6 ईमेल उत्पादकता उपकरण जो आपके घंटों की बचत करेंगे

उपयोगी सुविधाओं के साथ संचार उपकरणों के प्रसार के बावजूद, ईमेल आज भी कार्यस्थल में एक अभिन्न स्थान रखता है। आंतरिक संचार, ग्राहक आउटरीच के लिए एक विश्वसनीय उपकरण और साइन अप करने के लिए उपयोग की जाने वाली एक ऑनलाइन आईडी के रूप में विभिन्न सेवाओं के लिए, इसे अधिकतम करने के लिए सर्वोत्तम ईमेल उत्पादकता टूल का उपयोग करना महत्वपूर्ण है तकनीकी।

यह महत्वपूर्ण क्यों है? अपनी ईमेल उत्पादकता को बढ़ाकर, आप अपनी संचार प्रक्रिया को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने वाले ईमेल की आमद से बच सकते हैं, और अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय खाली कर सकते हैं। नीचे, हम आपकी ईमेल उत्पादकता बढ़ाने के लिए सर्वोत्तम टूल कवर करेंगे।

1. चैटजीपीटी ईमेल लिखने के लिए

चैटजीपीटी एक एआई-संचालित चैटबॉट है जो मानव जैसी बातचीत का अनुकरण कर सकता है और ऐसी प्रतिक्रियाएं उत्पन्न कर सकता है जो स्वाभाविक लगती हैं। अपने कार्यदिवस को बेहतर बनाने के लिए चैटजीपीटी का उपयोग करने के अविश्वसनीय तरीकों में से एक इसे लेखन सहायक के रूप में या अधिक विशेष रूप से ईमेल का मसौदा तैयार करने के लिए उपयोग करना है।

आपको बस इतना करना है कार्यस्थल पर कठिन ईमेल लिखने के लिए ChatGPT का उपयोग करें के पास जाना है ओपनएआई वेबसाइट और यदि आपके पास खाता नहीं है तो एक खाता बनाएं। इसके बाद, आप अपने ईमेल में जो लिखना चाहते हैं उसका संदर्भ प्रदान करें।

उदाहरण के लिए, आपकी भूमिका, ईमेल किसे भेजा जा रहा है और आप बातचीत से क्या हासिल करना चाहते हैं। इसके बाद, ChatGPT को आपके लिए ईमेल का ड्राफ्ट लिखने के लिए कहें। आप इस ड्राफ्ट को वैसे ही उपयोग कर सकते हैं या यदि आवश्यक हो तो इसमें संशोधन कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप माइक्रोसॉफ्ट के बिंग चैट का उपयोग कर सकते हैं, जो ओपनएआई की जीपीटी प्राकृतिक भाषा प्रणाली द्वारा संचालित एक अंतर्निहित वार्तालाप चैटबॉट है, वही तकनीक जो चैटजीपीटी को शक्ति प्रदान करती है।

बिंग चैट का उपयोग करने का एक लाभ यह है कि इसे Microsoft Edge ब्राउज़र में बनाया गया है। आपको बस इतना करना है एआई-संचालित बिंग खोज के लिए साइन अप करें एज में और इसका उपयोग करें लिखें अपना ईमेल लिखने के लिए साइडबार में सुविधा।

2. व्याकरण GO ईमेल संपादित करने और लिखने के लिए

अपना ईमेल ड्राफ्ट करने के बाद, आपका अगला कदम टाइपो और अन्य त्रुटियों के लिए इसे संपादित करना होना चाहिए। ग्रामरलीगो विचार करने लायक अगला ईमेल उत्पादकता उपकरण है। इसलिए, ग्रामरलीजीओ क्या है? यह जेनरेटिव एआई क्षमताओं वाला एक संपादन टूल है जो आपके लेखन वर्कफ़्लो और उत्पादकता को बेहतर बनाने में आपकी सहायता कर सकता है।

आप विराम चिह्नों और वर्तनी की गलतियों की जांच करने, व्याकरण संबंधी त्रुटियों को ठीक करने और अपने लेखन में सुधार करने के लिए ग्रामरलीजीओ का उपयोग कर सकते हैं। इसके अलावा, आप अपने ईमेल को लिखने या फिर से लिखने के लिए ग्रामरली की जेनरेटिव एआई क्षमताओं का लाभ उठा सकते हैं।

आपको बस एक मुफ़्त व्याकरण खाते के लिए साइन अप करना है, जो आपको बुनियादी लेखन और संपादन सुझावों के साथ-साथ प्रति माह 100 संकेतों तक पहुंच प्रदान करेगा। इसके अलावा, आप पृष्ठ को छोड़े बिना सीधे अपने ब्राउज़र से सामग्री को संपादित और उत्पन्न करने के लिए ग्रामरली के एक्सटेंशन को अपने ब्राउज़र में भी डाउनलोड कर सकते हैं।

3. नोकदार चीज़ अपने ईमेल अनुभव को सरल और बेहतर बनाने के लिए

यदि आप एक ऐसे नवोन्वेषी समाधान की तलाश में हैं जो पारंपरिक ईमेल ग्राहकों द्वारा प्रदान किए जाने वाले प्रस्तावों से कहीं आगे हो, स्पाइक एक अभिनव समाधान है जो आपके ईमेल अनुभव को बेहतर बना सकता है और उत्पादकता.

आइए कुछ मुख्य मुद्दों से शुरुआत करें जो अक्सर कई ईमेल क्लाइंट से जुड़े होते हैं, जैसे अव्यवस्थित इनबॉक्स और ईमेल को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने की सीमित क्षमता।

स्पाइक की अंतर्निहित संगठन सुविधा के साथ, प्राथमिक इनबॉक्स, आप अपने कम महत्वपूर्ण ईमेल, जैसे प्रमोशनल ईमेल और सोशल मीडिया ऐप्स से नोटिफिकेशन को आसानी से दूसरे इनबॉक्स में सॉर्ट कर सकते हैं जिसे कहा जाता है अन्य जबकि यह महत्वपूर्ण ईमेल को इसमें रखता है प्राथमिक इनबॉक्स.

इसके बाद, स्पाइक के चैट-जैसे थ्रेड, मैसेजिंग ऐप्स के समान, आपको अपने संपर्कों के साथ बातचीत का आसानी से अनुसरण करने की अनुमति देते हैं। यह संवादी दृष्टिकोण आपके ईमेल अनुभव को सरल और बेहतर बनाता है, जिससे आप जल्दी से अपने ईमेल के माध्यम से आगे बढ़ सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, आप अपने सभी ईमेल खातों को एक पोर्टल में एकीकृत करने के लिए स्पाइक का उपयोग कर सकते हैं ताकि उनके बीच स्विच किए बिना विभिन्न खातों के ईमेल पर नज़र रखी जा सके। जबकि यह सुपर सर्च यह सुविधा आप जो भी खोज रहे हैं उसे ढूंढना आसान बनाती है।

4. Zapier आपके ईमेल वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए

अपने उत्पादकता स्टैक में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले टूल को एकीकृत करने से आपको समय बचाने और अपनी उत्पादकता में सुधार करने में मदद मिल सकती है, क्योंकि यह आपको विभिन्न ऐप्स और प्लेटफ़ॉर्म पर डेटा सिंक करने में सक्षम बनाता है। यह ध्यान में रखते हुए कि आप अपने ईमेल इनबॉक्स में कितना समय बिताते हैं, अपने ईमेल को आपके द्वारा नियमित रूप से उपयोग किए जाने वाले अन्य ऐप्स और सेवाओं से जोड़ना समझ में आता है।

आप अपने ईमेल को अन्य लोकप्रिय उत्पादकता टूल से जोड़ने के लिए जैपियर जैसे वर्कफ़्लो ऑटोमेशन टूल का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप इसका उपयोग कर सकते हैं जैपियर एकीकरण द्वारा ईमेल अपने ईमेल को स्लैक से कनेक्ट करने और आने वाले सभी ईमेल को एक विशिष्ट स्लैक चैनल पर भेजने के लिए। क्या आप Google कैलेंडर उपयोगकर्ता हैं? आप आने वाले ईमेल से स्वचालित रूप से Google कैलेंडर ईवेंट बनाने के लिए जैपियर का उपयोग कर सकते हैं।

जैपियर आपको अपने ईमेल और अन्य टूल से जुड़े किसी भी दोहराए जाने वाले कार्य को संभालने के लिए कस्टम स्वचालित वर्कफ़्लो बनाने की सुविधा भी देता है। ये जैपियर एकीकरण आपकी ईमेल उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ा सकते हैं।

5. सेनबॉक्स अपना इनबॉक्स व्यवस्थित करने के लिए

जब आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित हो, तो कुछ भी पूरा करना चुनौतीपूर्ण होता है और आप अपना अधिकांश समय ईमेल को छांटने में बिताते हैं। SaneBox एक स्मार्ट ईमेल समाधान है जो आपके इनबॉक्स को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करता है।

आप अपने इनबॉक्स को साफ करने के लिए SaneBox का उपयोग कर सकते हैं, अपने ईमेल को स्कैन करके उन ऐप्स, वेबसाइटों और न्यूज़लेटर्स को ढूंढ सकते हैं जिनकी आपने सदस्यता ली है और जिन्हें आप ट्रैश करना चाहते हैं उन्हें चुन सकते हैं।

इसके बाद, SaneBox आपके ईमेल इनबॉक्स को सॉर्ट करने के लिए AI का लाभ उठाता है, जिससे कम महत्वपूर्ण ईमेल को वर्गीकृत करते हुए तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता वाले ईमेल की पहचान की जा सके। @SaneLater फ़ोल्डर. इसके अलावा, आप SaneBox को विशिष्ट फ़ोल्डरों में मैन्युअल रूप से ईमेल भेजकर ईमेल व्यवस्थित करने के लिए भी प्रशिक्षित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप स्पैमयुक्त ईमेल भेज सकते हैं @सेनब्लैकहोल या परिवार के सदस्यों के ईमेल के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाएं। SaneBox आने वाले सभी ईमेल को याद रखेगा और स्वचालित रूप से उचित फ़ोल्डर में जोड़ देगा।

6. कार्य करने की सूची ईमेल को कार्यों में बदलने के लिए

अपनी ईमेल उत्पादकता में सुधार करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने ईमेल को ऐसे कार्यशील कार्यों में बदल दें जिन्हें आप पूरा कर सकें। टोडोइस्ट एक प्रभावी टू-डू सूची एप्लिकेशन है जो आपके कार्यों को व्यवस्थित करने और अधिक काम पूरा करने में आपकी सहायता कर सकता है।

आप इंस्टॉल कर सकते हैं जीमेल के लिए टोडोइस्ट या आउटलुक के लिए टोडोइस्ट ईमेल को सीधे आपके इनबॉक्स से कार्यों में बदलने के लिए ऐड-ऑन। एक बार इंस्टॉल हो जाने पर, कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप टोडोइस्ट कार्य में बदलना चाहते हैं, पर क्लिक करें कार्य करने की सूची आइकन, प्रोजेक्ट को नाम दें, नियत तिथि और प्राथमिकता स्तर निर्धारित करें और क्लिक करें कार्य जोड़ें.

अपने ईमेल इनबॉक्स में कम समय बिताएं और अधिक कार्य करें

एक संचार उपकरण के रूप में, आपका ईमेल आपको निर्णय लेने और कार्रवाई करने के लिए आवश्यक जानकारी से सशक्त बनाना चाहिए। यदि आप अपने इनबॉक्स में बहुत अधिक समय बिता रहे हैं, तो यह आपके कार्य को कुशलतापूर्वक पूरा करने की क्षमता में बाधा उत्पन्न करेगा।

इसलिए, ऊपर सूचीबद्ध ईमेल उत्पादकता टूल का उपयोग करके सक्रिय दृष्टिकोण अपनाने का समय आ गया है। ऐसा करने से आपको अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने और ईमेल अधिभार को कम करने, अपने सबसे महत्वपूर्ण ईमेल के साथ बने रहने, तेजी से प्रतिक्रिया देने और अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अपना समय खाली करने में मदद मिलेगी।