आजकल अधिक लोग दूर से काम कर रहे हैं, जिसका अर्थ है कि आपको वीडियो कॉल होस्ट करने की आवश्यकता हो सकती है। ये गलतियाँ न करें.
कई पेशेवर अभी भी आभासी बैठकों को कम आंकते हैं। वे बहुत कम या कोई तैयारी नहीं करते क्योंकि ये कॉल वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म पर होती हैं, साथ ही वे अपना कैमरा और माइक्रोफ़ोन भी बंद कर सकते हैं।
हालाँकि आभासी बैठकें व्यक्तिगत सभाओं की तुलना में अधिक सुविधाजनक हैं, फिर भी वे कम महत्वपूर्ण नहीं हैं। खराब तैयारी के कारण देरी हो सकती है, सहयोग में बाधा आ सकती है, या संदेशों में गड़बड़ी हो सकती है। पेशेवर, कुशल आभासी बैठकें सुनिश्चित करने के लिए, काम के लिए वीडियो कॉल की मेजबानी और उसमें भाग लेते समय इन युक्तियों का पालन करें।
1. सुरक्षा उपायों की अनदेखी
काम से संबंधित वीडियो कॉल पर जाने से पहले गोपनीयता उपायों की उपेक्षा करना गैर-पेशेवर और असुरक्षित है। आप अपनी बैठकों को घुसपैठ के हमलों के जोखिम में डाल देंगे जहां तीसरे पक्ष यादृच्छिक वीडियो-कॉन्फ्रेंस कॉल को हाईजैक कर लेते हैं, उदाहरण के लिए, ज़ूम बमबारी। ध्यान दें कि घुसपैठियों के इरादे अलग-अलग होते हैं। कुछ लोग केवल इंटरनेट ट्रोल हैं जो लोगों को परेशान करना चाहते हैं, लेकिन अन्य डेटा चोरी को अंजाम देने वाले कुशल साइबर अपराधी हैं।
सबसे अच्छा तरीका यह है कि बैठकों को सुरक्षित रखा जाए:
- पासवर्ड सेट करना: प्रत्येक मीटिंग के लिए एक अद्वितीय पासवर्ड सेट करें—सुनिश्चित करें कि आप उन्हें प्रतिभागियों को निजी तौर पर भेजें।
- प्रतीक्षा कक्ष सक्षम करना: वे आपको शामिल होने से पहले प्रतिभागियों की स्क्रीनिंग और पुष्टि करने देंगे।
- सीमित प्रतिभागी: सीमित प्रतिभागियों के साथ आभासी बैठकें प्रबंधित करना आसान है।
इसके तरीकों के बारे में पढ़ना उचित है वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते समय अपनी गोपनीयता बरकरार रखें.
2. पूरी मीटिंग के दौरान अपना माइक्रोफ़ोन चालू रखना
वीडियो मीटिंग के दौरान अपना माइक्रोफ़ोन चालू रखना बंद करें। यह आस-पास के लोगों, आपके पालतू जानवरों और चल रहे उपकरणों से यादृच्छिक शोर उठाएगा, जो प्रतिभागियों को ध्यान भंग करने वाला लग सकता है। बदतर मामलों में, आपकी ओर से आने वाली आवाज़ दूसरों की आवाज़ को दबा सकती है।
ध्वनि और आवाज़ की स्पष्टता सुनिश्चित करने के लिए, म्यूट फ़ंक्शन का विवेकपूर्ण ढंग से उपयोग करें। जब आप बात कर रहे हों तो अपना माइक्रोफ़ोन चालू करें, जब आप सुन रहे हों तो स्वयं को म्यूट करें और यदि आपको स्पीकर को बाधित करने की आवश्यकता हो तो ऑन-स्क्रीन इमोजी पर क्लिक करें।
माना जाता है कि, लंबी बैठकों के दौरान अपने माइक्रोफ़ोन को चालू और बंद करना कष्टप्रद हो सकता है। लेकिन यह बातचीत के दौरान दूसरों के योगदान और सावधानी के प्रति सम्मान दिखाने का एक सरल लेकिन प्रभावी तरीका है।
3. ख़राब वीडियो कॉल पृष्ठभूमि सेट करना
कर्मचारियों को आभासी बैठकों के लिए एक साफ-सुथरी, पेशेवर पृष्ठभूमि ढूंढनी चाहिए - इससे आप दूसरों पर जो प्रभाव छोड़ेंगे, उसमें सुधार होगा। वे आपको एक संगठित व्यक्ति के रूप में देखेंगे जो हमेशा चीजों में शीर्ष पर रहता है। वैकल्पिक रूप से, एक गन्दा, गंदा वातावरण आपको ऐसे व्यक्ति के रूप में पेश करता है जो मुश्किल से ही ऑनलाइन बैठकों या सहयोग में भाग लेता है।
निःसंदेह, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने गृह कार्यालय में पुस्तकालय अलमारियाँ बनानी चाहिए। न्यूनतम अवरोधों वाली एक सादी, साफ दीवार सरल और न्यूनतर दिखती है, साथ ही इसमें ध्यान भटकाने वाले तत्व शामिल नहीं होते हैं।
लेकिन यदि आप सीमित स्थान के साथ काम कर रहे हैं, तो अपनी पृष्ठभूमि संपादित करें। मान लीजिए कि आप अक्सर ज़ूम का उपयोग करते हैं। आप ज़ूम कॉल शुरू होने से ठीक पहले ज़ूम की आभासी पृष्ठभूमि पर स्क्रॉल कर सकते हैं या अपने परिवेश को धुंधला कर सकते हैं। आप भी सीखना चाह सकते हैं अपना खुद का ज़ूम बैकग्राउंड कैसे डिज़ाइन करें.
4. व्यक्तिगत बातचीत के लिए निजी चैट फ़ंक्शंस का उपयोग करना
व्यक्तिगत बातचीत के लिए वीडियो-कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स पर निजी चैट फ़ंक्शन का उपयोग करने से बचें, खासकर गैर-कार्य-संबंधित मामलों को साझा करते समय। ऐसी संभावना है कि आपके पर्यवेक्षक इन संदेशों को देख सकते हैं। जबकि होस्ट वास्तविक समय में निजी चैट नहीं देख सकते हैं, कुछ ऐप्स उन्हें पोस्ट-कॉल मीटिंग रिकॉर्ड में दिखाते हैं। यह मान लेना सुरक्षित है कि नियोक्ताओं का कंपनी द्वारा प्रदत्त खातों पर पूर्ण नियंत्रण होता है।
लेकिन भले ही आपके प्रबंधक निजी बातचीत की मैन्युअल रूप से समीक्षा नहीं करते हों, फिर भी कार्य कॉल के दौरान अपमानजनक टिप्पणियाँ करना अनुचित है। अगर किसी ने आपका मैसेज देखा तो आपको दंडित किया जा सकता है। एक सम्मानजनक, उत्पादक माहौल बनाए रखने पर ध्यान दें- अपने मजाक-मजाक को उचित माध्यमों के लिए बचाकर रखें।
5. अनुचित सेटिंग्स में ऑनलाइन मीटिंग में भाग लेना
जबकि रिमोट और हाइब्रिड कार्य मॉडल लचीलापन प्रदान करते हैं, आपको अभी भी उचित सेटिंग्स में आभासी बैठकों में भाग लेना चाहिए। गाड़ी चलाते समय, यात्रा करते समय या खाते समय कार्य कॉल में भाग लेना बंद करें। यदि आपका ध्यान बँट जाता है तो आप बेतरतीब, बिना सोचे-समझे प्रतिक्रियाएँ देते हैं, तो आप केवल दूसरों का ध्यान भटकाएँगे।
सबसे अच्छा तरीका है अपनी स्थिति के बारे में बताना। या तो अपनी अगली उपलब्धता के अनुसार बैठकों को पुनर्निर्धारित करें या पूरी तरह से भाग लेने से बाहर निकलें - दोनों ही दिखावटी उपस्थिति के लिए उनमें शामिल होने की तुलना में अधिक उपयुक्त हैं। यदि आपके पास घर पर कॉल करने के लिए उपयुक्त सेटिंग नहीं है, तो आप सह-कार्य स्थान में शामिल होने पर भी विचार कर सकते हैं। यदि आप ऐसा करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपना सहकर्मी स्थान चुनने से पहले विभिन्न कारकों पर विचार करें.
छुट्टी पर जाने से पहले एक पेशेवर, कस्टम OOO ईमेल लिखें। सुनिश्चित करें कि आपके सहकर्मियों को पता है कि अत्यावश्यक अनुरोधों और संदेशों के लिए किससे संपर्क करना है, अन्यथा वे आपके अवकाश में बाधा डालेंगे।
6. देर से ऑनलाइन मीटिंग में शामिल होना
व्यक्तिगत और आभासी बैठकों के लिए समय की पाबंदी महत्वपूर्ण है। बहुत देर से कॉल करना और देरी का कारण बनना अविवेकपूर्ण है। आप अपने इंतज़ार में हर किसी का समय बर्बाद करेंगे।
इसके अलावा, अधिकांश वीडियो-कॉन्फ्रेंसिंग ऐप उपयोगकर्ताओं के कमरे में प्रवेश करने या छोड़ने पर अलर्ट प्रदर्शित करते हैं, जो दूसरों को परेशान कर सकता है। उदाहरण के तौर पर ज़ूम को लें। जब भी कोई कॉल में शामिल होता है तो यह तेज़ बुलबुला ध्वनि उत्पन्न करता है—आप बिना किसी का ध्यान गए मीटिंग में नहीं घुस सकते। आप मुख्य वक्ता की विचार-प्रक्रिया को भी बाधित कर सकते हैं।
इन देरी से बचने के लिए, कैलेंडर ऐप्स पर अनुस्मारक शेड्यूल करें। नियुक्तियों से पांच मिनट पहले अपने अलार्म को बंद करने के लिए सेट करें, फिर उन्हें अपने सभी काम और व्यक्तिगत उपकरणों में सिंक करें।
7. स्क्रीन शेयरिंग के लिए आपका डिवाइस तैयार करने में विफल होना
यदि आप कार्य कॉल के लिए स्क्रीन-शेयरिंग सुविधा का उपयोग करेंगे तो अपने डिवाइस/डिवाइस पहले से तैयार कर लें। आदर्श रूप से, आपको वे सभी फ़ोल्डर साफ़ कर देने चाहिए जिन्हें आप नेविगेट करेंगे। निर्बाध प्रस्तुतियों के लिए अन्य गैर-कार्य-संबंधित वस्तुओं के बीच गोपनीय फ़ाइलें, व्यक्तिगत फ़ाइलें और अनुपयुक्त सामग्री छुपाएं। आपके सहकर्मियों द्वारा कोई निजी चीज़ देखे जाने से अधिक शर्मनाक कुछ भी नहीं है।
जो पेशेवर अक्सर प्रस्तुतिकरण देते हैं, उन्हें निर्दिष्ट कार्य उपकरणों की मांग करनी चाहिए; अन्यथा, आप फ़ाइलों को साफ़ करने और पुनर्स्थापित करने में समय बर्बाद करेंगे।
8. अपनी उपस्थिति के बारे में कोई विचार नहीं करना
यह मानना बंद करें कि आभासी बैठकें कैमरा-वैकल्पिक हैं। आपके व्यावसायिक भागीदार या पर्यवेक्षक कभी-कभी आपसे अपना कैमरा चालू करने के लिए कह सकते हैं—आपको अपने दिखने के तरीके का ध्यान रखना चाहिए। अपना चेहरा धोएं, अपने बालों में कंघी करें और काम के लिए उपयुक्त टॉप पहनें। इसके अलावा, अपने कैमरे को प्रकाश स्रोत के पास रखें ताकि आपका चेहरा स्पष्ट और दृश्यमान रहे।
9. लापरवाही से अनौपचारिक बातचीत में शामिल होना
कर्मचारियों के लिए कार्य कॉल में अन्य प्रतिभागियों के शामिल होने की प्रतीक्षा करते समय छोटी-छोटी बातें करना आम बात है। बैठकें शुरू होने से पहले खुशियाँ अजीब चुप्पी तोड़ती हैं। हालाँकि आप गैर-कार्य-संबंधित विषयों को थोड़ा सा उठा सकते हैं, कृपया अपने आप को कार्य-उपयुक्त टिप्पणियों तक ही सीमित रखें। सिर्फ इसलिए बहुत उत्साहित न हों क्योंकि आपके दोस्त भी कॉल पर हैं। कल्पना करें कि यह कितना शर्मनाक होगा यदि आपके व्यावसायिक भागीदार, ग्राहक, सहकर्मी और पर्यवेक्षक अचानक शामिल हो जाएं।
यदि आप कॉल होस्ट कर रहे हैं, तो प्रतीक्षा कक्ष को सक्षम करें ताकि आप प्रतिभागियों की स्क्रीनिंग कर सकें और अन्य उपयोगकर्ताओं को सचेत कर सकें। सुनिश्चित करें कि अधिकार वाले लोगों को अंदर आने से पहले हर कोई खुद को शांत कर ले। इस बीच, उपस्थित लोगों को नए प्रतिभागियों के लिए ध्वनि सूचनाओं पर ध्यान देना चाहिए।
मेज़बान कार्य एक व्यावसायिक पेशेवर की तरह कॉल करता है
अधिक कंपनियों द्वारा हाइब्रिड और दूरस्थ कार्य अपनाने से, आभासी बैठकें धीरे-धीरे आदर्श बन जाएंगी। आपको उनके साथ व्यक्तिगत समारोहों से कमतर व्यवहार करना बंद कर देना चाहिए। प्रतीत होता है कि छोटी-मोटी त्रुटियाँ जैसे कि अपना कैमरा बंद करना, गन्दा दिखना और गन्दी पृष्ठभूमि का उपयोग करना अव्यवसायिक है। आपकी तैयारी की कमी अंततः सहकर्मियों को नाराज़ कर सकती है।
वीडियो कॉल पर जाने से पहले एक सरल दिनचर्या बनाएं। काम के कपड़े बदलने, अपने उपकरणों का परीक्षण करने और अच्छी पृष्ठभूमि तैयार करने की आदत बनाएं।
