सही प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल कैसे चुनें

यदि आप किसी छोटी टीम के साथ या किसी व्यक्तिगत प्रोजेक्ट पर किसी महत्वपूर्ण काम पर काम कर रहे हैं, तो चीजों के शीर्ष पर रहना और अपने वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका एक परियोजना प्रबंधन उपकरण में निवेश करना है। विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग आपके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने और उन सभी गतिशील भागों को व्यवस्थित रखने में मदद कर सकता है।

हालाँकि, इतने सारे विकल्पों के साथ, आप सही विकल्प कैसे चुनते हैं? पहला कदम यह जानना है कि किन विशेषताओं और पहलुओं को देखना है। इस पर ध्यान केंद्रित करें कि आपके और आपकी टीम के लिए वास्तव में क्या मायने रखता है। कार्यक्षमता, लचीलेपन, इंटरफ़ेस, सुरक्षा और समर्थन के बारे में सोचें।

1. विशेषताएँ एवं कार्यक्षमता

किसी प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल की तलाश करने से पहले, आपको उन विशेषताओं का पता लगाना चाहिए जो आपको काम को कुशलतापूर्वक पूरा करने में मदद करेंगी। आगे बढ़ने से पहले अपने आप से कुछ प्रश्न पूछें। उदाहरण के लिए, क्या आप अकेले काम करेंगे या किसी टीम के साथ? यदि यह बाद की बात है, तो आपकी टीम का आकार और दायरा क्या है? आपको किन उपकरणों की आवश्यकता है और आप उनके बिना क्या कर सकते हैं?

आम तौर पर, आप सभी को ट्रैक पर रखने के लिए कार्य, मील के पत्थर, शेड्यूल और समय-सीमा बनाने के विकल्प चाहेंगे। ये उपकरण जितने अधिक अनुकूलन योग्य और लचीले होंगे, उतना बेहतर होगा। कुछ उपकरण आपको परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक आगे बढ़ाने के लिए आवर्ती कार्यों, निर्भरताओं और सूचनाओं को सेट करने देते हैं।

कुछ उपकरण दूसरों की तुलना में अधिक बहुमुखी हैं। उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं व्यक्तिगत उत्पादकता के लिए ClickUp को एक उपकरण के रूप में उपयोग करें साथ ही छोटी टीमों के लिए भी. तो, पहला कदम आपके वर्कफ़्लो की ज़रूरतों का आकलन करना और फिर उस टूल को चुनना है जो इसके लिए सबसे उपयुक्त हो।

2. एक इंटरफ़ेस जिसका आप वास्तव में उपयोग करेंगे

बहुत सारे परियोजना प्रबंधन उपकरण अत्यधिक बहुमुखी हैं और विभिन्न स्थितियों के अनुकूल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, नोशन के साथ आप बहुत कुछ कर सकते हैं, जैसे नोट्स लेना, टू-डू सूचियां बनाना, या यहां तक ​​कि एक कस्टम सीआरएम बनाना। हालाँकि यह शायद उत्पादकता के लिए सबसे अच्छे उपकरणों में से एक है, कुछ लोग कुछ सरल पसंद कर सकते हैं जिससे वे जल्दी से सहज हो सकें।

यदि ऐसा मामला है, तो एक सरल और सहज डिज़ाइन की तलाश करें जिसे कुछ ही क्लिक के साथ नेविगेट करना आसान हो। सुविधाएं आसानी से पहुंच योग्य होनी चाहिए और मेनू की परतों के नीचे दबी नहीं होनी चाहिए। बुलेट बिंदु, क्रमांकित सूचियाँ और प्रचुर मात्रा में खाली स्थान निर्देशों और सूचनाओं को स्कैन करना आसान बनाते हैं।

ऐप में एक डैशबोर्ड भी होना चाहिए जो कार्यों, शेड्यूल और सूचनाओं का एक नज़र में अवलोकन देता है ताकि आपको हर चीज़ में कुशलतापूर्वक शीर्ष पर रहने में मदद मिल सके। याद रखें, आप लगभग हर दिन इस उपकरण का उपयोग करेंगे, इसलिए कुछ ऐसा खोजें जिसका उपयोग करने में आपको वास्तव में आनंद आए।

3. वैयक्तिकरण विकल्प

आदर्श टूल को आपको इस पर पूरा नियंत्रण देना चाहिए कि कौन सी सुविधाएँ और दृश्य आपको या आपकी टीम को दिखाई दे रहे हैं। आप में से कुछ को एक साधारण कानबन बोर्ड और कार्य सूची की आवश्यकता हो सकती है, जबकि अन्य सभी डेटा को देखने में मदद के लिए चार्ट, ग्राफिक्स और टाइम ट्रैकर पसंद करते हैं। किसी भी तरह से, अनुभाग अनुकूलन योग्य और सक्षम या अक्षम करने में आसान होने चाहिए।

आपको उस प्रगति को ट्रैक करने के लिए कस्टम फ़ील्ड, दृश्य और फ़िल्टर जोड़ने में भी सक्षम होना चाहिए जो वास्तव में मायने रखती है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप कुछ कार्यों को ग्राहक के नाम या प्राथमिकता स्तर के साथ टैग करना चाहें। इसी तरह, आप एक कस्टम दृश्य चाहते होंगे जो केवल आपकी टीम को सौंपे गए उच्च-प्राथमिकता वाले कार्यों को प्रदर्शित करे।

4. सहयोग और संचार

सहयोग किसी भी अच्छे परियोजना प्रबंधन उपकरण की कुंजी है। आप कुछ ऐसा चाहते हैं जिससे आप टीम के सदस्यों और ग्राहकों के साथ आसानी से काम कर सकें, ताकि हर कोई प्रगति को ट्रैक कर सके और सूचित रह सके। सुनिश्चित करें कि आप उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं और उनकी पहुंच का स्तर निर्दिष्ट कर सकते हैं।

आपको व्यवस्थापकों, विभिन्न अनुमतियों वाले टीम सदस्यों और सीमित पहुंच वाले ग्राहकों को जोड़ने में सक्षम होना चाहिए। कार्य और समय सीमा निर्दिष्ट करना भी सरल होना चाहिए। जब कोई कार्य सौंपा जाता है, तो सौंपे गए व्यक्ति को एक अधिसूचना के माध्यम से तुरंत सचेत किया जाना चाहिए। इसके अलावा, टीम के सदस्यों को कार्यों पर टिप्पणी करने, अपडेट साझा करने, प्रश्न पूछने और आसानी से फ़ाइलें साझा करने में सक्षम होना चाहिए।

5. FLEXIBILITY

एक अच्छा प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण वह है जो आपके प्रोजेक्ट के दायरे, जटिलता और डेटा के बढ़ने के साथ-साथ आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप ढल जाता है। उपकरण को प्रदर्शन या सहयोग से समझौता किए बिना डेटा और जटिलता में इस वृद्धि को संभालने में सक्षम होना चाहिए।

जब आप प्रोजेक्ट का और विस्तार करेंगे, तो अंततः आपको सभी प्रक्रियाओं को संभालने के लिए अधिक टूल की आवश्यकता होगी। ऐसे में, यह महत्वपूर्ण है कि टूल अन्य सॉफ़्टवेयर जैसे फ़ाइल-शेयरिंग ऐप्स, ईमेल सेवाओं और व्यावसायिक टूल के साथ अच्छी तरह से एकीकृत हो सके।

6. मोबाइल पहुंच

यदि आपकी टीम के कुछ सदस्य दूर से काम करते हैं और उनके पास हमेशा एक समर्पित कार्यक्षेत्र तक पहुंच नहीं होती है, तो एक मोबाइल ऐप उन्हें लगभग कहीं से भी जुड़े रहने में मदद कर सकता है। जांचें कि क्या टूल में एक समर्पित आईओएस या एंड्रॉइड ऐप है और क्या सुविधाएं पूर्ण डेस्कटॉप अनुभव से आगे बढ़ती हैं।

कम से कम, उपयोगकर्ताओं को मोबाइल ऐप का उपयोग करते समय टिप्पणियों का जवाब देने, सौंपे गए कार्यों की जांच करने और परियोजना की प्रगति के बारे में जानकारी रखने में सक्षम होना चाहिए। इन दिनों यह उतना बड़ा मुद्दा नहीं है जितना कि कुछ सर्वोत्तम परियोजना प्रबंधन उपकरण उनके पास पहले से ही समर्पित मोबाइल ऐप्स हैं जो उत्पादक अनुभव प्रदान करते हैं।

7. सुरक्षा और डेटा गोपनीयता

हालाँकि कई लोग सुरक्षा पहलू को नज़रअंदाज़ कर सकते हैं, लेकिन यह तब आवश्यक है जब आप टूल को संवेदनशील प्रोजेक्ट-संबंधित डेटा, दस्तावेज़ और जानकारी सौंप रहे हों। एन्क्रिप्शन उपकरण जैसे एसएसएल प्रमाणपत्र अत्यधिक महत्वपूर्ण हैं. इसका मतलब है कि आपका डेटा और दस्तावेज़ अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए एन्कोड किए गए हैं।

दो-कारक प्रमाणीकरण भी महत्वपूर्ण है, इसके लिए न केवल पासवर्ड की आवश्यकता होती है, बल्कि आपके फोन या प्रमाणीकरण ऐप पर भेजे गए कोड की भी आवश्यकता होती है। इससे हैकर्स के लिए आपके खाते तक पहुंचना बहुत कठिन हो जाता है।

अंत में, डेटा बैकअप और पुनर्प्राप्ति टूल पर ध्यान दें। यह संभव है कि सॉफ़्टवेयर सर्वर डाउन हो सकते हैं या साइबर हमलों का शिकार हो सकते हैं। उन स्थितियों में नियमित स्वचालित बैकअप और आपके डेटा को वापस लेने और चलाने की योजना महत्वपूर्ण है।

8. मूल्य निर्धारण और योजनाएँ

बहुत सारे प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण उपयोग करने के लिए निःशुल्क हैं, लेकिन उनमें से अधिकांश की सुविधाएं सदस्यता के पीछे बंद हैं। हो सकता है कि आप किसी विशेष टूल का पूरी तरह से निःशुल्क उपयोग कर सकें, लेकिन आपको उन लोगों तक सीमित पहुंच मिलेगी, जिन्हें आप अपने साथ जोड़ सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण की कीमत उचित हो ताकि यह आपके प्रोजेक्ट बजट में पूरी तरह फिट बैठे। कीमत का हिसाब-किताब करते समय, यह देखने के लिए ऑनलाइन समीक्षाएँ जाँचें कि ग्राहक सहायता अच्छी है या नहीं। कुछ गलत होने की स्थिति में आप कंपनी से चैट, कॉल या ईमेल तक आसान पहुंच चाहते हैं।

एक परियोजना प्रबंधन उपकरण उन व्यवसायों या लोगों के लिए अत्यधिक महत्वपूर्ण है जो भविष्य में संभावित विकास के साथ कुछ बनाना चाहते हैं। यह स्वतंत्र फ्रीलांसरों के लिए उतना महत्वपूर्ण नहीं हो सकता है, लेकिन फिर भी यह वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने और यह सुनिश्चित करने में बहुत मदद करता है कि आप समय सीमा न चूकें।

सबसे अच्छी बात यह है कि इनमें से बहुत सारे उपकरण सिर्फ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर से कहीं अधिक हैं। आप उनका उपयोग नोट्स लेने, रोड मैप बनाने या यहां तक ​​कि कार्य कैलेंडर के रूप में भी कर सकते हैं। यदि आप प्रत्येक सुविधा के लिए सही उपयोग के मामले पा सकते हैं तो यह ऑल-इन-वन कार्यक्षमता उन्हें एक महान मूल्य बनाती है।