एयरटेबल में फ़ील्ड्स का उपयोग करने की मूल बातें

वहाँ मौजूद कई उत्पादकता उपकरणों में से, एयरटेबल लगातार लोकप्रियता हासिल कर रहा है, और अच्छे कारण से।

एयरटेबल का स्प्रेडशीट की कार्यक्षमता, डेटाबेस की सूचना घनत्व और का अनूठा संयोजन इसके विविध विचारों की विविधता ने इसे कई लोगों के लिए उनकी उत्पादकता के अभिन्न अंग के रूप में आकर्षक बना दिया है शस्त्रागार।

तो, जब आपने अपना पहला आधार स्थापित कर लिया है तो आप कहाँ से शुरू करेंगे? विभिन्न विकल्पों का पता लगाने के लिए कुछ समय लें और देखें कि वे आपकी आवश्यकताओं को सर्वोत्तम तरीके से कैसे पूरा कर सकते हैं।

एयरटेबल में फ़ील्ड क्या हैं?

चाहे आप चाहें परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए एयरटेबल का उपयोग करें, डेटा व्यवस्थित करें, या कार्यों को ट्रैक करें, आपको एयरटेबल से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए एयरटेबल फ़ील्ड से परिचित होना होगा।

फ़ील्ड्स एयरटेबल में डेटा प्रबंधन की आधारशिला हैं, जो सूचना, फ़ॉर्मूले और फ़ॉर्मेटिंग के लिए कंटेनर के रूप में कार्य करते हैं। प्रत्येक फ़ील्ड आपके नए आधार के डिफ़ॉल्ट ग्रिड दृश्य में अपना स्वयं का कॉलम रखता है। फ़ील्ड आपकी तालिका के प्रत्येक रिकॉर्ड पर समान तरीके से लागू होती हैं। आप प्रति-सेल आधार पर अलग-अलग स्वरूपण शैलियाँ निर्दिष्ट नहीं कर सकते, जो शुद्ध स्प्रेडशीट उपयोगकर्ताओं तक सीमित लग सकती है।

हालाँकि, आप किसी भी आधार में कई ग्रिड दृश्य और तालिकाएँ रख सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो फ़ील्ड छिपा सकते हैं, और जानकारी को तालिकाओं में लिंक भी कर सकते हैं। शुरुआत में ट्रेडऑफ़ प्रतिबंधात्मक लग सकता है, लेकिन एक बार जब आप एयरटेबल से परिचित हो जाएंगे तो यह बदल सकता है।

एयरटेबल में प्राथमिक क्षेत्र की भूमिका

जैसे ही आप अपना नया आधार शुरू करते हैं, आप देखेंगे कि कुछ फ़ील्ड पहले से ही आपकी पहली तालिका में हैं। सबसे बाईं ओर का क्षेत्र विशेष रूप से हाइलाइट किया गया है और बाईं ओर लॉक किया गया है। यह प्राथमिक क्षेत्र है, और यह आपके रिकॉर्ड के लिए विशिष्ट पहचानकर्ता के रूप में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है - लगभग एक शीर्षक की तरह जिसके अंतर्गत आपकी अन्य सभी जानकारी होती है।

प्राथमिक फ़ील्ड का उपयोग रिकॉर्ड शीर्षक के रूप में किया जाता है एयरटेबल दृश्य और कई अन्य स्थानों पर, जैसे कानबन दृश्य में प्रत्येक कार्ड का नाम या लिंक किए गए रिकॉर्ड में संदर्भ नाम। प्राथमिक फ़ील्ड डिफ़ॉल्ट रूप से एकल-पंक्ति टेक्स्ट फ़ील्ड है। फिर भी, के अनुसार एयरटेबल समर्थन दस्तावेज़ीकरण, यदि आवश्यक हो तो आप प्राथमिक फ़ील्ड को कई अन्य फ़ील्ड प्रकारों में बदल सकते हैं।

एयरटेबल में नई फ़ील्ड कैसे जोड़ें

एयरटेबल में फ़ील्ड जोड़ने के दो तरीके हैं; पहली विधि एयरटेबल के ग्रिड व्यू के माध्यम से है। आपके मौजूदा फ़ील्ड के हेडर के आगे, आपको प्लस चिह्न वाला एक हेडर दिखाई देगा। उस धन चिह्न पर क्लिक करने से एक मेनू खुलता है जो उपलब्ध सभी फ़ील्ड प्रदर्शित करता है। फ़ील्ड प्रकार चुनें, अपना फ़ील्ड सेट करने के लिए किसी भी अतिरिक्त निर्देश का पालन करें और क्लिक करें फ़ील्ड बनाएं.

फ़ील्ड जोड़ने का दूसरा तरीका आपके आधार में किसी भी व्यक्तिगत रिकॉर्ड के भीतर है, जिसे रिकॉर्ड पर क्लिक करके अधिकांश दृश्यों में एक्सेस किया जा सकता है। रिकॉर्ड के नीचे, क्लिक करें इस तालिका में नया फ़ील्ड जोड़ें.

एक पॉप-अप दिखाई देगा, जो आपको रिकॉर्ड में एक नया सिंगल-लाइन टेक्स्ट फ़ील्ड जोड़ने की अनुमति देगा। फ़ील्ड के लिए एक नाम दर्ज करें, फिर यदि आवश्यक हो तो फ़ील्ड प्रकार बदलने के लिए चयन ड्रॉपडाउन का उपयोग करें। अपना फ़ील्ड सेट करने के लिए प्रदर्शित किसी भी अतिरिक्त निर्देश का पालन करें और क्लिक करें बचाना.

याद रखें कि एक नया फ़ील्ड जोड़ने से यह आपकी तालिका के प्रत्येक रिकॉर्ड में जुड़ जाता है, इसलिए जब आप अगली बार उस तालिका के ग्रिड दृश्य में प्रवेश करेंगे तो संभवतः आपको रिक्त स्थानों से भरा कॉलम मिलेगा।

1. पाठ प्रविष्टि फ़ील्ड

एयरटेबल में संबंधित फ़ील्ड प्रकारों के साथ कई टेक्स्ट प्रारूप हैं। डिफ़ॉल्ट सिंगल-लाइन टेक्स्ट फ़ील्ड सबसे बुनियादी फ़ील्ड है और संक्षिप्त विवरणकों के लिए उपयुक्त है। यदि आपको अधिक टाइप करने की आवश्यकता है, तो लंबे टेक्स्ट फ़ील्ड पर विचार करें, जो टॉगल करने पर 100,000 टेक्स्ट वर्णों, लाइन ब्रेक और रिच टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग की प्रविष्टि की अनुमति देता है।

दिनांक फ़ील्ड मैन्युअल या कैलेंडर-आधारित दिनांक और समय प्रविष्टि की अनुमति देता है। इसके अलावा, फ़ोन नंबर, ईमेल, यूआरएल, नंबर, मुद्रा, अवधि और प्रतिशत जैसे कई अन्य विशिष्ट क्षेत्र भी हैं। प्रत्येक फ़ील्ड को उनके संबंधित डेटा प्रकारों को संग्रहीत और प्रारूपित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

2. चयन-आधारित फ़ील्ड

एयरटेबल विभिन्न विकल्पों के चयन के आधार पर कई फ़ील्ड प्रदान करता है। ये आपके रिकॉर्ड को वर्गीकृत करने, कार्यों पर नज़र रखने या किसी प्रक्रिया का पालन करने के उपयोगी तरीके हैं।

चेकबॉक्स फ़ील्ड बस आपके रिकॉर्ड में एक क्लिक करने योग्य चेकबॉक्स जोड़ता है। रेटिंग फ़ील्ड एक से दस अंकों तक एक दृश्य रैंकिंग प्रणाली जोड़ती है, जो डिफ़ॉल्ट रूप से पांच सितारों पर सेट होती है। एकल चयन और एकाधिक चयन फ़ील्ड वर्गीकरण के लिए ड्रॉपडाउन मेनू सक्षम करते हैं, बाद वाला एकल रिकॉर्ड के लिए एकाधिक चयन की अनुमति देता है।

3. फ़ील्ड्स को खोजें और गिनें

लुकअप और काउंट फ़ील्ड एयरटेबल की सबसे विशिष्ट कार्यक्षमता को प्रदर्शित करते हैं: रिलेशनल डेटाबेस मॉडल के माध्यम से विभिन्न डेटा सेटों के साथ जुड़ने और बातचीत करने की इसकी शक्तिशाली क्षमता।

रिकॉर्ड करने के लिए लिंक फ़ील्ड सभी तालिकाओं में रिकॉर्ड को जोड़ता है, जिससे संबंधित जानकारी की समृद्ध परतें बनती हैं। इसके आधार पर, रोलअप फ़ील्ड आपको लिंक किए गए रिकॉर्ड के भीतर फ़ील्ड के आधार पर गणना और सारांश बनाने की सुविधा देता है।

गणना फ़ील्ड आपको लिंक टू रिकॉर्ड फ़ील्ड से जुड़े रिकॉर्ड की संख्या की गणना करने की अनुमति देती है। लुकअप फ़ील्ड लिंक किए गए रिकॉर्ड से डेटा पुनर्प्राप्त करता है, जिससे अतिरेक के बिना तालिकाओं के बीच जानकारी साझा करने की सुविधा मिलती है।

एयरटेबल में फ़ील्ड का एक सेट शामिल होता है जो आपके रिकॉर्ड के बारे में मेटाडेटा संग्रहीत करता है। जब आप बार-बार बदलते बड़े डेटा को संभाल रहे हों तो ये फ़ील्ड अमूल्य हैं।

निर्मित समय और अंतिम संशोधित समय फ़ील्ड ट्रैक करते हैं कि रिकॉर्ड कब बनाए गए थे या अंतिम बार संपादित किए गए थे। इन कार्यों के लिए जिम्मेदार संबंधित उपयोगकर्ताओं की पहचान करने के लिए इनके द्वारा बनाया गया और अंतिम बार संशोधित किया गया। आप विशिष्ट स्थितियाँ चुन सकते हैं जिनके तहत आवश्यकता पड़ने पर यह फ़ील्ड अपडेट हो जाती है।

ऑटोनंबर फ़ील्ड रिकॉर्ड को एक अनुक्रमिक संख्या निर्दिष्ट करता है, जो आपकी तालिका में एक सुसंगत क्रमांकन प्रणाली की पेशकश करता है। जबकि एयरटेबल स्वयं आपके रिकॉर्ड को ग्रिड दृश्य के दूर-बाएँ किनारे पर क्रमांकित करता है, यह क्रमांकन केवल दृश्यमान रिकॉर्ड की संख्या को गिनता है

5. अन्य एयरटेबल फ़ील्ड

उपरोक्त क्षेत्रों के अलावा, एयरटेबल कुछ विशिष्ट क्षेत्र भी प्रदान करता है जो अपने स्वयं के लीग में काम करते हैं। फ़ॉर्मूला फ़ील्ड आपके आधार पर सबसे उपयोगी स्प्रेडशीट सुविधाओं में से एक लाता है। यह फ़ील्ड आपको गणना करने, मिश्रित डेटा बनाने और तर्क-आधारित कार्यक्षमता बनाने की अनुमति देता है।

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल जैसे टूल के आदी हैं, तो आपको पहले से ही पता होगा कि फॉर्मूला फ़ील्ड कैसे काम करती है, लेकिन आप पढ़ना चाह सकते हैं एयरटेबल में फ़ार्मुलों का उपयोग कैसे करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इस क्षेत्र की क्षमताओं का अधिकतम लाभ उठा रहे हैं।

उपयोगकर्ता फ़ील्ड आपको ड्रॉपडाउन सूची से उनका नाम चुनकर या उन्हें ईमेल के माध्यम से आधार पर आमंत्रित करके किसी अन्य व्यक्ति को रिकॉर्ड में जोड़ने की सुविधा देता है जो एयरटेबल का उपयोग करता है। इस क्षेत्र की कुछ कार्यात्मकताओं के लिए एयरटेबल की सशुल्क योजनाओं में से एक की आवश्यकता हो सकती है।

बारकोड फ़ील्ड एयरटेबल के मोबाइल ऐप्स के माध्यम से स्कैन किए गए बारकोड और क्यूआर कोड को संग्रहीत करता है। अंत में, बटन फ़ील्ड आपको अपने रिकॉर्ड में अनुकूलन योग्य बटन जोड़ने की अनुमति देता है, जो वेब पेजों का पूर्वावलोकन कर सकता है, स्क्रिप्ट चला सकता है, कस्टम एयरटेबल एक्सटेंशन लोड कर सकता है, और बहुत कुछ कर सकता है।

एयरटेबल में फ़ील्ड्स को व्यवस्थित करें, एनोटेट करें और अधिक उत्पादक बनें

फ़ील्ड्स आपको अपने एयरटेबल बेस में अधिकांश डेटा बनाने में मदद करते हैं, और वे आपके वर्कफ़्लो के लिए एयरटेबल की पूरी क्षमता को उजागर करने का प्रवेश द्वार हैं। चाहे जानकारी संग्रहीत करना हो, नई अंतर्दृष्टि प्राप्त करना हो, या अनुरूप वर्कफ़्लो बनाना हो, एयरटेबल आपको बेहतर तरीके से काम करने में मदद करने के लिए एक बहुमुखी उपकरण है।

यदि आपको कोई ऐसा फ़ील्ड प्रकार मिलता है जिसका आपने पहले उपयोग नहीं किया है, तो प्रयोग करने में संकोच न करें और देखें कि क्या यह आपकी प्रक्रियाओं को उन्नत कर सकता है।