वर्ड डॉक्यूमेंट पर रीयल-टाइम में सहयोग कैसे करें

Word दस्तावेज़ पर अन्य लोगों के साथ काम करना एक वास्तविक चुनौती हो सकती है। यहां तक ​​कि अनुभवी Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं को भी साझा दस्तावेज़ों को संपादित करना और उनकी समीक्षा करना चुनौतीपूर्ण लग सकता है।

हालाँकि, आप किसी भी परिवर्तन पर नज़र रखते हुए और उन्हें स्वीकृत या अस्वीकार करते हुए किसी Word दस्तावेज़ पर वास्तविक समय में आसानी से सहयोग कर सकते हैं। हम आवश्यक उपकरणों पर एक नज़र डालेंगे और आप सबसे कुशल सहयोग के लिए उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं।

किसी Word दस्तावेज़ पर सहयोग करने के लिए आपको क्या चाहिए?

यदि आप किसी Word दस्तावेज़ पर वास्तविक समय में सहयोग करना चाहते हैं, तो आपको इसे अपने OneDrive खाते पर सहेजना होगा। ऐसा करने के लिए, दस्तावेज़ खोलें, पर जाएँ फ़ाइल > इस रूप में सहेजें, और इसे OneDrive में सहेजें.

इसके अतिरिक्त, हम Microsoft 365 के नवीनतम संस्करण का उपयोग करने और एक सक्रिय सदस्यता लेने की सलाह देते हैं। के अनुसार माइक्रोसॉफ्ट, आप अभी भी दस्तावेज़ को अन्य लोगों के साथ एक साथ संपादित कर सकते हैं, लेकिन आपके पास वास्तविक समय सहयोग सुविधा नहीं होगी।

अन्य लोगों के परिवर्तन देखने के लिए, आपको दस्तावेज़ को समय-समय पर ताज़ा करना होगा। यदि आपकी सदस्यता समाप्त हो गई है, तो इसके कुछ तरीके हैं नई Microsoft 365 सदस्यता पर छूट प्राप्त करें.

वर्ड डॉक्यूमेंट कैसे शेयर करें

अब जब आप जानते हैं कि एक ही वर्ड दस्तावेज़ पर अन्य लोगों के साथ काम करने के लिए आपको क्या चाहिए, तो आइए देखें कि आप इसे कैसे साझा कर सकते हैं। पहला विकल्प इसे Word के भीतर से साझा करना है। खोलें फ़ाइल मेनू और चयन करें शेयर करना.

आप देखेंगे कि दो अलग-अलग विकल्प हैं:

• ईमेल से साझा करें. आपको उन लोगों के ईमेल पते दर्ज करने होंगे जिनके साथ आप दस्तावेज़ साझा करना चाहते हैं।
• लिंक के साथ साझा करें. इस तरह, जिसके पास लिंक है वह दस्तावेज़ तक पहुंच सकता है। यदि आपको दस्तावेज़ को बहुत से लोगों के साथ साझा करना है, तो यह विकल्प अधिक कुशल हो सकता है। हालाँकि, यदि आप किसी गोपनीय चीज़ पर काम कर रहे हैं, तो प्रत्येक योगदानकर्ता को मैन्युअल रूप से जोड़ना बेहतर हो सकता है।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सी विधि का उपयोग करते हैं, समय लें और सही अनुमतियाँ सेट करें। क्लिक करें संपादन करना आइकन चुनें और चुनें कि क्या जिन लोगों के साथ आप दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं वे केवल इसे देख या संपादित कर सकते हैं।

फिर, क्लिक करें शेयरिंग सेटिंग्स विकल्प। वहां, आप दस्तावेज़ के लिए एक समाप्ति तिथि निर्धारित कर सकते हैं और जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए एक पासवर्ड भी सेट कर सकते हैं। एक बार जब आप अपनी साझाकरण सेटिंग से संतुष्ट हो जाएं, तो क्लिक करें आवेदन करना।

वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके और चयन करके Word दस्तावेज़ को OneDrive के माध्यम से साझा कर सकते हैं वनड्राइव > साझा करें. फिर, आपको ऊपर दिखाए अनुसार साझाकरण सेटिंग सेट करनी होगी।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें और समीक्षा करें

निर्धारित अनुमति के आधार पर, जिन लोगों के साथ आपने दस्तावेज़ साझा किया है, वे दस्तावेज़ को संपादित कर सकते हैं। सभी के द्वारा किए गए बदलावों पर नजर रखने के लिए आपको इसे ऑन कर लेना चाहिए रास्ता बदलता है विशेषता।

ऐसा करने के लिए, खोलें समीक्षा टैब, और पर जाएँ नज़र रखना मेन्यू। वहां, खोलें रास्ता बदलता है मेनू और चयन करें सभी के लिए. जब सुविधा सक्षम हो जाती है, तो Word जोड़े गए टेक्स्ट को रेखांकित करेगा जबकि हटाए गए टेक्स्ट को स्ट्राइकथ्रू के साथ चिह्नित किया जाएगा।

अब, यदि आप किसी अन्य को गलती से इस सुविधा को बंद करने से रोकना चाहते हैं, तो पर क्लिक करें लॉक ट्रैकिंग विकल्प चुनें और एक पासवर्ड सेट करें। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किए गए कोई भी बदलाव आपसे छूट नहीं रहे हैं।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डिस्प्ले कैसे बदलता है इसका चयन करें

अधिक दक्षता के लिए, Word आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि उसे दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तनों को कैसे प्रदर्शित करना चाहिए। में समीक्षा टैब के आगे ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें समीक्षा के लिए प्रदर्शित करें आइकन. वहां, निम्नलिखित विकल्पों में से एक चुनें:

• मूल. आपको मूल दस्तावेज़ दिखाता है. हालाँकि, यह दूसरों द्वारा की गई किसी भी टिप्पणी या परिवर्तन को नहीं हटाएगा।
• कोई मार्कअप नहीं. मार्कअप हटाता है और दस्तावेज़ को उन परिवर्तनों के साथ दिखाएगा जिन्हें आपने पहले ही अनुमोदित कर दिया है।
• सभी मार्कअप. प्रत्येक सहयोगी के लिए भिन्न रंग का उपयोग करके कोई भी परिवर्तन दिखाता है।
• सरल मार्कअप. निशान लाल रेखा से बदलते हैं.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में परिवर्तन को कैसे स्वीकार या अस्वीकार करें

परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए, ट्रैक किए गए परिवर्तन पर राइट-क्लिक करें और किसी एक का चयन करें प्रविष्टि स्वीकार करें या सम्मिलन अस्वीकार करें, यह इस पर निर्भर करता है कि किसी ने टेक्स्ट जोड़ा है या हटाया है। यदि किसी अन्य ने दस्तावेज़ का कोई भाग हटा दिया है, तो आप देखेंगे विलोपन स्वीकार करें और विलोपन अस्वीकार करें विकल्प.

हालाँकि प्रक्रिया सरल है, यदि एक ही दस्तावेज़ पर बहुत सारे योगदानकर्ता काम कर रहे हैं, तो आप कुछ बदलावों से चूक सकते हैं। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपसे कुछ भी छूट नहीं रहा है, तो इसका उपयोग करें परिवर्तन दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से पढ़ने के बजाय अनुभाग। वहां, का उपयोग करें पहले का और अगला परिवर्तनों के माध्यम से नेविगेट करने के लिए बटन।

ट्रैक किए गए परिवर्तनों को प्रबंधित करने के और भी तरीके हैं। उदाहरण के लिए, आप क्लिक कर सकते हैं स्वीकार करें > स्वीकार करें और अगले पर जाएँ. यदि आपने संपादनों के बारे में अपने सहकर्मियों से पहले ही चर्चा कर ली है, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं सभी परिवर्तन स्वीकार करें विकल्प।

इसी प्रकार, आप क्लिक करके परिवर्तनों को अस्वीकार कर सकते हैं अस्वीकार करना बटन या अस्वीकार करें > अस्वीकार करें और अगले पर जाएँ. सभी परिवर्तनों को हटाने के लिए, समीक्षा टैब पर जाएं, नीचे दिए गए तीर पर क्लिक करें अस्वीकार करना, और चुनें सभी परिवर्तन अस्वीकार करें. यह वास्तव में उपयोगी हो सकता है अगर कोई Word में बड़ी मात्रा में डेटा आयात किया गया पहले आपसे परामर्श किए बिना।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए समीक्षा फलक का उपयोग करें

किसी भी संशोधन पर नज़र रखने का एक और प्रभावी तरीका समीक्षा फलक का उपयोग करना है। यह टूल आपको आपके दस्तावेज़ में दृश्यमान ट्रैक किए गए परिवर्तनों और टिप्पणियों की संख्या दिखाएगा।

इसे एक्सेस करने के लिए, पर जाएँ समीक्षा > ट्रैकिंग और पर क्लिक करें समीक्षा फलक. फिर, इनमें से एक का चयन करें फलक वर्टिकल की समीक्षा करना या फलक क्षैतिज की समीक्षा करना विकल्प.

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में विशिष्ट लोगों द्वारा किए गए परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

लेखक द्वारा परिवर्तनों को क्रमबद्ध करना अधिक कुशल हो सकता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में ऐसा करने के लिए, पर जाएँ समीक्षा > ट्रैकिंग और विस्तार करें मार्कअप दिखाएँ मेन्यू। वहां, चयन करें विशिष्ट जन और उन लेखकों से संबंधित बक्सों को छोड़कर सभी बक्सों को अनचेक करें जिनके परिवर्तनों की आप समीक्षा करना चाहते हैं।

Microsoft Word में दस्तावेज़ साझा करना कैसे रोकें या अनुमतियाँ कैसे बदलें

यदि आप दस्तावेज़ को विशिष्ट योगदानकर्ताओं के साथ साझा करना बंद करना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ खोलें और पर जाएँ शेयर करना मेन्यू। वहां, चयन करें पहुंच प्रबंधित करें.

किसी योगदानकर्ता तक पहुंच हटाने के लिए, उनका उपयोगकर्ता नाम चुनें। तब दबायें सीधी पहुंच और ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें. चुनना पहुंच हटाएं और कार्रवाई की पुष्टि करें. वैकल्पिक रूप से, वे साझा दस्तावेज़ तक कैसे पहुंच सकते हैं यह बदलने के लिए उसी मेनू का उपयोग करें।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में आसानी से सहयोग करें

Microsoft Word के सहयोग टूल का उपयोग करने से आपका बहुत समय बच सकता है, क्योंकि आपको दस्तावेज़ में किए गए किसी भी बदलाव के बारे में अपनी टीम के सदस्यों को ईमेल करने की ज़रूरत नहीं है। अपनी सहयोगात्मक क्षमता के अलावा, Microsoft Word में बहुत सारी सुविधाएँ और उपकरण हैं, इसलिए आपको अपनी परियोजनाओं को पूरा करने के लिए किसी अन्य वर्ड प्रोसेसर की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, आप तालिकाओं को ग्राफ़ में परिवर्तित कर सकते हैं या चलते-फिरते भाषाओं का अनुवाद कर सकते हैं।