यह एक्सेस डेटाबेस ट्यूटोरियल आपको आरंभ करने में मदद करेगा

विज्ञापन

जबकि अधिकांश पीसी उपयोगकर्ता जैसे कार्यालय सॉफ्टवेयर में कुशल होने का दावा करेंगे शब्द और एक्सेल, पैकेज के आगे पहुंच शायद थोड़ा अधिक चुनौतीपूर्ण है। पहुँच और डेटाबेस सॉफ्टवेयर के समान टुकड़े डेटाबेस के लिए 5 सर्वश्रेष्ठ मुफ्त Microsoft एक्सेस विकल्पफ्री डेटाबेस सॉफ्टवेयर सभी खराब नहीं है। यह लेख Microsoft पहुँच के विकल्पों का उपयोग करने के लिए पाँच सर्वश्रेष्ठ मुफ्त और आसान कवर करता है। अधिक पढ़ें शुरू करने के लिए विशेष रूप से अनफ्रेंडली सॉफ्टवेयर हो सकता है - लेकिन अगर आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं, तो वे बहुत कम चुनौती देते हैं।

यह मार्गदर्शिका आपको अपने डेटाबेस को बनाने के बुनियादी चरणों के माध्यम से ले जाएगी, इसे जानकारी के साथ पॉप्युलेट करेगी, और एक नज़र में इसे एक्सेस करने के लिए क्वेरीज़ का उपयोग करेगी। एक बार जब आप बुनियादी बातों को समझ लेते हैं, तो आप अपनी पहुंच के मास्टरी के बारे में अच्छी तरह से जान पाएंगे।

एक डेटाबेस बनाएँ

एक्सेस खोलने पर, आपको विभिन्न विकल्पों और टेम्पलेट्स के होस्ट के साथ प्रस्तुत किया जाएगा। चुनते हैं खाली डेस्कटॉप डेटाबेस आरंभ करने के लिए, और इसमें सहेजे जाने के लिए अपनी हार्ड ड्राइव पर एक फ़ाइल नाम और एक स्थान चुनें। मैं उन पुस्तकों का डेटाबेस बनाने जा रहा हूं जो मेरे पास हैं, लेकिन ये वही अवधारणाएं हो सकती हैं

एक मेलिंग सूची के लिए इस्तेमाल किया द स्विज़ल: अनसब्सक्राइब फ्रॉम मेलिंग लिस्ट्स एंड कम इनकमिंग स्पैम अधिक पढ़ें , आपका फोन बुक या अन्य उद्देश्यों की संख्या।

मेरे डेटाबेस के पहले कॉलम में प्रत्येक पुस्तक का शीर्षक शामिल है, इसलिए मैं इसका उपयोग करने जा रहा हूं Add पर क्लिक करें बटन यह निर्धारित करने के लिए कि यह एक है छोटा लेख एंट्री - आपको इस बात का चयन करना चाहिए कि आपकी परियोजना में किस प्रकार की एंट्री उपयुक्त है। बाद में, कॉलम हेडर को कुछ उपयुक्त करने के लिए नाम बदलें। इस बिंदु पर डिफ़ॉल्ट "Table1" से अपनी पहली तालिका का नाम बदलने के लायक भी है।

उन सभी विभिन्न स्तंभों के लिए वही करें, जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। मेरे मामले में, यह लेखक के नाम के लिए एक और लघु पाठ प्रविष्टि थी, रिलीज के वर्ष के लिए एक नंबर सेल और प्रश्न में पुस्तक के लिए एक हां / नहीं चेकबॉक्स एक हार्डबैक संस्करण था या नहीं। मैंने एक दिनांक जोड़ा फ़ील्ड भी सेट किया है, जिसे हम एक पल में स्वचालित कर देंगे। यदि आपको निर्माण के बाद किसी भी डेटा प्रकार को संपादित करने की आवश्यकता है, तो सिर पर खेत रिबन पर टैब करें, वांछित कॉलम को हाइलाइट करें और इसे माध्यम से बदलें डाटा प्रकार ड्रॉप डाउन मेनू।

अब स्विच ऑन करें डिजाइन देखें स्क्रीन के निचले दाएं कोने पर आइकन का उपयोग करना। टाइमस्टैम्प को स्वचालित करने के लिए, वांछित फ़ील्ड नाम चुनें, ड्रॉपडाउन मेनू के माध्यम से तिथि प्रारूप चुनें और दर्ज करें अब = () में डिफ़ॉल्ट मान नीचे लगाओ। यह सेल को उस तारीख के साथ ऑटोफिल करेगा, जब डेटाबेस में कोई नया आइटम दर्ज किया जाता है। अन्य डिफ़ॉल्ट को स्थापित करने के लिए एक ही विधि का उपयोग किया जा सकता है, चाहे वे एक मानक पाठ प्रविष्टि हो या इस तरह एक सूत्र एक्सेल फ़ार्मुलों के साथ मदद चाहिए? परामर्श करने के लिए 7 संसाधनएक्सेल स्प्रेडशीट गोल्ड स्टैंडर्ड है। यदि आपको एक्सेल का उपयोग करने की आवश्यकता है और फिर भी इसके साथ खुद को परिचित करना है, तो ये संसाधन आपको मूल रूप से और अधिक से परिचित कराएंगे। अधिक पढ़ें .

एक प्राथमिक कुंजी की स्थापना

यदि आप एक ऐसा डेटाबेस बना रहे हैं जो बढ़ने और विकसित होने जा रहा है, तो एक प्राथमिक कुंजी महत्वपूर्ण है - लेकिन अगर आप छोटे स्तर पर काम कर रहे हैं तो भी यह एक अच्छी आदत है। जब दो आइटम एक ही नाम साझा करते हैं तो भ्रम पैदा हो सकता है, लेकिन एक प्राथमिक कुंजी यह सुनिश्चित करती है कि हर समय एक और विशिष्ट पहचानकर्ता उपलब्ध हो।

एक्सेस 2013 डिफ़ॉल्ट रूप से एक आईडी फ़ील्ड बनाता है, जो तब स्वचालित रूप से एक संख्यात्मक पहचानकर्ता के साथ पॉप्युलेट होता है। हालाँकि, आप एक अलग प्राथमिक कुंजी निर्दिष्ट कर सकते हैं यदि आपको आवश्यकता महसूस हो। ऐसा करने के लिए, बस डिज़ाइन दृश्य में इच्छित फ़ील्ड नाम पर राइट-क्लिक करें और चुनें प्राथमिक कुंजी। हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए एक वास्तविक प्रविष्टि होना चाहिए कि चीजें काम करें।

प्रपत्रों के साथ डेटा जोड़ना

यदि आप अपने एक्सेस दस्तावेज़ में बहुत अधिक डेटा दर्ज करना चाहते हैं, तो यह है अच्छी तरह से एक फार्म की स्थापना के लायक है Microsoft Access 2013 में प्रपत्रों पर एक त्वरित ट्यूटोरियलएक अच्छी तरह से बनाए रखा और एक उपेक्षित डेटाबेस के बीच अंतर क्या है? संभावित रूप से डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म का उपयोग करना आसान है। यदि आप हमारे ट्यूटोरियल का अनुसरण करते हैं, तो एक्सेस फॉर्म बनाना आसान है। अधिक पढ़ें . सबसे पहले, पर नेविगेट करें सृजन करना रिबन में टैब करें और क्लिक करें प्रपत्र. यह आपके लिए एक डिफ़ॉल्ट लेआउट बनाएगा, जिसे आप अलग-अलग घटकों को उचित स्थिति में खींचकर संपादित कर सकते हैं।

अपने फ़ॉर्म का परीक्षण करने के लिए, स्विच करने के लिए रिबन के बाईं ओर स्थित दृश्य विकल्प का उपयोग करें प्रपत्र देखें. यहाँ, आप विभिन्न क्षेत्रों को आबाद करके एक प्रविष्टि जोड़ने में सक्षम होंगे - अब यह सुनिश्चित करने के लिए कि सबकुछ ठीक से काम करता है। अपनी प्रगति की जांच करने के लिए, फॉर्म से तालिका में वापस जाएं और चुनें डेटाशीट देखें. यदि आपकी पहली प्रविष्टि के रूप में प्रदर्शित किया गया है, तो अपने फॉर्म पर वापस जाएं और अपना काम सहेजें।

डेटा दर्ज करने के अन्य तरीके

एक फॉर्म डेटा प्रविष्टि को मानकीकृत करने का एक अच्छा तरीका है, खासकर यदि एक से अधिक उपयोगकर्ता प्रोग्रामर के लिए सर्वश्रेष्ठ मुफ्त सहयोगात्मक उपकरण के 8यदि आप एक प्रोग्रामर हैं और आप अभी तक साझा या सहयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप वक्र के पीछे हैं। सही वेब ऐप्स के साथ सहयोग के लाभ उठाएं। अधिक पढ़ें डेटाबेस का उपयोग किया जाएगा। हालाँकि, यह एक्सेस में किसी फ़ाइल को पॉप्युलेट करने का एकमात्र तरीका नहीं है। सबसे सरल विधि सीधे डेटासेट व्यू में जबकि प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से जोड़ना है।

वैकल्पिक रूप से, आप एक फ़ाइल आयात कर सकते हैं जिसमें पहले से मौजूद डेटा हो। एक्सेस 2013 कई प्रकार की फ़ाइल के लिए समर्थन प्रदान करता है, एक्सेल स्प्रेडशीट सहित एक्सेल बनाम। एक्सेस - क्या स्प्रेडशीट डाटाबेस को रिप्लेस कर सकती है?आपको डेटा प्रबंधित करने के लिए किस टूल का उपयोग करना चाहिए? एक्सेस और एक्सेल दोनों में डेटा फ़िल्टरिंग, कॉलेशन और क्वेरी की सुविधा है। हम आपको दिखाएंगे कि कौन सा आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है। अधिक पढ़ें , CSV फ़ाइलें, XML और HTML दस्तावेज़। किसी स्रोत से डेटा आयात करने के लिए, रिबन से बाहरी डेटा टैब चुनें और वांछित फ़ाइल प्रकार चुनें। एक्सेस आपको अपने डेटाबेस में आयात करने के लिए आवश्यक कदमों के माध्यम से ले जाएगा।

यह ध्यान देने योग्य है कि एक्सेस डेटा आयात और लिंक करने के बीच अंतर करता है। यदि आपका डेटा परिवर्तित नहीं हो रहा है, तो पूर्व सही विधि है, लेकिन बाद वाला एक्सेस में इन परिवर्तनों को दर्शाते हुए एक अलग दस्तावेज़ को लगातार अपडेट करने की अनुमति देता है। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, यह आपको कुछ समय बचा सकता है।

क्वेरीज़ का उपयोग करना

एक बार जब आपका डेटाबेस पर्याप्त रूप से आबाद हो जाता है, तो एक बड़ी जानकारी के व्यवस्थित होने के लाभों को फिर से शुरू करना है। क्वेरीज़ आपके डेटाबेस के माध्यम से जल्दी और कुशलता से सॉर्ट करने का एक सरल लेकिन शक्तिशाली तरीका है। उनके उपयोग की व्याख्या करने के लिए, यहाँ एक सरल क्वेरी है जो एक विशेष समय अवधि में पुस्तकों के लिए मेरे डेटाबेस को खोजेगी।

एक नई क्वेरी बनाने के लिए, पर नेविगेट करें सृजन करना रिबन में टैब करें और चुनें क्वेरी विज़ार्ड, उसके बाद चुनो सरल क्वेरी विज़ार्ड. वांछित तालिका का चयन करें, साथ ही फ़ील्ड - जिसमें आप रुचि रखते हैं - मेरे मामले में, यह रिलीज़ के साथ-साथ शीर्षक का वर्ष है, इसलिए मुझे पता है कि मैं किस प्रविष्टि को देख रहा हूं।

अगली स्क्रीन पर, यह तय करें कि क्या आप हर रिकॉर्ड के हर क्षेत्र के साथ विवरण देखना चाहते हैं, या सिर्फ एक सारांश। फिर, प्रक्रिया समाप्त करने के लिए समाप्त का चयन करें। आपके द्वारा चुने गए डेटा के साथ आपको प्रस्तुत किया जाएगा, और आप कॉलम हेडर में ड्रॉपडाउन का उपयोग करके चीजों को और भी पतला कर सकते हैं। मैं 1970 के दशक में लिखी गई पुस्तकों की तलाश में हूं, इसलिए मैं वर्ष के विमोचन ड्रॉपडाउन पर क्लिक करने जा रहा हूं संख्या फ़िल्टर> बीच में.

फिर मैंने अपने डेटा के लिए एक ऊपरी और निचली सीमा निर्धारित की, और 1970 और 1980 के बीच जारी पुस्तकों की सूची के साथ प्रस्तुत किया गया। पाठ स्ट्रिंग, टिकबॉक्स या किसी अन्य प्रकार की जानकारी से मेल खाने के लिए उसी विधि का उपयोग किया जा सकता है, जिसे आपने अपने डेटाबेस में दर्ज किया होगा।

क्या आपके पास Access के साथ आरंभ करने के लिए कोई सुझाव है? क्या आप डेटाबेस निर्माण के किसी विशेष पहलू से जूझ रहे हैं और कुछ मदद की ज़रूरत है? हमें अपनी सलाह और मुद्दों के बारे में नीचे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।