना कि आप कभी समुद्र तट पर बैठे थे मार्गरीटा।

आप आउटलुक के आउट ऑफ़ ऑफ़िस रेस्पोंडर का उपयोग किन रचनात्मक तरीकों से करते हैं? कुछ अच्छे टिप्स या कहानियां बताएं? नीचे टिप्पणी अनुभाग में उन्हें साझा करें!

छवि क्रेडिट: रोबोट हाथ वाया शटरस्टॉक