माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर ट्रैक परिवर्तन को उपयोग में आसान कैसे बनाएं

Word दस्तावेज़ों को संपादित करने और दूसरों के साथ सहयोग करने के लिए ट्रैक चेंजेस सबसे अच्छे टूल में से एक है, लेकिन इसका उपयोग करना जटिल और गड़बड़ हो सकता है। यदि आप Microsoft Word पर इस सुविधा के लिए नए हैं या लाल निशान और अजीब सेटिंग्स को बर्दाश्त नहीं कर सकते हैं, तो ट्रैक परिवर्तन को अभी न छोड़ें।

एक बार जब आप समझ जाते हैं कि विभिन्न घटक कैसे काम करते हैं, तो सुविधा का उपयोग करना आसान हो जाता है। किसी दस्तावेज़ को संशोधित करते समय या किसी अन्य के संपादन की समीक्षा करते समय आप एक साफ-सुथरी प्रणाली के साथ आने के लिए सुविधा को अनुकूलित कर सकते हैं। यहाँ कुछ विचार हैं.

1. गुब्बारों में संशोधन दिखाएँ

ट्रैक परिवर्तन केवल ऑन-ऑफ टॉगल नहीं है। एक बार जब आप इसकी मूल बातें सीख लेते हैं एमएस वर्ड के ट्रैक परिवर्तन का उपयोग करना, आप इसकी विशेषताओं का पता लगा सकते हैं और अपने उपयोगकर्ता अनुभव को और भी अधिक अनुकूलित कर सकते हैं।

मुख्य घटकों में से एक जिसे आप बदल सकते हैं वह है मार्कअप डिस्प्ले। आप कब जाते हैं समीक्षा > मार्कअप दिखाएँ > गुब्बारे, आपके पास तीन विकल्प हैं:

• गुब्बारों में संशोधन दिखाएँ
• सभी संशोधन इनलाइन दिखाएँ
• गुब्बारों में केवल फ़ॉर्मेटिंग दिखाएं

ट्रैक परिवर्तन डिफ़ॉल्ट रूप से इनलाइन संशोधनों का उपयोग करता है, जिसका अर्थ है हटाए गए शब्दों को खरोंचना और पाठ के मुख्य भाग में अपने संपादन सम्मिलित करना। ऐसे कुछ संशोधन प्रबंधनीय हैं, लेकिन उनमें से एक पूरी किताब आंखों की किरकिरी हो सकती है। साथ ही, यह सेटिंग फ़ॉर्मेटिंग को हाइलाइट नहीं करती है—इन संपादनों को ढूंढने का प्रयास करना एक परेशानी है।

केवल फ़ॉर्मेटिंग के लिए गुब्बारों का उपयोग इनलाइन संशोधनों से एक कदम ऊपर है। विलोपन और सम्मिलन अभी भी मुख्य भाग में दिखाई देते हैं, लेकिन किसी भी प्रारूप परिवर्तन को पाठ के दाईं ओर एक पैनल में गुब्बारे में सूचीबद्ध किया जाता है।

यदि इनलाइन संपादन आपकी प्राथमिकता नहीं है, तो गुब्बारों में संशोधन पर स्विच करें। फिर आप अपनी इच्छानुसार सभी चीज़ें हटा सकते हैं, सम्मिलित कर सकते हैं और प्रारूपित कर सकते हैं, और आपके परिवर्तनों की एक सूची दाएँ हाथ के पैनल में दिखाई देगी। अभी भी लाल है, लेकिन आपके संपादन अधिक सुव्यवस्थित और प्रबंधित करने में आसान हैं।

2. ध्यान भटकाने से बचने के लिए नो या सिंपल मार्कअप का उपयोग करें

आपकी संपादन शैली के आधार पर, आप किसी दस्तावेज़ में बदलाव करने से पहले उसके प्रवाह, पठनीयता और संभावित अंतराल को समझने के लिए उसे पढ़ना पसंद कर सकते हैं। पाठ को शुरू से ही चिह्नों से भरना प्रतिकूल हो सकता है।

ट्रैक चेंजेस दो समाधान प्रदान करता है समीक्षा के लिए प्रदर्शित करें ड्रॉप डाउन मेनू। सरल मार्कअप गुब्बारों और इनलाइन संशोधनों को छुपाता है और यह दिखाने के लिए कि परिवर्तन कहाँ किए गए हैं, केवल लंबवत लाल रेखाएँ प्रदर्शित करता है। संपादनों को शीघ्रता से प्रकट करने के लिए इनमें से किसी भी पंक्ति पर क्लिक करें। उन्हें छिपाने के लिए दोबारा क्लिक करें.

कोई मार्कअप नहीं ऊर्ध्वाधर रेखाओं को भी हटा देता है। जब तक आप अन्यथा न चुनें, आप शांति से पढ़ और संपादित कर सकते हैं। इनमें से किसी भी सेटिंग के साथ काम करने से न्यूनतम विकर्षणों के साथ एक स्पष्ट दस्तावेज़ सुनिश्चित होता है। यदि आप किसी टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो इसे स्थापित करें Word पर वास्तविक समय में सहयोग करने के सर्वोत्तम तरीके, और ट्रैक परिवर्तन नियम निर्धारित करें ताकि हर कोई आराम से काम कर सके।

3. सभी मार्कअप या मूल का संयमपूर्वक उपयोग करें

जब तक आप विशेष रूप से किसी निश्चित संशोधन की समीक्षा नहीं करना चाहते या परिवर्तनों को एकीकृत नहीं करना चाहते, तब तक आपको किसी Word दस्तावेज़ का पूर्ण मार्कअप प्रदर्शित करने की आवश्यकता नहीं है।

मूल पाठ को देखना और भी कम आवश्यक है। आप दो संस्करणों की संक्षेप में तुलना करने के लिए मूल पाठ को देख सकते हैं, उदाहरण के लिए, शैली या लंबाई के संदर्भ में, लेकिन बस इतना ही। इसलिए, आपको इनमें से किसी भी सेटिंग को तब तक सक्रिय करने की ज़रूरत नहीं है जब तक आपको वास्तव में उनकी आवश्यकता न हो। यह ट्रैक परिवर्तन को लेकर आपकी निराशा को कम करने में मदद कर सकता है।

4. रंगों और चिह्नों को वैयक्तिकृत करें

जब एकाधिक उपयोगकर्ता किसी Word दस्तावेज़ पर काम करते हैं और परिवर्तन करते हैं, तो ट्रैक परिवर्तन सुविधा उनके संपादनों को विभिन्न रंगों में हाइलाइट करती है। ट्रैक परिवर्तन के साथ सबसे परेशान करने वाली समस्या अक्सर इसके चिह्नों का डिफ़ॉल्ट लाल रंग होता है, खासकर जब यह बहुत सारे संशोधनों वाले पाठों पर हावी होता है।

अच्छी खबर यह है कि आप यह रंग बदल सकते हैं. वास्तव में, आप जिस भी दस्तावेज़ पर काम करते हैं, उसे कलर कोड कर सकते हैं।

में नज़र रखना अनुभाग, क्लिक करें ट्रैकिंग विकल्प बदलें तीर। आपको कुछ बुनियादी सेटिंग्स दिखाई देंगी जिन्हें आप संशोधित कर सकते हैं, लेकिन अधिक विकल्पों तक पहुंचने के लिए क्लिक करें उन्नत विकल्प. इससे एक विंडो खुलेगी जिसमें ट्रैक परिवर्तन को अपना बनाने के और तरीके बताए जाएंगे।

आप सम्मिलन, विलोपन, फ़ॉर्मेटिंग और बहुत कुछ के लिए बेहतर रंग चुन सकते हैं। आप यह भी बदल सकते हैं कि प्रत्येक फ़ंक्शन को कैसे चिह्नित किया जाए, बोल्ड से लेकर डबल स्ट्राइकथ्रू और प्रतीकों तक। इसके अतिरिक्त, आप गुब्बारों का स्वरूप भी समायोजित कर सकते हैं। से प्रेरणा लें प्रभावी रंग कोडिंग के साथ उत्पादकता ऐप्स या केवल ऐसे रंग चुनें जो ट्रैक परिवर्तन का उपयोग करते समय आंखों के लिए आसान हों।

परिवर्तनों को ट्रैक करने के अलावा Microsoft Word पर प्रतिक्रिया देने के लिए टिप्पणियाँ छोड़ना अगला सबसे अच्छा तरीका है। हालाँकि, टिप्पणियों का अत्यधिक उपयोग संपादन और पढ़ने के अनुभव को उतना ही जबरदस्त बना सकता है।

ट्रैक परिवर्तन के साथ-साथ टिप्पणियों का उपयोग करना पहले से तय करना आसान बनाता है कि आप प्रत्येक सुविधा का उपयोग कैसे करने जा रहे हैं। जब टिप्पणियों की बात आती है, तो आप उन्हें लेखक के प्रश्नों या पाठ में सुधार के लिए विचारों के लिए आरक्षित कर सकते हैं - ऐसी चीजें जिन्हें आप अधिक लाल जोड़े बिना ट्रैक परिवर्तन के माध्यम से नहीं कह सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, केवल उन शब्दों को उजागर करना सबसे अच्छा है जो आपकी टिप्पणियों से संबंधित हैं, पूरे पैराग्राफ को नहीं। आप अपनी टिप्पणियाँ केवल अध्याय के आरंभ या अंत में ही दे सकते हैं।

यदि आप ऐसे दस्तावेज़ से जूझ रहे हैं जो नोट्स और टिप्पणियों से भरा हुआ है, तो इसमें उपलब्ध विकल्पों को तलाशने का प्रयास करें टिप्पणियाँ दिखाएँ ड्रॉप डाउन मेनू। यह सुविधा आपको टिप्पणियों को इस तरह से व्यवस्थित करने में मदद कर सकती है जो आपके लिए समझ में आए, चाहे आप पाठ पढ़ रहे हों या संपादित कर रहे हों।

वैकल्पिक रूप से, यदि आप जिस दस्तावेज़ को संशोधित कर रहे हैं वह छोटा है, लेकिन आपके पास कहने के लिए बहुत कुछ है, तो जाने पर विचार करें दस्तावेज़ के आरंभ या अंत में रिक्त पृष्ठ और उस फीडबैक को सूचीबद्ध करना जो आपने टिप्पणियों में डाला होगा वहाँ। आप इसे अलग-अलग अध्यायों के लिए भी कर सकते हैं। टिप्पणियाँ टूल अधिक व्यावहारिक है, लेकिन आप जब चाहें इसका उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं।

अपने पास उपलब्ध सुविधाओं के साथ रचनात्मक होने में संकोच न करें, जैसे Microsoft Word की पंक्ति संख्याएँ जोड़ना पाठ पर और फिर अपनी प्रतिक्रिया में विशिष्ट पंक्तियों का संदर्भ दें। यह वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर जो कुछ भी पेश करता है उसे सीखने के लिए समय निकालें और प्रत्येक ट्रैक परिवर्तन कार्य को उसके अनुसार अनुकूलित करें।

7. संशोधनों के समूहों को स्वीकार या अस्वीकार करें

एक संपादक के संशोधनों की समीक्षा करने वाले लेखक के रूप में, अधिकांश परिवर्तनों पर सावधानीपूर्वक विचार करना महत्वपूर्ण है, यहां तक ​​कि अपना स्वयं का संपादन करते समय भी।

हालाँकि, जब प्रारूपण या वर्तनी सुधार जैसे छोटे सुधारों की बात आती है, तो परिवर्तनों को एकीकृत करने या उनसे छुटकारा पाने का एक तेज़ तरीका है। बस पूरे पैराग्राफ का चयन करें, उस पर राइट-क्लिक करें और दोनों में से किसी एक पर जाएं परिवर्तन स्वीकार करें या परिवर्तन को अस्वीकार करें. आपकी पसंद उस पैराग्राफ के सभी संशोधनों को प्रभावित करेगी।

आप अभी भी आगे बढ़ सकते हैं और पूरे दस्तावेज़ के संशोधनों को एकीकृत कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हाइलाइट किए गए पैराग्राफ पर राइट-क्लिक करने के बाद, नीचे की ओर तीर का चयन करें स्वीकार करना टूलबार में और फिर सभी परिवर्तन स्वीकार करें. उसके ठीक नीचे आपके पास ट्रैक परिवर्तन को स्वचालित रूप से रोकने का विकल्प भी है।

8. अपना समीक्षा फलक समायोजित करें

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आप ऐसी किसी भी चीज़ का उपयोग कर सकते हैं जो ट्रैक परिवर्तन सहित आपके उपयोगकर्ता अनुभव को बेहतर बनाएगी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए उत्पादकता ऐड-इन्स. हालाँकि, आपके डिजिटल कार्यक्षेत्र के लेआउट को सरलता से पुनर्व्यवस्थित करने से भी आपके वर्कफ़्लो को लाभ हो सकता है।

ट्रैक परिवर्तन पर समीक्षा फलक आपकी स्क्रीन को अव्यवस्थित किए बिना सभी संशोधनों को देखने का एक और तरीका है। आप किसी दस्तावेज़ को बिना किसी मार्कअप के संपादित कर सकते हैं और फलक को परिवर्तनों की एक सरल सूची तैयार करने दे सकते हैं। के आगे वाले तीर पर क्लिक करके समीक्षा फलक, आप इसे ऊर्ध्वाधर से क्षैतिज स्थिति में और फिर से वापस स्विच कर सकते हैं।

ट्रैक परिवर्तन को अपने लिए कारगर बनाएं

पहली नज़र में यह जटिल लग सकता है, लेकिन एक बार जब आप पूरी जानकारी सीख लेंगे तो माइक्रोसॉफ्ट का ट्रैक चेंज प्रोग्राम वास्तव में बहुत सरल और उपयोगी है। चाहे आप संपादन कर रहे हों या प्राप्त कर रहे हों, चीजों को आसान बनाने के लिए काम शुरू करने से पहले अपनी ट्रैक परिवर्तन प्राथमिकताएँ निर्धारित करें। व्यवस्थित करें कि आपके पाठ में और उसके आस-पास चिह्न, टिप्पणियाँ और आपका समीक्षा फलक कैसा दिखना चाहिए।

एक बार जब आप एक लेआउट और रंग योजना बना लेते हैं जो आपको अत्यधिक उत्तेजित करने के बजाय आपको प्रेरित करती है तो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर ट्रैक चेंजेस का उपयोग करना आसान हो जाता है।