सहज परियोजना प्रबंधन के लिए एयरटेबल ऑटोमेशन का उपयोग कैसे करें

यदि आप लगातार एक कुशल परियोजना प्रबंधन उपकरण की तलाश में हैं, तो एयरटेबल के अलावा और कुछ न देखें। प्लेटफ़ॉर्म उत्कृष्ट डेटा विज़ुअलाइज़ेशन और सरलीकृत संपादन के लिए ढेर सारी सुविधाएँ प्रदान करता है। इनके अलावा, एयरटेबल कार्यों को स्वचालित भी कर सकता है, जिससे डेटा प्रबंधन पर आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले समय और प्रयास को कम किया जा सकता है।

डेटा प्रविष्टि और ईमेल अपडेट जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को करने के लिए एयरटेबल ऑटोमेशन बहुत अच्छे हैं। आइए उन सभी प्रकार के ऑटोमेशन पर नज़र डालें जिन्हें आप एयरटेबल के निःशुल्क संस्करण से प्राप्त कर सकते हैं।

एयरटेबल ऑटोमेशन क्या हैं?

एयरटेबल ऑटोमेशन पूर्वनिर्धारित अनुक्रम या वर्कफ़्लो हैं जो आपकी उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकते हैं दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करना. वे दोहराए जाने वाले कार्यों पर आपका समय और प्रयास बचाते हुए मैन्युअल प्रक्रियाओं की त्रुटि दर को कम करते हैं।

एयरटेबल ऑटोमेशन में तीन मुख्य तत्व हैं:

• चालू कर देना: यह उस घटना को परिभाषित करता है जो स्वचालन अनुक्रम आरंभ करती है।
• ट्रिगर कॉन्फ़िगरेशन: यह वह स्थिति है जिस पर ट्रिगर फायर किया जाता है। यहां, आपको तालिका विवरण और फ़ील्ड-स्तरीय शर्तों को परिभाषित करना चाहिए जो किसी इवेंट को ट्रिगर करने के लिए रिकॉर्ड से मेल खाना चाहिए।
• क्रियाएँ: यह उन क्रियाओं की क्रिया या अनुक्रम को परिभाषित करता है जिन्हें ऑटोमेशन चालू होने पर निष्पादित किया जाना चाहिए।

जब एयरटेबल ऑटोमेशन चालू होता है, तो यह आपके बेस में उन घटनाओं की तलाश करता है जो ट्रिगर कॉन्फ़िगरेशन से मेल खाते हैं। एक स्वचालन तभी ट्रिगर होता है जब ट्रिगर की सभी शर्तें पूरी होती हैं।

एयरटेबल पर ऑटोमेशन कैसे बनाएं

स्वचालन बनाने के लिए, आपको ट्रिगर और ट्रिगर का अनुसरण करने वाली क्रियाओं के सेट को कॉन्फ़िगर करना होगा। एयरटेबल पर ऑटोमेशन कैसे सेट करें, यहां बताया गया है:

चरण 1: एक ट्रिगर जोड़ें

ऑटोमेशन टैब में, क्लिक करें ट्रिगर जोड़ें. यह आपको ट्रिगर्स की एक सूची दिखाता है जिन्हें आप चुन सकते हैं। सूची में आपके एयरटेबल बेस के भीतर ट्रिगर और बाहरी एकीकरण शामिल हैं जो किसी ईवेंट को ट्रिगर कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, Google कैलेंडर पर बनाया गया एक ईवेंट।

चरण 2: ट्रिगर कॉन्फ़िगर करें

ट्रिगर का चयन करने के बाद, आप ट्रिगर के गुणों को देख और बदल सकते हैं। आप यहां ट्रिगर प्रकार बदलना भी चुन सकते हैं।

आप ट्रिगर प्रकार के आधार पर ट्रिगर इवेंट सेट अप करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि ट्रिगर प्रकार है जब रिकॉर्ड शर्तों से मेल खाता है, आपको इस ईवेंट को ट्रिगर करने के लिए रिकॉर्ड द्वारा पूरी की जाने वाली शर्तों के अलावा मॉनिटर करने के लिए तालिका निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होगी।

चरण 3: क्रिया जोड़ें

इसके बाद, आपको वह क्रिया चुननी होगी जिसे आप निष्पादित करना चाहते हैं। यहां आपके पास कई विकल्प हैं, जिनमें रिकॉर्ड बनाने और अपडेट करने से लेकर बाहरी एप्लिकेशन पर ईमेल या सूचनाएं भेजने तक शामिल हैं। उदाहरण के लिए,

चरण 4: क्रिया कॉन्फ़िगर करें

अब आपको चयनित कार्रवाई के आधार पर कार्रवाई को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, यदि क्रिया है एक ईमेल भेजें, आपको ईमेल प्राप्तकर्ताओं, विषय, सामग्री और किसी भी विवरण को निर्दिष्ट करना होगा जिसे आप ईमेल में शामिल करना चाहते हैं।

चरण 5: अतिरिक्त शर्तें या कार्रवाइयां जोड़ें

आप पिछली कार्रवाइयों के आधार पर अपने स्वचालन में अतिरिक्त तर्क और कार्रवाइयां शामिल कर सकते हैं। आप आवश्यकतानुसार चरण 4 और 5 को दोहराकर ऐसा कर सकते हैं।

चरण 6: स्वचालन का परीक्षण करें

अपने नव निर्मित ऑटोमेशन को चलाने से पहले, पर क्लिक करें परीक्षण स्वचालन यह जाँचने के लिए कि क्या ट्रिगर और क्रियाएँ इच्छानुसार सेट की गई हैं।

चरण 7: स्वचालन चालू करें

एक बार जब आप अपने सेटअप के प्रति आश्वस्त हो जाएं तो आप स्वचालन चालू कर सकते हैं। ध्यान दें कि जब एयरटेबल ऑटोमेशन चालू होता है, तो यह ट्रिगर कॉन्फ़िगरेशन को पूरा करने वाले मौजूदा रिकॉर्ड पर लागू नहीं होगा।

एयरटेबल ऑटोमेशन को कैसे एकीकृत करें

एयरटेबल ऑटोमेशन केवल आधार रिकॉर्ड बनाने/अपडेट करने और ईमेल भेजने तक ही सीमित नहीं है। आप इसे स्लैक, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, जीमेल, गूगल डॉक्स, गूगल कैलेंडर, गूगल फॉर्म, गूगल जैसे बाहरी एप्लिकेशन के साथ भी एकीकृत कर सकते हैं। शीट्स, आउटलुक ईमेल, आउटलुक कैलेंडर, गिटहब इश्यूज, फेसबुक पेज, सेल्सफोर्स, जीरा क्लाउड, जीरा सर्वर/डेटा सेंटर, ट्विलियो, और हूटसुइट.

एयरटेबल ऑटोमेशन के बाहरी एकीकरण के लिए यहां कुछ नमूना उपयोग के मामले दिए गए हैं:

1. स्लैक पर किसी सहकर्मी को संदेश भेजें जब उन्हें एक रिकॉर्ड सौंपा जाता है: इस स्वचालन के लिए ट्रिगर है जब रिकॉर्ड शर्तों से मेल खाता है, और शर्त यह है कि रिकॉर्ड का असाइनी किसी दिए गए उपयोगकर्ता में बदल जाता है। इस प्रकार, एयरटेबल चलाएगा स्लैक > संदेश भेजें यदि सभी ट्रिगर मौजूद हैं तो कार्रवाई करें। आप संदेश पाठ और प्राप्तकर्ताओं को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं.
2. जब कोई कार्य सूची में कोई प्रविष्टि जोड़ें ईवेंट Google कैलेंडर पर बनाया गया है: यहाँ, ट्रिगर है Google कैलेंडर > ईवेंट कब बनाया गया, और कार्रवाई है रिकॉर्ड बनाएं. आप यह चुन सकते हैं कि नया रिकॉर्ड कहां जाना चाहिए और इसके लिए विवरण भरें।
3. पूर्ण किए गए कार्यों को Google शीट में जोड़ें: ट्रिगर यहाँ है जब रिकॉर्ड शर्तों से मेल खाता है कि रिकॉर्ड का स्थिति फ़ील्ड पूर्ण में बदल गया है, या रिकॉर्ड अब फ़िल्टर किए गए दृश्य में है जो केवल पूर्ण किए गए कार्यों को दिखाता है। क्रिया है Google पत्रक > पंक्ति जोड़ें. आप अद्यतन करने के लिए वांछित Google शीट और आधार से शीट में स्थानांतरित किए जाने वाले फ़ील्ड का चयन कर सकते हैं।

एयरटेबल ऑटोमेशन की सीमाएँ

जबकि एयरटेबल पर ऑटोमेशन काफी उपयोगी हो सकते हैं, वे कुछ सीमाओं के साथ आते हैं। प्रत्येक एयरटेबल बेस के लिए, आपके पास अधिकतम 50 ऑटोमेशन वर्कफ़्लो हो सकते हैं, चाहे वे सक्रिय हों या निष्क्रिय। हालाँकि, आप एक ही स्वचालन में अनेक क्रियाओं को संयोजित करके इससे बच सकते हैं।

प्रत्येक एयरटेबल ऑटोमेशन में अधिकतम 25 क्रियाएं हो सकती हैं। यह भी कोई बड़ी बाधा नहीं है, क्योंकि एक ही कार्यप्रवाह में एक क्रिया का आउटपुट दूसरे के लिए इनपुट हो सकता है। इसके अतिरिक्त, आपकी योजना के आधार पर, एयरटेबल ऑटोमेशन की रन सीमाएँ अलग-अलग होती हैं। इसमें सफल और असफल दोनों रन शामिल हैं।

एयरटेबल प्रत्येक निष्पादित ऑटोमेशन के विवरण के साथ आपके ऑटोमेशन रन का इतिहास रखता है। इस सुविधा की सीमा आपके कार्यक्षेत्र योजना पर भी निर्भर करती है।

एयरटेबल के निःशुल्क संस्करण के साथ, आप केवल ऐसा ही कर सकते हैं स्वचालित ईमेल भेजें चयनित आधार के भीतर सहयोगियों के लिए। हालाँकि, आप इसे अन्य कार्यक्षेत्र योजनाओं में बाहरी ईमेल पतों के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

केवल नए परिवर्तन ही स्वचालन को गति प्रदान कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, यह उल्लेख करने योग्य है Google डॉक्स के साथ एकीकरण, सेल्सफोर्स, जीरा क्लाउड, जीरा सर्वर/डेटा सेंटर और ट्विलियो फ्री प्लान पर उपलब्ध नहीं हैं।

एयरटेबल ऑटोमेशन के साथ समय बचाएं

एयरटेबल पर ऑटोमेशन प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने और मैन्युअल काम में कटौती करने के शक्तिशाली तरीके हैं। सही वर्कफ़्लो सेटअप के साथ, आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन रूटीन में प्रत्येक सप्ताह कई घंटे पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

इसलिए, अगली बार जब आप कोई प्रोजेक्ट स्थापित कर रहे हों, तो एयरटेबल ऑटोमेशन स्थापित करने के लिए समय और प्रयास लें ताकि आप आराम कर सकें और कार्यों को स्वयं संभालने दें।