निश्चित नहीं हैं कि किसी सहकर्मी को शोक ईमेल कैसे लिखें? यहां बताया गया है कि अपनी सहानुभूति को विचारशील और पेशेवर तरीके से कैसे व्यक्त किया जाए।
जब किसी सहकर्मी को हानि का अनुभव होता है, तो आपके समर्थन का विचारशील प्रदर्शन उनके लिए बहुत आराम की भावना हो सकता है। लेकिन ईमेल के माध्यम से अपनी संवेदना व्यक्त करना काफी कठिन हो सकता है। उन्हें सांत्वना देने के बजाय, आप गलती से कुछ गलत कहकर अपने सहकर्मी को और अधिक परेशान कर सकते हैं।
यही कारण है कि आपको पता होना चाहिए कि कार्यस्थल पर पेशेवर शोक ईमेल कैसे लिखा जाता है। ईमेल पर सांत्वना देने के क्या करें और क्या न करें यह जानने के लिए आगे पढ़ें। हमने विभिन्न शोक ईमेल टेम्प्लेट भी शामिल किए हैं जिनका उपयोग आप अपनी सहानुभूति व्यक्त करने के लिए कर सकते हैं।
शोक संदेश ईमेल लिखते समय करने योग्य बातें
यहां कुछ चीजें हैं जो आपको शोक ईमेल लिखते समय करनी चाहिए:
एक उपयुक्त विषय पंक्ति
ईमेल की शुरुआत उचित विषय पंक्ति से करें। आप "आपके नुकसान के लिए खेद है," "मेरी संवेदनाएं," "मेरी सहानुभूति" या "आपके नुकसान के बारे में सुनकर खेद है" जैसे वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं।
उद्देश्य कुछ संक्षिप्त और सटीक लिखना है, ताकि आपके सहकर्मी को ईमेल का उद्देश्य तुरंत पता चल जाए। इसके बाद वे निर्णय ले सकते हैं कि वे इसे खोलना चाहते हैं या नहीं।
सीधे काम की बात पे आओ
जब पेशेवर सेटिंग्स की बात आती है, तो कुछ हैं आपकी ईमेल खोलने की पंक्तियों में टालने योग्य सामान्य गलतियाँ. इसलिए, कभी भी पटरी से न उतरें और असंबंधित चीजों के बारे में बात न करें, खासकर पेशेवर शोक ईमेल लिखते समय।
आपको यह समझना चाहिए कि आपका सहकर्मी दुखी है, इसलिए आपको अनावश्यक रूप से लंबे ईमेल के साथ उनका समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। कुछ ऐसा कहकर सीधे मुद्दे पर आएँ, "मैंने आपके नुकसान के बारे में सुना, और मैं अपनी गहरी संवेदना व्यक्त करता हूँ।", या बस, "मुझे आपके नुकसान के लिए बहुत खेद है।"
इसे वैयक्तिकृत बनाएं
यदि आप जानते हैं कि आपके सहकर्मी का मृतक के साथ क्या संबंध था, तो ईमेल को अधिक वैयक्तिकृत बनाने के लिए इस जानकारी को शामिल करने पर विचार करें। एक उदाहरण होगा, "मुझे आपके भाई के निधन पर वास्तव में खेद है।"
यदि आप व्यक्तिगत रूप से उस व्यक्ति को जानते हैं जिसका निधन हो गया है, तो शोक ईमेल में उनकी साझा स्मृति को शामिल करने पर विचार करें। यह न केवल उनकी स्मृति का सम्मान करेगा, बल्कि शोक संतप्त लोगों के लिए आपका समर्थन भी दर्शाएगा।
अपना समर्थन प्रदान करें
अपने शोक ईमेल के अंतिम भाग में, अपने सहकर्मी को अपना समर्थन देना सुनिश्चित करें। उन्हें बताएं कि आप हमेशा उनके लिए मौजूद रहेंगे और इस कठिन समय में उन्हें आपका पूरा समर्थन प्राप्त है। इस तरह, आपका सहकर्मी अपनी शोक प्रक्रिया में अकेला महसूस नहीं करेगा।
इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि आपका सहकर्मी आपसे समर्थन मांगता है, तो अपना समर्थन देने के लिए तैयार रहें, चाहे वह त्वरित कॉल के रूप में हो या व्यक्तिगत मुलाकात के रूप में। लेकिन भले ही उन्हें इस समय किसी मदद की ज़रूरत न हो, आपका सहकर्मी निश्चित रूप से इस भाव की सराहना करेगा।
फिर आप पेशेवर हस्ताक्षर का उपयोग करके ईमेल को समाप्त कर सकते हैं क्योंकि यह इनमें से एक है शीर्ष ईमेल शिष्टाचार ऐसा करने के लिए। यह न केवल आपको अधिक पेशेवर दिखाता है, बल्कि ज़रूरत पड़ने पर प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने में भी मदद करता है।
शोक संदेश ईमेल लिखते समय किन बातों से बचना चाहिए
यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिनसे आपको पेशेवर सेटिंग में शोक ईमेल लिखते समय हर कीमत पर बचना चाहिए:
एक आकस्मिक अभिवादन
जब पेशेवर ईमेल की बात आती है, तो सामान्य नियम यह है कि आकस्मिक अभिवादन से दूर रहें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब संवेदना व्यक्त करने वाले ईमेल की बात आती है।
इसके स्थान पर आप विभिन्न पेशेवर अभिवादनों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे "अभिवादन," "प्रिय श्रीमान/श्रीमती," या अपने सहकर्मी के नाम से पहले एक सरल "श्रीमान/श्रीमती"। यदि शोक संतप्त व्यक्ति आपका करीबी कार्य मित्र है तो आप "हैलो" का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन इससे अधिक अनौपचारिक कोई भी चीज़ असभ्य लग सकती है।
धार्मिक विश्वास मानना
अपने सहकर्मी की धार्मिक मान्यताओं को मानना और इन धारणाओं के आधार पर अपने ईमेल में धार्मिक संवेदनाओं को शामिल करना कभी भी अच्छा विचार नहीं है। आपके सहकर्मी को यह अनुचित या सर्वथा अपमानजनक लग सकता है।
लेकिन अगर आप शोक संतप्त लोगों के करीब हैं और सचमुच मानते हैं कि किसी परिचित धार्मिक कहावत का जिक्र करने से उन्हें आराम मिलेगा, तो आप ऐसा कर सकते हैं। लेकिन सुनिश्चित करें कि यह संक्षिप्त हो, और शब्द सही ढंग से बनाये गये हों।
अनचाही सलाह देना और उनके नुकसान की तुलना अपने नुकसान से करना
कई लोग संवेदना व्यक्त करते समय अनचाही सलाह देने की गलती करते हैं। आपको यह समझना चाहिए कि जरूरत पड़ने पर व्यक्ति खुद ही सलाह मांगेगा। इसलिए, ऐसी बातें कहने से दूर रहें, "अपने दिमाग को इस त्रासदी से दूर रखने के लिए व्यस्त रहने का प्रयास करें।"
इसके अलावा, कोई नहीं चाहता कि उसके दुःख को अमान्य किया जाए या उसकी तुलना किसी और के दुःख से की जाए। इसलिए, अपने सहकर्मियों और अपने नुकसान के बीच समानताएं बनाने से बचना सुनिश्चित करें।
शोक संदेश ईमेल टेम्प्लेट
यहां कुछ शोक ईमेल टेम्प्लेट दिए गए हैं जिनका उपयोग आप किसी सहकर्मी को अपना समर्थन दिखाने में मदद के लिए कर सकते हैं। आप यह भी बना सकते हैं:
टेम्पलेट 1:
विषय: मेरी संवेदना
नमस्ते [सहकर्मी का नाम],
आपके नुकसान के बारे में सुनकर मुझे गहरा दुख हुआ है। मैं अपनी गहरी संवेदना व्यक्त करना चाहता हूं। [मृतक का नाम] एक अद्भुत व्यक्ति था, और मैं उन्हें उस समय से याद करता हूं जब हम मिले थे [बताएं जब आप मृतक से मिले थे]।
मैं चाहता हूं कि आप जानें कि अगर आपको किसी चीज की जरूरत है तो मैं आपके लिए यहां हूं।
सादर,
[अप का नाम]
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टेम्पलेट 2:
विषय: मैं आपके नुकसान के लिए दुःखी हूँ।
नमस्ते [सहकर्मी का नाम],
मैंने आपके परिवार में हाल ही में हुई हानि के बारे में सुना। कृपया मेरी गहरी संवेदनाएँ स्वीकार करें। मुझे आशा है कि उनके साथ साझा की गई अच्छी यादों से आपको आराम मिलेगा। [साझा की गई अच्छी याददाश्त डालें] अभी भी उनके साथ मेरी सबसे प्यारी यादों में से एक है जिसे मैं गहराई से संजोकर रखता हूं।
यदि आपको किसी चीज़ की आवश्यकता है या आप किसी से बात करना चाहते हैं, तो कृपया जान लें कि मैं केवल एक कॉल की दूरी पर हूँ।
ईमानदारी से,
[अप का नाम]
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टेम्पलेट 3:
विषय: मेरी सहानुभूति।
प्रिय [सहकर्मी का नाम],
मुझे यह सुनकर गहरा दुख हुआ कि [मृतक का नाम] का निधन हो गया है। मुझे आशा है कि इस कठिन समय से निपटने के लिए आपको पूरा सहयोग मिलेगा। यदि आपको किसी चीज़ की आवश्यकता हो तो कृपया संपर्क करें।
सादर,
[अप का नाम]
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पेशेवर शोक ईमेल कार्य संबंधों को मजबूत कर सकते हैं
पेशेवर शोक ईमेल लिखने के लिए क्या करें और क्या न करें, ये हैं, साथ ही आपकी मदद के लिए कुछ टेम्पलेट भी हैं। अपने ईमेल की शुरुआत संक्षिप्त विषय पंक्ति से करें और पेशेवर अभिवादन का प्रयोग करें।
ईमेल को छोटा रखना, अपनी संवेदना व्यक्त करना और अपना समर्थन दिखाना न भूलें। इसके अलावा, "भेजें" बटन दबाने से पहले अपने ईमेल को दोबारा अवश्य पढ़ें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप गलती से कुछ ऐसा न कह दें जिससे स्थिति और खराब हो जाए।
