छोटे व्यवसाय मालिकों के लिए 7 आवश्यक एक्सेल फ़ंक्शन

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में आपके वित्त के प्रबंधन के लिए एक्सेल एक शक्तिशाली उपकरण है। डेटा हेरफेर टूल का इसका भंडार आपके खर्चों, राजस्व और अन्य वित्तीय डेटा पर नज़र रखने में आपका समय और प्रयास बचा सकता है।

फ़ंक्शंस एक्सेल की रीढ़ और इसकी महाशक्तियों का स्रोत हैं। यदि आप एक्सेल में नए हैं, तो यहां कुछ आवश्यक कार्य दिए गए हैं जिन्हें आपको अपने वित्त को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए सीखना चाहिए।

1. जोड़

एसयूएम शायद एक्सेल में सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला फ़ंक्शन है और वित्त में और भी अधिक उपयोगी है। यह आपको कोशिकाओं की एक श्रृंखला को जोड़ने और कुल प्राप्त करने की अनुमति देता है।

=SUM(values)

आप मानों को सीधे SUM फ़ंक्शन में फ़ीड कर सकते हैं या उन्हें सेल और रेंज के रूप में संदर्भित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप एक विशिष्ट अवधि में प्रत्येक आइटम की कुल बिक्री को जोड़ने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

=SUM(D2:D8)

इस उदाहरण में, डी2:डी8 वह सेल श्रेणी है जिसमें वह बिक्री मूल्य शामिल है जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। SUM फ़ंक्शन इस श्रेणी में सभी मान लेता है और सभी वस्तुओं की कुल बिक्री की गणना करता है।

2. औसत

संख्याओं से निपटने के दौरान AVERAGE फ़ंक्शन एक और उपयोगी फ़ंक्शन है। AVERAGE कोशिकाओं की श्रेणी के औसत मूल्य की गणना करता है.

=AVERAGE(range)

उदाहरण के लिए, आप विभिन्न वस्तुओं की औसत कीमत की गणना करने के लिए औसत फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

=AVERAGE(B2:B8)

इस सूत्र में, बी2:बी8 उन कक्षों की श्रेणी है जिनमें आइटम की कीमतें शामिल हैं जिनके लिए आप औसत की गणना करना चाहते हैं। AVERAGE फ़ंक्शन उस श्रेणी में सभी संख्याओं के औसत मूल्य की गणना करेगा और औसत आइटम मूल्य आउटपुट करेगा।

3. गिनती करना

COUNT फ़ंक्शन उन कक्षों की संख्या की गणना करता है जिनमें अंकीय मान होता है।

=COUNT(range)

आप इस फ़ंक्शन का उपयोग उन वस्तुओं की गिनती प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं जिनकी बिक्री हुई है। यदि आइटम की बिक्री संख्या रिक्त है या अंकीय नहीं है, तो COUNT इसकी गणना नहीं करेगा।

=COUNT(C2:C8)

इस उदाहरण में, COUNT बिक्री को देखता है सी2:सी8 और बिक्री के साथ वस्तुओं की संख्या लौटाता है। उत्पाद A और उत्पाद D की कोई बिक्री नहीं है, इसलिए COUNT उन्हें छोड़ देगा।

शून्य भी एक संख्या है, और COUNT इसे अपने आउटपुट में शामिल करेगा। परिणामस्वरूप, यह सेटअप केवल तभी काम करता है जब आप बिक्री के बिना आइटम के लिए शून्य इनपुट नहीं करते हैं और इसके बजाय उन्हें खाली छोड़ देते हैं। तुम कर सकते हो कस्टम शर्तों को निर्दिष्ट करने के लिए COUNTIF और COUNTIFS का उपयोग करें उन कोशिकाओं के लिए जिन्हें आप गिनना चाहते हैं।

4. काउंटिफ़

COUNTIF, COUNT का अधिक उन्नत संस्करण है। जहां COUNT केवल संख्यात्मक मान वाले कक्षों की गणना करता है, वहीं COUNTIF उन कक्षों की गणना करता है जो एक विशिष्ट स्थिति को पूरा करते हैं।

=COUNTIF(range, criteria)

इस वाक्यविन्यास में, श्रेणी वह सीमा है जहां आप COUNTIF से मिलने वाले मानों की खोज करना चाहते हैं मानदंड.

आप एक विशिष्ट राशि से अधिक बिकने वाली वस्तुओं की संख्या गिनने के लिए COUNTIF का उपयोग कर सकते हैं।

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

इस उदाहरण में, COUNTIF बिक्री को देखता है डी2:डी8 और $600 के बराबर या उससे अधिक बेची गई वस्तुओं की गिनती लौटाता है।

5. अगर

IF फ़ंक्शन एक स्थिति का परीक्षण करता है और परीक्षण परिणाम के आधार पर एक मान लौटाता है। आप दोनों परीक्षण परिणामों के लिए कस्टम आउटपुट सेट कर सकते हैं।

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

वाक्यविन्यास में, तार्किक_अभिव्यक्ति यह वह स्थिति है जिसका आप परीक्षण करना चाहते हैं। अगर वापस आ जाएगा आउटपुट_if_true या आउटपुट_आईएफ_झूठा, परीक्षण परिणामों पर निर्भर करता है। तुम कर सकते हो एकाधिक IF फ़ंक्शंस को एक-दूसरे के भीतर घोंसला बनाएं विभिन्न शर्तों को निर्दिष्ट करने के लिए.

उदाहरण के लिए, आप यह जांचने के लिए IF फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं कि क्या कोई विशिष्ट वस्तु अपने बिक्री लक्ष्य तक पहुंच गई है और परिणाम के आधार पर एक संदेश लौटा सकते हैं।

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

इस सूत्र में, डी2 किसी वस्तु की कुल बिक्री वाला सेल है, और ई2 उस आइटम के बिक्री लक्ष्य वाला सेल है। यदि D2 में मान E2 से अधिक या उसके बराबर है, तो IF फ़ंक्शन वापस आ जाएगा लक्ष्य पूरा हुआ. यदि D2 में मान E2 से कम है, तो IF फ़ंक्शन वापस आ जाएगा लक्ष्य विफल.

आप बाकी सेल को भरने के लिए ऑटोफिल हैंडल को उन पर खींच सकते हैं। अधिक जोर देने के लिए, आप इसका उपयोग कर सकते हैं एक्सेल में सशर्त स्वरूपण IF परिणामों को अलग-अलग शैलियों में प्रदर्शित करने के लिए।

6. VLOOKUP

वीलुकअप फ़ंक्शन किसी तालिका में कोई मान ढूँढ़ सकते हैं और उसी पंक्ति में संबंधित मान लौटा सकते हैं।

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

वाक्यविन्यास में, पता लगाने का मूल्य यही वह है जिसे आप देखना चाहते हैं, तालिका सरणी वह स्थान है जहाँ आप देखना चाहते हैं, और col_index_num टेबल_अरे का कॉलम नंबर है जिसमें रिटर्न वैल्यू शामिल है। रेंज देखना एक वैकल्पिक तर्क है जो आपको यह निर्णय लेने देता है कि अनुमानित परिणामों को देखना है या नहीं। inputting सत्य अनुमानित मिलान और इनपुटिंग की अनुमति देता है असत्य केवल सटीक मिलान की अनुमति देता है।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास उत्पाद के नाम और कीमतों वाली एक तालिका है और आप किसी विशेष उत्पाद की कीमत कहीं और प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आप VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं।

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

इस उदाहरण में, सेल में उत्पाद A ए2 वह मान है जिसे आप संदर्भ तालिका में खोजना चाहते हैं, एल2:एन8 उन कक्षों की श्रेणी है जिनमें तालिका शामिल है, 2 वह कॉलम संख्या है जिसमें उत्पाद की कीमतें शामिल हैं, और असत्य VLOOKUP को सटीक मिलान लौटाने के लिए कहता है।

7. CONCATENATE

CONCATENATE फ़ंक्शन एकाधिक मानों या कक्षों को एक साथ जोड़ता है और उन्हें एक ही कक्ष में प्रदर्शित करता है।

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

CONCATENATE का सिंटैक्स सीधा है। आप फ़ंक्शन को कॉल करते हैं और अल्पविराम से अलग करके वे मान दर्ज करते हैं जिनमें आप शामिल होना चाहते हैं।

आप इस फ़ंक्शन का उपयोग एकाधिक कक्षों से डेटा को संयोजित और सारांशित करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास अपने व्यवसाय के वित्तीय डेटा वाली एक स्प्रेडशीट है। आप प्रत्येक आइटम का सारांश बना सकते हैं, जिसमें उसका टैग, लक्ष्य बिक्री और वास्तविक बिक्री शामिल है।

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

इस सूत्र की लंबाई से चिंतित न हों। सभी तर्क एक ही प्रकार के हैं और एक पूर्ण वाक्य के कुछ हिस्सों का प्रतिनिधित्व करते हैं। इस सूत्र में, CONCATENATE आइटम का नाम लेता है ए2, श्रेणी से F2, बेची गई इकाइयों की संख्या सी2, और कुल बिक्री डी2. एक वाक्य बनाने के लिए टेक्स्ट स्ट्रिंग मानों को एक साथ जोड़ती हैं।

इस तरह के लंबे सूत्रों के साथ काम करते समय, अल्पविराम और उद्धरण चिह्नों पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। टेक्स्ट स्ट्रिंग्स को उद्धरण चिह्नों के अंदर रखें, और दोबारा जांचें कि आप प्रत्येक उद्धरण चिह्न को बंद कर दें और तर्कों के बीच अल्पविराम लगाएं। आप मूल्य के पहले या बाद में टेक्स्ट स्ट्रिंग में डॉलर चिह्न जैसे रिक्त स्थान या प्रतीक जोड़ सकते हैं।

एक्सेल के साथ अपना व्यवसाय बढ़ाएं

किसी भी व्यवसाय के लिए वित्तीय डेटा का प्रबंधन और हेरफेर करना आवश्यक है; आपका कोई अपवाद नहीं है. एक्सेल इस उद्देश्य के लिए एक पावरहाउस है। एक्सेल के कार्यों और क्षमताओं के उचित ज्ञान के साथ, आप एक्सेल को एक डराने वाले प्रतिद्वंद्वी से एक दोस्ताना व्यावसायिक साथी में बदल सकते हैं।

यहां बताए गए आवश्यक एक्सेल कार्यों में महारत हासिल करके, आप अपने छोटे व्यवसाय के वित्त को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की राह पर होंगे। एक्सेल के साथ लगातार अभ्यास आपको इस प्रोग्राम का उपयोग करने में विशेषज्ञ बनने और अपने व्यवसाय को उसकी वर्तमान सीमा से आगे बढ़ाने में मदद कर सकता है।