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यद्यपि हम में से कोई भी बैठक में भाग लेने के लिए उत्सुक नहीं है, लेकिन सौभाग्य से कई उपयोगी ऑनलाइन और मोबाइल एप्लिकेशन हैं, जैसे कि AgreeDo Agreedo: मुफ्त ऑनलाइन के लिए अपने व्यापार बैठक के मिनटों को लिखें और प्रबंधित करेंकई हफ्तों के लिए अब मैं एक आसान वेबसाइट या एप्लिकेशन की खोज कर रहा हूं जो मुझे मीटिंग्स के मिनटों को रखने और संग्रहीत करने की अनुमति देगा। पारंपरिक पाठ दस्तावेज़ दृष्टिकोण अब उत्पादक नहीं है ... अधिक पढ़ें , जिससे बैठकों की योजना बनाना आसान हो जाता है। सभी सफल बैठकें एक सुविचारित एजेंडे के साथ शुरू होती हैं जिसमें प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्य और उद्देश्य शामिल होता है। एक अच्छी तरह से विकसित एजेंडा आपको और आपकी टीम के सदस्यों को केंद्रित रहने में मदद कर सकता है, और शायद आपके मिलने के समय को कम कर दे।
मैं नियमित रूप से उपयोग करता हूं MyCommittee MyCommittee ऑनलाइन एजेंडा और मिनट बनाने के लिए सबसे अच्छा ऑनलाइन उपकरण हैप्रभावी बैठकें आयोजित करने के लिए ऑनलाइन उपकरण और संसाधन व्यापक और विविध हैं, और बेहद उपयोगी हैं। MyCommittee.com जैसी साइटों के साथ आप आगे और पीछे ईमेल की आवश्यकता को कम कर सकते हैं और दस्तावेजों को एक साथ खींच सकते हैं ... अधिक पढ़ें एजेंडा विकसित करना और सबसे अधिक बैठकों के लिए मिनट लेना जो मैं आयोजित करता हूं और सुविधा देता हूं। लेकिन मैंने आईपैड ऐप नामक एक अच्छी तरह से सोचा जाने वाला उपकरण भी खोज लिया है बैठकें उम्मीदें (फ्री), एजेंडा मीटिंग मीटिंग बनाने और साझा करने के लिए डिज़ाइन किया गया। हालांकि ऐप को मिनट लेने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है, लेकिन इसमें एक विशेषता शामिल है जिसे उस उद्देश्य के लिए चुटकी में इस्तेमाल किया जा सकता है।
बुनियादी ढांचा
बैठक से अपेक्षाएं एक साफ उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है जो वास्तव में डेटा जोड़ते समय आपको कुछ नल बचाता है। एक एजेंडा सेट करने के लिए, आप बस मेनू बार के ऊपरी-बाएँ पर + बटन पर टैप करें। बैठक के अनिवार्य शीर्षक, स्थान, तिथि और समय अवधि के लिए प्रवेश क्षेत्र हैं।
वहाँ भी है एक "उद्देश्य“क्षेत्र जिसकी अनदेखी नहीं की जानी चाहिए। एक अच्छी तरह से सोची गई बैठक में एक स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य होना चाहिए जो किसी प्रकार की क्रिया से शुरू होता है - जैसे। "वर्तमान विपणन रणनीति का मूल्यांकन करें ”।
मीटिंग अपेक्षाओं में एक प्रतिभागी सुविधा भी शामिल होती है जो आपकी iPad की संपर्क सूची से जुड़ती है। इसमें कोई संदेह नहीं है कि आप जिन लोगों से मिल रहे हैं, वे शायद आपकी संपर्क सूची में होंगे, या होने चाहिए। यदि कोई प्रतिभागी आपकी सूची में नहीं है, तो आप ऐप के भीतर से नए संपर्क जोड़ सकते हैं। न केवल यह सुविधा एक टाइमसेवर है क्योंकि यह नाम और ईमेल पते टाइप करने की आवश्यकता को कम करता है, यह ईमेल के माध्यम से प्रतिभागियों के साथ एजेंडा साझा करने के लिए भी उपयोगी है।
एजेंडा आइटम सेट करना
जब किसी एजेंडे को विकसित करने की बात आती है, तो बैठक की उम्मीद करना वास्तव में एक कठिन समय है। आप इनपुट फ़ील्ड का उपयोग करके निश्चित रूप से एजेंडा आइटम जोड़ते हैं, लेकिन यह कैसे सेट किया जाता है, इसके आधार पर ऐप आपको कुछ नल बचाता है। अपना इनपुट टाइप करने के बाद और टैप करें किया हुआ बटन, एप्लिकेशन आइटम को सूची में जोड़ता है, लेकिन सौभाग्य से यह कीबोर्ड बंद नहीं करता है।
नोट - आम तौर पर, एजेंडा आइटम एक क्रिया के साथ शुरू होना चाहिए, उदा। समीक्षा, मूल्यांकन, चर्चा, मंथन, रिपोर्ट, ऋण।
आप एजेंडा आइटम जोड़ सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक को डिफ़ॉल्ट रूप से 15 मिनट सौंपा गया है। इस समय प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए समय अवधि निर्धारित करने के बारे में चिंता न करें।
मीटिंग एक्सपेक्टेशंस में लंच और कॉफ़ी ब्रेक को अपने एजेंडे में जोड़ने के लिए एक छोटा सा फीचर भी शामिल है। इन मदों के लिए डिफ़ॉल्ट समय क्रमशः 45 और 15 मिनट है, लेकिन समय समायोजित किया जा सकता है।
नए और महत्वपूर्ण एजेंडा आइटम में उस आइटम के लिए जिम्मेदार प्रतिभागी का नाम भी शामिल होना चाहिए, साथ ही आइटम को एजेंडे में क्यों जोड़ा जाता है, इसका संक्षिप्त विवरण भी शामिल होना चाहिए। मीटिंग एक्सपेक्टेशंस के डेवलपर्स ने एजेंडा आइटम को परिभाषित करने के महत्व को स्पष्ट रूप से समझा।
आप एक एजेंडा आइटम पर टैप कर सकते हैं और उस आइटम के लिए जिम्मेदार टीम के सदस्य का नाम जोड़ सकते हैं, और एक संक्षिप्त विवरण और नोट जो कि एजेंडे के उस हिस्से के दौरान कवर किया जाएगा, से संबंधित है। एक चुटकी में, इस सुविधा का उपयोग मिनट लेने के लिए भी किया जा सकता है। जब आप ऐप के एजेंडा एडिटर हैं तो आपके एजेंडा विवरण छिपे हुए हैं, लेकिन वे सहेजे गए मुखपृष्ठ और आपके द्वारा ईमेल किए गए दस्तावेज़ में दिखाई देंगे।
जैसा कि आप देखेंगे, मीटिंग एक्सपेक्टेशंस स्वचालित रूप से प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए आवंटित समय के आधार पर मीटिंग की अवधि की गणना करेगा। यह एक मधुर थोड़ा समय है, और निश्चित रूप से एजेंडा आइटम और समय संपादित किया जा सकता है। आइटम को आसानी से इधर-उधर ले जाया जा सकता है, या हटाया जा सकता है। बैठक के दौरान समय को समायोजित करने की क्षमता भी हो सकती है। इसलिए यदि आप किसी विशेष आइटम के लिए समय पर जाते हैं, तो आप अन्य एजेंडा आइटम को समायोजित कर सकते हैं ताकि बैठक निर्धारित समय पर समाप्त हो जाए।
आपका एजेंडा साझा करना
जब आप अपना एजेंडा सेट कर रहे होते हैं, तो आपके सभी इनपुट अच्छी तरह से एप्लीकेशन के होमपेज में फॉर्मेट हो जाते हैं। हालाँकि, टैप करना सुनिश्चित करें सहेजें बटन बंद करने से पहले आप आवेदन को बंद कर दें, वरना आपके सभी सहेजे न गए डेटा हटा दिए जाएंगे।
मीटिंग की अपेक्षाएँ ईमेल के माध्यम से अपने एजेंडे को साझा करना आसान बनाती हैं। वास्तविक ईमेल में मीटिंग के लिए दिनांक और समय और एजेंडा आइटम और नोट्स सहित सभी एजेंडा इनपुट शामिल होंगे। दुर्भाग्य से, हालांकि, आपको ईमेल मीटिंग एक्सपेक्टेशंस के "टू" फ़ील्ड में प्रतिभागियों के ईमेल पते को मैन्युअल रूप से इनपुट करना होगा। यदि ऐप आपके लिए ऐसा करता है तो यह कुछ चरणों को बचाएगा।
फिर भी, बैठक से कुछ दिन या एक सप्ताह पहले प्रतिभागियों को अपना एजेंडा भेजना, सहयोग करने और एजेंडा के लिए अतिरिक्त इनपुट प्राप्त करने का एक शानदार तरीका है।
आप अपने iPad पर कैलेंडर ऐप पर दिनांक और कार्यसूची आइटम भी सहेज सकते हैं।
अन्य सुविधाओं
मीटिंग अपेक्षाओं में एक और विशाल समय बचाने वाली बैठकों को क्लोन करने की क्षमता है। इसका मतलब यह है कि आपको पिछली बैठकों से एजेंडा आइटम को फिर से लिखना नहीं है, लेकिन अगली बैठक के लिए केवल उन वस्तुओं को संपादित करें। यह विशेष रूप से आवर्ती, नियमित रूप से निर्धारित बैठकों के लिए एक उपयोगी विशेषता है जो पुराने और नए दोनों एजेंडा आइटमों की सुविधा देती है।
आप एजेंडों को अनचाहे ड्राफ्ट के रूप में भी सहेज सकते हैं, और आपके सभी एजेंडों को संग्रहीत किया जा सकता है।
कुल मिलाकर, मीटिंग की उम्मीद एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया, समय बचाने वाला मोबाइल ऐप है। यह डेस्कटॉप एप्लिकेशन के रूप में बेहतर होगा। मीटिंग अपेक्षाएँ Microsoft Word टेम्पलेट या अन्य विशुद्ध रूप से पाठ-आधारित अनुप्रयोगों का उपयोग करने की आवश्यकता को प्रतिस्थापित करती हैं। यह ऐप आपके एजेंडों को पेशेवर बनाता है।
बैठक की उम्मीदें अपने पहले संस्करण में हैं, इसलिए मुझे उम्मीद है कि इसका मतलब है कि अतिरिक्त सुविधाएँ आगामी हैं, जिसमें एजेंडा को बचाने की क्षमता भी शामिल है: ड्रॉपबॉक्स, और पीडीएफ के रूप में। कुछ अन्य इच्छाओं में प्रतिभागियों की सूची से नोटों को जोड़ने की क्षमता शामिल है, बजाय उन्हें टाइप करने के मैन्युअल रूप से। ये मामूली अनुरोध हैं, खासकर जब से आईट्यून्स ऐप स्टोर में केवल कुछ अन्य समान मोबाइल ऐप हैं।
हमें बताएं कि आप क्या सोचते हैं बैठक से अपेक्षाएं. क्या आप इसे आजमाएंगे या आप पहले से ही इसी तरह के समाधान का उपयोग करेंगे?
बकरी एक स्वतंत्र लेखक और फोटोग्राफर हैं। वह एक लंबे समय के मैक उपयोगकर्ता, जैज़ संगीत प्रशंसक और पारिवारिक व्यक्ति है।
