ऑनलाइन मीटिंग के दौरान उत्पादकता बनाए रखना काफी चुनौतीपूर्ण हो सकता है। आपकी बैठकों को व्यवस्थित रखने में मदद के लिए यहां कुछ उपकरण दिए गए हैं।
चाबी छीनना
- सभी की उपलब्धता को ध्यान में रखते हुए आसानी से मीटिंग की योजना बनाने और शेड्यूल करने के लिए कैलेंडली या कैल जैसे शेड्यूलिंग ऐप्स का उपयोग करें।
- बिल्कुल स्पष्ट कॉल सुनिश्चित करने और पृष्ठभूमि शोर को कम करने के लिए इन-ऐप शोर दमन जैसे टूल या क्रिस्प और नॉइज़ ब्लॉकर जैसे ऐप्स का उपयोग करें।
- क्रिस्प, मैजिकल या सुपरनॉर्मल जैसे ऐप्स के साथ अपने मीटिंग नोट्स को स्वचालित करें, जिससे एआई को आपके कॉल को ट्रांसक्रिप्ट और सारांशित करने की अनुमति मिलती है ताकि आप बातचीत पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
हालाँकि टीमों और संगठनों के सुचारू रूप से कार्य करने के लिए बैठकें महत्वपूर्ण हैं, फिर भी वे कभी-कभी अक्षम हो सकती हैं और उत्पादकता में बाधा डाल सकती हैं। ऑनलाइन बैठकें अक्सर "क्षमा करें, मुझे देर हो गई," "मैं आपको नहीं सुन सकता," और "क्या आप उस अंतिम भाग को दोहरा सकते हैं?" जैसे वाक्यांशों से ग्रस्त रहते हैं।
हालाँकि, सही उपकरणों के साथ, इन विकर्षणों के बावजूद ध्यान केंद्रित रखना कठिन नहीं है। आपकी ऑनलाइन मीटिंग के लिए इष्टतम दक्षता सुनिश्चित करने के लिए नीचे सर्वोत्तम उपकरण दिए गए हैं।
एक प्रो की तरह शेड्यूल करें
बैठकों की योजना बनाना और उन्हें शेड्यूल करना भारी पड़ सकता है, यह देखते हुए कि आपको हर किसी की उपलब्धता को ध्यान में रखना होगा। हर किसी के लिए सर्वोत्तम समय का पता लगाना दुनिया भर में दूरदराज के श्रमिकों के साथ विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण है। सौभाग्य से, कुछ ऐप्स ऐसा कर सकते हैं योजना बैठकों को परेशानी से कम करें:
कैलेंडली एक सहज शेड्यूलिंग ऐप है जो दोहरी बुकिंग को रोकने में मदद करता है। ऐप आपको कई कैलेंडर सिंक करने की अनुमति देता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि लोगों को केवल वही टाइम स्लॉट दिखाई दें जो मुफ़्त और बुक करने योग्य हैं। इसके साथ, आप अपनी बैठकों के अंतर्निहित विवरण को निजी रखते हुए अपनी उपलब्धता का खुलासा कर सकते हैं।
कैलेंडली की तरह, कैल भी खाली समय स्लॉट प्रदर्शित करने के लिए कई कैलेंडर पर विचार करता है। इसके अतिरिक्त, कैल शुल्क के लिए एक टीम विकल्प प्रदान करता है, जहां आप अन्य सदस्यों को अपनी टीम में जोड़ सकते हैं। यह टीम मीटिंग बुक करने के लिए आदर्श है, क्योंकि यह कई लोगों की उपलब्धता पर विचार करता है।
मैजिकल एक क्रोम एक्सटेंशन है जो न केवल कैलेंडर को सिंक कर सकता है बल्कि एक फुल-ऑन वर्चुअल मीटिंग असिस्टेंट है। मैजिकल मीटिंग की योजना बना सकता है, बुकिंग लिंक बना सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि आप कभी भी दूसरी मीटिंग मिस न करें। मैजिकल एक्सटेंशन आपके Google Chrome ब्राउज़र के साथ सहजता से एकीकृत होकर आपको दिखाता है कि आपकी अगली मीटिंग कब और क्या है।
बिल्कुल स्पष्ट कॉल करें
आभासी बैठकें आवाज की स्पष्टता पर बहुत अधिक निर्भर करती हैं। हमारे घरों में बच्चों, पालतू जानवरों, उपकरणों और यातायात की आवाज़ें मौजूद रहती हैं। लेकिन कुछ तरीके हैं जिन्हें आप अपनी कॉल के दौरान इन शोरों को कम करने के लिए आज़मा सकते हैं:
4. इन-ऐप शोर दमन
अनेक लोकप्रिय ऑनलाइन मीटिंग ऐप्स जैसे ज़ूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और डिस्कॉर्ड में अंतर्निहित शोर दमन सुविधाएँ हैं। इसके साथ, आपको अतिरिक्त ऐप्स की आवश्यकता के बिना अधिकांश पृष्ठभूमि शोर को दबाने में सक्षम होना चाहिए।
क्रिस्प सबसे लोकप्रिय शोर-दमन ऐप्स में से एक है। यह पृष्ठभूमि शोर को कम करता है और अन्य मीटिंग प्रतिभागियों के पृष्ठभूमि शोर को फ़िल्टर करके आपके द्वारा सुने जाने वाले ऑडियो को बेहतर बनाता है। क्रिस्प को अधिकांश उपकरणों पर स्थापित करना आसान है और यह अधिकांश मीटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ सहजता से एकीकृत हो जाता है।
शोर अवरोधक शोर दमन के लिए एक और उत्कृष्ट ऐप है। यह ऐप आपको शोर दमन की तीव्रता और सीमा को समायोजित करने की अनुमति देता है, जो कि यदि आप कुछ परिवेशीय शोर में रहना पसंद करते हैं तो यह एकदम सही है। एकमात्र कमी यह है कि नॉइज़ ब्लॉकर केवल विंडोज़ 10 और उससे ऊपर के संस्करण के लिए उपलब्ध है।
अपने मीटिंग नोट्स को स्वचालित करें
मीटिंग के कुछ हिस्सों को रिकॉर्ड करना या कॉल के दौरान महत्वपूर्ण विवरण नोट करना कठिन हो सकता है। नोट्स लिखते समय आप मौजूदा चर्चा से भी चूक सकते हैं। यहां कुछ ऐप्स हैं जो कर सकते हैं एआई के साथ अपनी नोट लेने की प्रक्रिया को आउटसोर्स करें, इस प्रकार आपको अपनी बैठकों में पूरी तरह से उपस्थित होने की अनुमति मिलती है:
अपने उच्चतम शोर दमन सुविधा के अलावा, क्रिस्प उत्कृष्ट मीटिंग ट्रांस्क्रिप्शन भी प्रदान कर सकता है। यदि आपके पास पहले से ही ऑडियो के लिए क्रिस्प सेट अप है, तो यह स्वचालित रूप से मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट और नोट्स बनाता है और आपके लिए आपकी कॉल का सारांश प्रस्तुत करता है।
हालाँकि मैजिकल में एक मीटिंग कैलेंडर शामिल है, लेकिन इसमें केवल इतना ही नहीं है। मैजिकल एक आभासी सहायक के रूप में आपकी कॉल में शामिल हो सकता है जो नोट्स लेता है और पिछली बैठकों के आधार पर एजेंडा बनाने में मदद करता है। एआई नोटटेकर वास्तविक समय में कॉल को ट्रांसक्रिप्ट करता है और तेजी से मीटिंग सारांश और अगले चरण उत्पन्न करता है।
एआई की शक्ति से, सुपरनॉर्मल बैठकों को रिकॉर्ड और ट्रांसक्रिप्ट कर सकता है ताकि आप बातचीत पर ध्यान केंद्रित कर सकें। यह विस्तृत नोट्स तैयार कर सकता है, प्रमुख निर्णयों को उजागर कर सकता है और बैठक के दौरान संबोधित कार्रवाई मदों का दस्तावेजीकरण कर सकता है।
अपनी बैठकों का अधिकतम लाभ उठाएँ
ऊपर उल्लिखित उपकरण आपकी बैठकों की दक्षता में उल्लेखनीय सुधार कर सकते हैं। उपयुक्त ऐप्स और टूल का उपयोग करके, आप देखेंगे कि आपकी आवश्यकताओं को पूरी तरह से पूरा करने वाला वर्कफ़्लो और मीटिंग वातावरण बनाना अपेक्षाकृत आसान है। आख़िरकार, आपको जो भी चाहिए, उसके लिए एक ऐप मौजूद है!
ये ऐप्स सॉफ़्टवेयर-संबंधित अवरोधों को हटाने में सक्षम हो सकते हैं, लेकिन आपको यह भी विचार करना चाहिए कि चर्चा के लिए एक सहायक वातावरण बनाकर इन कॉलों का अधिकतम लाभ कैसे उठाया जाए।