जीमेल आपको ईमेल को संग्रहित करने और हटाने की सुविधा देता है, लेकिन दोनों कार्यों के उपयोग बहुत अलग हैं। तो, आपके इनबॉक्स को नियंत्रण में रखने के लिए कौन सा बेहतर है?
यदि आपके पास बहुत सारे अनावश्यक ईमेल हैं जो आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित कर रहे हैं, तो आप या तो उन्हें संग्रहीत कर सकते हैं या हटा सकते हैं। लेकिन आप शायद सोच रहे होंगे: क्या संग्रहीत ईमेल डिलीट हो जाते हैं, और क्या आर्काइव डिलीट के समान ही है?
संग्रहीत ईमेल आपके इनबॉक्स से हटा दिए जाएंगे, और हटाए गए ईमेल कूड़ेदान में चले जाएंगे। लेकिन कब संग्रह करना फायदेमंद है, और कब हटाना बेहतर है? क्या ईमेल संग्रहित करने से जीमेल में जगह बचती है? इस लेख में, हम दोनों कार्यों के बारे में विस्तार से जानेंगे और यह भी जानेंगे कि प्रत्येक का उपयोग कब करना सबसे अच्छा है।
जब कोई ईमेल संग्रहीत किया जाता है तो क्या होता है?
जब आप किसी ईमेल को जीमेल में संग्रहीत करते हैं, तो इसे आपके इनबॉक्स और संबंधित श्रेणियों से ऑल मेल में ले जाया जाता है। हालाँकि, आप अभी भी जीमेल लेबल या अपने ऑल मेल फ़ोल्डर का उपयोग करके ईमेल तक पहुंच सकते हैं। यह आपके इनबॉक्स में अपठित ईमेल की संख्या से भी काटा जाएगा।
ध्यान रखें कि संग्रहीत ईमेल तब तक नहीं हटाए जाते जब तक आप उन्हें अपने जीमेल खाते से मैन्युअल रूप से नहीं हटाते। साथ ही, यदि कोई संग्रहीत ईमेल का उत्तर देता है, तो प्रतिक्रिया ईमेल आपके इनबॉक्स में दिखाई देगी।
जीमेल में ईमेल कैसे संग्रहित करें
आप एक या अधिक ईमेल को उनके सामने चेकबॉक्स का चयन करके और क्लिक करके संग्रहीत कर सकते हैं पुरालेख शीर्ष पर आइकन.
आप ईमेल पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और चयन कर सकते हैं पुरालेख मेनू से.
जीमेल में आर्काइव ईमेल कैसे खोजें
जीमेल में संग्रहीत ईमेल ढूंढने के लिए, जाओ सभी मेल अपने संग्रहीत ईमेल ढूंढने के लिए जीमेल के साइडबार पर।
वैकल्पिक रूप से, आप प्रवेश कर सकते हैं में: पुरालेख में जीमेल सर्च बार केवल संग्रहीत ईमेल देखने के लिए।
जीमेल में ईमेल आर्काइविंग को स्वचालित कैसे करें
यदि आप संग्रहीत करने के लिए ईमेल को मैन्युअल रूप से नहीं चुनना चाहते हैं, तो आप इसे स्वचालित रूप से करने के लिए जीमेल की फ़िल्टर सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं:
- क्लिक करें समायोजन अपने जीमेल में शीर्ष पर आइकन और चयन करें सभी सेटिंग्स देखें बाएँ साइडबार विंडो से।
- चुनना फ़िल्टर और अवरुद्ध पते टैब.
- अन्य प्रासंगिक जानकारी के साथ प्रेषकों का विवरण प्रदान करें और क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं.
- अगली विंडो पर, का चेकबॉक्स चुनें इनबॉक्स छोड़ें (इसे संग्रहीत करें) विकल्प और क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं.
- नया फ़िल्टर स्वचालित रूप से उस विशेष प्रेषक के ईमेल को संग्रहीत करेगा।
जीमेल में ईमेल को अनआर्काइव कैसे करें
यदि आपने गलती से कोई ईमेल अपने इनबॉक्स में संग्रहीत कर लिया है, तो आप इसे चुनकर पूर्ववत कर सकते हैं पूर्ववत नीचे अधिसूचना पॉप-अप पर।
हालाँकि, यदि आप अधिसूचना से चूक गए हैं, तो जाएँ सभी मेल और ईमेल चुनें. सबसे ऊपर, क्लिक करें इनबॉक्स में ले जाएँ आइकन.
वैकल्पिक रूप से, आप प्रवेश कर सकते हैं में: पुरालेख में जीमेल सर्च बार और एक या अधिक ईमेल चुनें जिन्हें आप असंग्रहीत करना चाहते हैं। अपने ईमेल पर राइट-क्लिक करें और चुनें इनबॉक्स में ले जाएँ सूची से।
क्या होता है जब कोई ईमेल हटा दिया जाता है?
जब आप अपने जीमेल खाते से कोई ईमेल हटाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स से हट जाता है और ट्रैश फ़ोल्डर में चला जाता है। आप या तो ईमेल को स्थायी रूप से हटा सकते हैं या हटाए गए ईमेल को अपने इनबॉक्स में पुनर्प्राप्त करें ट्रैश फ़ोल्डर से.
जब आप किसी ईमेल को स्थायी रूप से हटाते हैं, तो आप उससे जुड़ी संलग्न फ़ाइलों को भी हटा देते हैं। हालाँकि, आपके ट्रैश फ़ोल्डर में मौजूद ईमेल 30 दिनों के बाद स्थायी रूप से हटा दिए जाते हैं। आप अपना ट्रैश फ़ोल्डर पूरी तरह खाली भी कर सकते हैं.
जीमेल में ईमेल कैसे डिलीट करें
जीमेल से ईमेल डिलीट करने के दो तरीके हैं। आप इनबॉक्स से एक या अधिक ईमेल का चयन कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं मिटाना शीर्ष पर आइकन.
आप चयनित ईमेल पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और चयन कर सकते हैं मिटाना सूची से।
जीमेल में एकाधिक ईमेल कैसे हटाएं
अगर आप चाहते हैं जीमेल में एकाधिक ईमेल हटाने के लिए, चुनना सभी शीर्ष पर चेकबॉक्स के ड्रॉप-डाउन मेनू से और क्लिक करें मिटाना आइकन.
हालाँकि, यह एक बार में केवल 50 ईमेल ही हटाएगा, और यदि आप बहुत सारे ईमेल हटाना चाहते हैं, तो आपको इसे कई बार करना होगा।
वैकल्पिक रूप से, आप कुछ प्रेषकों के ईमेल को स्वचालित रूप से हटाने के लिए जीमेल फ़िल्टर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
- क्लिक करें समायोजन अपने जीमेल में शीर्ष पर आइकन और चयन करें सभी सेटिंग्स देखें.
- चुनना फ़िल्टर और अवरुद्ध पते टैब.
- अन्य प्रासंगिक जानकारी के साथ प्रेषकों का विवरण प्रदान करें और क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं.
- अगली विंडो पर, का चेकबॉक्स चुनें इसे हटाऔर क्लिक करें फ़िल्टर बनाएं.
- नया फ़िल्टर उस विशेष प्रेषक के ईमेल को स्वचालित रूप से हटा देगा।
किसी ईमेल को संग्रहीत करने और हटाने के बीच क्या अंतर है?
जीमेल आर्काइव बनाम जीमेल आर्काइव के बीच कई अंतर हैं। हटाएँ, यह इस पर निर्भर करता है कि वे कैसे कार्य करते हैं। याद रखने योग्य कुछ महत्वपूर्ण अंतर यहां दिए गए हैं:
- हालाँकि संग्रहीत और हटाए गए दोनों ईमेल इनबॉक्स से हटा दिए जाते हैं, संग्रहीत ईमेल को ऑल मेल फ़ोल्डर में ले जाया जाता है - जबकि हटाए गए ईमेल को ट्रैश फ़ोल्डर में ले जाया जाता है।
- हटाए गए ईमेल ट्रैश फ़ोल्डर में तब तक पहुंच योग्य रहेंगे जब तक कि वे 30 दिनों के बाद आपके खाते से पूरी तरह से हटा न दिए जाएं। दूसरी ओर, संग्रहीत ईमेल को ऑल मेल फ़ोल्डर से एक्सेस किया जा सकता है।
- संग्रहीत ईमेल स्वचालित रूप से हटाए नहीं जाते हैं, लेकिन हटाए गए ईमेल 30 दिनों के बाद ट्रैश बिन से स्वचालित रूप से हटा दिए जाते हैं। संग्रहीत ईमेल आपके जीमेल खाते में तब तक रहेंगे जब तक आप उन्हें मैन्युअल रूप से हटा नहीं देते।
- हटाए गए ईमेल आपके जीमेल खाते से स्थायी रूप से मिट जाने के बाद भंडारण स्थान खाली कर देते हैं। हालाँकि, संग्रहीत ईमेल आपके खाते में संग्रहीत होते रहते हैं और आपके कुल संग्रहण आवंटन में गिने जाते हैं।
- जब आप कुछ भी ढूंढने के लिए जीमेल सर्च इंजन का उपयोग करते हैं, तो संग्रहीत ईमेल परिणामों में शामिल होते हैं, लेकिन हटाए गए ईमेल नहीं होते हैं।
- जब आप लेबल के साथ टैग किए गए सभी ईमेल देखने के लिए उस पर क्लिक करते हैं, तो संग्रहीत ईमेल भी दिखाई देगी। हालाँकि, हटाए गए ईमेल केवल ट्रैश फ़ोल्डर में ही देखे जा सकते हैं।
आपको ईमेल कब संग्रहित करना चाहिए?
यदि आप सोच रहे हैं कि कब संग्रहित करना बेहतर होगा? अपने जीमेल खाते से ईमेल हटाएं, ईमेल को हटाने के बजाय संग्रहित करने को प्राथमिकता देने के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:
- आप उन ईमेल को संग्रहीत करके अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित कर सकते हैं और इसे अधिक प्रबंधनीय बना सकते हैं जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है।
- इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने के लिए, सभी पुराने ईमेल संग्रहीत करें जो आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित कर रहे हैं।
- आप उन महत्वपूर्ण ईमेल को संग्रहीत कर सकते हैं जिनकी आपको अभी आवश्यकता नहीं है लेकिन भविष्य में काम आ सकते हैं।
- सुरक्षा कारणों से आपको कुछ ईमेल रखने की आवश्यकता हो सकती है। संग्रहित करने से आपको इन ईमेल पर नज़र रखने और आकस्मिक विलोपन से बचने में मदद मिल सकती है।
- जब एक ईमेल वार्तालाप थ्रेड समाप्त हो गया है और कोई और उत्तर अपेक्षित नहीं है, तो आप रिकॉर्ड रखने और उन्हें ढूंढना आसान बनाने के लिए इन महत्वपूर्ण ईमेल चर्चाओं को संग्रहीत कर सकते हैं।
- किसी ईमेल को संग्रहीत करने से आप संवेदनशील जानकारी और अनुलग्नक रख सकते हैं जिन्हें आप अपने इनबॉक्स से खोना नहीं चाहते हैं।
जीमेल पुरालेख बनाम ईमेल हटाएँ: ईमेल हटाना कब सर्वोत्तम है?
ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से आपको किसी ईमेल को संग्रहीत करने के बजाय उसे हटा देना चाहिए। आपके जीमेल इनबॉक्स से अवांछित ईमेल हटाने के कुछ सर्वोत्तम कारण यहां दिए गए हैं:
- यदि आप पूरी तरह से आश्वस्त हैं कि आपको भविष्य में ईमेल की आवश्यकता नहीं होगी, तो आपको अपना इनबॉक्स साफ़ करने के लिए इसे हटा देना चाहिए।
- यदि आप नहीं चाहते कि कोई ईमेल भविष्य में आपके जीमेल खोज परिणामों में दिखाई दे तो आप उसे हटा सकते हैं।
- यदि आपको जीमेल में कुछ संग्रहण स्थान खाली करने की आवश्यकता है, तो आप पुराने ईमेल हटा सकते हैं जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है।
- जब आपको किसी ईमेल से किसी अनुलग्नक या दस्तावेज़ को देखने या पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है, तो दोबारा जांच करने के बाद उन्हें हटा दें।
- स्पैम और प्रमोशनल ईमेल आपके इनबॉक्स को भर सकते हैं और स्टोरेज स्पेस ले सकते हैं। आप बड़ी संख्या में स्पैम ईमेल को हटाकर महत्वपूर्ण ईमेल के लिए आसानी से जगह खाली कर सकते हैं।
संग्रहीत ईमेल को कैसे हटाएं
संग्रहीत ईमेल आपके जीमेल खाते में तब तक रहते हैं जब तक वे मैन्युअल रूप से हटा नहीं दिए जाते। आप संग्रहीत ईमेल को कुछ तरीकों से हटा सकते हैं। यहां बताया गया है कि आप दोनों कैसे कर सकते हैं:
- जाओ सभी मेल फ़ोल्डर में, उस संग्रह ईमेल का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं और क्लिक करें मिटाना शीर्ष पर आइकन.
- वैकल्पिक रूप से, दर्ज करें में: पुरालेख में जीमेल सर्च बार, संग्रह ईमेल का चयन करें और क्लिक करें मिटाना आइकन.
ईमेल को संग्रहित करना एक बेहतर विकल्प क्यों है?
जब जीमेल आर्काइव बनाम की बात आती है। ईमेल हटाएं, अक्सर अपने ईमेल को संग्रहित करना सबसे अच्छा होता है। इस तरह, आप जब चाहें वापस जा सकते हैं और ईमेल ढूंढ सकते हैं। इसके अतिरिक्त, यह आपको सभी पिछली बातचीतों पर नज़र रखने की अनुमति देता है और ज़रूरत पड़ने पर विशिष्ट जानकारी का पता लगाना आसान बनाता है।
ईमेल हटाने से डेटा हानि हो सकती है और बाद में जानकारी पुनर्प्राप्त करना अधिक कठिन हो सकता है। परिणामस्वरूप, आपको उन ईमेल को खोने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी जिन्हें आप आसानी से संग्रहित कर सकते हैं और अपने इनबॉक्स से बाहर ले जा सकते हैं।
सामान्य तौर पर, केवल उन्हीं ईमेल को हटाएं जिनकी आपको फिर कभी आवश्यकता नहीं होगी। इसलिए, यदि आप किसी चीज़ को हमेशा के लिए हटाना नहीं चाहते हैं, तो उसे हटाने के बजाय जीमेल संग्रह चुनें। इसी प्रकार, ईमेल संग्रहीत करके अपना आउटलुक इनबॉक्स साफ़ करें आप हटाना नहीं चाहते.
ईमेल संग्रहीत करके अपना जीमेल इनबॉक्स व्यवस्थित करें
अब आप इसका उत्तर जानते हैं: "क्या संग्रह करना डिलीट के समान है या नहीं?"। संग्रह करने से आपको उन ईमेलों को ऑल मेल फ़ोल्डर में ले जाकर अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित और अव्यवस्था-मुक्त रखने में मदद मिलती है जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है।
उदाहरण के लिए, यदि आपको कोई नया ईमेल प्राप्त होता है और आप उसे संसाधित करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स को साफ़ रखने के लिए उसे तुरंत संग्रहीत कर सकते हैं। हालाँकि, कोई भी ईमेल जिसे आपने ट्रैश फ़ोल्डर में हटा दिया है या ऑल मेल फ़ोल्डर में संग्रहीत किया है, उसे आसानी से आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर में वापस ले जाया जा सकता है।