कुशल परियोजना प्रबंधन के लिए एयरटेबल का उपयोग कैसे करें

क्या आपके पास परियोजना प्रबंधन के लिए सही उपकरण है? बड़ी परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत प्रयास की आवश्यकता होती है कि जानकारी हमेशा अद्यतन रहे और हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो। यदि आप अपने प्रोजेक्ट को कुशलतापूर्वक प्रबंधित और देखरेख करना चाहते हैं, तो एयरटेबल विचार करने के लिए एक बेहतरीन मंच है।

एयरटेबल एक अत्यंत सुविधा संपन्न और उपयोगकर्ता के अनुकूल मंच है जो स्प्रेडशीट की सादगी के साथ परियोजना प्रबंधन उपकरणों की जटिलता को जोड़ता है। यहां बताया गया है कि आप प्रभावी परियोजना प्रबंधन के लिए एयरटेबल का उपयोग कैसे शुरू कर सकते हैं।

चरण 1: अपना आधार स्थापित करना

एयरटेबल में, आपके पास हो सकता है विभिन्न परियोजनाओं के लिए अलग-अलग कार्यस्थान और प्रत्येक कार्यक्षेत्र में एकाधिक डेटाबेस। एयरटेबल में डेटाबेस को बेस कहा जाता है। प्रत्येक आधार के भीतर आपके डेटा को सरल बनाने के लिए, कार्यक्षेत्र के भीतर के आधार भी एक-दूसरे से संबंधित हो सकते हैं।

यहां बताया गया है कि अपना एयरटेबल बेस कैसे सेट करें:

1. आप एक बार अपने एयरटेबल खाते में लॉग इन करें, आप या तो अपने डिफ़ॉल्ट कार्यक्षेत्र में प्रारंभ कर सकते हैं या एक नया कार्यक्षेत्र बना सकते हैं जिसे आपके सहकर्मियों के साथ साझा किया जा सकता है। नया कार्यक्षेत्र बनाने के लिए, बस क्लिक करें एक कार्यक्षेत्र बनाएं और अपने कार्यक्षेत्र को नाम दें.
2. अपने इच्छित कार्यक्षेत्र पर जाएँ और क्लिक करें एक आधार बनाएं अपना नया डेटाबेस स्थापित करने के लिए।
3. आधार का नाम बदलने के लिए उसके शीर्षक (जो डिफ़ॉल्ट रूप से "शीर्षक रहित आधार" है) पर क्लिक करें। आप यहां पृष्ठ का स्वरूप भी अनुकूलित कर सकते हैं.
4. अब आप या तो मौजूदा डेटा को अपनी तालिका में आयात कर सकते हैं, एयरटेबल टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं, या स्क्रैच से अपनी तालिका बना सकते हैं।
5. डिफ़ॉल्ट रूप से, Airtable आपको आरंभ करने के लिए पहले से ही कुछ फ़ील्ड जोड़ता है। इन फ़ील्ड्स को संपादित करने के लिए, बस फ़ील्ड नाम पर डबल-क्लिक करें। यह आपको फ़ील्ड का नाम और फ़ील्ड प्रकार बदलने की अनुमति देता है।
6. अधिक फ़ील्ड जोड़ने के लिए, पर क्लिक करें + टेबल हेडर में. वांछित फ़ील्ड प्रकार का चयन करें, फ़ील्ड नाम दर्ज करें, कॉन्फ़िगरेशन सेट करें और क्लिक करें फ़ील्ड बनाएं.
7. एक बार जब आप सभी आवश्यक फ़ील्ड जोड़ लें, तो आपका डेटाबेस तैयार है! आप कॉलमों को इस आधार पर खींच और छोड़ भी सकते हैं कि आप उन्हें किस प्रकार व्यवस्थित करना चाहते हैं।

यदि आप पहली बार एयरटेबल का उपयोग कर रहे हैं, तो टूल आपको अपना पहला आधार सेट करने में मदद करने के लिए एक उत्कृष्ट पूर्वाभ्यास देता है।

चरण 2: दृश्य बनाना और अनुकूलित करना

एयरटेबल ने वास्तव में डेटा देखने में आसानी में क्रांति ला दी है। ग्रिड, कैलेंडर, गैलरी, फॉर्म, कानबन इत्यादि जैसे कॉन्फ़िगरेशन देखें, डेटा के साथ इंटरैक्ट करने के लिए अद्वितीय साधन प्रदान करते हैं। एयरटेबल आपको प्रति टेबल 1000 दृश्य तक बनाने की अनुमति देता है।

यहां बताया गया है कि अपना एयरटेबल व्यू कैसे सेट करें:

1. डिफ़ॉल्ट रूप से, एयरटेबल आपकी तालिका के लिए एक ग्रिड दृश्य बनाता है। आप अलग-अलग कॉन्फ़िगरेशन के साथ अतिरिक्त ग्रिड दृश्य या अन्य दृश्य भी बना सकते हैं।
2. नीचे बनाएं... मेनू, नया दृश्य बनाने के लिए वांछित दृश्य प्रकार पर क्लिक करें।
3. नए बनाए गए दृश्य में, आप उन फ़ील्ड को अनुकूलित कर सकते हैं जिन्हें आप देखना चाहते हैं, कुछ मानदंडों के आधार पर रिकॉर्ड को फ़िल्टर कर सकते हैं, और अपनी आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड को क्रमबद्ध भी कर सकते हैं।

चरण 3: सहयोगियों को जोड़ना और प्रबंधित करना

एयरटेबल पर, आप अपने संपूर्ण कार्यक्षेत्र के साथ-साथ व्यक्तिगत आधारों पर टीम के सदस्यों/सहयोगियों को जोड़ सकते हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सभी लोग साझा जानकारी, कार्यों, समय-सीमाओं आदि के स्पष्ट अवलोकन के साथ एक ही पृष्ठ पर हैं।

अपने एयरटेबल कार्यक्षेत्र में सहयोगियों को जोड़ने का तरीका यहां बताया गया है:

1. अपने एयरटेबल होमपेज पर जाएं और कार्यक्षेत्र का चयन करें।
2. पर क्लिक करें शेयर करना और अपने सहयोगियों को ईमेल के माध्यम से जोड़ें।
3. आपके सहयोगियों को आपके कार्यक्षेत्र में शामिल होने के लिए एक ईमेल आमंत्रण मिलेगा। एक बार जब वे आमंत्रण स्वीकार कर लेते हैं, तो वे साझा कार्यक्षेत्र के सभी आधारों तक पहुंच सकेंगे।

अपने एयरटेबल बेस में सहयोगियों को जोड़ने का तरीका यहां बताया गया है:

1. अपने एयरटेबल बेस पर जाएं।
2. पर क्लिक करें शेयर करना और अपने सहयोगियों को ईमेल के माध्यम से जोड़ें।
3. आपके सहयोगियों को आपके आधार से जुड़ने के लिए एक ईमेल आमंत्रण मिलता है। एक बार जब वे आमंत्रण स्वीकार कर लेंगे, तो वे केवल साझा आधार में डेटा तक पहुंच पाएंगे।

एक बार जब आपके सहयोगी शामिल हो जाएं, तो आप क्लिक कर सकते हैं शेयर करना सहयोगियों की सूची फिर से देखने के साथ-साथ एक्सेस अनुमतियाँ संपादित करने के लिए।

आधार के भीतर, आप अपने सहयोगियों को व्यक्तिगत रिकॉर्ड में जोड़ने के लिए फ़ील्ड प्रकार "उपयोगकर्ता" का उपयोग कर सकते हैं। इसमें एक अधिसूचना सुविधा भी है जो सहयोगी को जब भी कोई रिकॉर्ड सौंपा जाता है तो ईमेल के माध्यम से सूचित करता है।

एयरटेबल की अन्य उपयोगी विशेषताएं

ऊपर उल्लिखित चरण आपको एयरटेबल का उपयोग करके परियोजना प्रबंधन और सहयोग शुरू करने के लिए पर्याप्त होने चाहिए। यदि आप अपने एयरटेबल गेम को बेहतर बनाना चाहते हैं, तो आप निम्नलिखित विशेषताएं भी देख सकते हैं जो निश्चित रूप से आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन अनुभव को बढ़ाएंगी:

1. इंटरफेस

एयरटेबल के इंटरफ़ेस डिज़ाइनर के साथ, आप अपने और अपनी टीम के सदस्यों के लिए एक विशेष अनुभव बना सकते हैं। यह टूल मूल दृश्यों की अखंडता से समझौता किए बिना अनुकूलित तरीकों से रिकॉर्ड को विज़ुअलाइज़ करने और संपादित करने की लचीलेपन की अनुमति देता है।

आप इसे बनाने के लिए उपयोग कर सकते हैं अद्वितीय प्रोजेक्ट डैशबोर्ड यह आपको वही दिखाता है जो आप देखना चाहते हैं, जिस तरह से आप उसे देखना चाहते हैं।

2. स्वचालन

एयरटेबल ऑटोमेशन दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने में मदद करता है, जैसे ईमेल भेजना, रिकॉर्ड अपडेट करना आदि। इस कार्यक्षमता के साथ, आप कुछ कार्यों को स्वचालित रूप से करने के लिए अपने आधार को आउटलुक और Google शीट्स जैसे बाहरी ऐप्स के साथ भी एकीकृत कर सकते हैं।

एयरटेबल में लिंक्ड बेस बनाने की सुविधा भी है, यानी, बेस जो तालिकाओं में समान फ़ील्ड को जोड़कर एक साथ काम करते हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आपका डेटा हमेशा सभी तालिकाओं में अपडेट किया जाता है, जिससे स्पष्टता और पारदर्शिता बढ़ती है।

4. केवल पढ़ने के लिए साझाकरण

एयरटेबल की रीड-ओनली शेयरिंग क्षमता आपको चयनित दृश्यों से डेटा को बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने की अनुमति देती है। इन उपयोगकर्ताओं को आपके आधार पर सहयोगी के रूप में जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, और वे केवल आपके द्वारा साझा दृश्य को कॉन्फ़िगर करने के तरीके के आधार पर रिकॉर्ड देख पाएंगे।

5. सूत्र फ़ंक्शन

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल और गूगल शीट्स जैसे स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर के समान, एयरटेबल में भी गणना किए गए डेटा उत्पन्न करने की क्षमता है। आप "फ़ॉर्मूला" प्रकार के साथ एक फ़ील्ड बना सकते हैं वांछित सूत्र स्थापित करें और सरल अंकगणित से लेकर जटिल डेटा विश्लेषण तक कुछ भी करने के लिए नियमों का प्रारूपण।

एयरटेबल के साथ अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन का स्तर बढ़ाएं

तेज़ गति वाले वातावरण में, किसी भी समय अपने प्रोजेक्ट पर स्पष्टता रखना महत्वपूर्ण है। यही कारण है कि आपको इसमें शामिल सभी लोगों के लिए चीजों को सरल बनाने के लिए सही उपकरण की आवश्यकता है, और एयरटेबल निश्चित रूप से बिल में फिट बैठता है।

एयरटेबल का उपयोगकर्ता के अनुकूल, रंगीन इंटरफ़ेस कुछ ही मिनटों में प्रोजेक्ट डेटाबेस स्थापित करना आसान बनाता है। उत्पादक, सहयोगात्मक और कुशल कार्यक्षेत्र के लिए एयरटेबल जैसे प्लेटफ़ॉर्म आवश्यक हैं।