आपको दूसरों को भेजने के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट का आकार कम करने की आवश्यकता हो सकती है, और यह मार्गदर्शिका आपको ऐसा करने में मदद करेगी।
एक्सेल स्प्रेडशीट आसानी से बोझिल और बड़ी हो सकती हैं, खासकर यदि उनमें बहुत अधिक डेटा या छवियां हों। हालाँकि अधिकांश मामलों में यह कोई समस्या नहीं हो सकती है, लेकिन इससे स्प्रेडशीट को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करना, साझा करना और उसके साथ काम करना मुश्किल हो सकता है।
सौभाग्य से, कुछ चीजें हैं जो आप किसी भी डेटा का नुकसान किए बिना अपनी एक्सेल फ़ाइलों के आकार को कम करने के लिए कर सकते हैं। यहां, हम आपको दिखाते हैं कि कैसे।
1. अवांछित पत्रक हटाएँ
बहुत अधिक अप्रयुक्त शीट रखने से आपकी एक्सेल फ़ाइल अनावश्यक रूप से बड़ी हो सकती है। इसलिए, आपको उन स्प्रैडशीट्स को हटाकर शुरुआत करनी चाहिए जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। ऐसा करने के लिए, अपनी एक्सेल फ़ाइल खोलें, अवांछित शीट पर राइट-क्लिक करें और चयन करें मिटाना.
इसी तरह, आप अवांछित चार्ट, चित्र, तालिकाएँ और अन्य तत्वों को हटाने पर भी विचार कर सकते हैं।
2. अनावश्यक फ़ॉर्मेटिंग हटाएँ
एक्सेल फ़ाइल का आकार अत्यधिक सेल फ़ॉर्मेटिंग के कारण भी बढ़ सकता है, क्योंकि प्रत्येक फ़ॉर्मेटेड सेल फ़ाइल पर अतिरिक्त स्थान लेता है। उदाहरण के लिए, यदि आप
सेल सीमाओं को प्रारूपित करें, यह बिना स्वरूपित सेल की तुलना में अधिक जगह लेगा।इसलिए, अपनी एक्सेल शीट से किसी भी अनावश्यक फ़ॉर्मेटिंग को हटाना एक अच्छा विचार है। ऐसा करने के लिए, इन चरणों का उपयोग करें:
- अपनी एक्सेल फ़ाइल खोलें और उन कक्षों का चयन करें जिनसे आप फ़ॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं।
- क्लिक करें घर शीर्ष पर टैब.
- में संपादन समूह, क्लिक करें स्पष्ट बटन दबाएं और चुनें स्पष्ट प्रारूप परिणामी मेनू से.
3. छवि आकार और गुणवत्ता प्राथमिकताएँ संशोधित करें
क्या आपकी एक्सेल फ़ाइल में छवियाँ हैं? यदि हां, तो छवि का आकार और गुणवत्ता कम करने से आपकी एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिल सकती है।
यह ध्यान रखने के लिए महत्वपूर्ण है छवि का आकार कम करना और गुणवत्ता आपकी एक्सेल फ़ाइल में उनकी उपस्थिति को प्रभावित कर सकती है। यदि आप इससे सहमत हैं, तो कम रिज़ॉल्यूशन पर छवियों को सहेजने के लिए Microsoft Excel को कॉन्फ़िगर करने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- अपने पीसी पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें।
- क्लिक करें फ़ाइल शीर्ष पर मेनू.
- चुनना विकल्प बाएँ फलक से.
- एक्सेल विकल्प विंडो में, का चयन करें विकसित टैब.
- नीचे स्क्रॉल करें छवि का आकार और गुणवत्ता अनुभाग और टिक करें संपादन डेटा त्यागें विकल्प।
- इसे क्लियर करें फ़ाइल में छवियों को संपीड़ित न करें चेकबॉक्स.
- के आगे ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें डिफ़ॉल्ट संकल्प का एक संकल्प चुनने के लिए 150 पीपीआई या उससे कम.
- क्लिक ठीक है अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए.
4. अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में चित्रों को संपीड़ित करें
यदि आप सभी छवियों के लिए रिज़ॉल्यूशन कम नहीं करना चाहते हैं, तो Microsoft Excel आपको अपनी स्प्रेडशीट में अलग-अलग चित्रों को संपीड़ित करने का विकल्प भी देता है। यहां बताया गया है कि आप इसका उपयोग अपनी एक्सेल फ़ाइल को पतला करने के लिए कैसे कर सकते हैं।
- अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में, उस छवि का चयन करें जिसे आप संपीड़ित करना चाहते हैं।
- क्लिक करें चित्र प्रारूप टैब.
- में समायोजित करना अनुभाग, क्लिक करें चित्रों को संपीड़ित करें बटन।
- टिक करें केवल इस चित्र पर लागू करें यदि आप केवल चयनित छवि को संपीड़ित करना चाहते हैं।
- टिक करें चित्रों के काटे गए क्षेत्र हटाएँ विकल्प।
- नीचे संकल्प अनुभाग, अपना पसंदीदा पीपीआई चुनें।
- क्लिक ठीक है.
यदि आप चाहें तो अधिक छवियों को संपीड़ित करने के लिए उपरोक्त चरणों को दोहरा सकते हैं। उसके बाद, आपकी एक्सेल फ़ाइल का समग्र आकार काफी हद तक कम हो जाना चाहिए।
5. एक्सेल को पिवट कैश को सहेजने से रोकें
एक्सेल में पिवोट कैश पिवट तालिकाओं में प्रयुक्त डेटा के लिए एक अस्थायी भंडारण स्थान है। हालांकि यह प्रदर्शन में सुधार कर सकता है और आपको पिवट टेबल के साथ अधिक कुशलता से काम करने की अनुमति दे सकता है, यह आपकी फ़ाइल का आकार भी बढ़ा सकता है क्योंकि Excel इस डेटा को आपकी फ़ाइल में सहेजता है।
यदि आपकी एक्सेल स्प्रेडशीट में पिवट टेबल है, तो एक्सेल को फ़ाइल के साथ पिवट कैश को सहेजने से रोकने के लिए निम्नलिखित चरणों का उपयोग करें।
- अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें.
- अपनी पिवट टेबल के किसी भी सेल का चयन करें और क्लिक करें पिवोटटेबल विश्लेषण शीर्ष पर टैब.
- क्लिक करें विकल्प बटन।
- में पिवोटटेबल विकल्प विंडो, क्लिक करें डेटा टैब.
- इसे क्लियर करें फ़ाइल के साथ स्रोत डेटा सहेजें चेकबॉक्स और टिक करें फ़ाइल खोलते समय डेटा ताज़ा करें चेकबॉक्स.
- क्लिक ठीक है पुष्टि करने के लिए।
एक बार जब आप उपरोक्त चरणों को पूरा कर लेते हैं, तो एक्सेल आपकी फ़ाइल पर पिवट कैश को सेव नहीं करेगा, जिससे इसका आकार प्रभावी रूप से कम हो जाएगा।
6. अपनी स्प्रेडशीट को बाइनरी (.Xslb) फॉर्मेट में सेव करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Excel आपकी फ़ाइलों को XML-आधारित प्रारूप में सहेजता है, जिससे अन्य एप्लिकेशन और सिस्टम के साथ डेटा का आदान-प्रदान करना आसान हो जाता है। हालाँकि, यदि आपको फ़ाइल का आकार शीघ्रता से कम करने की आवश्यकता है, तो आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को बाइनरी प्रारूप में सहेज सकते हैं।
एक्सेल स्प्रेडशीट को बाइनरी प्रारूप में सहेजने के लिए, इन चरणों का उपयोग करें:
- अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें.
- पर क्लिक करें फ़ाइल और तब के रूप रक्षित करें.
- फ़ाइल को सहेजने के लिए अपना पसंदीदा स्थान चुनें।
- क्लिक करें टाइप के रुप में सहेजें चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (*.xlsb).
- क्लिक करें बचाना बटन।
यह आपकी एक्सेल फ़ाइल को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करेगा, जिसके लिए कम स्टोरेज स्पेस की आवश्यकता होती है। यदि आप चाहते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल हमेशा आपकी फाइलों को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करे, तो आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डिफॉल्ट सेव फॉर्मेट को बदल सकते हैं। ऐसे:
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल खोलें और पर जाएं फ़ाइल > विकल्प.
- का चयन करें बचाना बाएं साइडबार से टैब।
- इसके आगे ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करें इस प्रारूप में फ़ाइलें सहेजें का चयन करने के लिए एक्सेल बाइनरी वर्कबुक (*.xslb) विकल्प।
- क्लिक ठीक है परिवर्तनों को सहेजने के लिए.
एक बार जब आप उपरोक्त चरणों को पूरा कर लेते हैं, तो एक्सेल सभी फाइलों को बाइनरी प्रारूप में सहेज लेगा जब तक कि अन्यथा निर्दिष्ट न किया गया हो।
7. स्प्रेडशीट को ज़िप फ़ाइल में बदलें
यदि आप एक्सेल सेटिंग्स बदलने से परेशान नहीं होना चाहते हैं, तो आप बस अपनी स्प्रेडशीट को ज़िप फ़ाइल में बदल सकते हैं। आप विंडोज़ की अंतर्निहित फ़ाइल संपीड़न सुविधा का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। इस तरह, आप अपनी एक्सेल फ़ाइल को बिना खोले उसका आकार कम कर पाएंगे। यहां बताया गया है कि आप इसके बारे में कैसे जान सकते हैं।
- प्रेस विन + ई फ़ाइल एक्सप्लोरर खोलने के लिए.
- उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आपकी फ़ाइल सहेजी गई है।
- अपनी एक्सेल फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और चुनें ज़िप फ़ाइल में संपीड़ित करें संदर्भ मेनू से विकल्प।
विंडोज़ संपीड़ित फ़ाइल को मूल फ़ाइल के समान स्थान पर सहेजेगा। आप a का भी उपयोग कर सकते हैं विश्वसनीय तृतीय-पक्ष फ़ाइल संपीड़न उपकरण इसके लिए। एक बार संपीड़ित होने पर, आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को उसके आकार के बारे में चिंता किए बिना साझा कर सकते हैं।
अपनी एक्सेल फ़ाइलों को आसानी से सिकोड़ें
बड़ी एक्सेल फ़ाइलें बोझिल हो सकती हैं, लोड करने में धीमी हो सकती हैं और ईमेल के माध्यम से साझा करना मुश्किल हो सकता है। सौभाग्य से, इसमें से कुछ भी सहने की कोई आवश्यकता नहीं है। नीचे दिए गए सुझावों का पालन करने से आपको कुछ ही समय में अपनी एक्सेल फ़ाइल का आकार कम करने में मदद मिलेगी।
